Нормативно-довідкова інформація: облік взаєморозрахунків з контрагентами

Перелік усіх контрагентів, з якими співпрацює підприємство, здійснюючи господарську діяльність, міститься у довіднику "Контрагенти".

Рис.1. Контрагенти

Контрагент — це загальне поняття, у яке об'єднано всіх постачальників і покупців, організації та приватних осіб, з якими працює підприємство.

Контрагентом може бути компанія, яка має кілька власних юридичних осіб. У такому разі до довідника "Контрагенти" записується головний контрагент ("Компанія") і всі юридичні особи, які входять до її складу. Реквізит "Головний контрагент" у кожної юридичної особи має бути заповнений посиланням на "Компанію". Цей параметр можна використовувати у стандартній звітності з метою групування розрахунків за головним контрагентом.

З погляду системи немає чіткого поділу контрагентів за будь-якими ознаками: постачальники/покупці, резиденти/нерезиденти тощо, але, якщо список контрагентів дуже великий, потрібно звести елементи списку в групи за певними спільними властивостями. Така структуризація не перешкоджатиме вибору контрагента з групи "Постачальник" у документі реалізації, оскільки всі правила ведення взаєморозрахунків визначені в договорі з контрагентом. Довідник контрагентів має нічим не обмежену кількість рівнів вкладеності.

Повне найменування контрагента (або "ПІБ" для фізичної особи) потрібне для друкованих форм документів і звітів, а коротке ("Найменування") — для пошуку та вибору в довіднику в процесі заповнення документів. Тут же задаються реєстраційні дані контрагента "ІПН", "Код за ЄДРПОУ", "Номер свідоцтва платника ПДВ", "Код за ДРФО" та "Документ", що посвідчує особу, для фізичної особи. Інформація також необхідна для подальшого формування друкованих форм.

Переважно інформація про самого контрагента має довідковий характер і не впливає на принципи функціонування механізмів прикладного рішення. Заповнюючи дані про контрагента, потрібно виходити з потреб підприємства та його співробітників, які працюють із довідником.

У типовому рішенні є можливість зберігання контактної інформації про контрагента (адреса, телефон, електронна адреса тощо). Крім цього, можна внести до довідника "Контактні особи" всіх співробітників контрагента, з якими підприємство співпрацює у процесі господарської діяльності, (їхні адреси, телефони та електронні адреси). Така інформація може бути роздрукована у вигляді звіту "Звіт за даними контрагента".

Також можна зберігати перелік відповідальних осіб контрагента. Інформація ґрунтується на періодичному регістрі відомостей "Відповідальні особи контрагентів". Доступ до нього — кнопка "Перейти" у формі довідника "Контрагенти". Наприклад, контактна особа контрагента, зазначена в цьому регістрі як "Керівник", буде задаватися в друкованій формі акта виконаних робіт.

На вкладці "Рахунки та договори" ведеться список розрахункових рахунків контрагента, один із яких можна задати як основний (виділити жирним шрифтом). Надалі саме це значення виступатиме як значення "за замовчуванням". Перелік усіх банківських рахунків контрагентів (як і організацій) міститься у підпорядкованому довіднику "Банківські рахунки".

Тут же відображається список усіх договорів, укладених із цим контрагентом кожною з організацій, від імені яких ведеться облік в інформаційній базі.

Усі господарські операції з контрагентами в типовому рішенні відображаються лише в розрізі договорів. При цьому наявність і посилання на "живий" паперовий договір не є обов'язковими. Параметри, зазначені в договорі, повністю визначають документообіг операцій за договором, облікові параметри, деталізацію обліку взаєморозрахунків тощо. Усі договори з контрагентом містяться у підпорядкованому довіднику "Договори контрагентів". Кількість договорів з одним контрагентом не обмежується. При цьому один і той самий контрагент в одному випадку може бути постачальником, а в іншому — покупцем. Таким чином, використовуючи договори, можна описувати всі передбачені конфігурацією варіанти роботи підприємства з контрагентом.

Рис.2. Договір

Реквізит "Організація" обов'язково потрібно заповнювати, і він показує, від імені якої організації було укладено договір із цим контрагентом. Якщо в базі ведеться облік від імені кількох організацій, то картка контрагента може бути використана в документообігу будь-якої з них, але договір має суворо відповідати тій організації, яка бере участь в операції.

У поле "Для друку" буде автоматично скопійовано найменування договору. Реквізит потрібен для формування друкованих форм документів "Акт звірки взаєморозрахунків", "Рахунок на оплату постачальника (покупцеві)", "Реалізація товарів і послуг", "Прибутковий (видатковий) касовий ордер" тощо.

Для кожного договору визначається вид договору — "З постачальником", "З покупцем", "З комітентом", "З комісіонером", "Бартерний" або "Інше". Доступність параметрів договору залежить від виду договору. Крім того, вид договору значною мірою визначає характер господарських операцій і можливий до використання в межах цього договору документообіг:

• за договором "з постачальником" — відображаються операції з купівлі матеріальних активів, отримання послуг від сторонніх контрагентів та їх оплата платіжними документами,

• за договором "з покупцем" відображаються операції з продажу матеріальних цінностей і надання послуг стороннім контрагентам та розрахунки за них,

• за договором "бартерний" відображаються лише "товарообмінні" операції — матеріальними цінностями та послугами. Грошові розрахунки за таким договором не передбачені,

• за договором "з комітентом" відображаються операції з отримання товарів на комісію для продажу та перерахування отриманої виручки платіжними документами,

• за договором "з комісіонером" — відображаються операції з реалізації товарів і продукції (як власних, так і комітента) та отримання виручки від реалізації платіжними документами,

• договір виду "інше" призначений лише для відображення різних фінансових операцій (кредити, позики, депозити, позички, фінансова допомога). Отже, цей договір недоступний для вибору в "товарних" документах. Виняток — документ "ВМД з імпорту", де договір із митним органом має бути саме виду "інше".

Валюту договору можна вибирати з довідника "Валюти". Якщо валюта відрізняється від гривні (точніше, валюти регламентованого обліку), то операції з таким контрагентом будуть відображені у двох сумах — "валютній і гривневій. Облік таких операцій ведеться на спеціальних рахунках госпрозрахункового плану рахунків

Якщо в податковому обліку встановлено вид "За розрахунковими документами", то "перша подія" розраховуватиметься окремо в межах усіх розрахункових документів. Тобто, наприклад, незважаючи на те, що за рахунком покупцеві №1 є заборгованість, за передоплатою за рахунком №2 сформується податковий кредит з ПДВ. Визначити вид розрахунків у податковому обліку "за розрахунковими документами" можливо лише за дотримання таких умов:

• взаєморозрахунки в бухгалтерському обліку ведуться "за розрахунковими документами",

• прапорець "Складний облік ПДВ" вимкнено.

Група параметрів "Податковий облік" необхідна для встановлення моменту визначення бази оподаткування для ПДВ при відображенні господарських операцій із контрагентом. Значення реквізиту можна вибрати з довідника "Схеми податкового обліку за договорами контрагентів".

Тут же міститься реквізит "Не нараховувати витрати за ПУ". Цей реквізит впливає на розрахунок податкової суми за отримані послуги та придбані активи. Згідно з ІІІ розділом ПКУ до складу витрат для цілей визначення оподатковуваного прибутку не включаються:

• будь-які активи, придбані у фізичної особи — платника єдиного податку,

• деякі категорії послуг (консалтинг, маркетинг, інжиніринг), придбані у нерезидентів з офшорним статусом.

Щоб не включати до складу податкових витрат ці активи, потрібно в договорі увімкнути прапорець "Не нараховувати витрати за ПУ".

Прапорець "Встановлено строк оплати за договором, днів" дає можливість встановлювати строк оплати за договором, відмінний від зазначеного в налаштуваннях параметрів обліку. Строки оплати впливають на інформацію у звітах "Прострочена заборгованість покупців" і "Прострочена заборгованість постачальникам".

Решта реквізитів — довідкові або параметри за замовчуванням. Наприклад, реквізит "Тип цін" у договорі необов'язково заповнювати. Він визначає тип цін "за замовчуванням", який використовується для підстановки значень цін у товарні документи. Якщо підприємство взагалі не користується підсистемою ціноутворення або рекомендований тип цін не пов'язаний із контрагентами, то реквізит можна не заповнювати.

Параметри "Комісійна винагорода" стають доступними для введення та редагування лише для договорів виду "З комітентом" або "З комісіонером". Але їх значення знову використовуються лише як "значення за замовчуванням" у документах-звітах про продаж комісійного товару. Тобто за потреби в конкретних документах користувач має можливість їх змінити.

Після того як за договором введено документи, що відображають господарські операції, низка параметрів стає недоступною для зміни. Це стосується реквізитів "Організація", "Валюта взаєморозрахунків", "Вид договору", "Схема податкового обліку" та групи реквізитів "Ведення взаєморозрахунків".

При відображенні господарських операцій у всіх документах необхідно зазначати рахунки обліку розрахунків з контрагентами. Прикладне рішення дає можливість не визначати рахунки розрахунків з контрагентами самостійно під час кожного заповнення документа, а підставляти необхідні значення "за замовчуванням". За потреби користувач може виправити рахунки в документах.

Рис.3. Рахунки обліку розрахунків

Рахунки за замовчуванням вносяться користувачем самостійно до регістру відомостей "Рахунки обліку розрахунків з контрагентами". Знайти регістр можна, натиснувши кнопку "Перейти" з форми елемента або довідника "Контрагенти".

Кожен запис містить такі відомості:

• фільтр дії запису — Організація, Контрагент (або група контрагентів), Договір, Вид розрахунків за договором (у валюті регламентованого обліку або в іноземній валюті);

• бухгалтерські параметри за замовчуванням — рахунки, що використовуються для розрахунків із: контрагентом у різних ситуаціях (для розрахунків із постачальником, покупцями, авансами та інше)

• податкові параметри за замовчуванням

Перша група реквізитів необхідна для пошуку відповідного запису. Решта позицій призначені для підстановки потрібних даних у реквізити документів прикладного рішення. Під час пошуку відповідного запису передбачено таку поведінку прикладного рішення:

1. Спочатку в регістрі шукається запис, у якому зазначено відповідну організацію, контрагента та договір;

2. Якщо запис не знайдено, то шукається запис, у якому зазначено потрібні організацію та контрагента, вид розрахунків відповідає умовам договору, але сам договір не зазначено;

3. Якщо й тепер відповідний запис не вдається знайти, то шукається запис, де зазначено лише організацію та відповідний вид розрахунків, а контрагента й договір не зазначено;

4. У разі невдачі використовується запис, де не заповнено перші три виміри, а вид розрахунків відповідає умовам договору;

5. В останню чергу використовується запис, де не заповнено всі чотири позиції. Таким чином, верхню групу реквізитів заповнювати необов'язково.

Під час початкового заповнення ІБ у момент її першого запуску розглядуваний регістр відомостей заповнюється автоматично. За потреби користувач може додавати нові записи. У більшості випадків достатньо лише двох записів — рахунки розрахунків у гривні та рахунки розрахунків в іноземній валюті.

Використовуючи регістр відомостей "Схеми оподаткування контрагентів" (доступ за кнопкою "Перейти" у довіднику "Контрагенти"), можна визначити параметри оподаткування контрагента (податок на прибуток, ПДВ, єдиний податок або не платник).

Валюту договору можна вибрати будь-яку з довідника "Валюти". Якщо валюта відрізняється від гривні (точніше, валюти регламентованого обліку), то операції з таким контрагентом відображатимуться у двох сумах — "валютній і гривневій. Облік таких операцій має вестися на спеціальних рахунках госпрозрахункового плану рахунків — "з ознакою ведення валютного обліку.

Група параметрів "Ведення взаєморозрахунків" призначена для визначення деталізації обліку взаєморозрахунків (докладніше описано в попередньому підрозділі "Принципи та механізми реалізації"). При цьому деталізація для цілей бухгалтерського та податкового обліку налаштовується окремо:

• у бухгалтерському обліку — впливає на формування та зарахування рахунків авансів і заборгованості,

• у податковому обліку — "на визначення моменту розрахунку бази оподаткування ПДВ.

Якщо в податковому обліку встановлено вид "За розрахунковими документами", то "перша подія" розраховуватиметься окремо в межах кожного розрахункового документа. Тобто, наприклад, незважаючи на те, що за рахунком покупцеві №1 є заборгованість, за передоплатою за рахунком №2 формуватиметься податковий кредит з ПДВ. Встановити вид розрахунків у податковому обліку "за розрахунковими документами" можливо лише за дотримання таких умов:

• взаєморозрахунки в бухгалтерському обліку ведуться "за розрахунковими документами",

• прапорець "Складний облік ПДВ" вимкнено (оскільки складний податковий облік завжди ведеться лише за договором загалом).

Група параметрів "Податковий облік" потрібна для встановлення моменту визначення бази оподаткування для ПДВ при відображенні господарських операцій із контрагентом. Значення реквізиту вибирається з довідника "Схеми податкового обліку за договорами контрагентів".

Тут же розташований реквізит "Не нараховувати витрати за ПУ". Цей реквізит впливає на розрахунок податкової суми отриманих послуг і придбаних активів. Згідно з ІІІ розділом ПКУ не включаються до складу витрат для цілей визначення оподатковуваного прибутку:

• будь-які активи, придбані у фізичної особи — платника єдиного податку,

• деякі категорії послуг (консалтинг, маркетинг, інжиніринг), придбані у нерезидентів з офшорним статусом.

Для виключення зі складу податкових витрат таких активів потрібно в договорі увімкнути прапорець "Не нараховувати витрати за ПУ".

Прапорець "Встановлено строк оплати за договором, днів" дає змогу встановити строк оплати за договором, відмінний від зазначеного в налаштуваннях параметрів обліку. Строки оплати впливають на інформацію у звітах "Прострочена заборгованість покупців" і "Прострочена заборгованість постачальникам".

Решта реквізитів переважно довідкові або є параметрами за замовчуванням. Наприклад, реквізит "Тип цін" у договорі необов'язковий для заповнення та визначає тип цін "за замовчуванням", який використовуватиметься для підстановки значень цін у товарні документи. Якщо підприємство взагалі не використовує підсистему ціноутворення або рекомендований тип цін ніяк спеціально не пов'язаний із контрагентами, то реквізит можна не заповнювати.

Параметри "Комісійна винагорода" стають доступними для введення та редагування лише для договорів виду "З комітентом" або "З комісіонером". Але їх значення знову ж таки використовуються лише як "значення за замовчуванням" у документах-звітах про продаж комісійного товару. Тобто за потреби в конкретних документах користувач завжди може їх змінити.

Після того як за договором введено документи, що відображають господарські операції, низка параметрів стає недоступною для зміни. Це стосується реквізитів "Організація", "Валюта взаєморозрахунків", "Вид договору", "Схема податкового обліку" та групи реквізитів "Ведення взаєморозрахунків".