Об’єкти конфігурації

Далі в описі функцій ми будемо користуватися такими об’єктами як «документи», «сховища інформації», «звіти». Почнемо з того, що розглянемо, що мається на увазі під цими назвами.

Є можливість розділити документи на різні види, кожен з яких має вплив на різні сторони стану обліку підприємства. Наприклад, документи для:

• реєстрації господарських операцій (документи типу «Надходження товарів і послуг» у результаті проведених робіт змінюють залишки на складі, розрахункову діяльність із постачальниками);
• проведення регламентних операцій (за рахунок того, що змінюється балансова вартість основних засобів, проводиться нарахування амортизації);
• планування (плани закупівель, продажів, замовлення, заявки; ними користуються для того, щоб аналізувати дані планування і фактичного стану діяльності, а також для аналізу роботи із замовленнями у будь-який час);
• управління (встановлення знижок під час реалізації має вплив на роботу майже всіх підсистем обліку);
• інвентаризації (найчастіше проводяться на складах, у незавершеному виробництві; документи не мають впливу на стан обліку, проводок не створюють).

За допомогою документа ми маємо можливість реєструвати в системі інформацію про господарські операції, які були проведені на підприємстві в певний час, їх суму та складові.

Якщо потрібно змінити будь-які дані щодо операції, то документ потрібно змінити і знову внести до системи. Дані щодо проведеної операції будуть створені заново, але при видаленні документа також буде видалена й інформація про господарську операцію.

Сховища інформації → це регістри накопичення, регістри бухгалтерії, регістри відомостей, довідники.

Їх використовують у системі для накопичення інформації та отримання зведених даних. До даних регістрів здебільшого вносять зміни під час проведення документів, але певну інформацію можна змінити й вручну.

Користувачі, які раніше працювали з конфігурацією «Бухгалтерія для України», звикли до відображення операцій виключно в середовищі бухгалтерського обліку. Нижче описані моменти, на які слід звернути увагу!

Регістри бухгалтерії → фіксують лише ті операції, які потрібно відобразити в бухгалтерському обліку. Кожна господарська операція зазвичай складається з будь-якої кількості проводок. Кожен запис регістру бухгалтерії відповідає кожній бухгалтерській проводці, а набір записів регістру бухгалтерії — це та сама господарська операція. Очевидно, що план рахунків бухгалтерського обліку може бути використаний виключно у вигляді обліку «бухгалтерський». В управлінському ж обліку під час відображення операцій план рахунків не має значення, так само немає й управлінського балансу.

Регістри накопичення → використовують і в бухгалтерському, і в управлінському видах обліку. Це величезна кількість залишкових регістрів у різних модулях. Їх називають залишковими тому, що в них зберігаються залишки на будь-який час (на прикладі гаманця). Доступ до регістрів накопичення здійснюється через верхнє меню «Операції». Піктограма у лівому верхньому куті свідчить про те, що ми розглядаємо регістри накопичення.

Наприклад, Ви займаєтеся документом продажів або надання послуг → «Реалізація товарів і послуг». Документ вноситься до бази.

У бухгалтерському обліку можна використовувати план рахунків. Наприклад, можна задіяти субрахунок 361, у складі якого → контрагенти, договори, документи розрахунків.

Після цього, якщо вибрати у верхньому меню самого документа кнопку «Перейти -> Рух документа за регістрами», то можна переглянути перелік регістрів, які змінилися в результаті проведення документа.

Не складно помітити, що в плані рахунків відсутні аналітичні дані щодо номенклатурної групи. Регістр накопичення також зберігає аналітику ще й за реквізитом «номенклатурна група» → «послуга». Навіщо це? Наприкінці місяця за допомогою процедури розрахунку собівартості послуг на підставі цих даних можна порахувати собівартість послуг за кожною номенклатурною групою, що буде відображено завдяки проводкам з кредиту рахунку обліку витрат основного або допоміжного виробництва в дебет рахунку обліку собівартості послуг (Рахунок витрат). Так само можна охарактеризувати призначення кожного з додаткових елементів аналітики регістрів.

Отже, нагадаємо, що після проведення документа детальна інформація записується до кількох регістрів. Виконуються різні розрахункові дії, і лише потім проводяться операції з планом рахунків. Користувачам-бухгалтерам потрібно мати це на увазі під час редагування записів. Просто відредагувати помилки за допомогою планів рахунків операцією не належить, оскільки помилки в регістрах збережуться. За прикладом, який наведено вище, інформація щодо номенклатурної групи «зависне», не відредагована в регістрі накопичення. Підрахунок собівартості буде неправильним. Редагування треба проводити спеціалізованим документом «Коригування записів регістрів», навички роботи з цим документом користувачі здобувають у процесі навчання та впровадження.

Регістри відомостей → зберігають різноманітну інформацію в різних розрізах. Найчастіше використовуються для відображення історії змін будь-якого об’єкта обліку. Наприклад, існує цей довідник «Валюти».

Натиснувши на кнопку «Перейти», можна перейти до перегляду регістру відомостей, наприклад, «Курси валют». Піктограма у лівому верхньому куті рисунка свідчить про те, що ми маємо справу з інформацією регістру відомостей. Щоденна зміна вибраної валюти, величина та кратність до національної валюти є достатньою інформацією для аналізу. Періодичність зміни даних може піддаватися різним варіаціям. Для цього регістру це буде день, а ось у регістрі відомостей «Способи розподілу витрат» уже місяць. Змінювати періоди можливо виключно в коді програми.

Довідники → це сховища умовно-постійної інформації. Наприклад, у системі є довідники «Номенклатура», «Контрагенти», «Співробітники організації». Назви найчастіше однакові. Це практично, оскільки одного разу введена назва буде використовуватися в документах, а також прискорює введення даних через документи і сприяє стандартизації інформації, тобто на підприємстві всі користувачі використовують найменування об’єктів, яке було встановлено раніше. Кожне найменування має власний унікальний код у довідниках, що полегшує контроль правильності введення даних. Наприклад, якщо у співробітників однакові прізвища та ініціали, то у них однаково будуть різні коди в довіднику. Разом із найменуваннями тут зберігається й інформація, яка характеризує об’єкти: одиниці виміру, види та характеристики (для номенклатури), ІПН, коди ЄДРПОУ тощо (для контрагентів).

Об’єкти, які потрібні для співробітників і керівників різних підрозділів організації для надання інформації до зовнішніх органів, називають звітами. Кожна дія фіксується документами — це свідчить про те, що дані в довідниках і регістрах відомостей додаються, змінюються в регістрах накопичення. А для того, щоб дізнатися більше про те, як працює підприємство в деяких розрізах, можна переглянути звіти. У конфігурації можна редагувати звіти під різними ракурсами, це залежить від того, що саме потрібно побачити. Користувач має можливість самостійно зробити налаштування, оскільки нескладно зрозуміти механізм. Але якщо труднощі все ж є, то на робочому місці можна зробити налаштування кількох видів звітів IT-спеціалістом, а потім просто вибирати потрібний звіт для роботи.

Класифікація звітів:

• стандартні бухгалтерські (використовують регістр бухгалтерії);
• регламентовані звіти (мають підтримку спеціалістів «1С», у контакті із зовнішніми контролюючими органами);
• за даними регістрів накопичення (конкретно показують регістр, наприклад, випуск продукції);

за кількома регістрами накопичення (для робіт, які мають аналітичний характер, наприклад, план → факт).