Облік операцій за розрахунковим рахунком

У бухгалтерії підприємства всі операції за розрахунковим рахунком відображені у виписках, що надаються банком за ті дні, у які відбувалися рухи за розрахунковим рахунком - надходження або списання. Самі банківські виписки не містять повної інформації, достатньої для відображення рухів за розрахунковим рахунком у бухгалтерському обліку. Ця інформація береться з доданих до виписки первинних документів. Проте саме за випискою можна зрозуміти, у який день за доданим первинним документом відбулося надходження або списання. Історія виписок забезпечує безперервність інформації про рухи за розрахунковим рахунком. Саме за залишками на початок і кінець дня проводиться звірка з даними бухгалтерського обліку, а довідково зазначені дебетові та кредитові обороти за день полегшують контроль доданих первинних документів.

У типовій конфігурації операції за розрахунковим рахунком відображаються в бухгалтерському обліку за допомогою документа "Банківська виписка". Прототипом цього документа послугувала реальна банківська виписка. У цьому документі зроблено спробу поєднати наочність виписки та введення інформації, отриманої на підставі доданих первинних документів, необхідної для відображення операцій у бухгалтерському обліку. Під час проведення документ "Банківська виписка" формує проводки відповідно до зазначених у ньому даних, тому під необхідною інформацією насамперед будемо розуміти об'єкти аналітичного обліку за кореспондуючими рахунками відповідно до налаштування плану рахунків.

Мета цього розділу - пояснити, як заповнити документ "Банківська виписка" на підставі реальної банківської виписки та доданих до неї первинних документів.

Основні правила

Основні правила роботи з документом типової конфігурації "Банківська виписка" нескладні, тому що схожі на правила формування банком реальної виписки:

1. Документи "Банківська виписка" вводяться лише за ті дні, у які були рухи за розрахунковим рахунком.
2. У той день, коли були рухи за розрахунковим рахунком, вводиться лише один документ "Банківська виписка", що містить інформацію про всі рухи.
3. Якщо організація має кілька розрахункових рахунків, за кожним із них вводиться окремий документ "Банківська виписка", навіть якщо рухи за цими рахунками були здійснені в один день.
4. Якщо організація має валютний рахунок, то документ "Банківська виписка" формується окремо для рухів за кожною валютою.

Заповнення шапки документа

Усі поля для введення інформації в діалозі документа є реквізитами документа та зберігаються під час запису документа. Реквізити документа поділяються на дві великі групи: реквізити, що стосуються документа загалом (реквізити шапки), і реквізити, зазначені в рядках документа (реквізити табличної частини). Зараз йтиметься про значення найважливіших реквізитів документа "Банківська виписка", тих реквізитів шапки, які однозначно визначають відповідність між цим документом і реальною банківською випискою:

1. Дата документа - має збігатися з датою банківської виписки та визначає дату формування бухгалтерських проводок.
2. Розрахунковий рахунок - це рахунок, за яким формується документ "Банківська виписка". Цей реквізит визначає тип виписки (гривнева або валютна) та бухгалтерський рахунок, за яким формуються проводки. Це залежить від реквізитів елемента довідника "Рахунки нашої фірми" - валюта та рахунок. Крім того, сам рахунок використовується в проводках як об'єкт аналітичного обліку (субконто "Наші грошові рахунки").
3. Рахунок - бухгалтерський рахунок, який використовуватиметься в кореспонденціях, створюваних під час проведення документа "Банківська виписка". Він автоматично заповнюється значенням реквізиту Рахунок із вибраного розрахункового рахунку, але за потреби його можна змінити.

Під час проведення валютної виписки для розрахунку гривневого покриття валютних сум використовується курс валюти розрахункового рахунку на дату виписки, як його задано в довіднику "Валюти". Слід пам'ятати, що валютна виписка до обробки даних за рядками формує необхідні проводки з переоцінки валютних залишків на використовуваних рахунках.

Варто лише додати, що номер документа "Банківська виписка" істотної ролі не відіграє та не має аналога в реальній банківській виписці.

Заповнення табличної частини документа

Заповнення табличної частини, формування рядків документа "Банківська виписка" здійснюється, як уже зазначалося раніше, на підставі банківської виписки та доданих до неї первинних документів. Саме за рядками документа формуються бухгалтерські проводки. Важко описати всі господарські ситуації, що виникають, і порядок їх відображення в бухгалтерському обліку за допомогою документа "Банківська виписка". Проте можна сформулювати основні принципи роботи з документом, пам'ятаючи які, Вам буде легше орієнтуватися в будь-якій ситуації.

1. Не існує прямої відповідності між рядками банківської виписки та рядками документа "Банківська виписка".

Це пов'язано з тим, що за одним записом банківської виписки може бути сформовано кілька проводок.
Наведемо приклад:
У рядку банківської виписки зазначено списання на суму 1400 грн. Із доданого платіжного доручення (переданого до банку нами) стає зрозуміло, що це оплата нашому постачальнику ЗАТ "УкрСнаб". У тексті платіжного доручення зазначено, що
500 грн. становить оплата за шкільні зошити за рахунком № 150 від 01.02.2000р;
500 грн. - оплата за акварельні фарби за рахунком № 151 від 12.02.2000р;
400 грн. - передоплата за папір для малювання за рахунком № 152 від 17.02.2000р.

У типовій конфігурації розрахунки з контрагентами (постачальниками та покупцями) ведуться в розрізі замовлень. Під замовленнями розуміються документи, що стоять першими в ланцюжку взаєморозрахунків. Взаєморозрахунки з контрагентами можуть обліковуватися як у розрізі договорів, так і в розрізі конкретних рахунків/накладних. Користувач сам визначає, у якому розрізі обліковувати взаєморозрахунок із тим чи іншим контрагентом. Теоретично, якщо немає потреби обліковувати розрахунки з контрагентами в розрізі кожного розрахункового документа, для кожного контрагента може бути створено одне замовлення (наприклад, "Основний договір").

Припустімо, що на нашому підприємстві облік взаєморозрахунків із контрагентами ведеться в розрізі кожного з отриманих (виставлених) рахунків на оплату. Тоді з урахуванням аналітики за цим рядком банківської виписки мають бути сформовані три проводки (дві на оплату та одна на аванс):
Дт 631 / ЗАТ "УкрСнаб" / Рахунок № 150 від 01.02.2000р Кт 311 / р/р № 45567655645 500 грн.
Дт 631 / ЗАТ "УкрСнаб" / Рахунок № 151 від 12.02.2000р Кт 311 / р/р № 45567655645 500 грн.
Дт 3711 / ЗАТ "УкрСнаб" /Рахунок № 152 від 17.02.2000р Кт 311 / р/р № 45567655645 400 грн.
Для відображення цієї оплати зазначеним чином у табличній частині документа "Банківська виписка" мають бути сформовані три окремі рядки.

Якщо ж оплата проводилася в межах єдиного довгострокового договору, то проводки можуть мати такий вигляд:
Дт 311 / ЗАТ "УкрСнаб" / Договір № 331 від 01.02.2000р Кт 311 / р/р № 45567655645 1000 грн.
Дт 3711 / ЗАТ "Ноктюрн" / Договір № 331 від 01.02.2000р Кт 311 / р/р № 45567655645 400 грн.

Таке відображення в бухгалтерському обліку можливе як за явного зазначення кореспондуючого рахунку, так і в разі автоматичного виділення авансів.

Таким чином, ми можемо сформулювати друге правило:

2. Кожен рядок банківської виписки може бути відображений одним або кількома рядками в табличній частині документа "Банківська виписка".

3. Кількість рядків табличної частини документа "Банківська виписка" залежить від ступеня деталізації аналітичного обліку.

Як уже зазначалося, рядки документа "Банківська виписка" містять усю необхідну інформацію для формування проводок. З цього випливає, що якщо бухгалтер ухвалює рішення рознести рядок банківської виписки за кількома об'єктами аналітичного обліку, то слід сформувати кілька рядків табличної частини документа. Наприклад, якщо облік розрахунків із контрагентами ведеться за кожним розрахунковим документом, то рядки виписки в нашому прикладі можуть мати такий вигляд:
1. Оплата постачальнику, ТОВ "УкрСнаб" / Рахунок № 150 від 01.02.2000р, 500 грн.
2. Оплата постачальнику, ТОВ "УкрСнаб" / Рахунок № 151 від 12.02.2000р, 500 грн.
3. Оплата постачальнику, ТОВ "УкрСнаб" / Рахунок № 152 від 17.02.2000р, 400 грн.

4. Використання сервісних можливостей спрощує заповнення документа та знижує ризик виникнення помилок.

У "Банківській виписці" передбачено механізми, що дають змогу спростити заповнення рядків табличної частини документа, використовуючи введення оплат за допомогою платіжного доручення (див. розділи Заповнення документа "Банківська виписка" за платіжними дорученнями, "Платіжне доручення на оплату постачальнику" та "Платіжне доручення на перерахування податків") або підбір за замовленнями (див. розділ Заповнення документа "Банківська виписка" на підставі документів-замовлень).

Якщо в один день формувалося кілька платіжних доручень (наприклад, на перерахування податків і відрахувань із зарплати), корисно скористатися підбором за платіжними документами (кнопка "Заповнити за платіжками" в діалозі документа).

Якщо реалізація була своєчасно оформлена відповідним документом типової конфігурації або було введено рахунок на оплату, то для введення надходжень можна використовувати підбір за замовленнями (кнопка "Підбір за замовленнями" в діалозі документа).

Сподіваємося, наведені рекомендації спростять облік операцій за розрахунковим рахунком і допоможуть в освоєнні можливостей конфігурації.

ПРИМІТКА. Для контролю правильності введення операцій за розрахунковим рахунком використовуйте стандартний звіт "Журнал-ордер за субконто". У полі "Рахунок" зазначте потрібний бухгалтерський рахунок (один із субрахунків рахунку 31 "Рахунки в банках"), а в полі "Субконто1" виберіть банківський рахунок, що цікавить. Отримання в цьому звіті щоденних оборотів можливе, якщо в полі "Деталізація" встановити значення "За днями".

Рекомендується ознайомитися з розділами:
Ведення кількох банківських рахунків на рахунку 311
Переказ безготівкових коштів з одного розрахункового рахунку підприємства на інший
Заповнення документа "Банківська виписка" за платіжними дорученнями
Платіжне доручення на оплату постачальнику
Платіжне доручення на перерахування податків
Заповнення документа "Банківська виписка" на підставі документів-замовлень