Обслуговування клієнтів

Замовлення покупця

Договір з покупцем

Рахунки на оплату

Резервування запасів

Видаткова накладна

Повернення товарів

Акт виконаних робіт

У найпростішому випадку обслуговування клієнта зводиться до факту продажу товару або надання послуг клієнтові. Продаж товару реєструється документом Видаткова накладна, а виконання роботи або надання послуги — документом Акт виконаних робіт.

Основний бізнес-процес обслуговування клієнтів передбачає такі етапи:

• реєстрація клієнтів та їхніх потреб — нові клієнти реєструються в довіднику Контрагенти;
• реєстрація замовлень клієнтів:
• уводиться новий елемент у довідник Договори контрагентів;
• формується документ Замовлення покупця;
• виконання замовлення.

Замовлення покупця

Документ Замовлення покупця призначений для оформлення намірів покупця придбати товари, роботи, послуги. Перелік замовлень покупців міститься в журналі замовлень, доступному за гіперпосиланням панелі навігації Продажі — Замовлення покупців.

Список замовлень містить інформацію про виконання замовлення, стани замовлення та відсоток оплати за замовленням.

Інформація про виконання замовлення подається у вигляді відображення рядків замовлень: закреслений рядок означає, що замовлення закрите.

Ступінь відвантаження й оплати позначається за допомогою кругових діаграм.

Документ Замовлення покупця містить інформацію про склад замовлення та його вартість. У шапці вказується договір контрагента, у межах якого оформлюється документ. Якщо договору як такого немає, необхідно ввести фіктивний договір, наприклад Основний договір.

Для замовлення може бути задано один із двох можливих типів операції: замовлення на продаж і замовлення на переробку. Під час реєстрації замовлення на переробку можна вказати перелік сировини й матеріалів, які замовник повинен надати організації для виготовлення продукції.

У формі замовлення передбачено реквізит Стан, значення якого вибирається зі списку. Склад списку визначається вмістом довідника Стану замовлень покупців. Довідник доступний за гіперпосиланням Довідник «Стани замовлень покупців» у налаштуваннях обліку Продажі розділу Налаштування.

Користувач може створити будь-які зручні для роботи значення станів. Кожному стану надається статус: Відкритий, У роботі або Виконаний. Значення статусу, установлене для вибраного стану замовлення, визначає поведінку документа. Якщо для замовлення зазначено стан зі статусом Відкритий, наприклад Заявка, замовлення відіграватиме роль заявки покупця або попередньої калькуляції без здійснення рухів по регістрах. Для замовлення, що виконується, установлюється значення стану зі статусом У роботі. При цьому дані замовлення відображаються в платіжному календарі та враховуються під час розрахунку потреби в запасах. Під час виконання замовлення реквізит Стан установлюється в значення Виконаний.

Для скасування замовлення, що має стан Заявка або В роботі, слід установити прапорець Закритий.

Для стану замовлення користувач може задати колір шрифту, яким замовлення з таким станом відображатиметься у списку замовлень.

Для замовлень, що мають стан У роботі або Виконаний, можна запланувати оплату на закладці Платіжний календар.

Користувач може вказати заплановані дати, спосіб оплати та відсоток, який має бути сплачений не пізніше зазначеної дати. Суми оплати (відсотка) і ПДВ будуть розраховані автоматично.

Дані про оплату можуть бути подані у вигляді списку, який дає змогу запланувати оплату в кілька етапів. Для його перегляду й редагування необхідно встановити кнопку Список у натиснутий стан.

На закладці Додатково у полі Проект вказується проект, за яким планується замовлення, лише в тому разі, якщо в налаштуваннях параметрів обліку ввімкнено ведення обліку за проектами.

Замовлення покупця можна налаштувати. Для цього необхідно натиснути кнопку Ще й у списку вибрати команду Налаштування. У діалозі, що відкрився, можна визначити розташування дати відвантаження замовлення покупця: указувати дату відвантаження в шапці, тобто для всього замовлення на одну дату, або в табличній частині для кожного рядка документа.

Якщо потрібно зберегти виконані налаштування за замовчуванням для поточного користувача, слід натиснути кнопку Запам'ятати вибір, після чого вони використовуватимуться для підстановки в нові документи. Якщо це разова операція, запам’ятовувати налаштування не потрібно.

Договір з покупцем

Якщо в картці контрагента в групі Взаєморозрахунки встановлено прапорець По договорах, це означає наявність аналітики за документами контрагента в розрізі договорів. У такому разі в картці замовлення покупця наявне поле Договір, яке дає змогу вказати договір, укладений з покупцем. Для зберігання відомостей про договори призначено довідник Договори контрагентів, підлеглий довіднику Контрагенти.

Новий договір можна ввести як із картки контрагента, так і під час заповнення документа Замовлення покупця.

У формі договору вказуються контрагент, номер і дата укладення договору, валюта розрахунків. Реквізит Найменування заповнюється автоматично на підставі даних про номер і дату укладення договору.

На закладці Ціноутворення можна вказати:

• допустиму кількість днів відстрочки платежу за договором із покупцем і постачальником відповідно;
• значення виду цін, знижок, націнок і цін контрагентів. Під час вибору договору ці дані за замовчуванням підставлятимуться в документи.

На закладці Текст договору можна вибрати бланк договору, на підставі якого буде сформовано друковану форму, і записати значення поданих у списку заповнюваних полів, що містяться у вибраному бланку.

Під час редагування бланків договорів за допомогою меню можна вставити в бланк різні параметри своєї організації, контрагента, договору, документа-підстави, а також деякі поля, що заповнюються вручну. До доступних для введення параметрів організації й контрагента, зокрема, належать:

• адреса електронної пошти (Email);
• банківські реквізити (код банку (МФО), кореспондентський, розрахунковий рахунок);
• ідентифікаційні коди (ІПН, ЄДРПОУ);
• адреси (поштова, фактична, юридична);
• телефони;
• ПІБ керівника організації та контактної особи контрагента;
• паспортні дані контрагента — фізичної особи;
• факсиміле й логотип організації.

До доступних для введення параметрів договору належать дата й номер договору, а також строк оплати покупця або постачальникові.

До реквізитів документа, на підставі якого створюється договір, належать номер і дата, а також сума.

Кнопка Ще дає змогу вставити в бланк договору розрив сторінки, символ або застосувати команду форматування введеного вмісту.

Під час створення додаткових реквізитів у документі, на підставі якого друкується договір, ці реквізити також можна додати в бланк договору.

До договору можна приєднати файли, наприклад відскановану копію роздрукованого договору. Приєднання файлів виконується після збереження договору. За допомогою гіперпосилання Файли, розташованого на панелі навігації картки договору, потрібно відкрити форму Приєднані файли, натиснути в ній кнопку Додати й вибрати файл, що приєднується.

Рахунки на оплату

Після формування замовлення покупцеві виставляється рахунок на оплату замовленого товару. Перелік рахунків на оплату, виставлених покупцям, міститься в журналі, доступному за гіперпосиланням панелі навігації Продажі — Рахунки на оплату.

Документ може формуватися на підставі замовлення, видаткової накладної або акта виконаних робіт. Рахунок на оплату містить інформацію про замовлені товари й послуги, їх кількість і ціну.

У документі Рахунок на оплату, так само як і в замовленні, передбачено можливість планування оплати. Для планування у формі документа необхідно встановити прапорець Запланувати оплату. При цьому у формі документа з’явиться закладка Платіжний календар, де користувач може вказати заплановані дати, спосіб оплати та відсоток, який має бути сплачений не пізніше зазначеної дати. Суми оплати (відсотка) і ПДВ будуть розраховані автоматично.

Для відображення в платіжному календарі очікуваного надходження коштів за допомогою перемикача Спосіб оплати можна заздалегідь визначити, як буде оплачуватися рахунок: готівковими або безготівковими коштами. Якщо точний спосіб оплати невідомий, перемикач установлюється в положення Не визначене.

Якщо для оформлення угоди використовуються і замовлення покупця, і рахунок на оплату, планування оплати необхідно здійснювати або в замовленні покупця, або в рахунку на оплату, або частково планувати оплату в замовленні й частково в рахунку, щоб уникнути дублювання планових надходжень коштів у платіжному календарі.

Резервування запасів

Замовлений покупцем товар із типом Запас можна зарезервувати на складі, розмістити у відкритому замовленні постачальникові або в замовленні на виробництво, створивши на підставі замовлення документ Резервування запасів. Документ доступний лише в тому разі, якщо в налаштуваннях обліку Закупівлі розділу Налаштування встановлено прапорець Використовувати резервування запасів.

Документ резервування запасів можна створити з вікна Замовлення покупців, натиснувши кнопку Створити на підставі й вибравши пункт Резервування (зарезервувати). При цьому у вікні Резервування запасів, що відкрилося, у поле Замовлення покупця буде підставлено замовлення, вибране у списку замовлень. Також запаси можна зарезервувати, скориставшись гіперпосиланням Резервування запасів у групі Склад розділу Закупівлі.

У колонках Початкове місце й Нове місце вказуються структурні одиниці, у яких має розміщуватися зарезервований товар до та після резервування, або документи Замовлення покупця, Замовлення постачальникові, Замовлення на виробництво. Наприклад, якщо потрібно зарезервувати під замовлення покупця товар, наявний на складі або замовлений у постачальника, то як початкове розміщення нічого не вказується, а як нове розміщення вказується склад, замовлення постачальникові або замовлення на виробництво. Якщо необхідно зняти з резерву товар, який було раніше зарезервовано під замовлення покупця, то як початкове розміщення вказується поточне місце резерву — склад або замовлення, а колонка нового розміщення залишається незаповненою.

Зарезервувати запаси на складі можна також безпосередньо з картки замовлення покупця, указавши на вкладці Додатково склад резерву, а на вкладці Товари, послуги — кількість зарезервованих запасів у колонці Резерв табличної частини.

Видаткова накладна

Для відображення в обліку реалізації товарів сторонньому контрагенту призначено документ Видаткова накладна.

Документ може бути сформований на підставі документа Замовлення покупця і за змістом переважно аналогічний йому. У видатковій накладній, на відміну від замовлення, відсутні поле Проект і колонка Дата відвантаження, але додано реквізит Підстава у підвалі документа. Як підставу можуть бути вибрані прибуткова накладна, рахунок на оплату, переміщення запасів або виробництво. Якщо в налаштуваннях документа перемикач Положення замовлення покупця в документах відвантаження установлено в положення В шапці, у формі з’являється окремий реквізит Замовлення для зазначення замовлення покупця. Форма налаштування документа викликається командою Настройка зі списку команд Ще, що випадає.

На закладці Додатково можна вказати підрозділ-виконавця та співробітника, відповідального за введення документа.

За гіперпосиланням Реквізити друку можна заповнити реквізити, що використовуються для друку документів, наприклад: відповідальні особи, перевізник, відправник вантажу, марка автомобіля й причепа тощо.

На підставі документа Видаткова накладна можна сформувати такі документи:

• Прибуткова накладна для оформлення повернення, при цьому в полі Вид операції автоматично буде встановлено значення Повернення від покупця;
• Рахунок-фактура;
• Рахунок на оплату;
• Подія;
• Видатковий ордер (якщо використовується ордерний склад);
• Надходження грошей (план) (якщо використовується платіжний календар);
• Надходження у касу (якщо покупець оплачує товар готівкою);
• Надходження на рахунок (якщо оплата здійснюється за безготівковим розрахунком);
• Оплата картою — для реєстрації факту надходження оплати банківською карткою.

Список документів на вкладці Замовлення покупців (до відвантаження) дає змогу відображати факт відвантаження товарів (виконання послуг) покупцям, зокрема за замовленнями покупців, що перебувають у роботі.

Документи можна оформити як за одним, так і за кількома виділеними замовленнями покупців.

У списку можна проаналізувати стан виділених замовлень, потреби в запасах і стан взаєморозрахунків.

Повернення товарів

Реалізовані, передані на комісію, у переробку або на відповідальне зберігання товари можуть бути повернуті назад. Повернення товарів також оформлюється за допомогою видаткових і прибуткових накладних із видом операції Повернення від покупця (від переробника, від комісіонера, з відповідального зберігання).

Документ може бути введений на підставі видаткової накладної. Для цього в картці видаткової накладної слід натиснути кнопку Створити на підставі й у списку, що розкрився, вибрати Видаткова накладна. При цьому табличне поле буде заповнено даними документа-підстави. Додатково в табличному полі вказується собівартість товарів, що повертаються.

Акт виконаних робіт

Документ Акт виконаних робіт призначений для відображення в обліку реалізації послуг і робіт. Дані акти зберігаються в довіднику Акти виконаних робіт, доступному за однойменним гіперпосиланням у розділі Продажі.

За змістом документ переважно аналогічний видатковій накладній, однак у табличній частині вказується лише номенклатура з типом Робота або Послуга.

Список документів дає змогу відображати факт виконання послуг покупцям, зокрема за замовленнями покупців, що перебувають у роботі.

Документи оформляються як за одним, так і за кількома виділеними замовленнями покупців.

У списку можна проаналізувати стан виділених замовлень покупців, потреби в запасах і стан взаєморозрахунків.