Обслуговування клієнтів

Замовлення покупця

Калькуляція замовлень покупців

Договір з покупцем

Білінг

Рахунки на оплату

Резервування запасів

Залік передоплати

Видаткова накладна

Повернення товарів

Акт виконаних робіт

 

У найпростішому випадку обслуговування клієнта зводиться до факту продажу товару або надання послуг клієнтові. Продаж товару реєструється документом Видаткова накладна, а виконання робіт або надання послуг — документом Акт виконаних робіт.

Основний бізнес-процес обслуговування клієнтів передбачає такі етапи:

• реєстрація клієнтів та їхніх потреб — нових клієнтів реєструють у довіднику Контрагенти;
• реєстрація замовлень клієнтів:
• введення нового елемента до довідника Договори контрагентів;
• формування документа Замовлення покупця;
• виконання замовлення.

Замовлення покупця

Документ Замовлення покупця призначений для оформлення намірів покупця придбати товари, роботи або послуги. Перелік замовлень покупців міститься в журналі замовлень, доступному за гіперпосиланням на панелі навігації Продажі — Замовлення покупців.

Список замовлень містить інформацію про виконання та стан замовлення, а також про відсоток оплати за ним.

Відображення замовлення в журналі містить інформацію про його виконання: закреслений рядок означає, що замовлення скасовано.

Ступінь відвантаження та оплати відображається круговими діаграмами.

Документ Замовлення покупця містить інформацію про склад замовлення та його вартість. У шапці зазначається договір контрагента, у межах якого оформлюється документ. Якщо договору як такого немає, потрібно ввести фіктивний договір, наприклад Основний договір.

Для замовлення можна задати один із двох типів операції: замовлення на продаж або замовлення на переробку. Під час реєстрації замовлення на переробку можна зазначити перелік сировини й матеріалів, які замовник має надати організації для виготовлення продукції.

У формі замовлення передбачено реквізити Вид і Стан, значення яких вибираються зі списку. Склад списку станів визначається вибраним видом замовлення покупця. Використання кількох видів замовлень покупців і список станів задаються в налаштуваннях обліку Продажі розділу Компанія.

Користувач може створювати будь-які зручні для роботи значення станів. Для стану замовлення можна задати колір шрифту для відображення замовлення з таким станом у списку замовлень. Значення стану замовлення визначає поведінку документа та ініціює виконання робочого процесу.

Після успішного виконання замовлення реквізит Стан установлюється у значення Завершений. Для скасування замовлення також слід установити значення Завершений. В обох випадках після вибору стану Завершений у документі з’являється вкладка Завершення замовлення, де можна вибрати варіант завершення замовлення Успішно або Скасовано.

Для замовлень можна запланувати оплату на вкладці Платіжний календар. Користувач може зазначити планові дати, спосіб оплати та відсоток, який має бути сплачений не пізніше вказаної дати. Суми оплати (відсотка) і ПДВ розраховуються автоматично.

Дані про оплату можуть бути подані у вигляді списку, який дає змогу запланувати оплату в кілька етапів. Для його перегляду та редагування потрібно натиснути кнопку Список.

На вкладці Додатково в полі Проект зазначається проєкт, за яким планується замовлення, лише якщо в налаштуваннях параметрів обліку ввімкнено ведення обліку за проєктами.

У замовленні покупця можна налаштувати відображення дати відвантаження. Для цього потрібно натиснути правою кнопкою миші поле Відвантаження та вибрати команду Шапка/Таблична частина. У діалозі, що відкриється, можна визначити розташування дати відвантаження замовлення покупця: зазначати дату відвантаження у шапці, якщо все замовлення відвантажується однією датою, або в табличній частині для кожного рядка документа, а також розташування складу в документі.

Якщо потрібно зберегти налаштування для використання за замовчуванням поточним користувачем, слід натиснути кнопку Запам'ятати вибір. Після цього їх використовуватимуть для підстановки в нові документи. Якщо це разова операція, запам’ятовувати налаштування не потрібно.

Калькуляція замовлень покупців

У документі Замовлення покупця можна виконати попередню калькуляцію та визначити планову собівартість замовлення. Відкрити попередню калькуляцію можна безпосередньо з форми замовлення покупця за посиланням + Калькуляція замовлення; розрахунок виконується автоматично під час відкриття форми.

З калькуляцією можна працювати у двох режимах: з відображенням даних про собівартість і прибуток або лише даних про кількість і суму продажу. Перемикати режим можна за допомогою кнопки .

Якщо ввімкнено відображення даних про собівартість, користувач може вибрати, за якою ціною розраховувати собівартість замовлення: за останньою ціною закупівлі, за цінами конкретного постачальника або за одним із видів цін, заведених у базі.

Для перерахунку калькуляції слід скористатися кнопкою Оновити калькуляцію.

Калькуляцію можна завантажити з табличного документа або розрахункової програми за допомогою універсального завантаження даних із зовнішніх джерел, яке викликається кнопкою .

Планова собівартість замовлення, що складається з виробів і напівфабрикатів, розраховується на підставі специфікацій.

Готова калькуляція зберігається в замовленні покупця та доступна для перегляду й редагування за гіперпосиланням Калькуляція замовлення.

Порівняти плановий розрахунок із фактичними доходами та витратами за замовленням можна у Зведеному звіті за замовленням, який відкривається з форми замовлення за посиланням Зведено про замовлення.

Після виконання замовлення для нього слід установити стан Завершений, а потім на вкладці Завершення замовлення вибрати варіант завершення Успішно та за потреби заповнити коментар.

Договір з покупцем

Якщо в картці контрагента в групі Взаєморозрахунки встановлено прапорець За договорами, це означає, що аналітика за документами контрагента ведеться в розрізі договорів. У такому разі у формі замовлення покупця наявне поле Договір, яке дає змогу зазначити договір, укладений із покупцем. Для зберігання відомостей про договори призначено довідник Договори контрагентів, підпорядкований довіднику Контрагенти.

Новий договір можна ввести як із картки контрагента, так і під час заповнення документа Замовлення покупця.

У формі договору зазначаються контрагент, номер і дата укладення договору, валюта розрахунків. Реквізит Найменування заповнюється автоматично на підставі даних про номер і дату укладення договору.

У групі Взаєморозрахунки можна задати спосіб розподілу оплати та заліку передоплати за цим договором. У документах спосіб розподілу можна змінити.

У групі Податковий облік можна вибрати Вид договору за ЦК (для податкової накладної) з довідника Види договорів згідно Цивільного кодексу. Ознака Багатостороння угода про розділ продукції встановлюється в разі укладення договору з інвестором у межах виконання багатосторонньої угоди про розподіл продукції для податкової накладної.

У групі Ціноутворення можна зазначити:

• допустиму кількість днів відстрочення платежу за договором із покупцем і постачальником відповідно;
• значення виду цін, знижок, націнок і цін контрагентів.

Після вибору договору ці дані за замовчуванням підставлятимуться в документи.

До договору можна приєднати файли, наприклад відскановану копію роздрукованого договору. Файли приєднуються після збереження договору. За допомогою гіперпосилання Файли, розташованого на панелі навігації картки договору, потрібно відкрити форму Приєднані файли, натиснути в ній кнопку Додати та вибрати файл для приєднання.

Якщо договір використовується для формування рахунків за регулярними послугами, у групі Білінг потрібно встановити прапорець Це договір обслуговування. Після цього стануть доступними налаштування для договорів обслуговування.

Налаштування білінгу в договорі обслуговування впливають на порядок формування рахунків за цим договором.

Рахунки за договором формуватимуться протягом строку його дії із заданою періодичністю за допомогою робочого місця Підготовка рахунків за договорами обслуговування.

Якщо договір є договором еквайрингу, у групі Еквайринг потрібно встановити однойменний прапорець. Після цього стануть доступними налаштування договору еквайрингу.

Якщо за цим договором планується розносити та контролювати суми у звіті еквайрингу за кожною операцією платіжної картки, потрібно встановити прапорець Розносити і контролювати взаєморозрахунки за операціями еквайринга.

Для операцій еквайрингу передбачено два варіанти розрахунку комісії. Варіант Розраховується в операції платіжної картки слід використовувати, якщо умовами роботи з еквайрингом установлено фіксований відсоток комісії. Якщо ж на момент створення операції за платіжною карткою комісія еквайрингу невідома або застосовується складний розрахунок суми комісії, потрібно вибрати варіант Вказується вручну у звіті еквайєра.

Білінг

У прикладному рішенні реалізовано автоматизацію виставлення рахунків за договорами обслуговування.

Рахунки виставляються в робочому місці Підготовка рахунків за договорами обслуговування, доступному з розділу Продажі - Білінг.

Формування рахунків можливе за різними сценаріями. Наприклад, можна сформувати пакет рахунків на оплату й актів виконаних робіт за тарифним планом; комплект документів (Рахунок + Акт) наприкінці періоду за фактом виконаних за період робіт, які виконувалися протягом місяця за договором робіт і відображалися документами Облік часу; єдиний рахунок за період на підставі введених документів Замовлення-наряд, при цьому акти не формуються.

Порядок формування рахунків за договором обслуговування відображається в картці договору обслуговування та залежить від таких параметрів, як Період дії і Тарифний план.

Тарифний план можна створити під час заповнення договору або в довіднику Тарифні плани, доступному в розділі Продажі.

У табличній частині тарифного плану фіксується список усіх товарів, послуг і робіт, які потраплять до документів, що формуються за договором обслуговування.

Ціну товару або послуги можна зазначити в тарифному плані або підставити з прайс-листа за видом цін договору.

Пункт Що робити при продажі позапланових позицій? дає змогу налаштувати обмеження на продаж за цим договором номенклатурних позицій, не включених до тарифного плану.

Щоб обліковувати витрати за договорами обслуговування, потрібно заповнити вкладку Витрати. Планові витрати включаються до рахунку, якщо за відповідною статтею витрат була фактична витрата та витрати включено до тарифного плану.

Строк формування рахунків можна контролювати в робочому місці за допомогою індикаторів стану договору. Залежно від поточної дати відображається один із чотирьох станів: дата не настала, потрібно сформувати сьогодні, формування прострочене, рахунок підготовлений.

Видимість індикаторів залежить від відображення колонки Дата. Увімкнути відображення колонок Дата, Договір і Тарифний план можна за допомогою прапорців у правій частині екрана.

За допомогою робочого місця Підготовка рахунків за договорами обслуговування можна сформувати рахунки й акти. Сформований пакет документів можна одразу надіслати клієнтові електронною поштою. Налаштування формування та розсилання документів задаються у правій частині форми.

У нижній частині форми залежно від вибраного варіанта відображаються:

• Розшифровка — розшифровка рядка верхньої таблиці за позиціями номенклатури;
• Первинні документи — усі документи продажів, сформовані за вибраний період;
• Рахунки на оплату — усі рахунки на оплату, сформовані за період;
• Акти — усі акти виконаних робіт, сформовані за період.

Рахунки на оплату

Після формування замовлення покупцеві надається рахунок на оплату замовленого товару. Перелік рахунків на оплату для покупців міститься в журналі, доступному за гіперпосиланням на панелі навігації Продажі — Рахунки на оплату.

Документ може формуватися на підставі замовлення, видаткової накладної або акта виконаних робіт. Рахунок на оплату містить інформацію про замовлені товари й послуги, їхню кількість і ціни.

У документі Рахунок на оплату, як і в замовленні, передбачено можливість планування оплати. Для планування у формі документа потрібно встановити прапорець Запланувати оплату. Після цього у формі документа з’явиться вкладка Платіжний календар, де користувач може зазначити планові дати, спосіб оплати та відсоток, який має бути сплачений не пізніше зазначеної дати. Суми оплати (відсотка) і ПДВ розраховуються автоматично.

Для відображення в платіжному календарі планового надходження коштів за допомогою перемикача Спосіб оплати можна заздалегідь визначити, як буде оплачуватися рахунок: готівкою або безготівковими коштами. Якщо точний спосіб оплати невідомий, перемикач установлюється в положення Не визначене.

Якщо для оформлення угоди використовуються і замовлення покупця, і рахунок на оплату, планування оплати потрібно здійснювати або в замовленні покупця, або в рахунку на оплату, або частково планувати оплату в замовленні та частково в рахунку, щоб уникнути дублювання планових надходжень коштів у платіжному календарі.

Резервування запасів

Замовлений покупцем товар з типом Запас можна зарезервувати на складі, розмістити у відкритому замовленні постачальникові або в замовленні на виробництво, створивши на підставі замовлення документ Резервування запасів. Документ доступний лише за умови встановлення прапорця Резервування запасів у налаштуваннях обліку Закупівлі розділу Налаштування.

Документ резервування запасів можна створити з вікна Замовлення покупців, натиснувши кнопку Створити на підставі та вибравши пункт Резервування (зарезервувати). При цьому у формі Резервування запасів у поле Замовлення покупця буде підставлено замовлення, вибране у списку замовлень. Також запаси можна зарезервувати, скориставшись гіперпосиланням Резервування запасів у групі Склад розділу Закупівлі.

У колонках Початкове місце й Нове місце зазначаються структурні одиниці, у яких зарезервований товар має розміщуватися до та після резервування, або документи Замовлення покупця, Замовлення постачальникові, Замовлення на виробництво і Структурна одиниця. Наприклад, якщо потрібно зарезервувати під замовлення покупця товар, який є в наявності на складі або замовлений у постачальника, вихідне розміщення буде порожнім, а як нове розміщення зазначається склад, замовлення постачальникові або замовлення на виробництво. Якщо потрібно зняти з резерву товар, раніше зарезервований під замовлення покупця, як вихідне розміщення слід зазначити поточне місце резерву — склад або замовлення, а колонку нового розміщення залишити незаповненою.

Зарезервувати запаси на складі можна також безпосередньо із замовлення покупця, зазначивши в шапці документа склад резерву та кількість резервованих запасів у колонці У резерв табличної частини.

Залік передоплати

На вкладці Оплата є таблична частина, яка заповнюється відомостями про залік авансів від покупця або про залік авансів постачальникові, якщо документом відображається операція повернення.

Порядок заліку передоплати, автоматично або вручну, визначається налаштуваннями в договорі, картці клієнта та загальними налаштуваннями системи.

На вкладці розташована кнопка Помічник, за допомогою якої викликається помічник заповнення табличної частини.

Діалог призначений для введення відомостей про залік авансів, отриманих раніше від покупця.

Помічник покаже залишок боргу контрагента, а також платежі цього контрагента, які ще не віднесено до жодної з накладних.

Щоб зарахувати передоплату, потрібно позначити прапорцем документ оплати або скористатися командою Заповнити за залишками. Перенести результати роботи помічника до замовлення покупця можна за допомогою кнопки Перенести в документ.

Вкладка перейде в режим роботи Звіт.

Видаткова накладна

Для відображення в обліку реалізації товарів сторонньому контрагенту призначено документ Видаткова накладна. У списку видаткових накладних за допомогою кругових діаграм відображається рівень оплати.

На вкладці Замовлення покупців (до відвантаження) відображаються всі замовлення, які потрібно відвантажити. У списку можна проаналізувати стан виділених замовлень, потребу в запасах і стан взаєморозрахунків.

Оформити документи можна як для одного, так і для кількох виділених замовлень покупців.

Документ можна сформувати на підставі документа Замовлення покупця, за змістом він переважно аналогічний йому. У видатковій накладній, на відміну від замовлення, відсутні поле Проект і колонка Дата відвантаження, але додано реквізит Підстава у підвалі документа. Як підставу можна вибрати прибуткову накладну, рахунок на оплату, переміщення запасів або виробництво.

Якщо в налаштуваннях документа перемикач Положення замовлення покупця в документах відвантаження встановлено в положення У шапці, у формі з’являється окремий реквізит Замовлення для зазначення замовлення покупця. Налаштування Шапка/таблична частина викликається натисканням правої кнопки миші на таблиці Товари і послуги або зі списку команд за допомогою кнопки Ще.

Вкладка Доставка буде заповнена інформацією про доставку із замовлення покупця.

На вкладці Додатково можна зазначити підрозділ-виконавець і співробітника, відповідального за введення документа.

За гіперпосиланням Реквізити друку можна заповнити реквізити, що використовуються для друку документів, наприклад: відповідальні особи, перевізник, відправник вантажу, марка автомобіля тощо.

На підставі документа Видаткова накладна можна сформувати документи:

• Прибуткова накладна для оформлення повернення, у полі Вид операції автоматично буде встановлено значення Повернення від покупця;
• Рахунок на оплату;
• Подія;
• Видатковий ордер, якщо використовується ордерний склад;
• Надходження грошей (план), якщо використовується платіжний календар;
• Надходження у касу, якщо покупець оплачує товар готівкою;
• Надходження на рахунок, якщо оплата здійснюється за безготівковим розрахунком;
• Оплата картою — для реєстрації факту надходження оплати банківською карткою.
• Звіт комісіонера, якщо ведеться комісійна торгівля;
• Звіт переробника — для операції Передача в переробку;
• Податкова накладна;
• Реєстрація вхідного податкового документа.

Повернення товарів

Повернення товарів оформлюється за допомогою видаткових і прибуткових накладних з видом Повернення від покупця (від переробника, від комісіонера, з відповідального зберігання).

Документ може бути введений на підставі видаткової накладної. Для цього в картці видаткової накладної слід натиснути кнопку Створити на підставі та вибрати зі списку значення Прибуткова накладна. При цьому табличне поле буде заповнено даними документа-підстави. Додатково в табличному полі зазначається собівартість товарів, що повертаються.

Акт виконаних робіт

Документ Акт виконаних робіт призначений для відображення в обліку реалізації послуг або робіт. Дані акти зберігаються в довіднику Акти виконаних робіт, який відкривається за однойменним гіперпосиланням у розділі Продажі.

Документ переважно аналогічний видатковій накладній, однак у табличній частині зазначається лише номенклатура з типом Робота або Послуга.

Список документів на вкладці Замовлення покупців (до відвантаження) дає змогу відображати факт виконання послуг покупцям, зокрема за замовленнями покупців, що перебувають у роботі.

Документи оформляються як для одного, так і для кількох виділених замовлень покупців.

У списку можна проаналізувати стан виділених замовлень покупців, потребу в запасах і стан взаєморозрахунків.