Оформлення повернення товару та грошей при оптовій торгівлі

Як оформити повернення товару клієнтом за попередньою заявкою із заміною зіпсованого товару на новий товар?

Як оформити повернення товару клієнтом, якщо відомий документ відвантаження, за яким здійснюється повернення товару?

Як оформити повернення товару, якщо документ реалізації невідомий?

Як оформити повернення грошових коштів клієнту?

Як оформити повернення товару постачальнику, якщо клієнт повернув його через низьку якість?

Як оформити отримання від постачальника грошових коштів за повернений йому товар?

У цьому розділі буде розглянуто приклади оформлення повернення товару та грошей при оптовій торгівлі в програмі Управління торгівлею для України, редакція 3.0.

• Як оформити повернення товару клієнтом за попередньою заявкою із заміною зіпсованого товару на новий товар?
• Як оформити повернення товару клієнтом, якщо відомий документ відвантаження, за яким здійснюється повернення товару?
• Як оформити повернення товару, якщо документ реалізації невідомий?
• Як оформити повернення грошових коштів клієнту?
• Як оформити повернення товару постачальнику, якщо клієнт повернув його через низьку якість?
• Як оформити отримання від постачальника грошових коштів за повернений йому товар?

Як оформити повернення товару клієнтом за попередньою заявкою із заміною зіпсованого товару на новий товар?

Розглянемо таку ситуацію. Клієнт Саймон і Шустер виявив дефект у проданих йому товарах. Необхідно оформити приймання зіпсованих товарів на склад і здійснити заміну цих товарів. Оформлення цієї операції будемо проводити за попередньою заявкою клієнта.

Для того щоб у програмі можна було використовувати заявки на повернення товарів від клієнта, у розділі Адміністрування, на сторінці Продажі має бути встановлено прапорець Заявки на повернення. Якщо в торговельному підприємстві заявки мають додатково погоджуватися з керівництвом, то необхідно встановити прапорець Погодження заявок на повернення.

Нова заявка на повернення оформлюється зі списку Заявки на повернення товарів від клієнтів (розділ Продажі). У ній заповнюється список товарів, що повертаються, аналогічно тому, як ми це робили під час оформлення документа Повернення товарів від клієнта.

Оскільки клієнт повертає нам неякісний товар, то після реєстрації списку товарів, що повертаються, необхідно натиснути кнопку Повернення товарів іншої якості. При цьому таблична частина розділиться на дві сторінки. На сторінці Повертається товар іншої якості необхідно ввести інформацію про зіпсований товар. Також на цій сторінці потрібно заповнити передбачувану дату, коли клієнт має повернути товар на склад (Дата надходження).

На сторінці Замінювальні товари потрібно заповнити список товарів, які ми маємо відвантажити клієнту на заміну. Оскільки ми маємо повернути клієнту такі самі товари, то для заповнення списку товарів можна скористатися командою Заповнити товарами, що повертаються. На цій самій сторінці необхідно встановити передбачувану дату заміни товарів (Дата відвантаження).

У документі можна встановити такий режим розрахунків, за якого заміна товарів здійснюватиметься лише після повернення товару клієнтом. Для встановлення такого режиму роботи на сторінці Додатково - Етапи розрахунків необхідно заповнити інформацію про 100 % передоплату або повернення товарів. Далі документ проводиться та погоджується, якщо це необхідно.

Для оформлення факту приймання поверненого товару на склад у документі Заявка на повернення товарів від клієнта встановлюється статус До повернення. Документ із таким статусом потрапляє до списку документів Повернення товарів від клієнта як розпорядження на оформлення повернення. За цією заявкою оформлюється документ Повернення товарів від клієнта. При цьому на склад надходить зіпсований товар (товар іншої якості).

Після того як буде оформлено надходження поверненого товару на склад, у заявці на повернення товарів встановлюється статус До відвантаження. Ця заявка з’явиться як розпорядження на оформлення у списку документів реалізації, і за нею можна буде оформити відвантаження товарів на заміну.

Після того як оформлено повернення товарів і здійснено відвантаження товарів на заміну, у заявці можна встановити статус Виконана.

У будь-який момент часу в заявці можна проконтролювати процес оформлення повернення товарів на склад (Стан виконання) та відвантаження замінюваних позицій (Стан заміни).

Ми розглянули один із випадків оформлення заміни товарів. За допомогою заявки на повернення можна оформити і складніші випадки повернення та заміни товарів. Наприклад, замінити товар на дорожчий і оформити надходження грошових коштів від клієнта як доплату або оформити повернення товарів без заміни та повернути клієнту грошові кошти за повернений товар.

Як оформити повернення товару клієнтом, якщо відомий документ відвантаження, за яким здійснюється повернення товару?

Повернення товару покупцем оформлюється за допомогою документа Повернення товарів від клієнта. Під час оформлення повернення в журналі документів необхідно знайти той документ реалізації, за яким здійснювався продаж покупцеві, і ввести на його підставі документ повернення товарів від клієнта. Під час пошуку документа продажу можна скористатися стандартним відбором документів за реквізитами, що надаються платформою «1С:Підприємство 8», встановивши в параметрах відбору фільтр за конкретним клієнтом або за номером документа. У списку документів Реалізація товарів і послуг потрібно встановити курсор на колонку з номером документа та натиснути кнопку Знайти. У полі Де шукати буде зазначено той реквізит, за яким здійснюється пошук (Номер). У полі Що шукати необхідно зазначити конкретний номер документа (17). Після натискання кнопки Знайти програма залишить у списку лише документ із цим номером.

Після того як потрібний документ буде вибрано, слід натиснути кнопку Створити на підставі та вибрати пункт меню Повернення товарів від клієнта. Буде оформлено документ повернення клієнта на підставі документа реалізації. Основні реквізити та таблична частина документа будуть заповнені відповідно до основних реквізитів і табличної частини документа реалізації.

Необхідно відкоригувати табличну частину документа та залишити в ній лише ті товари, які повертає покупець. З табличної частини документа товари видаляються після натискання клавіші Del або відповідної піктограми на панелі інструментів. Інформація про документ реалізації зазначається в полі Повернення за документом продажу.

Якщо товар повертається за кількома документами продажу або за документом реалізації було зареєстровано продаж великої кількості різних товарів, а повертається лише один чи кілька товарів, можна скористатися таким способом оформлення документа повернення. У списку документів повернення (розділ Продажі) потрібно створити новий документ повернення.

У новому документі заповнити дані про клієнта, який повертає товар. Для заповнення списку товарів, що повертаються, перейти на сторінку Товари та вибрати команду Заповнити – Додати товари з документів продажу.

У діалоговому вікні, що з’явилося, слід позначити товари за документами реалізації, які повертає клієнт, і натиснути кнопку Перенести в документ.

У документі повернення буде заповнено список товарів, які повертає клієнт. Список документів продажу буде відображено в полі Повернення за документом продажу та на сторінці Товари у колонці Документ продажу.

Після цього документ повернення потрібно провести, вибравши піктограму (Провести), і роздрукувати, натиснувши кнопку Друк.

Якщо в програмі ведеться відокремлений облік за постачальниками, то після проведення документа повернення товар буде автоматично повернено до тієї партії постачальника, яка була списана під час оформлення продажу товару клієнту. Собівартість товару, що повертається, буде встановлено рівною тій собівартості, за якою товар списувався під час продажу.

Як оформити повернення товару, якщо документ реалізації невідомий?

Список товарів, що повертаються, заповнюється шляхом построкового введення або за допомогою діалогового вікна добору.

Під час проведення документа утворюється новий вид запасів власних товарів. Тобто повернення товарів від клієнта буде фактично оформлено як купівля.

Якщо відомий постачальник, товар якого був проданий і потім повернений клієнтом, то можна оформити повернення товарів у партію (вид запасів) конкретного постачальника.

Важливо. Оформлення такої операції можливе лише в тому разі, якщо ведеться відокремлений облік за постачальниками. Для ведення такого обліку в розділі Адміністрування на сторінці Фінанси слід встановити прапорці Відокремлений облік і За постачальниками.

Для зазначення виду запасів конкретного постачальника необхідно в документі відкрити інформацію про види запасів (Усі дії – Відкрити види запасів).

У списку видів запасів можна вибрати вид запасів, що належить до конкретного постачальника, товар якого повертається. Для перенесення виправленої інформації про види запасів у документ потрібно натиснути кнопку Перенести в документ.

Як оформити повернення грошових коштів клієнту?

Повернення грошових коштів клієнту у разі готівкової оплати здійснюється за допомогою документа Видатковий касовий ордер зі встановленим видом операції Повернення оплати клієнту. Документ оформлюється зі списку видаткових ордерів (розділ Фінанси – Грошові кошти – Видаткові касові ордери). Якщо в торговельному підприємстві контролюється витрачання грошових коштів, то документ може бути оформлений на підставі раніше оформленої та затвердженої заявки на витрачання грошових коштів. Зручно вводити цей документ на підставі оформленого раніше документа Повернення товарів від клієнта.

За управлінською організацією готівкова оплата може бути оформлена як у гривнях, так і в доларах. Валюта оформлюваного документа Видатковий касовий ордер визначається валютою тієї каси, з якої беруться грошові кошти для оплати покупцеві. Якщо документ повернення оформлено в доларах, а як касу, що за замовчуванням заповнюється в документі Видатковий касовий ордер, вибрано гривневу касу, то валютну суму буде перераховано в гривні за курсом, зазначеним у довіднику валют на дату оформлення платіжного документа.

Для інших організацій, що ведуть регламентований облік, валюта розрахунків і валюта каси мають збігатися

У разі, якщо гроші клієнту необхідно повернути шляхом переказу їх на його розрахунковий рахунок, оформлюється документ Списання безготівкових грошових коштів. Документ може бути оформлений на підставі раніше оформленої та затвердженої заявки на витрачання грошових коштів. У документі встановлюється вид операції Повернення оплати клієнту. Під час отримання банківської виписки про підтвердження переказу грошових коштів з розрахункового рахунку торговельного підприємства документ оплати реєструється в банківській виписці.

Документи повернення грошових коштів можуть оформлюватися і не за документом-підставою, а в межах оформленої угоди або замовлення клієнта. Можливе також оформлення перерахування грошових коштів клієнту за кількома документами повернення.

Передбачено також можливість зарахування поверненої клієнтом суми на інше замовлення клієнта. Для оформлення такої операції в документі Повернення товарів від клієнта, на сторінці Взаєморозрахунки можна зазначити те замовлення клієнта, на яке буде віднесено суму повернення. Для перегляду списку документів, за якими є заборгованість, можна використати команду Підібрати за залишками.

Як оформити повернення товару постачальнику, якщо клієнт повернув його через низьку якість?

Така операція в програмі має оформлюватися у два етапи. Перший етап – це оформлення операції повернення товару від клієнта за допомогою документа Повернення товарів від клієнта. При цьому, якщо ми точно знаємо, що клієнт повертає нам зіпсований товар, ми фіксуємо цю інформацію в документі повернення.

Якщо оцінювання якості товару здійснюється після повернення товарів клієнтом, то в документі Повернення товарів від клієнта фіксується приймання нового товару, а потім після оцінювання якості товару вводиться документ Псування товарів, у якому вже зазначається товар з новою якістю (не придатний, обмежено придатний).

Лише після того як повернений товар з іншою якістю з’явиться на складі, можна оформлювати наступну операцію, а саме – повернення товару постачальнику. Ця операція оформлюється за допомогою документа Повернення товарів постачальнику.

Важливо. Якщо в програмі ведеться відокремлений облік за постачальниками, то оформити повернення постачальнику можна лише в тому разі, якщо під час проведення документа Повернення товарів від клієнта для товару зазначено вид запасів конкретного постачальника. Саме цьому постачальнику ми й зможемо повернути товар.

Наприклад, в описуваній ситуації під час оформлення документа Повернення товарів від клієнта ми зазначили, що зіпсований товар повернуто як вид запасів постачальника Електротовари. Таким чином, і повернення ми зможемо оформити для постачальника Електротовари.

Новий документ оформлюється зі списку документів відповідного виду (розділ Запаси та закупівлі – Документи повернення).

Надалі можна переглянути, скільки товарів неналежної якості було повернено постачальнику. Інформацію про те, скільки бракованого товару було повернено постачальникам, можна отримати у звіті Аналіз собівартості товарів за постачальниками (варіант звіту Аналіз повернень товарів постачальникам).

Важливо. Інформацію у звіті в розрізі постачальників можна отримати лише в тому разі, якщо ведеться відокремлений облік за постачальниками (у розділі Адміністрування, на сторінці Фінанси встановлено прапорець ведення відокремленого обліку запасів за постачальниками).

Повернення товарів від постачальника може бути оформлено за конкретним документом надходження, за кількома документами надходження або без зазначення документа постачання. Документ постачання зазначається на сторінці Товари у колонці Документ закупівлі. Якщо документ постачання оформлювався за конкретною угодою та договором, то і повернення товарів постачальнику має бути оформлено в межах цієї угоди та договору. Так само як під час оформлення повернення від клієнта, суму повернення може бути зараховано за іншим замовленням (надходженням) постачальника.

Як оформити отримання від постачальника грошових коштів за повернений йому товар?

У разі, якщо постачальник розраховується за повернений йому товар готівкою, оформлюється документ Прибутковий касовий ордер зі встановленим видом операції Повернення ГК від постачальника.

У разі переказу грошових коштів від постачальника на розрахунковий рахунок фірми оформлюється документ Надходження безготівкових ГК зі встановленим видом оплати Повернення ГК від постачальника з подальшою його реєстрацією в банківській виписці.