Реєстрація розбіжностей під час постачання товарів

Реєстрація розбіжностей під час приймання товарів

1-й варіант. Оформлення фінансового документа та фактичне приймання на склад відбуваються одночасно (якщо склад не є ордерним)

2-й варіант. Оформлення фінансових документів і фактичне постачання товарів здійснюються різними користувачами (наприклад, бухгалтером і комірником), і ці операції розділені в часі (якщо склад є ордерним)

Оформлення акта про розбіжності

Під час оформлення постачання товарів може виникнути ситуація, за якої кількість товарів, зареєстрована у фінансовому документі Надходження товарів і послуг, не збігається з фактично прийнятою кількістю. У програмі передбачено можливість реєструвати дані про розбіжності та друкувати супровідний документ: Акт про розбіжності під час надходження товарів (типова форма М-7).

Фактично оформлення цієї операції можна розбити на такі етапи:

• реєстрація розбіжностей під час приймання товарів,
• оформлення актів за результатами розбіжностей.

Реєстрація розбіжностей під час приймання товарів

Порядок роботи з реєстрації розбіжностей під час приймання товарів залежить від того, яким чином відбувається приймання товарів.

• 1-й варіант. Оформлення фінансового документа та фактичне приймання на склад відбуваються одночасно (якщо склад не є ордерним).
• 2-й варіант. Оформлення фінансових документів і фактичне постачання товарів здійснюються різними користувачами (наприклад, бухгалтером і комірником), і ці операції розділені в часі (якщо склад є ордерним).

Розглянемо порядок дій користувачів під час оформлення постачання за кожним із цих варіантів.

1-й варіант. Оформлення фінансового документа та фактичне приймання на склад відбуваються одночасно (якщо склад не є ордерним)

У документі Надходження товарів і послуг на сторінці Товари за фактом заповнюється інформація про товари, які фактично надійшли на склад. Табличну частину документа може бути заповнено відповідно до раніше заповненого замовлення постачальнику або вручну.

Під час заповнення інформації про фактично прийнятий товар менеджер може використовувати сканер штрихкодів або термінал збору даних. Передбачено також можливість використання електронних ваг для зважування вагового товару. Попередньо всі ці пристрої мають бути підключені, а їхні параметри мають бути визначені в обробці Підключене обладнання (розділ Адміністрування, сторінка Налаштування підключеного обладнання). Після заповнення інформації про товари, що фактично надійшли, менеджер проводить звірку товарів, що надійшли, з тими позиціями, які зазначені в друкованій формі накладної постачальника.

У полі № за док. заповнюється номер рядка товару, як його зареєстровано в друкованій формі документа постачання. Використовуючи команду Звірка рядків – Упорядкувати за номерами рядків документа, можна впорядковувати список товарів відповідно до тих номерів рядків, які зазначені в друкованій формі документа постачальника:

• якщо в результаті перевірки було виявлено розбіжності, то менеджер установлює прапорець Є розбіжності;
• після встановлення цього прапорця стають доступними сторінки Товари за даними постачальника і Розбіжності.

До табличної частини Товари за даними постачальника буде автоматично перенесено ту інформацію за даними постачальника, яку заповнено на сторінці Товари за фактом. Рядки буде впорядковано відповідно до номерів рядків у друкованій формі накладної постачальника, зазначених у полі № за док. Якщо під час звірки фактично прийнятих товарів із даними постачальника якийсь номер рядка було пропущено (недопостачання товару), то до табличної частини Товари за даними постачальника буде додано додатковий рядок із цим номером. У нашому прикладі було пропущено 5-й рядок.

У табличній частині Товари за даними постачальника інформація має бути заповнена у повній відповідності до друкованої форми документа постачання, тобто той список і та кількість товарів, які зареєстровані в друкованій формі накладної постачальника. Додамо до табличної частини той товар, який був зареєстрований у друкованій формі постачальника, але фактично не був прийнятий на склад. Тобто фактично зареєструємо недопостачання товару.

Після заповнення інформації в табличній частині Товари за даними постачальника слід перейти на сторінку Розбіжності та заповнити інформацію про розбіжності відповідно до введених даних.

У нашому випадку постачальник поставив нам зайві 10 м’ясорубок, але недопоставив два кухонні комбайни. Нам необхідно вирішити, як ми відображатимемо ці дані в нашому обліку. За замовчуванням розбіжності відносяться за рахунок постачальника. Якщо ці розбіжності сталися з вини перевізника або з нашої вини, то необхідно зафіксувати факт віднесення цих витрат за рахунок перевізника або віднести їх за наш рахунок на сторінці Розбіжності.

Розглянемо докладніше приклад, наведений на рисунку. Після розмови з постачальником ми вирішили прийняти надлишково поставлений товар на суму 6500 гривень і погодилися виплатити постачальнику суму цього товару. Суму нестачі (3000 гривень) ми віднесемо за рахунок транспортної компанії «Вега Транс».

Загальна сума заборгованості, що виникла у нас перед постачальником, дорівнюватиме сумі, яка була зареєстрована в документі постачання, плюс сума надлишків товарів, що надійшли, – 22160 гривень 00 копійок (15660 + 6500). Цю суму буде враховано у взаєморозрахунках із постачальником. Суму нестачі покриє транспортна компанія.

Список зареєстрованих розбіжностей можна переглянути у звіті Аналіз розбіжностей.

На підставі зареєстрованих даних про розбіжності можна оформити акт про розбіжності.

2-й варіант. Оформлення фінансових документів і фактичне постачання товарів здійснюються різними користувачами (наприклад, бухгалтером і комірником), і ці операції розділені в часі (якщо склад є ордерним)

Уявімо таку ситуацію. Із постачальником було укладено угоду на постачання товарів, оформлено та підтверджено документ Замовлення постачальнику. Відповідно до переліку товарів, зареєстрованих у замовленні постачальнику, постачальник доставив товари на склад. Комірник прийняв ці товари на склад. Фінансові документи постачання постачальник надіслав пізніше. Необхідно звірити фактичне постачання товарів із фінансовими документами постачальника.

У замовленні постачальнику за допомогою звіту Стан виконання замовлень постачальникам можна проконтролювати, яку кількість товарів було прийнято на склад комірником.

Тепер потрібно зареєструвати інформацію про фінансовий документ постачання. Фінансовий документ постачання можна оформити на підставі Замовлення постачальнику.

В оформленому документі постачання потрібно провести звірку даних із друкованою формою документа постачання, зазначити номери рядків відповідно до того, як зареєстровано товари в друкованій формі документа.

Після того як проведено звірку з первинною формою документа, потрібно заповнити документ інформацією про фактично прийняті товари (Заповнити – Перезаповнити за прийманням).

У момент заповнення програма ставить запитання про заповнення табличної частини за даними постачальника.

У разі позитивної відповіді на запитання програма автоматично перенесе інформацію за даними постачальника до табличної частини Товари за даними постачальника, а табличну частину Товари за фактом буде заповнено товарами, фактично прийнятими на склад. У документі буде встановлено прапорець Є розбіжності. Далі необхідно виконати всі ті дії з фіксації розбіжностей, які були описані в попередньому випадку. За результатами аналізу розбіжностей менеджер має погодити з постачальником подальші дії: постачальник здійснює допостачання товарів відповідно до фінансових документів; недопостачання товарів сталося з вини транспортної компанії; за недопостачання товарів сплачує страхова компанія; постачальник визнає факт недопостачання; витрати за недопостачанням списуються за рахунок постачальника тощо.

Слід звертати увагу на той факт, що програма контролює кількість товарів, що надійшли за замовленням. Якщо фактично прийнято більше товарів, ніж зазначено в замовленні постачальнику, то програма не зможе провести цей документ. У цьому випадку рядок із товаром слід розбити на два рядки: товар, що надійшов понад замовлену кількість, слід зазначити окремим рядком. Передбачено команду для автоматичного розбиття рядків. Товар, що надійшов понад замовлення, буде позначено в рядку відповідною ознакою (понадзамовлення).

Відповідно до наведеного прикладу постачальник недопоставив нам товарів на суму 400 гривень. Інформацію про суму розбіжностей ми зможемо побачити не лише у формі документа, а й у списку документів надходження.

За результатами розбіжностей оформлюється Акт про розбіжності.

Оформлення акта про розбіжності

Акт про розбіжності оформлюється на підставі документа Надходження товарів і послуг.

Якщо на підставі зафіксованих розбіжностей потрібно оформити та роздрукувати акти про розбіжності товарів (типова форма М-7), то можна оформити документ Акт про розбіжності під час надходження товарів. Перед використанням акта необхідно встановити прапорець Акти про розбіжності під час надходження товарів у розділі Адміністрування, на сторінці Запаси та закупівлі. Документ не здійснює жодних рухів і служить для формування типової друкованої форми М-7. У документі необхідно заповнити відсутню інформацію для друку типової форми.