Особливості управління складськими операціями (ордерний облік)

Наступна особливість – можливість використання під час реєстрації складських операцій ордерної схеми. Документами цієї схеми є «Прибуткове замовлення на продукти» та «Видаткове замовлення на продукти». Розглянемо цю схему:

Змоделюємо ситуацію, у якій сховища та виробничі цехи на підприємстві територіально віддалені від центрального офісу, у якому базується бухгалтерія. Якщо конфігурація за всіма параметрами налаштована на роботу в оперативному режимі, проведено організацію робочих місць для комірників усіх сховищ, а менеджери, відповідальні за постачання та збут, постійно оновлюють наявність продуктів, тоді й залишки у сховищах будуть змінюватися в оперативному режимі. Постачальник постачає матеріали, які необхідно миттєво передати до одного з виробничих цехів, а супровідні фінансові документи запізнюються. Такі ситуації трапляються досить часто. Тоді для підтримання оперативності обліку можливе використання ордерної схеми. Це передбачає, що надходження товару до сховища можливе за оформленням виключно за кількістю, без зазначення договору з контрагентом, бухгалтерського рахунку та ціни. Для цього й призначений документ «Прибуткове замовлення на товари».

Проведення документа «Прибуткове замовлення на продукти» одразу змінює залишки у сховищі. «Відомість продуктів до отримання» показує перелік товарів, оформлених прибутковими замовленнями. Такі товари в управлінському обліку можна переміщати між сховищами, передавати у виробництво, продавати та списувати.

Документ «Прибуткове замовлення на продукти» надає можливість заборонити до реєстрації та оформлення фінансових документів використовувати продукт в операціях. Для цього необхідно увімкнути прапорець «Без права продажу» вгорі документа.

Переглянути оформлені таким способом товари можна через журнал документів або сформувавши звіт «Відомість за товарами до отримання».

Під час надходження фінансових документів на підставі прибуткового рахунку працівники бухгалтерії вводять документи «Надходження послуг і товарів» або «Авансовий звіт», у яких буде заздалегідь проставлено номенклатуру, кількість і сховище (сховища), клієнта (одержувача).

За одним прибутковим замовленням можна реєструвати й оформляти кілька фінансових документів одночасно, тобто ми можемо отримати продукт від кількох постачальників, прибутковий ордер комірник введе один, а «розіслати» отримання різним постачальникам можна одразу кількома документами «Надходження послуг і продуктів» або «Авансовий звіт». За допомогою схеми замовлень можна оформлювати й внутрішнє переміщення товарів між складами підприємства (за допомогою двох документів). «Видатковий ордер на товари» дозволить у кількісному вираженні оформити витрату зі сховища, а «Прибуткове замовлення на продукти» покаже отримання цих товарів до іншого сховища. Ця схема зазвичай використовується для контролю переміщення між сховищами, які рознесені територіями.

Використання документа «Видаткове замовлення на продукти» для продажу відображає «зворотну» схему. Спочатку реєструються фінансові документи («Реалізація послуг і продуктів»), які повністю змінять стан взаєморозрахунків із клієнтом, а потім за замовленням комірник відпустить товар, і залишки у сховищі зменшаться. За одним фінансовим документом продажу можна оформлювати кілька видаткових ордерів. Якщо треба повернути постачальнику продукт, який і не був оформлений у частині фінансового обліку, то на підставі прибуткового замовлення можна сформувати видаткове замовлення з операцією повернення постачальнику.

Використання системи замовлень не задається налаштуванням усієї системи. Рішення про використання можна приймати окремо для кожного випадку, наприклад для одних надходжень товарів можна оформлювати замовлення, а для інших – оприбутковувати й одразу проводити за складським і фінансовим регістром. Аналогічно можна діяти й під час реалізації продуктів.