Особливості вибору режиму проведення документів у 1С.

У чому ж відмінність між неоперативним і оперативним проведенням документів? Бухгалтери, які використовують програму 1С: Підприємство 8, часто повинні обирати один із двох режимів проведення документів – або оперативний, або неоперативний. Така процедура особливо незрозуміла тим користувачам, які раніше працювали в програмах 1С: Підприємство. Версія 7.7. Процедура проведення документів у цій програмі була визначена однозначно, а в програмі 1С: Підприємство 8 необхідно встановити режим оперативного або неоперативного проведення. То чим же вони відрізняються один від одного?

Для розуміння суті питання необхідно зупинитися на понятті «проведення» в термінології 1С? У 1С термін «проведення» – це властивість, яку мають документи, створювані для запису первинної інформації про здійснену операцію. Однак різні документи можуть містити інформацію про одну й ту саму господарську операцію, отже, під час створення первинного документа така інформація має потрапити до цих документів і зберегтися там. Така операція в 1С називається «проведенням».

Недосвідчений користувач поняття «оперативне проведення» сприйме як швидкість обробки інформації. Однак це неправильно, оскільки за «неоперативного» та «оперативного» проведення в програмі 1С відбувається одне й те саме: інформація про операцію переноситься з одного первинного документа до інших документів і зберігається там. Але в програмі 1С кожен документ має важливий реквізит – дату здійснення господарської операції. За оперативного режиму проведення документів реєстрація здійсненої господарської операції відбуватиметься в наступний момент часу після її проведення. За неоперативного проведення – реєстрація відбувається в минулому від поточного моменту часу.

Якщо документ проводиться вчорашнім днем, то програма за замовчуванням установлює режим неоперативного проведення. Те саме відбувається і під час створення нового документа – при цьому в програмі використовується оперативний режим проведення. Але під час коригування документа та його перепроведення виникає необхідність вибору режиму проведення.

Як правило, така інформація користувачеві не потрібна, однак слід знати, що оперативно проведений документ неможливо провести майбутньою датою – програма видасть помилку. Наприклад, складаючи прибутковий касовий ордер на завтрашній день, користувач не знає, скільки завтра грошей надійде до каси. Йому стане це відомо лише тоді, коли касир, отримавши гроші на руки, проведе документ.

Наступний момент. У типових програмах (1С: УПП 8 і 1С: УТ 8) програмісти передбачили функції контролю всіляких конфліктів, використовуючи режим проведення документів. Наприклад, для виконання проведення операції реалізації товарів програма здійснює контроль достатності запасу товарів на складі.

Усі наявні в програмі контролі базуються на тому, що майбутню операцію не може відображати оперативно проведений документ, отже, із сукупності подібних документів такий контроль є найбільш актуальним. Таким чином, програма під час оперативного проведення документа підключає до нього різні модулі контролю, що використовують як основу раніше введену інформацію. Вибір користувачем неоперативного проведення означає, що цей документ із високим ступенем імовірності не є найостаннішим, отже, використовувати більшість функцій контролю практично недоцільно. Таким чином, користувач, обираючи неоперативне проведення документа, тим самим вимикає контроль, передбачений у програмі, а це призводить до помилок у роботі програми. Наприклад, якщо не спрацював контроль наявності товару на складі, то менеджер продав те, чого вже немає на складі.

У зв’язку з викладеним вище розробники рекомендують використовувати неоперативний режим проведення документів лише у випадках повної впевненості користувачів у коректності отримуваних результатів.