Правила роботи з функцією Послідовності Документів.

Що собою являють послідовності документів і для чого необхідно їх дотримуватися?

Практично у кожного бухгалтера виникала необхідність внесення будь-якої інформації до програми 1С заднім числом. Що ж при цьому відбувається, якщо, наприклад, було внесено в неоперативному режимі видаткову накладну заднім числом. На цю дату товар буде списано зі складу, але списаний товар міг бути задіяний в інших документах, що мають дати, пізніші за дату коригування. Саме тоді в програмі виникають від'ємні залишки.

Наступний важливий момент використання послідовностей документів — це визначення собівартості товарів, розрахунок якої за партійного обліку здійснюється під час списання товару зі складу.

Який би спосіб розрахунку собівартості не було обрано (ФІФО, За середнім), собівартість безпосередньо залежить від вартості партії, яка бере участь у списанні товару.

Таким чином, чим точніше відображено в програмі залишки запасів у розрізі партій, тим точніше можна визначити собівартість. Можна охарактеризувати послідовність документів як точне відображення на часовій осі подій факту здійснених операцій і саме відображення в хронологічній послідовності їх здійснення. Якщо якимось чином хронологія порушується, то це спричиняє виникнення некоректних даних у базі 1С (стан взаєморозрахунків, залишки товарів на складах тощо). Для відновлення хронології подій, що відбулися в інформаційних базах 1С існує механізм послідовностей документів.

Документи, що відображають протилежні рухи (наприклад, надходження і витрати), об'єднуються, як правило, у послідовність за тим самим регістром. Межею послідовності документів є дата, що відповідає коректному проведенню останнього документа, який належить до послідовності.

Програма 1С здійснює автоматичну реєстрацію та зберігання цієї дати. Дата оперативно переміщується під час наступних проведень документів. При внесенні даних до програми заднім числом межа послідовності зміщується назад на дату проведення. Виникає ситуація, коли дата межі менша за поточну дату. Тому необхідно провести відновлення послідовності документів.

Під час виконання обробки проведення документів у системі 1С «Управление торговлей для Украиныraquo; на вкладці «Відновлення послідовностей» з'являється інформація про наявні в конфігурації послідовності, крім того надається інформація про їх межі.

Для виконання відновлення потрібно або встановити обмеження за датою перепроведення, або не вводити обмеження, що призведе до переміщення межі на поточну дату. Після цього слід натиснути кнопку «Виконати», після проведення обробки в програмі 1С усі документи в чіткій хронології буде відновлено і всі дані стануть актуальними.