Параметри обліку

Згідно з П(С)БО № 9, запаси — це будь-які товарно-матеріальні цінності, тобто товари, виробничі запаси (сировина та матеріали, паливо, запчастини, покупні напівфабрикати, тара тощо), продукція та напівфабрикати власного виробництва, малоцінні та швидкозношувані предмети.

Для відображення в регламентованому обліку господарських операцій із запасами у програмі призначено кілька підсистем (розділів прикладного рішення): Продажі, Купівлі, Склад. Функціональність цих підсистем забезпечує відображення таких господарських операцій:

• Закупівля запасів і відображення додаткових витрат на придбання;
• Внутрішні складські операції: переміщення між складами, комплектація запасів, інвентаризація та коригування залишків;
• Використання ТМЦ у господарській діяльності, зокрема у виробництві;
• Реалізація товарів і продукції оптом та в роздріб.

У поточному розділі розглянемо:

• Налаштування прикладного рішення, що впливають на облік запасів;
• Основні принципи та механізми обліку, що використовуються в підсистемі;
• Основні довідники, потрібні для відображення операцій із запасами: Номенклатура, Одиниці виміру, Склади, Номенклатурні групи;
• Налаштування значень за замовчуванням: рахунки обліку, ціни та інше;
• Документообіг для відображення господарських операцій із запасами;
• Бухгалтерські звіти за рахунками обліку запасів.

У цьому розділі розглянемо лише операції закупівлі, складського обліку та оптових продажів у національній валюті. Операції в іноземній валюті розглянемо в окремих розділах курсу.

Налаштування, що впливають на облік запасів, доступні в розділі ГОЛОВНЕ — група Настройки.

Доступ до налаштувань обліку запасів

Усі налаштування обліку, зокрема запасів, за впливом можна розподілити на такі групи:

• Налаштування всієї ІБ — Параметри обліку;
• Налаштування конкретної організації — Облікова політика;
• Налаштування конкретного користувача — Персональні настройки.

Деякі з цих налаштувань рекомендовано встановити на початку роботи з програмою та надалі не змінювати. Розглянемо кожну групу налаштувань.

У формі Параметри обліку налаштування, що впливають на облік запасів, містяться на двох вкладках: Запаси та Торгівля.

Налаштування на вкладці Запаси визначають:

• аналітичний облік запасів — автоматичну зміну Плану рахунків, а саме властивостей рахунків обліку запасів:
• За партіями (документами надходження) — додає вид субконто Партії за рахунками обліку запасів (20, 22, 26, 28 та ін.). Значенням виду субконто є партієутворюючий документ — прибуткова накладна, авансовий звіт тощо. Така аналітика потрібна для організації обліку партій. Якщо під час налаштування облікової політики прийнято метод За середньою вартістю та увімкнено ведення партійного обліку (опція, що розглядається), то третя аналітика за рахунками обліку ТМЦ має порожнє значення;

Параметри обліку. Запаси

Рекомендація: якщо для всіх організацій в ІБ ведеться середньозважений облік ТМЦ, то вмикати облік за партіями немає сенсу. За потреби його можна ввімкнути й пізніше, але вимкнення за наявності даних у системі призведе до часткової втрати даних і навіть зміни сум у проводках під час перепроведення старих документів.

• По складах (місцях зберігання), зокрема за кількістю або за кількістю і сумою, — додає вид субконто Склади за рахунками обліку запасів. Увімкнення цієї додаткової аналітики дає змогу вести облік номенклатури з деталізацією до складів і отримувати дані про залишки ТМЦ у розрізі місць зберігання підприємства. Також визначається, чи вестиметься облік у розрізі складів лише в кількісному виразі, чи в кількісному та сумовому;

Довідка: у разі кількісного обліку оцінка товарів і матеріалів, що списуються або продаються, не залежить від того, з якого складу вони списані, оскільки облік вартості ведеться загалом по організації. У разі кількісно-сумового обліку собівартість ТМЦ, що вибувають, розраховується лише на підставі вартості надходжень на конкретний склад.

• контроль залишків — установлена опція Дозволяється списання запасів при відсутності залишків за даними обліку дає змогу відображати операції вибуття ТМЦ (продаж, списання, переміщення) навіть за відсутності залишків на складах, тобто відображати вибуття в мінус;

Рекомендація: вимкнення контролю може мати сенс на початку роботи, доки не введено залишки ТМЦ, або якщо прибуткові документи протягом періоду регулярно надходять до бухгалтерії із запізненням та вводяться минулою датою. Наприкінці періоду для отримання коректної собівартості запасів рекомендовано після введення всіх документів вимкнути опцію та перепровести всі документи за період.

• доступність обліку деяких спеціальних видів запасів:
• Ведеться облік зворотної тари — у разі встановлення опції в товарних документах з’являється спеціальна вкладка Тара, а отже, можливість відображати операції зі зворотною тарою;

Довідка: зворотна тара — тара багаторазового використання, що належить до вторинних матеріальних ресурсів і підлягає повторному використанню. Вартість тари, яку відповідно до умов договору (контракту) визначено як зворотну (заставну), не включається до бази оподаткування ПДВ. Якщо протягом строку позовної давності, визначеного законом, з моменту отримання зворотної тари її не повертають відправнику, вартість такої тари включається до бази оподаткування отримувача.

• Ведеться облік бланків суворого обліку — опція дає змогу вести облік бланків паралельно за балансовими та позабалансовими рахунками, зокрема за номінальною вартістю. Опцію Бланк суворого обліку встановлюють у картці номенклатури, якщо можливість обліку таких запасів увімкнено. Операції з бланками реєструють звичайними товарними документами з видом операції Бланки суворого обліку в окремій табличній частині;

Параметри друку документів: разом із назвою запасу можна додатково друкувати колонку Код або Артикул.

Налаштування на вкладці Торгівля визначають доступність такої функціональності:

відображення знижок в окремій колонці в документах продажу — опція Використовувати знижки;

Параметри обліку. Торгівля

• ведення обліку роздрібної торгівлі — опція Ведеться роздрібна торгівля. Для реєстрації операцій використовують склади з типом Роздрібний магазин та Неавтоматизована торгова точка (далі — НТТ), спеціальні документи Звіт про роздрібні продажі та Переоцінка товарів в роздрібній торгівлі, а також спеціальні види операцій у деяких документах;
• ведення обліку комісійної торгівлі (реєстрація продажу товарів комітента та продажу товарів через комісіонера) — опція Ведеться діяльність за договорами комісії. Для реєстрації операцій використовуються спеціальні

види договорів З комітентом та З комісіонером, а також спеціальні документи Звіт комітенту про продажі і Звіт комісіонера про продажі;

• додатковий аналітичний облік у разі ведення лише сумового обліку роздрібної торгівлі (склад виду НТТ та облік у цінах продажу):
• По ставках ПДВ — увімкнення опції додає вид субконто Ставка ПДВ за рахунком 2822 Товари в роздрібній торгівлі (в НТТ за продажною вартістю);

Рекомендація: така аналітика потрібна для коректного обліку податкових зобов’язань (ПДВ) за роздрібними продажами, якщо продаж здійснюється за різними ставками ПДВ.

• По номенклатурі (обороти) — увімкнення опції додає оборотний вид субконто Номенклатура за рахунком 2822. Утім за номенклатурними позиціями НЕ накопичуватимуться та не відстежуватимуться залишки, буде лише можливість проаналізувати передану в роздріб номенклатуру поіменно.

Довідка: це налаштування дає змогу фіксувати надходження в НТТ у розрізі номенклатури товарів, що надійшли, та аналізувати їх за допомогою звітів. Інформацію про продажі та переоцінки буде введено зведеною сумою.

Усі налаштування, пов’язані зі зміною Плану рахунків, не рекомендовано змінювати в процесі роботи. Якщо на момент зміни параметрів в ІБ уже є дані (документи, проводки), пов’язані з рахунками, що змінюються, частину інформації може бути втрачено. Або наявна інформація з урахуванням змін може стати некоректною.