Кадровий облік
Описано ведення кадрового обліку в BAS Бухгалтерія: роботу з фізичними особами та співробітниками, спрощений і повний облік, а також оформлення прийому, переведення та звільнення.. Фізичні особи. Співробітники. Спрощений кадровий облік. Документи кадрового обліку
Спеціалізована підсистема обліку зарплати і кадрів вирішує такі завдання:
- облік руху кадрів за кожною організацією, включно з оформленням документів (наказів про прийом на роботу, переведення, звільнення) і звітності (особистих карток працівників за формою П-2, звітів щодо складу працівників організації);
- нарахування заробітної плати персоналу підприємства з оформленням відповідних документів, зокрема платіжних документів;
- утримання передбачених законодавством податків і внесків, базою оподаткування для яких є заробітна плата працівників організацій, а також формування відповідних звітів з ПДФО та ЄСВ;
- відображення нарахованої зарплати, а також сум податків і внесків у бухгалтерському та податковому обліку.
Особливість обліку персоналу полягає в тому, що одна й та сама особа, тобто фізична особа, може розглядатися як кілька об’єктів обліку. Наприклад, фізична особа може працювати в організації, звільнитися, а через деякий час знову бути прийнятою на роботу. У такому разі два співробітники, прийняті в різний час і, у загальному випадку, на різні робочі місця, відповідають одній фізичній особі.
З іншого боку, одна й та сама фізична особа може бути прийнята на роботу в організацію кілька разів: на основне місце роботи та одночасно за внутрішнім сумісництвом. У такому разі одній фізичній особі також відповідають два співробітники, хоча винагорода за роботу виплачується одній людині.
Слід враховувати, що відповідно до Податкового кодексу України податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) розраховується з урахуванням усіх доходів фізичної особи у податкового агента (організації), а не окремо за різними трудовими договорами з цією організацією. Так само щодо фізичної особи до органів подається звітність з ПДФО. Аналогічні положення містяться і в Законі про єдиний соціальний внесок (ЄСВ).
Отже, у межах обліку персоналу використовуються два класи тісно пов’язаних об’єктів обліку: співробітники та фізичні особи. Тому до типової конфігурації включено довідники Співробітники і Фізичні особи.
Фізичні особи
У довіднику ведеться список усіх людей, які можуть мати відносини з підприємством. У ньому зберігається лише особиста інформація, тобто персональні дані таких осіб.
Насамперед до таких людей належать співробітники підприємства, які виконують роботи як за трудовими договорами, так і за договорами цивільно-правового характеру. Список співробітників також ведеться в окремому довіднику співробітників, де зберігається їхня кадрова інформація. Працювати зі співробітниками, зокрема з їхніми особистими даними, зручно саме з довідника співробітників.
Крім співробітників, до списку фізичних осіб можуть бути додані діти співробітників, оскільки інформація про дітей може знадобитися для розрахунку пільг з ПДФО, а також інші особи, які не є співробітниками підприємства, але яким виплачується дохід і, відповідно, може виникнути потреба розрахувати з такого доходу податки та внески.
Співробітники
У програмі під співробітниками розуміються фізичні особи, з якими в організації може бути укладений один конкретний трудовий договір. Якщо з однією й тією самою людиною організація укладає, наприклад, два трудові договори, то в програмі ця людина має бути представлена двома співробітниками. Це дає змогу отримувати інформацію про людину як співробітника за кожним таким договором окремо, зокрема формувати звіти за нарахуваннями в розрізі таких співробітників.
Найменування (представлення) таких співробітників у програмі можуть відрізнятися, що зручно для пошуку, вибору та отримання інформації про них. Водночас фактичні прізвище, ім’я та по батькові людини зберігаються окремо й є однаковими для обох таких співробітників. Окремо, у довіднику фізичних осіб, зберігається вся інша персональна інформація про людину, її особисті дані.
Під час додавання до програми нового співробітника автоматично створюється відповідна йому фізична особа та «прив’язується» до співробітника.
Особисті дані людини можна внести до картки співробітника, і вони збережуться в довіднику фізичних осіб. Окремо відкривати довідник фізичних осіб і вводити до нього дані не потрібно.
Якщо потрібно зареєструвати оформлення з цією людиною іншого трудового договору, зручно створити нового співробітника зі спеціального розділу Робота картки відповідної фізичної особи. Якщо ж для реєстрації нового трудового договору для фізичної особи, яка вже є у програмі, ввести нового співробітника безпосередньо в довідник співробітників, то під час введення повторюваного прізвища програма повідомить, що схожа фізична особа вже є в програмі, і запропонує вибрати її. Після вибору цю фізичну особу буде «прив’язано» до співробітника, якого вводять. Таким чином, програма дає змогу уникнути небажаного дублювання фізичних осіб.
У розділі Головне заповнюються або відображаються відомості про організацію співробітника, його прізвище, ім’я та по батькові, дату народження, код за ДРФО, інформація про поточне місце роботи, оклад тощо. За потреби можна змінити представлення співробітника у звітах. Для цього потрібно встановити прапорець Доповнювати представлення і зазначити потрібні відомості.
У розділі Особисті дані можна заповнити відомості про місце народження, громадянство, документ, що посвідчує особу, а також відомості про адреси реєстрації та проживання.
В інших розділах форми відображається та редагується різна додаткова інформація: кадрові документи, дані про пільги ПДФО, способи виплати зарплати, порядок обліку витрат тощо.
Безпосередньо з довідника за кнопкою Друк можна сформувати типові друковані форми з кадрового обліку для цього співробітника.
Спрощений кадровий облік
У програмі підтримується спрощений і повний кадровий облік.
За спрощеного обліку документи кадрових наказів не використовуються. Інформація про місце роботи співробітника, плановий оклад тощо вводиться безпосередньо з картки співробітника.
Зверніть увагу: під час ведення спрощеного обліку не підтримується зберігання історії внесених змін. Зокрема, немає можливості нарахувати частину заробітної плати в поточному місяці за іншим підрозділом.
За потреби в процесі роботи можна перейти від ведення спрощеного кадрового обліку до ведення повного обліку та сформувати відсутні форми наказів.
Документи кадрового обліку
У разі ведення повного кадрового обліку інформація вводиться за допомогою документів. Кадрові накази — прийом, переведення, звільнення — оформляються окремо для кожного співробітника.
Вид зайнятості співробітника — основне місце роботи, внутрішнє або зовнішнє сумісництво — зазначається безпосередньо в наказі про прийом і може бути змінений під час кадрового переведення. Таким чином, можна змінити основне місце роботи співробітника в організації без необхідності звільнення та повторного прийому на роботу.
Початкові відомості, необхідні для нарахування зарплати працівникам підприємства, зазначаються в документі Прийом на роботу. За кнопкою Друк можна сформувати друковану форму документа за типовою формою П-1.
Документ Кадрове переведення дає змогу фіксувати як зміну кадрових даних без зміни даних про оплату праці — складу нарахувань, утримань, категорії ЄСВ, так і зміну лише даних про оплату праці без кадрових переміщень.
Звільнення співробітника з організації реєструється документом Звільнення. Документ також автоматично припиняє дію всіх даних щодо нарахування заробітної плати співробітнику. За кнопкою Друк можна сформувати друковану форму документа за типовою формою П-4.
