Реєстрація фактів господарської діяльності документами

Основним способом реєстрації подій господарської діяльності в «1С:Бухгалтерії 8 для України» є введення документів.

Документи доступні з головного меню програми, де вони згруповані за видами діяльності підприємства та розділами обліку: документи для обліку виробничої діяльності доступні з меню «Виробництво», документи для обліку операцій із грошовими коштами – з меню «Банк і каса», документи для реєстрації подій з основними засобами доступні з меню «ОЗ і НМА».

Документ можна записати до інформаційної бази та провести. Запис до інформаційної бази без проведення може означати, що документ попередньо підготовлено для реєстрації майбутніх подій господарської діяльності. Для відображення події, що відбулася, в обліку документ слід провести —” при цьому в інформаційній базі сформуються записи бухгалтерського обліку та записи в інших облікових регістрах.

Перед проведенням документа «1С:Бухгалтерія 8 для України» виконує низку перевірок на повноту та правильність заповнення. Наприклад, документ «Реалізація товарів і послуг» не буде проведено, якщо за даними бухгалтерського обліку товару на складі недостатньо, але такий документ можна буде записати.

Назви документів «1С:Бухгалтерії 8 для України» визначені назвами подій господарської діяльності, для реєстрації яких вони призначені. Тому, з одного боку, ці назви можуть не збігатися з назвами форм первинних документів, затверджених державними органами, з іншого боку, один документ «1С:Бухгалтерії 8 для України» може відповідати одразу кільком паперовим регламентованим формам —” відповідно такий документ можна буде роздрукувати в кількох варіантах. Так, документ «Реалізація товарів і послуг» (меню «Продажі» —” «Продажі» —” «Реалізація товарів і послуг») можна роздрукувати в таких варіантах: акт про надання послугНѕ видаткова накладна.

Один документ може бути призначений для реєстрації кількох видів господарських операцій. Різним видам операцій відповідають різні набори введених даних і різні правила проведення документа. Наприклад, документ «Реалізація товарів і послуг» розрахований на реєстрацію двох видів господарської операції: «Продаж, комісія» та «Обладнання». Вид господарської операції слід установлювати перед початком заповнення документа. Якщо документом можна зареєструвати кілька господарських операцій, вид операції запитується під час введення нового документа.

«1С:Бухгалтерія 8 для України» надає кілька механізмів для прискореного заповнення

документів. Одним із них є механізм введення на підставі, який надає можливість копіювання інформації з документа одного виду в документ іншого виду. За допомогою цього механізму, наприклад, можна автоматично заповнити документ «Реалізація товарів і послуг» відомостями з документа «Рахунок на оплату покупцеві», раніше записаного до інформаційної бази. Для швидкого заповнення табличних частин документів використовується механізм автозаповнення, що запускається кнопкою «Заповнити» командної панелі, розташованої над табличною частиною. Для введення рахунків бухгалтерського обліку, що використовуються в проводках, а також для введення інших даних використовується механізм підстановки за замовчуванням.