Послідовність документів у 1С.

Що таке Послідовність Документів?

Поняття "документ" у програмі "1С:Підприємство" має більш істотне значення, ніж друкована форма рахунку, платіжного доручення або накладної. Документ є способом відображення в програмі актів господарської діяльності. Основним призначенням документа є реєстрація інформації про здійснені підприємством акти господарської діяльності. У програмі 1С до актів господарської діяльності належать не лише ті операції, які відповідно до законодавства мають знайти відображення в бухобліку, а й усі події в діяльності організації, що впливають на сферу автоматизованого обліку. Таким чином, додатковою функцією документа є можливість формування друкованої форми.

І зовсім не важливо, для вирішення яких саме завдань використовується програма 1С на підприємстві – для здійснення бухгалтерського обліку, обліку у виробництві, управлінського обліку в торгівлі тощо. Наприклад, з погляду програми 1С, виписування рахунку також є актом господарської діяльності, оскільки сформовано переданий клієнту друкований документ, що свідчить про виникнення в організації певних відносин із клієнтом: виписаний рахунок передбачає резервування товару за зазначеними в ньому цінами. Необхідно також зазначити, що згідно з вбудованими в 1С функціями, вручну введена бухгалтерська операція також є документом і відображає акт господарської діяльності.

Дата й час документа

У системі 1С:Підприємство для всіх документів підтримуються такі важливі характеристики, як час і дата запису документа. Необхідність зазначення в документі дати цілком очевидна, а для чого потрібно зазначати час, можна пояснити так. Основним завданням відображення часу в документі є необхідність розташування документів у певній послідовності всередині дати. Час документа умовно відповідає астрономічному часу його введення в програму. Наприклад, час документа залежить від установленого на комп'ютері користувача часу, а він не завжди правильний. Установлення часу дає змогу встановити порядок проходження документів усередині дати. Якщо користувач для двох різних документів зазначає один і той самий час, програма все одно розташує такі документи послідовно. Причому першим буде розташований документ, уведений у систему раніше за інші. У «Повному журналі» відображається реальний порядок розташування документів усіх видів. У всіх журналах розташування документів однакове, однак лише в «Повному журналі» виводяться документи всіх видів.

Порядок розташування документів

Важливою особливістю застосування засобів відображення актів господарської діяльності в системі 1С є розташування документів у певному порядку. Конструкція програми 1С:Підприємство така, що введені до інформаційної бази документи повторюють хронологію подій, відображених у документах. Наприклад, якщо час введення накладної до бази 1С неточно відповідає реальному часу виписування накладної, то таке відхилення не вважатиметься помилкою й не вплине на роботу програми. Однак введення документів в іншій послідовності, ніж події відбувалися насправді, спричинить помилку в програмі. Якщо в журналі документів видаткову накладну розташувати до прибуткової накладної, то може виникнути ситуація, за якої в обліку буде неправильно відображено списання товару. Програма вважатиме, що під час оформлення видаткової накладної на складі не було товару згідно з новою прибутковою накладною, і списання буде проведено з інших партій або неправильно буде здійснено розрахунок середньої вартості.

З управлінського погляду навіть для документів, що не відображаються в обліку, послідовність їх розташування має важливе значення. Наприклад, під час виписування рахунку постійному клієнту менеджер визначає поточну кредиторську заборгованість покупця, звіряючись із поточним станом взаєморозрахунків із клієнтом. Для підтвердження правомірності дій менеджера дуже важливо знати, чи виписувався рахунок на оплату раніше за реєстрацію банківської виписки або пізніше. Таким чином, необхідно дотримуватися загального правила, яке говорить: документи необхідно розташовувати в системі 1С у тому порядку, у якому події дійсно відбувалися.