Реалізація ТМЦ за «ордерною» схемою.

Використання ордерного документообігу при відображенні операцій вибуття під час реалізації покупцеві та повернення постачальнику дає змогу вирішувати такі завдання:

• оперативність і точність обліку вибуття товару за територіальної віддаленості відділів, що оформлюють товарні документи, від складів;

• можливість відобразити одним фінансовим документом усю номенклатуру угоди, при тому, що реальне відвантаження може виконуватися частинами, у різний час або з різних складів;

• можливість відстрочити видачу товарів, оформлених фінансовим документом, до моменту надходження оплати від покупця;

• можливість зарезервувати товар, оформлений фінансовим документом «за ордером», до моменту прибуття покупця на склад;

• можливість зазначення серій номенклатури в момент видачі товару зі складу, а не в момент виписки накладної в обліковому відділі тощо.

Рішення про використання схеми «вибуття за ордером» так само, як і при оприбуткуванні, може бути на рівні конкретної фінансової операції. Обмеженням виступає лише той факт, що воно приймається для всього фінансового документа в цілому. Тобто не можна частину накладної відвантажити відразу, а щось — за ордером, у такому разі має бути два фінансові документи.

На підставі одного фінансового товарного документа може бути виписана необмежена кількість видаткових ордерів на товари. Таким чином, у конфігурації реалізовано зв’язок «Один сеансовий товарний документ» до багатьох видаткових ордерів на товари.

Один із варіантів списання з бази, напевно, повернення тих ТМЦ, які були прийняті до сховища за прибутковим ордером і на які, зрештою, не були оформлені грошові товарні папери. У такому разі дані переміщення жодним чином не відображаються економічними товарними паперами. За одним прибутковим ордером дозволено оформити деяку кількість витрачуваних ордерів. Асоціація прибуткового ордера і витрачуваних ордерів на продукт — один до багатьох. У разі, якщо поверненню не підлягають продукти, які надійшли за прибутковим ордером, проте оформлені фінансові папери надходження, необхідно застосовувати схему, що використовується при поверненні куплених продуктів.

Якщо під час реалізації продуктів використовується ордерна методика, то формується запас, який, імовірно, списаний лише після оформлення витрачуваного ордера. Це надано за допомогою особливих регістрів накопичення «Продукти до передавання зі складів» і «Продукти до передавання організацій». Таким способом та чисельність товару, яка виписана у фінансовому акті здійснення або призначена для повернення імпортеру, уже не має можливості бути виписаною іншим менеджером повторно. Використання витрачуваних ордерів у системі не вважається невід’ємним. Але якщо у фінансовому папері користувач указує потребу виписки для цієї операції витрачуваних ордерів, то збереження «Під документ» робиться системою в невід’ємному порядку.

Папір «Видатковий ордер на товари» рекомендується створювати з вихідного фінансового документа, посилання на який обов’язково потрібно задавати.

Документ «Видатковий ордер»

За допомогою документа можна відобразити такі операції вибуття ТМЦ:

• вид дії –“ «Витрата за накладною» у реквізиті «За документом» потрібно буде зазначити раніше оформлений документ виду «Реалізація товарів і послуг»;

• вид операції –“ «Повернення постачальнику» у реквізиті «За документом» потрібно буде зазначити раніше оформлений документ виду «Повернення товарів постачальнику»;

• вид дії –“ «Повернення за прибутковим ордером» у реквізиті «За документом» потрібно буде зазначити раніше оформлений документ виду «Прибутковий ордер на товари»;

• вид операції –“ «Переміщення» у реквізиті «За документом» потрібно буде зазначити раніше оформлений документ виду «Переміщення товарів».

Автоматичне заповнення документа (кнопка «Заповнити») можливе лише за даними документа передавання. При цьому контролюється можливість часткових відвантажень і заповнюється лише недовідвантажений залишок за фінансовим документом. Крім того, можна скористатися універсальним механізмом «Підбору».

Ще одна особливість реалізації товару за ордером полягає в тому, що серію вибуваючого товару (якщо ведеться облік за серіями) можна зазначити за вибором:

• або у фінансовому документі реалізації;

• або у видатковому ордері.

Якщо цей аналітичний параметр можна визначити лише візуально, під час видачі товару, то зазначати його слід у видатковому ордері. При цьому реквізит табличної частини «Серію зазначено» слід установити у значення «При відпуску зі складу» та зазначити серію виданого товару.

При проведенні видаткового ордера система контролює відповідність асортименту та кількості номенклатури у фінансовому документі й ордері. При спробі списати інші найменування або більшу кількість в оперативному режимі документ не буде проведено та буде видано відповідне повідомлення.

При проведенні документа реєструється така інформація:

• реєструється факт операції списання товарів за ордером (витрата в залишкових регістрах накопичення «Продукти до передавання організацій», «Продукти до передавання зі складів»);

• якщо в документі встановлено посилання на папір «Прибутковий ордер на продукти», у якому було встановлено прапор «Без права продажу», то відбувається зняття з резерву товару за ордером, яке фіксується як витрата в залишковому регістрі накопичення «Товари в запасі на складах»;

• зменшується кількість товару на складі, зазначеному в папері (витрата в залишковому регістрі накопичення «Товари на складах»; для роздрібного складу витрата в залишковому регістрі накопичення «Товари в роздрібі»);

• зменшується кількість товарів, що перебувають у розпорядженні організації, зазначеної в документі (витрата в залишковому регістрі накопичення «Товари організації»);

• якщо товар списується покупцеві або повертається назад постачальнику, то в частині формування списання собівартості товару робиться запис витрати в залишковий покажчик накопичення «Партії товарів на складах», відповідно до стратегії списання партій товарів за хронологією, зазначеною в обліковій політиці.

Аналіз інформації, товари, які мають списатися зі складу, дозволено перевірити за допомогою звіту «Аналіз доступності товарів на складах» — у шапці «До передавання», якщо у фінансових документах установлено вид передавання «За ордером».

Або скористатися універсальним звітом «Залишки й обороти» за розділом обліку «Товари до передавання зі складів» або «Товари до передавання організацій».

За допомогою виписки «Відомість за продуктами на складах» можна отримати повну інформацію про всі товари, списані зі складу за певний період, незалежно від використовуваного обороту, а за допомогою виписки «Відомість за партіями продуктів на складах» є можливість проаналізувати, за якою собівартістю були списані товари.