Робота з документами

Введення документів

Пошук раніше введених документів

Загальні реквізити документів

Введення одних документів на підставі інших

Коригування записів регістрів

Проведення документів

Перегляд і коригування рухів документів

Друк документів

Автоматизоване заповнення табличних частин документів

Налаштування видимості колонок табличної частини документа

 

Як зазначалося вище, основним способом ведення обліку в «1С:Бухгалтерії 8 для України» є реєстрація фактів господарської діяльності за допомогою документів. Документи відображаються у списках документів різних видів (журналах). Списки документів доступні безпосередньо з головного меню.

Введення документів

У загальному випадку реєстрація фактів господарської діяльності виконується в такій послідовності: користувач відкриває список документів і виконує команду створення нового

документа. Для цього потрібно натиснути кнопку з іконкою (кнопка має назву «Створити» або назву, що збігається з назвою документа).

На екрані відкривається форма нового документа, у якій користувач установлює вид операції, потім заповнює, а потім записує та проводить документ.

Для запису документа призначена кнопка «Записати»Нѕ для проведення документа —” кнопка «Провести»Нѕ для запису, проведення та закриття форми документа призначена кнопка «Провести і закрити».

Автоматичне присвоєння номера документа здійснюється після запису документа. Це дає змогу виключити пропуски номерів документів під час мережевої роботи користувачів. Ручна зміна номера документа

можлива, але не рекомендується.

«1С:Бухгалтерія 8 для України» надає користувачеві різні зручності для прискорення введення документів:

• користувач може заповнити форму документа шляхом копіювання раніше введеного документа того самого виду, а потім змінити лише частину даних (для цього використовується загальний прийом копіювання запису списку системи програм «1С:Підприємство 8» за допомогою меню «Ще» —” «Скопіювати» у командній панелі форми списку або журналу);
• деякі документи можна ввести на підставі раніше введених документів іншого виду;
• документи можуть вводитися групами в результаті автоматизованих обробок тощо.

Пошук раніше введених документів

Для прискорення пошуку раніше введених документів у списку можна використовувати пошук за номером і за датою. Для спрощення пошуку можна встановити інтервал дат документів, що відображаються у списку, за допомогою меню «Ще» —” «Установити період» у командній панелі форми списку або журналу.

Знайти документ за номером, датою, контрагентом, будь-якою іншою колонкою списку можна, встановивши курсор на потрібній колонці та натиснувши кнопку «Знайти». Після визначення умов пошуку на список накладається відбір.

Скасувати відбір можна за допомогою кнопки «Скасувати пошук».

Для звуження пошуку документа з використанням складнішої умови або кількох умов можна встановити умови відбору та сортування у списку за допомогою кнопки меню «Ще» —” «Налаштувати список» у командній панелі форми списку або журналу.

Зазначені прийоми є загальними для роботи з журналами та списками в системі програм «1С:Підприємство 8».

Загальні реквізити документів

За допомогою документа одного виду можна сформувати кілька різних видів операцій —” кілька різних наборів проводок бухгалтерського обліку. Наприклад, за документом виду «Надходження товарів і послуг» можна сформувати операції таких видів: «Купівля, комісія» (мається на увазі купівля товарів або приймання товарів на комісію), «У переробку» (надходження давальницької сировини для переробки), «Обладнання» (надходження обладнання), «Об’єкти будівництва» (прийняття до обліку об’єктів будівництва), «Бланки суворого обліку» (надходження бланків суворого обліку). У відповідних проводках використовуються різні кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку. Вид операції вибирається під час створення нового документа.

Установлений вид операції відображається в заголовку форми документа після назви документа (через двокрапку).

Багато інших реквізитів також однакові для більшості документів. Так, у будь-якому документі має бути зазначена організація. Причому під час введення нового документа реквізит «Організація» заповнюється автоматично відповідно до налаштування властивості «Основна організація» (меню «Головне» —” «Налаштування» —” «Організації»).

• документах, що відображають надходження та списання матеріальних цінностей, зазначається реквізит «Склад» —” місце зберігання цих цінностей. Список складів доступний через меню «Довідники» —” «Товари та послуги» —” «Склади».
• документах, за допомогою яких здійснюються розрахунки з контрагентами, є реквізит «Контрагент». Як правило, контрагент є постачальником або покупцем товарів (матеріалів, робіт, послуг). Повний список контрагентів доступний із меню «Довідники» —” «Купівлі та продажі» —” «Контрагенти».
• доповнення до реквізиту «Контрагент» у таких документах міститься реквізит «Договір». Цей реквізит заповнюється зі списку договорів організації з вибраним контрагентом і відповідним видом договору.

Список договорів доступний із картки контрагента на вкладці «Головне» за посиланням «Усі договори».

Тут же можна задати один із договорів із контрагентом як основний. Основний договір буде підставлятися в документ автоматично після вибору контрагента (за умови, що він відповідає деяким іншим установленим обмеженням).

Багато документів містять реквізит «Відповідальний», у якому можна зазначити працівника організації, відповідального за виконання господарської операції. Вибір відповідального здійснюється зі списку користувачів програми. За замовчуванням у цей реквізит підставляється користувач, який створив документ.

У реквізиті «Коментар» можна записати будь-яку інформацію про деталі документа та операції.

Введення одних документів на підставі інших

«1С:Бухгалтерія 8 для України» надає можливість копіювання інформації з документа одного виду в документ іншого виду. Для цього під час введення нових документів використовується механізм введення на підставі. Цей механізм дає змогу, наприклад, створити видаткову накладну, автоматично перенісши до неї інформацію з раніше виписаного рахунку.

Для введення документа на підставі іншого документа слід виділити запис вихідного документа у формі журналу документів, у командній панелі форми журналу натиснути кнопку «Створити на підставі» —” відкриється меню, що являє собою список видів документів, доступних для введення на підставі поточного документа. У цьому меню потрібно вибрати потрібний документ.

Аналогічні дії можна виконати з форми самого документа, вона також містить кнопку «Створити на підставі».

Коригування записів регістрів

Паралельно з введенням ручних операцій бухгалтерського обліку, у конфігурації є можливість вводити довільні проводки та записи до спеціалізованих регістрів відомостей і накопичення.

Для цього під час введення ручної операції потрібно натиснути кнопку «Вибір регістрів».

За допомогою форми налаштування складу регістрів зазначають ті регістри, які будуть коригуватися документом. Далі на відповідних вкладках вводяться дані про рухи за регістрами.

Є можливість формувати рухи на підставі рухів інших документів інформаційної бази, наприклад, з метою сторнування раніше введених даних.

Під час створення операції зазначається вид операції «Сторно рухів документа» та документ, який буде використовуватися для заповнення рухів коригування. Будуть сформовані сторнувальні рухи (рухи з від’ємними сумовими та кількісними значеннями), що відповідають вибраному документу. Надалі ці рухи можуть бути відредаговані.

Проведення документів

Проведення документа означає автоматичне формування проводок бухгалтерського та податкового обліку, а також записів в інших регістрах накопичення (у спеціалізованій термінології —” рухів регістрів).

Якщо документ допускає проведення, то командна панель форми документа містить «Провести» («Провести і закрити»).

Рахунки бухгалтерського обліку, що використовуються в проводках, відображаються у формах документів: в окремих полях, у колонках таблиць, на спеціальних вкладках. У більшості випадків ці рахунки підставляються автоматично під час введення нового документа, під час установлення виду операції документа, під час введення окремих даних.

Перегляд і коригування рухів документів

У командній панелі документів є кнопка «Дт/Кт». Після натискання цієї кнопки відкривається форма, на вкладках якої відображається результат проведення документа за регістрами.

За замовчуванням у формі відображаються лише ті регістри, за якими сформовані рухи. Налаштувати видимість регістрів можна у формі «Налаштування відображення регістрів», що відкривається в меню «Ще» —” «Вибір регістрів» командної панелі документа.

У формі можна позначити ті регістри, рухи за якими користувач хоче бачити або редагувати.

Кнопка «Стандартне налаштування» встановлює видимість лише тих регістрів, за якими є рухи.

Прапорець «Ручне коригування (дозволяє редагування рухів документа)» вмикає режим, у якому користувач може редагувати, додавати та видаляти рухи документа за регістрами.

За пунктом меню «Ще» —” «Провести і закрити» командної панелі документа будуть збережені відредаговані рухи документа. Під час перепроведення документа з увімкненим ручним коригуванням рухи за регістрами автоматично не оновлюються, про що буде видано повідомлення. Для повернення до стандартного режиму проведення документа потрібно зняти прапорець у формі перегляду рухів документа.

У списку іконкою відображаються ті документи, у яких увімкнено ручне коригування рухів.

Друк документів

Для документа можна сформувати відповідну йому друковану форму —” паперову накладну, платіжне доручення, довіреність тощо. Причому для деяких документів можна вибрати один із кількох варіантів друкованої форми.

Варіанти друкованої форми відображаються в меню кнопки «Друк» командної панелі документа.

Частина документів конфігурації призначена лише для введення, зберігання та друку первинних документів —” відповідно проводки та записи в регістрах обліку такими документами не формуються. До таких документів належить, наприклад, документ «Рахунок на оплату покупцю» (меню «Продажі» —” «Продажі» —” «Рахунок на оплату покупцю»).

З іншого боку, конфігурація містить кілька видів документів, які використовуються виключно для автоматичного формування проводок і, відповідно, не мають друкованих форм. Це документи, спочатку сформовані у зовнішніх організаціях, наприклад, документ «Надходження на розрахунковий рахунок» (меню «Банк і каса» —” «Банк» —” «Банківські виписки»), призначений лише для реєстрації надходження платежу від сторонньої організації. Крім того, це деякі види регламентних документів.

Автоматизоване заповнення табличних частин документів

Для швидкого заповнення табличних частин документів використовується механізм підбору. Натисканням на кнопку «Підбір» над табличною частиною документа викликається спеціальна форма підбору.

Зазначається вид підбору: , за яким нижня таблична частина форми буде автоматично заповнена вихідними даними (увесь список номенклатуриНѕ лише номенклатура, за якою є залишки).

Механізм автозаповнення запускається натисканням на кнопку «Заповнити» над табличною частиною. У відкритому меню кнопки користувач може вибрати один із критеріїв автозаповнення, після чого таблична частина документа буде автоматично заповнена всіма даними, що відповідають критерію.

Після автоматичного заповнення табличної частини користувач може змінити її вручну.

ПРИМІТКА. Фахівці з конфігурування можуть розробляти додаткові механізми автозаповнення табличних частин документів. Ці механізми оформлюються у вигляді файлів зовнішніх обробок із розширенням .epf. Користувач може підключити готову обробку до документа самостійно, після чого найменування додаткового механізму з’явиться в меню кнопки «Заповнити». Список підключених механізмів автозаповнення доступний для перегляду через меню «Адміністрування» —” «Налаштування програми» —” «Друковані форми, звіти та обробки».

Механізм групової зміни даних табличної частини документа запускається кнопкою «Змінити». З

допомогою цього механізму, наприклад, можна збільшити ціну перелічених товарів на однакову кількість відсотків.

Зокрема, за допомогою кнопки «Змінити» можна перезаповнити табличну частину документа за іншим типом цін. Цей самий спосіб перезаповнення доступний за посиланням «Редагувати ціни та валюту» .

Налаштування видимості колонок табличної частини документа

На початку роботи з «1С:Бухгалтерією 8 для України» видимість установлена не для всіх колонок табличних частин документів. Зокрема, за замовчуванням у документах вибуття запасів не видно колонок «Документ оприбуткування», «Сума списання (грн)». Видимість тих чи інших колонок табличної частини документа налаштовується у спеціальному вікні «Налаштування форми», що викликається з командної панелі документа командою «Ще» —” «Змінити форм󅦻.