Регістри накопичення товарного обліку.

Валюта собівартості ТМЦ

Налаштування партійного обліку

Стратегія «За хронологією»

Стратегія «За статусами партій»

Параметр «Вести партійний облік за складами»

Для організації як кількісного, так і сумового обліку використовуються цілі сімейства регістрів накопичення, тісно взаємопов'язаних між собою. Для розуміння роботи конфігурації важливо знати їх склад, структуру і принципи формування в них рухів документами-реєстраторами. Крім того, розуміння смислового навантаження інформації, що зберігається в тому чи іншому регістрі накопичення підсистеми управління запасами, істотно полегшує пошук і аналіз потрібних даних за допомогою універсальних засобів, платформи та звітів.

Виходячи з двох останніх принципів, можна умовно розділити всі управлінські регістри накопичення підсистеми управління запасами на кількісні товарні регістри накопичення та вартісні товарні регістри накопичення.

До основних кількісних товарних регістрів накопичення можна віднести:

• «Товари на складах» (залишковий регістр накопичення). У цьому регістрі відображаються всі рухи товарів незалежно від права власності на них або їх поточного стану. Інформація, що зберігається в цьому регістрі, забезпечує оперативний облік залишків товарів, які фізично перебувають у місцях зберігання підприємства;

• «Товари організацій» (залишковий регістр накопичення). У цьому регістрі відображаються всі рухи товарів незалежно від права власності на них або поточного стану. Але при цьому всі ці рухи відображаються в розрізі організацій підприємства (юридичних осіб). Фактично, за допомогою цього регістру ведеться облік усіх запасів, що перебувають у розпорядженні організації;

• «Передані товари» (залишковий регістр накопичення). У цьому регістрі накопичення відображаються ТМЦ, передані на комісію або в переробку, а також зворотна тара, передана покупцям;

• «Отримані товари» (залишковий регістр накопичення). У цьому регістрі накопичення паралельно до регістру накопичення «Товари на складах» у розрізі контрагентів відображаються рухи ТМЦ, отриманих на комісію, у переробку або зворотна тара, отримана від постачальників;

• «Товари до отримання на склади» (залишковий регістр накопичення). У цьому регістрі накопичення паралельно до регістру накопичення «Товари на складах» відображаються ті ТМЦ, які надійшли на підприємство за прибутковими ордерами та ще не підтверджені фінансовими документами — тобто невідфактуровані поставки. У цьому ж регістрі відображаються рухи за операціями внутрішнього переміщення між складами підприємства із застосуванням ордерної схеми документообігу;

• «Товари до передачі зі складів» (залишковий регістр накопичення). У цьому регістрі накопичення паралельно до регістру накопичення «Товари на складах» відображаються ті товари, за якими вже оформлено фінансовий документ вибуття зі складу, але ще не здійснено відвантаження зі складу за видатковими ордерами. До них можна віднести операції невідфактурованих продажів, повернення постачальнику за ордером або внутрішніх передач зі складу на інший склад підприємства за ордером;

• «Товари до передачі організацій» (залишковий регістр накопичення). У цьому регістрі накопичення паралельно до регістру накопичення;

• «Товари на складах» відображаються ті товари, за якими вже оформлено фінансовий документ вибуття зі складу, але ще не здійснено відвантаження з організації за видатковими ордерами. До них можна віднести операції невідфактурованих продажів, повернення постачальнику за ордером;

• «Товари в резерві на складах» (залишковий регістр накопичення). У цьому регістрі зберігається інформація про «недоступні» товари, зарезервовані під внутрішні замовлення або замовлення покупців. Резервування «Під замовлення» буде докладніше розглянуто в розділі «Управління товарними замовленнями». У тому разі, якщо в документі «Прибуткове розпорядження на товари» встановлено прапорець «Без права передачі», відбувається формування резерву «За документом»;

• До основних вартісних товарних регістрів накопичення можна віднести:

• «Партії товарів на складах» (залишковий регістр накопичення). Регістр використовується для зберігання інформації про кількість і вартість ТМЦ у розрізі партій для цілей управлінського обліку;

• «Партії переданих товарів» (залишковий регістр накопичення). Регістр використовується для цілей управлінського обліку для зберігання інформації про кількість і вартість ТМЦ у розрізі партій, переданих на комісію або в переробку, тобто тих, що фізично відсутні на складах підприємства.

Крім того, існує ще низка спеціальних регістрів накопичення для обліку товарів і продукції в роздробі. Домовимося надалі називати всі вищеперелічені регістри накопичення товарними регістрами накопичення. А всі документи-реєстратори, здатні породжувати в них рухи, називатимемо товарними документами. Дані будь-яких залишкових регістрів накопичення можна проаналізувати універсальним звітом «Залишки й обороти».

Валюта собівартості ТМЦ

На самому початку роботи з типовою конфігурацією в «Налаштуванні параметрів обліку» на вкладці «Валюта» потрібно обов'язково визначити валюту управлінського обліку. Саме відповідно до цього налаштування і ведеться облік собівартості ТМЦ. Валюта документа, що реєструє господарську операцію, визначається валютою взаєморозрахунків, установленою в договорі з контрагентом. Для внутрішніх складських документів, що не впливають на взаєморозрахунки з контрагентами, використовується валюта управлінського обліку.

Під час реєстрації будь-яких загальногосподарських операцій, у тому разі, якщо валюта документа відрізняється від управлінської валюти, для визначення розміру вартості ТМЦ автоматично здійснюється перерахунок із валюти документа у валюту управлінського обліку. Під час розрахунку сум з однієї валюти в іншу значення курсів валют береться за замовчуванням на дату здійснення господарської операції з регістру відомостей «Курси валют».

З вищесказаного випливає, що інформацію про вартість ТМЦ в управлінській звітності можна отримати лише в тій грошовій одиниці, яка призначена для управлінського обліку. Наприклад, якщо валютою управлінського обліку встановлено «Долар США», то отримати вартість ТМЦ у гривні неможливо.

Налаштування партійного обліку

Налаштування управлінського обліку, що впливають на відображення операцій із запасами, задаються в регістрі відомостей «Облікова політика (управлінський облік)». Переважно ці налаштування стосуються партійного обліку ТМЦ.

Інформація про витрати господарсько-матеріальних цінностей на складах у системі зберігається в розрізі партій. Вона є блоком інформації про:

• документ, що утворює партію;

• сторону, під час взаємодії з якою утворилася партія;

• договір, за яким створюються взаєморозрахунки, пов'язані з партією;

• вартість номенклатури тощо.

Слід звернути увагу на те, що практично ніде користувач не має безпосереднього впливу на вибір партій ТМЦ під час відображення операцій. Також не передбачено механізму ручного зазначення переваги партій ТМЦ. Партії формуються автоматично під час надходження на склад, а під час переміщення або вибуття також автоматично вибирається для списання відповідна партія. Увесь вплив користувача на систему партійного обліку обмежується тими чи іншими налаштуваннями.

Налаштування партійного обліку ТМЦ

Стратегія «За хронологією»

Підсистема обліку вартості різних товарів, реалізована в типовій конфігурації, відповідає двом головним вимогам:

• зберігає вартісну оцінку товарних запасів підприємства з потрібним ступенем деталізації;

• під час вибуття товарів у кількісному вираженні визначає вартісну оцінку вибулої кількості номенклатури.

• У налаштуваннях облікової політики визначається метод оцінки ТМЦ під час вибуття («Стратегія за хронологією») — ФІФО, ЛІФО або За середньою. Списання собівартості в розрізі партій здійснюється у дві стадії:

• підбір відповідних за заданими аналітичними параметрами партій, тобто таких, що відповідають певному локальному контексту;

• вибір списуваної партії зі списку партій, відібраних на першому кроці, за заданим методом.

Вибір партій на першому кроці здійснюється за тими розрізами, які призначені для партійного обліку (організація, якщо в системі використовується загальний облік за складами, номенклатура, коляція, сорт, замовлення, серія). При застосуванні способів ЛІФО або ФІФО підбір партій на другому кроці здійснюється виходячи з дати документа, що утворює партію.

Стратегія «За статусами партій»

У підсистемі «Облік запасів» реалізовано підтримку роздільного сумового обліку товарів із персональним статусом (куплений, власний, переданий на комісію, зворотна тара та інші). В управлінському обліку статус є обліковим параметром партії ТМЦ (вимір «партійних» регістрів накопичення). До того ж одна й та сама номенклатура може мати різний статус.

Наприклад, та сама номенклатура може бути частково куплена і частково — отримана на комісію. Усе це статуси різних партій надходження.

Кількісний складський облік продукції ведеться незалежно від статусу, а партійний облік вартості ведеться в розрізі статусів партій. Значення статусу здебільшого не може задаватися користувачем вручну, воно встановлюється автоматично під час проведення документів залежно від того, який вигляд має документ і виду відображуваної ним господарської операції. Єдина можливість опосередковано впливати на цей процес забезпечується за допомогою налаштування облікової політики. У налаштуваннях можна призначити значення параметра «Стратегія списання партій товарів за статусами» — «Спочатку власні, потім прийняті», або навпаки. Цей параметр налаштування означає перевагу списання партій товарів однакової номенклатури в ситуаціях, коли є власні товари і товари, взяті на комісію. Значення параметра встановлює: чи будуть спочатку списуватися власні товари, або товари, прийняті на комісію.

Статуси партій ТМЦ

Параметр «Вести партійний облік за складами»

Це налаштування визначає — чи буде вартість ТМЦ (партії) прив'язана до конкретного складу або ж вестиметься за підприємством загалом. Ведення обліку вартості партій ТМЦ у розрізі складів дає можливість надалі отримувати інформацію про справжню вартість товарів окремо за кожним складом, щоб зручно застосовувати для цілей інвентаризації, для оцінки вартості номенклатурних позицій, закріплених за будь-якою матеріально відповідальною особою (МВО), та низки інших завдань. Але за такого підходу виникає можливість довільного управління вартістю вибуваючих товарів. Тобто можна перевіряти — на якому саме складі вартість ТМЦ більша, а на якому менша. І, само собою, ухвалювати рішення, з якого саме складу вигідніше списати. Можливість такого вибору може суперечити обраному методу оцінки собівартості партій товарів і вносити невиправдані відхилення в обсяг витрат і прибутку під час продажів. Для того щоб розв'язати подібний конфлікт у типовій конфігурації, налаштування ведення сумового обліку в розрізі складів реалізовано як опціональну функціональність. Якщо прапорець увімкнено, то задана стратегія списання партій за хронологією діятиме в межах конкретного складу.

Наприклад, для методу «ФІФО» списуватиметься найстаріша партія з цього складу, хоча загалом по підприємству можуть бути і старіші партії. Якщо партійний облік у розрізі складів не ведеться, то отримати точну вартість залишків на конкретному складі не вдасться. Під час інвентаризації розраховуватиметься середня вартість ТМЦ за всіма складами.

Налаштування «Списувати партії під час проведення документів» описано в наступному пункті.