Робота з документом Закриття замовлень покупців

Загальні положення

Закриття замовлень від покупців

Зняття резервів і розміщення

Аналіз інформації

Наведені у статті приклади відтворювалися в конфігурації «Управління торговельним підприємством для України» (редакція 1.2). Методика, описана у статті, також актуальна для конфігурацій «Управління виробничим підприємством для України» (редакція 1.3) та «Управління торгівлею для України» (редакція 2.3).

Загальні положення

Для оформлення попередньої домовленості з покупцем про намір придбати ним товари (продукцію, послуги) у системі призначений документ «Замовлення покупця».

Робота з підсистемою управління замовленнями можлива як у разі ведення взаєморозрахунків «За замовленнями», так і у разі ведення взаєморозрахунків «За договором у цілому».

Докладніше варіанти роботи з документом «Замовлення покупця» описані у статті «Методи оформлення замовлень покупців».

У ході здійснення господарських операцій виникають ситуації, коли необхідно зняти замовлення покупців з обліку.

Основні випадки зняття замовлень покупців:

• Розірвання угоди – повне скасування частини замовлення, що залишилася (неопрацьованої).
• Закриття замовлення, коли вважається, що воно виконане, навіть якщо за даними обліку воно не зійшлося «в нуль». Наприклад, якщо у разі реалізації будуть встановлені інші ціни, зокрема через курсові різниці, або інша знижка, то за замовленням «зависнуть» суми. Те саме станеться, якщо відвантаження за замовленням здійснено в іншій кількості або за іншою номенклатурою, ніж передбачалося. Залишки за замовленням (товарів та оплати) у цьому разі просто списуються як такі, що не потребують виконання.
• Зняття резервів і розміщення із замовлень, наприклад, у разі якщо минув строк зберігання резервів за замовленнями.

Для відображення операцій зняття замовлень покупців з обліку призначений документ «Закриття замовлень покупців».

У документі «Закриття замовлень покупців» передбачено два види операцій, які визначають порядок заповнення документа:

• Закриття замовлень від покупців - дає змогу повністю закрити зазначені замовлення, повністю списати за ними план відвантаження, очікувані платежі, резерви та розміщення.
• Зняття резервів і розміщення - дає змогу зняти наявні резерви та розміщення за зазначеними замовленнями покупців і постачальників.

Документ можна заповнити як вручну, так і автоматично за кнопкою «Заповнити».

Під час заповнення документа «Закриття замовлень покупців» у табличній частині можна зазначити причину закриття для кожного замовлення покупця.

Формулювання причин закриття замовлень визначаються користувачами та зберігаються в довіднику «Причини закриття замовлень» (Рис. 1). Заповнення однойменного реквізиту з документа «Закриття замовлень покупців» дасть змогу аналізувати суми втрат через закриття замовлень (докладніше описано нижче, у підрозділі «Аналіз інформації»).

Рисунок 1 – заповнений довідник «Причини закриття замовлень»

Закриття замовлень від покупців

Під час заповнення документа «Закриття замовлень покупців» з видом операції «Закриття замовлень від покупців» буде списано всі наявні залишки за замовленнями покупців та очікуваними платежами.

Для виду операції «Закриття замовлень від покупців» доступне автозаповнення з такими видами відбору:

• Довільний відбір;
• Застарілі замовлення;
• Виконані замовлення.

Заповнення документа «Закриття замовлень покупців» (вид операції «Закриття замовлень від покупців») з відбором «Довільний відбір» дає змогу користувачеві самостійно визначити всі умови відбору, включно з недоступними в інших видах заповнення (Рис. 2).

Документ «Закриття замовлень покупців» з довільним відбором дає можливість відібрати замовлення, зазначивши такі налаштування відбору:

• Наявність резерву – з резервами або без резерву;
• Стан відвантаження – товар відвантажено повністю або частково;
• Дата відвантаження - прострочена, більша або менша за будь-яку дату;
• Стан оплати - товар оплачено повністю або частково;
• Дата оплати - прострочена, більша або менша за будь-яку дату тощо.

Рисунок 2 - заповнений документ «Закриття замовлень покупців» з відбором «Довільний відбір»

Документ «Закриття замовлень покупців» (вид операції «Закриття замовлень від покупців») з відбором «Застарілі замовлення» буде заповнюватися замовленнями з простроченою датою відвантаження та/або простроченою датою оплати (Рис. 3). Закінчення строку визначається за «датою оплати» та «датою відвантаження», установленими в документах «Замовлення покупця». Строк давності за замовчуванням установлено [90 днів] і може бути змінений користувачем у межах від 0 до 999 днів.

Рисунок 3 - заповнений документ «Закриття замовлень покупців» з відбором «Застарілі замовлення»

Документ «Закриття замовлень покупців» (вид операції «Закриття замовлень від покупців») з відбором «Виконані замовлення» буде заповнюватися виконаними замовленнями (Рис. 4). Виконаними замовленнями вважаються ті замовлення, за якими: немає заборгованості покупця з оплати, немає заборгованості організації з відвантаження товару, відсутні (зняті) всі резерви та розміщення. Вважається, що всі роботи за такими замовленнями успішно завершено і замовлення підлягають закриттю. При цьому на заборгованість з відвантаження перевіряється як сума відвантаження за замовленням, так і відвантажена кількість номенклатури в табличній частині замовлення.

Рисунок 4 - заповнений документ «Закриття замовлень покупців» з відбором «Виконані замовлення»

Зняття резервів і розміщення

Під час вибору виду операції «Зняття резервів і розміщення» за кнопкою «Заповнити» можна заповнити табличну частину документа як за тими замовленнями покупців, за якими минув строк зберігання резерву без оплати, так і за тими замовленнями, за якими є резерв або розміщення.

Строк зберігання резерву без оплати задається в параметрах договору, за яким оформлюється замовлення. У договорі з контрагентом за встановленого прапорця «Тримати резерв без оплати обмежений час, днів не більше» задається максимальна кількість днів, протягом яких документ «Закриття замовлень покупців» не буде «бачити» раніше зарезервовані за цим договором залишки товарів, тобто протягом зазначеної кількості днів резерв не вважатиметься простроченим за відсутності оплати.

Для операції «Зняття резервів і розміщення» в автовідборі доступні такі наперед визначені види заповнення:

1. Усі замовлення з резервами;
2. Неоплачені в строк замовлення.

Під час заповнення документа «Закриття замовлень покупців» (вид операції «Зняття резервів і розміщення») з відбором «Усі замовлення з резервами» відбираються всі документи з наявністю резервів та/або розміщення (Рис. 5).

Заповнення документа «Закриття замовлень покупців» з відбором за всіма замовленнями з резервами дає змогу зняти наявні резерви та розміщення за зазначеними замовленнями покупців і постачальників.

Рисунок 5 – заповнений документ «Закриття замовлень покупців» з відбором «Усі замовлення з резервами»

Під час заповнення документа «Закриття замовлень покупців» (вид операції «Зняття резервів і розміщення») з відбором «Неоплачені в строк замовлення» відбираються замовлення з резервами та/або розміщенням, за якими немає повної оплати покупцем, і прострочено дату оплати, зазначену в замовленні (Рис. 6). Кількість днів простроченої оплати (строк давності) встановлено за замовчуванням (1 день) і може бути змінено користувачем.

Рисунок 6 – заповнений документ «Закриття замовлень покупців» з відбором «Неоплачені в строк замовлення»

Аналіз інформації

Як зазначалося вище, фіксація в документі «Закриття замовлень покупців» інформації про причини закриття замовлень корисна, оскільки будь-яке відхилення від запланованих показників відвантаження є інформацією для управлінського аналізу. На підставі даних про причини закриття замовлень покупців можна сформувати звіт «Аналіз причин закриття замовлень» (Рис. 7).

Аналіз може здійснюватися окремо за замовленнями покупців, замовленнями постачальникам або за двома видами замовлень одночасно.

Звіт можна згрупувати за контрагентами, відповідальними менеджерами та/або причинами закриття. Важливо, що у звіті видно не лише суми замовлень, а й суми «закриття» замовлень.

Як показники звіту виводяться:

• Сума закриття замовлення у валюті управлінського обліку;
• Сума закриття замовлення у валюті взаєморозрахунків;
• Сума замовлення у валюті взаєморозрахунків.

Рисунок 7 – звіт «Аналіз причин закриття замовлень»