Розділ налаштувань «Компанія»

Організації

Банківські рахунки

Підрозділи

Напрямки діяльності

План рахунків

Співробітники

Фізичні особи

Регламентована звітність

Касовий метод обліку доходів і витрат

Бюджетування

Майно

Інше

 

Розділ Налаштування містить налаштування обліку за такими підрозділами:

• Компанія;
• CRM;
• Продажі;
• Закупівлі;
• Роботи;
• Виробництво;
• Гроші;
• Зарплата.

У розділі налаштувань Компанія містяться налаштування обліку:

• організацій;
• підрозділів;
• напрямків діяльності;
• регламентованої звітності;
• касового методу обліку доходів і витрат;
• бюджету компанії;
• майна компанії;
• інших налаштувань.

Організації

У програмному продукті передбачено можливість вести облік як однієї організації, наприклад підприємця без утворення юридичної особи, так і двох або більше організацій. Тому, якщо планується вести облік одразу кількох організацій, потрібно встановити прапорець Декілька організацій. Якщо планується вести зведений облік компанії, слід встановити прапорець Облік по компанії в цілому. У такому разі доступні дві схеми обліку:

• незалежна: облік ведеться окремо за кожною організацією, а первинні документи оформлюються окремо для кожної організації; використовуються спільні довідники, тобто об’єкти аналітики, а також спільна інформаційна база, тобто інформація зберігається в одному місці;
• у компанії: облік ведеться агреговано, за компанією в цілому, яку потрібно вказати в полі вибору; первинні документи оформлюються окремо для кожної організації; використовуються спільні довідники та інформаційна база; такий облік застосовується в компанії, якщо всі організації є єдиним цілим.

Перейти до картки організації або довідника Організації можна за гіперпосиланням Організації. Довідник призначений для опису формальної структури підприємства, яка може складатися з кількох господарюючих суб’єктів, що фактично належать одному власнику або групі власників, які діють узгоджено з метою отримання прибутку.

Організаціями можуть бути:

• юридичні особи;
• фізичні особи (підприємці).

У довіднику зберігається статистична інформація, що ідентифікує організації, а також додаткові відомості, необхідні для ведення їх обліку в єдиній інформаційній базі. У реквізитах довідника зберігаються статистичні дані, що характеризують організацію з погляду управлінського обліку підприємства, а також дані щодо оподаткування організації.

Довідник Організації дає змогу вести необмежений список організацій.

Інформацію про організацію вводять у діалоговому вікні, яке відкривається після натискання кнопки Створити або подвійного клацання кнопкою миші на найменуванні організації.

У полі Юридична назва вводиться повне найменування організації із зазначенням організаційно-правової форми. Поле Представлення в програмі автоматично заповнюється назвою, що формується на підставі юридичної назви. За допомогою перемикача визначається, чи є організація юридичною особою або фізичною особою - підприємцем. Вибір типу організації надалі визначає склад реквізитів, які потрібно для неї заповнити.

У групі Юридичні дані розташовані реквізити для введення ідентифікаційних і класифікаційних кодів організації.

Реквізит Головна організація використовується для формування друкованих форм. Якщо в документі головну організацію одночасно вказано для підрозділу й для організації, під час друку пріоритетними будуть дані з картки організації.

У групі Адреси, телефони містяться поля для введення юридичної та фактичної адрес, а також довільної контактної інформації.

У групі Основний банківський рахунок вказується банківський рахунок, який буде використовуватися для поточної організації за замовчуванням.

У групі Основна каса вказується каса, яка буде використовуватися для поточної організації за замовчуванням.

У групі Друк завантажуються факсиміле підпису й печатки для використання в друкованих формах документів, а також зображення, яке використовуватиметься як логотип організації. Логотип також можна використовувати в друкованій формі прайс-листа компанії.

Для організації можна визначити перелік відповідальних осіб для автоматичної підстановки в друковані форми документів. Для цього слід заповнити поля Підпис керівника, Підпис головного бухгалтера і вказати склад комісії. Інформація про відповідальних осіб та їхні підписи зберігається в довіднику Підписи.

У групі Оподатковування вказується система оподатковування, що застосовується для організації, — загальна або спрощена, а також ставка ПДВ. За замовчуванням установлюється Загальна. Якщо планується подавати звітність цієї організації в прикладному рішенні, у реквізиті Здавати звітність слід натиснути Здавати. Також передбачено можливість зберігати історію оподатковування.

Для виду організації Фіз. особа – підприємець з’являється додатковий реквізит Є співробітники, оскільки розрахунок податків і внесків у програмі передбачено лише для приватних підприємців.

Якщо організацію зареєстровано в податковій інспекції, її можна вказати в групі Податкова інспекція.

Виробничий календар входить до поставки програми та оновлюється відповідно до затвердженого календаря й перенесення святкових днів в Україні. За потреби можна ввести кілька виробничих календарів. Рекомендується на початку року одразу ввести виробничий календар на весь рік на підставі загальнодержавного. Це допоможе уникнути помилок у розрахунках протягом року.

На підставі виробничого календаря виконуються всі розрахунки в програмі та складаються графіки роботи підрозділів, а також графіки роботи співробітників.

У групі Інше заповнюються дані організацій, які використовують сервіс “FREDOЗвіт” для подання електронної звітності. Потрібно вказати дату, починаючи з якої використовуватиметься сервіс “FREDO Звіт” для формування регламентної звітності поточної організації. Якщо сервіс не використовуватиметься, поле потрібно залишити порожнім.

Банківські рахунки

Інформація про банківські рахунки організацій вводиться до довідника Банківські рахунки, підпорядкованого довіднику Організації та доступного за гіперпосиланням із його панелі навігації.

Після переходу за гіперпосиланням відкривається вікно зі списком доступних банківських рахунків, до якого за допомогою кнопки Створити можна додати інформацію про новий банківський рахунок.

У картці банківського рахунку вказуються його номер, вид — розрахунковий (поточний), позиковий, депозитний чи інший — і валюта. Вид рахунку вибирається відповідно до вимог складання довідок про розрахункові рахунки.

Реквізити вкладки Банк заповнюються за допомогою довідника Банки. Новий банк можна додати під час заповнення даних рахунку.

Якщо встановити прапорець Платежі проводяться через кореспондентський рахунок, відкритий в іншому банку (банку для розрахунків), стає доступною група реквізитів, у якій можна ввести інформацію про кореспондентський банк.

На вкладці Налаштування друку можна налаштувати параметри друку платіжних доручень.

На вкладці Додатково зазначаються дата відкриття/закриття розрахункового рахунку, номер і дата дозволу НБУ на відкриття валютного рахунку.

Рахунки обліку доступні для редагування з панелі навігації за гіперпосиланням Рахунки обліку.

Підрозділи

Якщо потрібно вести облік за кількома підрозділами, необхідно увімкнути опцію Декілька підрозділів, установивши прапорець у налаштуваннях підрозділу Компанія розділу Налаштування. Увімкнення цієї опції також дає змогу вказувати підрозділ під час заповнення документів. Список підрозділів міститься в довіднику Підрозділи в розділі Компанія. Для кожної організації ці дані вводяться окремо.

На вкладці Головне для кожної організаційно-структурної одиниці вказуються її найменування та тип підрозділу.

У групі Друк можна вказати параметри для формування друкованих форм (рахунків-фактур, універсального документа для передачі та інших).

У групі Адреси, телефони можна вказати фактичну адресу підрозділу та телефон.

З форми організаційно-структурної одиниці за гіперпосиланням Перегляд і редагування параметрів автопереміщення запасів відкривається додаткове вікно для введення й налаштування параметрів переміщення запасів, які підставлятимуться в документи обліку запасів за замовчуванням.

Напрямки діяльності

Якщо в прикладному рішенні планується вести облік за кількома напрямками діяльності, слід у налаштуваннях підрозділу Компанія розділу Налаштування встановити прапорець Декілька напрямків діяльності. Інформація про напрямки діяльності компанії зберігається в довіднику Напрямки діяльності в розділі Компанія – Всі довідники.

Елементи довідника використовуються як аналітики обліку доходів і витрат та фінансового результату.

Для напрямку діяльності необхідно вказати рахунки обліку, на яких відображатимуться виручка й собівартість продажів, а також рахунок прибутків (збитків).

План рахунків

Під час введення напрямків діяльності для зазначення рахунків обліку доходів і витрат використовується План рахунків.

План рахунків доступний із розділу Компанія за гіперпосиланням План рахунків панелі навігації. Гіперпосилання міститься в групі Компанія.

Співробітники

Інформація про працівників організації зберігається в довіднику Співробітники, перехід до якого виконується з розділу Компанія.

У картці співробітника зазначаються відомості, пов’язані з фізичною особою співробітника: паспортні дані, адреса за пропискою, громадянство. Ці дані є спільними для довідників Співробітники та Фізичні особи.

Також у довіднику містяться дані про співробітника як платника податків (ІПН), страховий номер співробітника в пенсійному фонді та рахунки обліку розрахунків із заробітної плати для прийнятих на роботу співробітників.

Група Робота відображає інформацію про тип зайнятості співробітника — основне місце роботи чи сумісництво — і дані про прийом співробітника на роботу: дату, посаду тощо. Звідси також можна створити документ звільнення за гіперпосиланням Звільнити.

Значення поля Посада є елементом довідника Посади. У цьому довіднику зберігається список назв посад, які можуть обіймати співробітники компанії.

Список усіх фізичних осіб, як тих, що є співробітниками компанії, так і тих, що не є ними, зберігається в довіднику Фізичні особи. Кожному співробітнику відповідає певна фізична особа.

Щоб зареєструвати фізичну особу як співробітника організації, слід сформувати документ Прийом на роботу. Доступ до цього документа можна отримати за гіперпосиланням Відомості про співробітників панелі навігації картки співробітника.

Фізичні особи

Довідник Фізичні особи призначений для зберігання відомостей про співробітників і контрагентів, які не пов’язані з виконанням ними трудових обов’язків, наприклад прізвищ, імен, дат народження тощо. Доступ до довідника можна отримати за допомогою панелі навігації в розділі Зарплата.

Елементи довідника можна об’єднувати в довільні групи та підгрупи; кількість рівнів вкладеності не обмежена. Передбачено можливість поділу фізичних осіб за додатковими ознаками.

Для кожної фізичної особи за допомогою окремої форми вводиться інформація про документи, що посвідчують особу.

Прізвище, ім’я та по батькові фізичної особи також можна ввести за допомогою окремої форми.

Якщо для фізичної особи визначено додаткові реквізити та/або додаткові відомості, у формі з’являється однойменне поле, а за допомогою кнопки Ще у формі доступний виклик списку додаткових відомостей. Під час заповнення картки фізичної особи, крім загальних даних, можна також вказати значення цих реквізитів і відомостей.

Склад додаткових реквізитів, додаткових відомостей та їхні можливі значення визначаються за допомогою довідників Додаткові реквізити та Додаткові відомості, перейти до яких можна в загальних налаштуваннях розділу Налаштування.

Регламентована звітність

Якщо в прикладному рішенні планується формувати та подавати регламентовану звітність, необхідно встановити прапор Регламентована звітність (тільки для ФОП). Ця можливість призначена для фізичних осіб-підприємців (ФОП), які використовують спрощену систему оподаткування (ССО) або єдиний податок (ЄП) з найманими працівниками або без них.

Касовий метод обліку доходів і витрат

Основний метод обліку доходів і витрат у програмі — метод нарахування (за відвантаженнями). Якщо в програмі планується додатково до методу нарахування вести облік доходів і витрат касовим методом (за оплатою), потрібно встановити прапорець Касовий метод обліку доходів і витрат. Облік доходів і витрат за касовим методом ведеться в розрізі напрямків діяльності, напрямків списання та джерел надходження грошових коштів.

Бюджетування

Якщо в програмі планується складати фінансовий план компанії та контролювати його виконання, слід установити прапорець Бюджетування.

Майно

Якщо в програмі планується вести облік майна компанії — основних засобів і нематеріальних активів, а також розраховувати щомісячну амортизацію, слід установити прапорець Майно.

Інше

Також у цьому розділі виконуються додаткові налаштування ведення обліку організації:

• за гіперпосиланням «Стан подій» доступний довідник «Стан подій і завдань», елементи якого використовуються для відображення стадії виконання документів Подія й Завдання на роботу;
• налаштування сервісу «Пактум.Контрагент» для автоматизованого заповнення карток контрагентів за даними державних реєстрів.