Щорічні відпустки працівників організацій: розрахунок, компенсація, повернення відпускних

Розрахунок суми відпускних

Приклад

Відкликання з відпустки

Приклад

Компенсація відпустки

Приклад

Повернення відпускних при звільненні

Наведені у статті рекомендації моделювалися в конфігурації «Управління торговельним підприємством для України», редакція 1.2.

Згідно зі статтею 74 КЗпП, громадянам, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи, надаються щорічні (основна та додаткові) відпустки зі збереженням на їх період місця роботи (посади) і заробітної плати.

Розрахунок суми відпускних

Оскільки працівник у період відпустки не працює, за цей період йому виплачується середня зарплата відповідно до положень Порядку № 100.

Приклад

Шевченко С. О., прийнятий на посаду начальника цеху підприємства «Ладога – Сервіс ТОВ» 11.04.2014 р.

У червні 2015 р. йому надано чергову відпустку на 24 календарні дні з 22.06.2015 р. по 16.07.2015 р.

Згідно з п.2 розділу ІІ Порядку 100, розрахунок середньої заробітної плати для оплати часу щорічної відпустки проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.

Якщо на період відпустки, що надається працівникові, припадають святкові (або неробочі) дні, то такі дні не враховуються при визначенні її тривалості і, що ще важливо, не оплачуються (п.7 Порядку 100).

У прикладі з 25 календарних днів відпустки оплачуються лише 24 дні, оскільки 29 червня – святковий день, який не оплачується.

У конфігурації для відображення факту нарахування оплати за час перебування працівника в черговій відпустці передбачено документ «Нарахування відпустки працівникам організацій» з видом документа «Відпускні».

У шапці документа, окрім виду документа, необхідно зазначити:

• місяць, у якому здійснюється нарахування;
• працівника;
• параметри для розрахунку, а саме задати вид розрахунку – «Відпустка чергова» і зазначити період перебування співробітника у відпустці.

Автоматичне заповнення та розрахунок усіх закладок документа можна виконати за кнопкою «Заповнити і розрахувати все» верхньої командної панелі документа.

При цьому в документі:

• заповниться інформація про суму заробітної плати, яка включена до розрахунку середньої, та розрахується середній заробіток на закладці «Розрахунок середнього заробітку» (Рис. 1);
• автоматично заповняться дані про період і розрахуються дані про суму відпускних на закладці «Нарахування» (Рис. 2).

Рисунок 1 – розрахунок середнього заробітку в документі «Нарахування відпустки працівникам організацій»

Рисунок 2 – розрахунок суми відпускних у документі «Нарахування відпустки працівникам організацій»

Якщо під час відпустки працівник захворів і надав лікарняний після закінчення відпустки, для коригування суми нарахованих відпускних у конфігурації можливі два варіанти:

1. Якщо лікарняний розраховується в тому самому періоді, у якому було розраховано відпустку, то для правильного розрахунку відпускних рекомендується відкоригувати документ оплати відпустки, зазначивши в ньому фактичний період відпустки співробітника.
2. Якщо період лікарняного перетинається з періодом відпустки, оплаченої в минулому розрахунковому періоді, то при розрахунку лікарняного до документа «Нарахування за лікарняним листком» автоматично будуть додані рядки, що сторнують нараховані в період хвороби суми відпускних.

Відкликання з відпустки

Згідно з частиною третьою ст.12 Закону про відпустки та частиною восьмою ст.79 КЗпП відкликання зі щорічної відпустки допускається за згодою працівника лише для:

• відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків;
• відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

Згідно із Законом про відпустки у разі відкликання працівника з відпустки його працю оплачують з урахуванням тієї суми, яка була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки. Інакше кажучи, сума відпускних за невикористану частину відпустки, видана працівникові раніше, утримується із заробітної плати, нарахованої працівникові вже після відкликання з відпустки. Надалі, при наданні працівникові невикористаної частини відпустки, слід нарахувати та виплатити йому відпускні у загальному порядку, тобто провести новий розрахунок середнього заробітку. Саме про такий перерахунок середнього заробітку згадує Мінпраці України у своєму листі від 09.06.2004 р. № 18-311-1.

Приклад

Співробітникові підприємства «Ладога – Сервіс ТОВ» Смирнову О. В. у травні 2015 р. надано основну щорічну відпустку з 20.05.2015 р. по 10.06.2015 р.

04.06.2015 р. у зв’язку з виробничою необхідністю Смирнов О. В. був відкликаний з відпустки.

Для відображення факту відкликання співробітника з чергової відпустки в документі «Нарахування відпустки працівникам організацій» слід зазначити вид документа «Відкликання з відпустки» (Рис. 3).

При заповненні документа в полі «Первинна відпустка» необхідно зазначити документ нарахування відпустки, відповідно до якого співробітник перебував у відпустці, а також вид розрахунку та період, дані за якими мають бути відсторновані.

Рисунок 3 – документ «Нарахування відпустки працівникам організацій» з видом документа «Відкликання з відпустки»

Як правильно оформити відкликання з відпустки в поточному періоді, описано в консультації «Як при розрахунку заробітної плати відобразити відкликання з відпустки?».

Розрахунок заробітної плати в місяці відкликання співробітника з відпустки виконується за допомогою документа «Нарахування зарплати працівникам організацій» (Рис. 4).

Рисунок 4 – документ «Нарахування зарплати працівникам організацій» на закладці «Розрахунковий листок»

Докладніше з методикою заповнення документа при нарахуванні заробітної плати можна ознайомитися у статті «Сервісні можливості документа «Нарахування зарплати працівникам організацій»».

Компенсація відпустки

Грошова компенсація за невикористану відпустку передбачена як при припиненні трудової діяльності працівника, так і при її продовженні.

При припиненні трудової діяльності (звільненні) працівника йому виплачується грошова компенсація за всі невикористані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину-інваліда з дитинства підгрупи А І групи (частина перша ст.24 Закону про відпустки та ст.83 КЗпП).

Приклад

Співробітника підприємства «Ладога – Сервіс ТОВ» Головка П. К. звільнено 25.06.2015 р.

При звільненні співробітникові нараховано компенсацію за невикористану відпустку.

Нарахування грошових компенсацій за невикористану відпустку здійснюється за допомогою документа «Нарахування відпустки працівникам організацій» з видом документа «Компенсація відпустки» (Рис. 5). При цьому в документі зазначається кількість днів відпустки, за які виплачується компенсація.

Сума середнього заробітку та сума компенсації за невикористану відпустку автоматично можуть бути розраховані за кнопкою «Заповнити і розрахувати все» командної панелі документа.

Рисунок 5 – розрахунок компенсації за невикористану відпустку документом «Нарахування відпустки працівникам організацій»

Докладніше з методикою розрахунку компенсації за невикористану відпустку можна ознайомитися у статті «Методика відображення компенсації за невикористану відпустку при звільненні працівника».

Повернення відпускних при звільненні

Відповідно до п.2 ст. 127 КЗпП та ч.1 ст. 22 Закону про відпустки, при звільненні працівника до закінчення робочого року, за який він уже отримав відпустку повної тривалості, проводиться утримання суми відпускних, нарахованих авансом за невідпрацьований час.

Операція повернення нарахованих авансом відпускних оформлюється за допомогою документа «Нарахування відпустки працівникам організацій» з видом документа «Повернення відпускних при звільненні». При цьому в документі зазначається кількість днів відпустки, оплату за які слід утримати із суми заробітної плати співробітника.

При заповненні документа в полі «Первинна відпустка» необхідно зазначити документ нарахування відпустки, згідно з яким співробітникові були нараховані авансом відпускні (Рис. 6).

Рисунок 6 - документ «Нарахування відпустки працівникам організацій» з видом документа «Повернення відпускних при звільненні»

Розрахунок заробітної плати та утримання відпускних у місяці звільнення співробітника виконується за допомогою документа «Нарахування зарплати працівникам організацій» (Рис. 7).

Рисунок 7 – документ «Нарахування зарплати працівникам організацій» на закладці «Розрахунковий листок»