Типова анкета як основний інструмент підсистеми управління компетенціями

Складання анкет. Розділи та запитання анкети

Розсилання анкет

У статті описано процес анкетування в конфігурації «Зарплата та Управління Персоналом для України», редакція 2.1. Інформація, наведена в цій статті, також актуальна і для конфігурації «Управління виробничим персоналом для України», редакція 1.3.

Підсистема «Управління персоналом» надає користувачеві широкі можливості автоматизації роботи менеджерів з кадрів, спрямованої на своєчасне вжиття заходів для забезпечення діяльності компанії необхідними трудовими ресурсами, і дає змогу вирішувати різні завдання, зокрема щодо добору персоналу з використанням анкетування та проведення опитувань.

Механізм анкетування дає змогу проводити внутрішні опитування серед співробітників або зовнішні опитування кандидатів (шукачів) і містить дві складові:

1. Механізм складання анкет і зберігання результатів анкетування:
   • складання анкет базується на плані видів характеристик «Запитання для анкетування», що зберігає необмежену кількість запитань, і підпорядкованому йому довіднику «Варіанти відповідей опитувань», який містить набір можливих відповідей на конкретне запитання;
   • результати анкетування, тобто заповнені шукачем анкети, зберігаються в документі «Опитування»;
2. Механізм розсилання HTML-варіантів анкет електронною поштою та завантаження з поштового клієнта файлів із результатами анкетування з можливістю автоматично завантажувати дані про об'єкти в довідники та фіксувати контактну інформацію.

Складання анкет. Розділи та запитання анкети

Формування анкет здійснюється безпосередньо в довіднику «Типові анкети». Довідник «Типові анкети» містить анкети, що використовуються під час анкетування шукачів, а також опитувань працівників підприємства (рис. 1):

Рисунок 1 – елемент довідника «Типові анкети»

Інформацію з анкети можна друкувати, розсилати або завантажувати в об'єкти інформаційної бази — це регулюється встановленням відповідних прапорців:

• якщо інформацію з анкети слід завантажувати в об'єкти інформаційної бази, то слід увімкнути прапорець «Анкета призначена для завантаження даних у довідники» і вказати, в який саме довідник треба завантажувати дані. При цьому створюватимуться нові об'єкти довідників;
• якщо анкета має розсилатися конкретним опитуваним особам, тоді слід увімкнути прапорець «Анкета призначена для адресного розсилання». Це означає, що під час завантаження інформації з анкети вона завантажуватиметься в об'єкт довідника, який являє собою опитувану особу (рис. 2):

Рисунок 2 – елемент довідника «Типові анкети»

Для анкет, дані яких передбачається завантажувати в довідники інформаційної бази, важливі порядок і склад поставлених запитань, визначені запитання мають розташовуватися раніше за всі інші. Наприклад, якщо за результатами анкетування передбачається автоматично вводити до бази дані про фізичних осіб, в анкеті обов'язково мають бути визначені та обов'язкові для заповнення запитання «Прізвище», «Ім'я», «По батькові» та «дата народження».

Запитання анкети можуть бути згруповані в розділи (окремі тематичні блоки), які відображатимуться і в друкованій формі анкети. Для такого групування призначена верхня таблична частина вкладки «Склад запитань» елемента довідника «Типові анкети» (рис. 3):

Рисунок 3 – верхня вкладка «Склад запитань» елемента довідника «Типові анкети»

Нові розділи створюються в цій табличній частині вручну, а запитання, що додається до анкети, за замовчуванням належить до поточного розділу (виділеного курсором) (рис. 4):

Рисунок 4 – нижня вкладка «Склад запитань» елемента довідника «Типові анкети»

Номер розділу, до якого належить запитання, відображається в переліку запитань анкети й може бути змінений за допомогою піктограм . Жодних вимог щодо наявності або відсутності розділів в анкеті, а також щодо кількості запитань у розділі, не висувається. Довідник «Розділи анкети» є підпорядкованим довіднику «Типові анкети» та призначений для зберігання інформації про найменування розділів кожної анкети (рис. 5). Заповнення довідника відбувається автоматично під час заповнення верхньої табличної частини на вкладці «Склад запитань» елемента довідника «Типові анкети».

Рисунок 5 – довідник «Розділи анкети»

Список запитань, на які відповідатиме опитуваний, формується у формі елемента довідника в нижній табличній частині на вкладці «Склад запитань». При цьому використовується інформація з плану видів характеристик «Запитання для анкетування» (рис. 6):

Рисунок 6 – план видів характеристик «Запитання для анкетування»

План видів характеристик «Запитання для анкетування» являє собою базу знань — запитання та варіанти відповідей на них, що використовуються під час анкетування шукачів роботи або опитувань працівників підприємства. Цей план видів характеристик має певний набір визначених запитань і може розширюватися (рис. 7):

Рисунок 7 – створення елемента плану видів характеристик «Запитання для анкетування»

Під час додавання запитань слід вказати, у якому вигляді передбачається відповідь на нього, і можна вказати ваговий коефіцієнт запитання, який надалі можна використовувати для оцінювання відповідей. Відповіді можуть передбачатися як довільні у вигляді рядка, числа, дати, телефону тощо, так і шляхом вибору із запропонованих варіантів (рис. 8):

Рисунок 8 – варіант вибору виду відповіді

Якщо відповідь передбачається вибором одного або кількох варіантів із переліку можливих відповідей, то такий перелік відповідей формується у формі елемента плану видів характеристик. Кожному варіанту відповіді можна призначити певну оцінку, а також указати, що до цієї відповіді потрібне розгорнуте пояснення опитуваної особи. Також можна визначити, чи є це запитання обов'язковим, або обмежити час для відповіді (рис. 9):

Рисунок 9 – вибір варіанта заповнення відповіді з обмеженням часу

Є можливість створювати типові анкети, для яких згодом у друкованій формі запитання будуть подані у вигляді таблиць. Наприклад, відомості про освіту, відомості про склад сім'ї, про знання іноземних мов. Такі запитання в конфігурації називаються «табличними запитаннями».

Колонками табличного запитання є звичайні запитання, а кількість рядків у таблиці задається конкретним числом. Тобто для включення до анкет табличних запитань необхідно:

• створити в плані видів характеристик первинні запитання з відповіддю у вигляді рядка;
• створити в плані видів характеристик табличне запитання (відповідь у вигляді таблиці), у табличній частині форми елемента якого перелічити первинні запитання, що складають таблицю;
• в елементі довідника «Типові анкети» як запитання вибрати табличне запитання (рис. 10):

Рисунок 10 – елемент довідника «Типові анкети» групи «Табличні запитання»

Після заповнення плану видів характеристик «Запитання для анкетування» є можливість позначити ті запитання в довіднику «Типові анкети», за якими необхідний автоматичний контроль наявності відповіді у процесі введення відповідей на запитання анкети в документ «Опитування». Для цього під час складання типової анкети виконується налаштування обов'язковості відповідей (рис. 11):

Рисунок 11 – налаштування обов'язковості відповіді на запитання

Друк анкет здійснюється з форми елемента довідника (рис. 12):

Рисунок 12 – друкована форма типової анкети

Анкета має візуальні засоби налаштування друкованої форми на вкладці «Макет друкованої форми анкети». Під час друку анкети запитання можна розташовувати в кілька колонок. Якщо запитання має визначені відповіді, поруч із відповідями виводиться місце для позначки правильної відповіді, а для відповідей, що потребують розгорнутих пояснень, — додаткове місце для такого пояснення (рис. 13):

Рисунок 13 – вкладка «Макет друкованої форми анкети»

Розсилання анкет

Розсилання анкет здійснюється з форми елемента довідника «Типові анкети». Для цього слід указати електронну адресу (e-mail) для відповідей і одержувачів листа. Під час натискання кнопки «Розсилання» відбувається звернення до списку документів «Розсилання анкет» (рис. 14):

Рисунок 14 – журнал документів «Розсилання анкет»