Відображення даних про заробітну плату та аналіз цих даних у звітності

Облік взаєморозрахунків з працівниками організацій

Приклад

Облік взаєморозрахунків за внесками до фондів

Облік взаєморозрахунків за ПДФО

Наведені в методиках рекомендації моделювалися в конфігурації «Бухгалтерія для України», редакція 1.2. Методика актуальна для конфігурацій «Управління виробничим підприємством для України», редакція 1.3, «Зарплата та управління персоналом для України», редакція 2.1, а також для конфігурації «Управління торговельним підприємством для України», редакція 1.2.

Для зберігання інформації про основні взаєморозрахунки із заробітної плати в регламентованому обліку використовуються залишкові регістри накопичення:

• Взаєморозрахунки з працівниками організацій;
• Взаєморозрахунки за Внесками до фондів;
• Взаєморозрахунки за ПДФО.

Для аналізу взаєморозрахунків слід використовувати універсальні звіти за зазначеними регістрами та звіт «Структура заборгованості організацій», лише останній не дає змоги деталізувати інформацію до рахунків обліку.

Відмінність у відображенні даних у різних конфігураціях полягає у формі налаштування звітів.

Облік взаєморозрахунків з працівниками організацій

Облік взаєморозрахунків зі співробітниками ведеться в залишковому регістрі накопичення «Взаєморозрахунки з працівниками організацій» у розрізі співробітників, періодів і рахунків обліку. Крім цього, у записах регістру фіксується фізичний зміст операції (код операції), тобто можна простежити, які з видаткових рухів відображають виплату, які — утримання ПДФО, які — утримання ЄСВ тощо.

Рухи в регістрі формуються:

• усіма документами, що здійснюють розрахунок сум нарахувань та/або утримань:
• • Надходження — нараховані суми;
  • Видаток — утримані суми;
• касовими та банківськими документами: видаток — виплачені суми;
• платіжною відомістю (документ «Зарплата до виплати організацій») при депонуванні заборгованості — видаток. Докладніше про методику депонування описано в статті «Методика відображення в обліку депонованої заробітної плати».

Приклад

Співробітнику нараховано за окладом 2500 грн., податки: єдиний соціальний внесок (ЄСВ) 90 грн., податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) 361,50 грн., військовий збір (ВЗ) 37,50 грн. Штраф за запізнення склав 100 грн.

Нарахування зарплати, розрахунок податків і внесків, а також утримання штрафу оформлюються документом «Нарахування зарплати працівникам організацій» (Рис. 1).

Рисунок 1 – документ «Нарахування зарплати працівникам організацій»

У регістрі накопичення «Взаєморозрахунки з працівниками організацій» відобразяться суми нарахувань і утримань. Слід звернути увагу, що сума ПДФО та військового збору буде відображена сукупно за кодом операції «ПДФО» (Рис. 2).

Рисунок 2 – регістр накопичення «Взаєморозрахунки з працівниками організацій»

Після оформлення відомості на виплату за допомогою документа «Зарплата до виплати організацій», безпосередньо операція виплати зарплати відображається документом «Видатковий касовий ордер» з видом операції «Виплата заробітної плати за відомостями» (Рис. 3).

Рисунок 3 – документ «Видатковий касовий ордер»

Після виплати зарплати в регістрі накопичення «Взаєморозрахунки з працівниками організацій» буде відображена сума списання із зазначенням способу виплати та відомості, за якою було оформлено виплату (Рис. 4).

Рисунок 4 – регістр накопичення «Взаєморозрахунки з працівниками організацій»

Регістр накопичення «Взаєморозрахунки з працівниками організацій» повністю закритий. Як було сказано вище, проаналізувати дані регістру можна за допомогою:

• звіту «Структура заборгованості організацій» (Рис. 5);
• 
  Рисунок 5 – звіт «Структура заборгованості організацій»
  
  
• універсального звіту, у якому, передусім, потрібно вибрати регістр накопичення «Взаєморозрахунки з працівниками організацій», а в налаштуваннях звіту до групування рядків додати потрібні колонки (наприклад, співробітник і період взаєморозрахунків) (Рис. 6). За потреби можна здійснити відбір за довільними параметрами (підрозділами, періодом тощо).
• 
  Рисунок 6 – універсальний звіт за регістром накопичення «Взаєморозрахунки з працівниками організацій»

Облік взаєморозрахунків за внесками до фондів

Облік взаєморозрахунків за ЄСВ ведеться в залишковому регістрі накопичення «Взаєморозрахунки за Внесками до фондів» у розрізі ставок ЄСВ і періодів. Крім даних про суми ЄСВ у записах регістру зберігається також інформація про бази оподаткування, зокрема й з урахуванням граничної величини.

Залишок у регістрі показує заборгованість організації за внесками перед фондом. Рухи виду «надходження» формуються при нарахуванні (утриманні з працівників ЄСВ) документом «Нарахування зарплати працівникам організацій». Рухи виду «видаток» формуються при перерахуванні ЄСВ документом «Платіжне доручення вихідне».

Для аналізу взаєморозрахунків за ЄСВ слід використовувати універсальний звіт.

Відповідно до прикладу, описаного вище, після оформлення документа «Нарахування зарплати працівникам організацій» (Рис. 1), у регістрі накопичення «Взаєморозрахунки за Внесками до фондів» відобразиться надходження сум з утримання/нарахування ЄСВ (Рис. 7).

Рисунок 7 – регістр накопичення «Взаєморозрахунки за Внесками до фондів»

Перерахування податків і зборів відображаються документами «Платіжне доручення вихідне» за допомогою обробки «Формування платіжних документів за внесками до фондів» (Рис. 8). Докладніше описано в статті «Підготовка інформаційної бази для автоматичного формування платіжних документів до фондів».

Рисунок 8 – обробка «Формування платіжних документів за внесками до фондів»

Після перерахування ЄСВ у регістрі накопичення «Взаєморозрахунки за внесками до фондів» відобразиться видаток (списання) сум з утримання/нарахування (Рис. 9).

Рисунок 9 – регістр накопичення «Взаєморозрахунки за Внесками до фондів»

Для аналізу взаєморозрахунків за ЄСВ слід використовувати універсальний звіт, у якому, передусім, потрібно вибрати регістр накопичення «Взаєморозрахунки за Внесками до фондів», а в налаштуваннях звіту до групування рядків додати потрібні колонки (наприклад, податок і період взаєморозрахунків) (Рис. 10). За потреби можна здійснити відбір за довільними параметрами (статтею декларації, періодом тощо).

Рисунок 10 – універсальний звіт за регістром накопичення «Взаєморозрахунки за Внесками до фондів»

Облік взаєморозрахунків за ПДФО

Облік взаєморозрахунків з бюджетом за ПДФО ведеться в залишковому регістрі накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО» у розрізі співробітників, періодів і видів доходів. Така організація взаєморозрахунків реалізована для максимально точного та легкого формування регламентованої звітності (форма № 1ДФ). Цей звіт будується ЛИШЕ за даними регістру накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО».

Рухи формуються:

• «надходження» — при нарахуванні заробітної плати:
• • за ресурсом «Податок» — сума утриманого податку;
  • за ресурсом «Дохід» — сума нарахованого доходу. У регістрі фіксується загальний оподатковуваний дохід співробітника, без вирахування податків і податкової соціальної пільги («брудний») для подальшого його відображення у звіті за формою №1ДФ;
• «видаток» — при проведенні платіжних доручень зі сплати ПДФО:
• • за ресурсом «Податок» — сума перерахованого податку (сума, зазначена в документах «Зарплата до виплати організацій»);
  • за ресурсом «Дохід» — сума виплаченого доходу (сума «брудного» доходу, зазначена в документах «Зарплата до виплати організацій» на вкладці «ПДФО»).

Таким чином, залишок у регістрі відображає заборгованість організації перед бюджетом за ПДФО. Сплата податку — це «видаток», а «надходження» — це нарахування податку, яке може бути зафіксовано документами:

• «Нарахування зарплати працівникам організацій»;
• «Відображення взаєморозрахунків з контрагентами в 1-ДФ»;
• «Нарахування дивідендів організацій».

Докладніше про роботу з документом «Відображення взаєморозрахунків з контрагентами в 1-ДФ» описано в статті «Послідовність введення інформації для заповнення звіту за формою №1-ДФ».

Відповідно до прикладу, описаного вище, після оформлення документа «Нарахування зарплати працівникам організацій» (Рис. 1), у регістрі накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО» відобразиться «надходження» сум з утримання ПДФО (Рис. 11).

Рисунок 11 – регістр накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО»

Після перерахування податків (Рис. 8) у регістрі накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО» відобразиться «видаток» (списання) сум за ПДФО (Рис. 12).

Рисунок 12 – регістр накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО»

Для аналізу взаєморозрахунків за ПДФО слід використовувати універсальний звіт, у якому, передусім, потрібно вибрати регістр накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО», а в налаштуваннях звіту до групування рядків додати потрібні колонки (наприклад, період взаєморозрахунків і вид доходу ПДФО) (Рис. 13). За потреби можна здійснити відбір за довільними параметрами (співробітником, доходом ПДФО, періодом тощо).

Рисунок 13 – універсальний звіт за регістром накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО»

Як було сказано вище, регламентований звіт за формою №1ДФ формується ЛИШЕ за даними регістру накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО»:

• у графі «Сума нарахованого доходу (3а)» відображається сума нарахованого за період заробітку (значення ресурсу «Дохід» записів регістру виду «надходження» — «+»);
• у графі «Сума утриманого податку: нараховано (4а)» відображається сума ПДФО, утриманого з працівника за період (значення ресурсу «Податок» записів регістру виду «надходження» — «+»);
• у графі «Сума виплаченого доходу (3)» відображається сума доходу працівника, зафіксованого протягом періоду в документах «Зарплата до виплати організацій», за умови, що проведено платіжні доручення з видом операції «Перерахування податків/внесків із заробітної плати» («Перерахування податку») і посиланням на відомості (значення ресурсу «Дохід» записів регістру виду видаток — «-»);
• у графі «Сума утриманого податку: перерахованого (4)» відображається сума ПДФО, зафіксованого протягом періоду в документах «Зарплата до виплати організацій», за умови, що проведено платіжні доручення з видом операції «Перерахування податків/внесків із заробітної плати» («Перерахування податку») і посиланням на відомості (значення ресурсу «Податок» записів регістру виду «-»).

Оскільки звіт за формою №1ДФ подається щоквартально, на продовження прикладу, описаного вище, передбачається, що здійснено нарахування заробітної плати (утримання податків/зборів та їх перерахування) за 3 місяці. Під час побудови універсального звіту потрібно вибрати відповідний період, установити відбір, наприклад, лише за кодом 101. Звіт за формою №1ДФ відповідатиме даним із регістру (Рис. 14).

Рисунок 14 – звіт за формою № 1ДФ та універсальний звіт за регістром накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО»

Під час заповнення звіту за формою № 1ДФ є можливість установити прапорець «Виплата заробітної плати відбувається нерегулярно»:

• Якщо прапорець установлено — враховуватимуться виплати доходу, здійснені лише в календарному кварталі.
• Якщо прапорець НЕ встановлено — враховуватимуться виплати доходу за останній місяць кварталу, здійснені в наступному місяці.

Граничні дати виплат такої зарплати зазначаються у відповідних реквізитах. Тобто, якщо виплата нерегулярна і, наприклад, за червень відбувається 11 липня — прапорець не встановлюється, і в реквізиті «Виплата ЗП за Червень» відбулася до «включно» зазначається дата «11.07».