Відображення даних про заробітну плату та аналіз цих даних у звітності

Облік взаєморозрахунків з працівниками організацій

Приклад

Облік взаєморозрахунків за внесками до фондів

Облік взаєморозрахунків за ПДФО

Облік взаєморозрахунків за утриманнями

Наведені в методиках рекомендації моделювалися в конфігурації «Зарплата і кадри для бюджетних установ України», редакція 1.0. Методика актуальна для конфігурації «Комплексний облік для бюджетних установ України», редакція 1.0.

Для зберігання інформації про основні взаєморозрахунки із заробітної плати в регламентованому обліку використовуються залишкові регістри накопичення:

• Взаєморозрахунки з працівниками організацій;
• Взаєморозрахунки за Внесками до фондів;
• Взаєморозрахунки за ПДФО;
• Взаєморозрахунки за утриманнями.

Для аналізу взаєморозрахунків слід використовувати універсальні звіти за зазначеними регістрами та звіт «Структура заборгованості організацій», тільки останній не дає змоги деталізувати інформацію до рахунків обліку.

Облік взаєморозрахунків з працівниками організацій

Облік взаєморозрахунків зі співробітниками ведеться в залишковому регістрі накопичення «Взаєморозрахунки з працівниками організацій» у розрізі співробітників, періодів, рахунків обліку, джерел фінансування та КЕКВ. Крім цього в записах регістру фіксується фізичний зміст операції (код операції), тобто можна простежити, які з видаткових рухів відображають виплату, які утримання ПДФО, які утримання ЄСВ тощо.

Рухи в регістрі формуються:

• усіма документами, що здійснюють розрахунок сум нарахувань та/або утримань:
• • Надходження – нараховані суми;
  • Витрата – утримані суми;
  • • касовими та банківськими документами: витрата – виплачені суми;
    • платіжною відомістю (документ «Зарплата до виплати організацій») під час депонування заборгованості – витрата. Докладніше про методику депонування описано в статтях:
    • для конфігурації «Зарплата і кадри для бюджетних установ України» - «Методика депонування заробітної плати»;
    • для конфігурації «Комплексний облік для бюджетних установ України» - «Методика відображення в обліку депонованої заробітної плати».

    Приклад

    Співробітнику нараховано за окладом 2500 грн., податки: єдиний соціальний внесок (ЄСВ) - 90 грн., податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) - 361,50 грн., військовий збір (ВЗ) - 37,50 грн. Профспілковий внесок становив 25 грн.

    Нарахування зарплати, розрахунок податків і внесків, а також утримання штрафу оформляються документом «Нарахування зарплати працівникам організацій» (Рис. 1).

    
    Рисунок 1 – документ «Нарахування зарплати працівникам організацій»

    У регістрі накопичення «Взаєморозрахунки з працівниками організацій» відобразяться суми нарахувань та утримань. Слід звернути увагу, що сума профспілкового внеску та військового збору буде відображена сукупно за кодом операції «Утримання» (Рис. 2).

    
    Рисунок 2 – регістр накопичення «Взаєморозрахунки з працівниками організацій»

    Після оформлення відомості на виплату за допомогою документа «Зарплата до виплати організацій», безпосередньо операція виплати зарплати відображається документом «Видатковий касовий ордер» з видом операції «Виплата заробітної плати за відомостями» (Рис. 3).

    
    Рисунок 3 – документ «Видатковий касовий ордер»

    Після виплати зарплати в регістрі накопичення «Взаєморозрахунки з працівниками організацій» буде відображена сума списання із зазначенням способу виплати та відомості, за якою було оформлено виплату (Рис. 4).

    
    Рисунок 4 – регістр накопичення «Взаєморозрахунки з працівниками організацій»

    Важливо! Якщо суми в регістрі не відобразилися, слід перевірити коректність заповнення документів. Найчастіше проблеми можуть бути спричинені такими причинами: Документи оформлені непослідовно (не тільки за датою, а й за часом). Для коректності заповнення документів щодо виплати заробітної плати важливо дотримуватися хронологічної послідовності. У документах щодо виплати зарплати («Видатковий касовий ордер» і «Платіжне доручення вихідне») не вказано посилання на документ «Зарплата до виплати організацій». Суми за документами виплати зарплати та відомостями не збігаються. Якщо виплатити співробітнику потрібно менше/більше, ніж нараховано, або в інших випадках, то коригувати суму виплати потрібно безпосередньо в документі «Зарплата до виплати організацій», а не в документах виплати.

    Регістр накопичення «Взаєморозрахунки з працівниками організацій» повністю закритий. Як було сказано вище, проаналізувати дані регістру можна за допомогою:

    • звіту «Структура заборгованості організацій» (Рис. 5);
    • 
      Рисунок 5 – звіт «Структура заборгованості організацій»
      
      
    • звіту «Універсальний звіт (за регістрами, документами, довідниками)». У верхній частині звіту потрібно вибрати регістр накопичення «Взаєморозрахунки з працівниками організацій», а в налаштуваннях звіту до групування рядків додати потрібні колонки (наприклад, співробітник і період взаєморозрахунків) (Рис. 6). За потреби можна здійснити відбір за довільними параметрами (підрозділами, періодом тощо).
    • 
      Рисунок 6 – універсальний звіт за регістром накопичення «Взаєморозрахунки з працівниками організацій»

    Докладніше про налаштування цього звіту описано в статті «Налаштування типового звіту «Універсальний звіт (за регістрами, документами, довідниками)» на прикладі виведення даних контрагентів (код ЄДРПОУ, ІПН тощо)».

    Облік взаєморозрахунків за внесками до фондів

    Облік взаєморозрахунків за ЄСВ ведеться в залишковому регістрі накопичення «Взаєморозрахунки за Внесками до фондів» у розрізі ставок ЄСВ, періодів, джерел фінансування та КЕКВ. Крім даних про суми ЄСВ у записах регістру зберігається також інформація про бази оподаткування, зокрема й з урахуванням граничної величини.

    Залишок у регістрі показує заборгованість організації за внесками перед фондом. Рухи виду «надходження» формуються під час нарахування (утримання з працівників ЄСВ) документом «Нарахування зарплати працівникам організацій». Рухи виду «витрата» формуються під час перерахування ЄСВ документом «Платіжне доручення вихідне».

    Для аналізу взаєморозрахунків за ЄСВ слід використовувати звіт «Універсальний звіт (за регістрами, документами, довідниками)».

    Відповідно до прикладу, описаного вище, після оформлення документа «Нарахування зарплати працівникам організацій» (Рис. 1), у регістрі накопичення «Взаєморозрахунки за Внесками до фондів» відобразиться надходження сум за утриманням/нарахуванням ЄСВ (Рис. 7).

    
    Рисунок 7 – регістр накопичення «Взаєморозрахунки за Внесками до фондів»

    Перерахування податків і зборів відображаються документами «Платіжне доручення вихідне» за допомогою обробки «Формування платіжних документів за внесками до фондів» (Рис. 8). Докладніше описано в статті «Підготовка інформаційної бази для автоматичного формування платіжних документів до фондів».

    
    Рисунок 8 – обробка «Формування платіжних документів за внесками до фондів»

    Після перерахування ЄСВ у регістрі накопичення «Взаєморозрахунки за Внесками до фондів» відобразиться витрата (списання) сум за утриманням/нарахуванням (Рис. 9).

    
    Рисунок 9 – регістр накопичення «Взаєморозрахунки за Внесками до фондів»

    Звернути увагу! Під час відображення «надходження» сум ЄСВ за утриманням/нарахуванням запис у регістрі здійснюється в розрізі працівників. Списання («витрата») відображається без цих даних.

    Для аналізу взаєморозрахунків за ЄСВ слід використовувати звіт «Універсальний звіт (за регістрами, документами, довідниками)», у якому передусім потрібно вибрати регістр накопичення «Взаєморозрахунки за Внесками до фондів», а в налаштуваннях звіту до групування рядків додати певні колонки (наприклад, податок і період взаєморозрахунків) (Рис. 10). За потреби можна здійснити відбір за довільними параметрами (статтею декларації, періодом тощо).

    
    Рисунок 10 – універсальний звіт за регістром накопичення «Взаєморозрахунки за Внесками до фондів»

    Облік взаєморозрахунків за ПДФО

    Облік взаєморозрахунків з бюджетом за ПДФО ведеться в залишковому регістрі накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО» у розрізі співробітників, періодів, видів доходів, джерел фінансування, КЕКВ. Така організація взаєморозрахунків реалізована для максимально точного й легкого формування регламентованої звітності (форма № 1ДФ).

    Рухи формуються:

    • «надходження» - під час нарахування заробітної плати:
    • • за ресурсом «Податок» – сума утриманого податку;
      • за ресурсом «Дохід» – сума нарахованого доходу. У регістрі фіксується загальний оподатковуваний дохід співробітника, без вирахування податків і податкової соціальної пільги («брудний») для подальшого його відображення у звіті за формою №1ДФ;
    • «витрата» - під час проведення платіжних доручень зі сплати ПДФО:
    • • за ресурсом «Податок» – сума перерахованого податку (сума, зазначена в документах «Зарплата до виплати організацій»);
      • за ресурсом «Дохід» – сума виплаченого доходу (сума «брудного» доходу, зазначена в документах «Зарплата до виплати організацій» на вкладці «ПДФО»).

    Таким чином, залишок у регістрі відображає заборгованість організації перед бюджетом за ПДФО. Сплата податку – це «витрата», а «надходження» – це нарахування податку, яке може бути зафіксовано документами:

    • «Нарахування зарплати працівникам організацій»;
    • «Відображення взаєморозрахунків з контрагентами в 1-ДФ».

    Докладніше про роботу з документом «Відображення взаєморозрахунків з контрагентами в 1-ДФ» описано в статті «Послідовність введення інформації для заповнення звіту за формою №1-ДФ».

    Відповідно до прикладу, описаного вище, після оформлення документа «Нарахування зарплати працівникам організацій» (Рис. 1), у регістрі накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО» відобразиться «надходження» сум за утриманням ПДФО (Рис. 11).

    
    Рисунок 11 – регістр накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО»

    Після перерахування податків (Рис. 8) у регістрі накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО» відобразиться «витрата» (списання) сум за ПДФО (Рис. 12).

    
    Рисунок 12 – регістр накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО»

    Для аналізу взаєморозрахунків за ПДФО слід використовувати звіт «Універсальний звіт (за регістрами, документами, довідниками)», у якому передусім потрібно вибрати регістр накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО», а в налаштуваннях звіту до групування рядків додати певні колонки (наприклад, період взаєморозрахунків і вид доходу ПДФО) (Рис. 13).

    За потреби можна здійснити відбір за довільними параметрами (співробітником, доходом ПДФО, періодом тощо).

    
    Рисунок 13 – універсальний звіт за регістром накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО»

    Облік взаєморозрахунків за утриманнями

    Облік взаєморозрахунків за утриманнями ведеться в залишковому регістрі накопичення «Взаєморозрахунки за утриманнями» у розрізі видів утримань, періодів, джерел фінансування та КЕКВ.

    Рухи виду «надходження» формуються документом «Нарахування зарплати працівникам організацій». Рухи виду «витрата» формуються під час перерахування утримань документом «Платіжне доручення вихідне» з видом операції «Перерахування утримань».

    Для аналізу взаєморозрахунків за утриманнями слід використовувати звіт «Універсальний звіт (за регістрами, документами, довідниками)».

    Відповідно до прикладу, описаного вище, після оформлення документа «Нарахування зарплати працівникам організацій» (Рис. 1), у регістрі накопичення «Взаєморозрахунки за утриманнями» відобразиться надходження сум за утриманням військового збору та профспілкового внеску (Рис. 14).

    
    Рисунок 14 – регістр накопичення «Взаєморозрахунки за утриманнями»

    Перерахування податків і зборів відображаються документами «Платіжне доручення вихідне» з видом операції «Перерахування утримань» за допомогою обробки «Формування платіжних документів за утриманнями» (Рис. 15). Докладніше описано в статті «Підготовка інформаційної бази для автоматичного формування платіжних документів за утриманнями».

    
    Рисунок 15 – обробка «Формування платіжних документів за утриманнями»

    Після перерахування утримань у регістрі накопичення «Взаєморозрахунки за утриманнями» відобразиться витрата (списання) сум за утриманнями (Рис. 16).

    
    Рисунок 16 – регістр накопичення «Взаєморозрахунки за утриманнями»

    Для аналізу взаєморозрахунків за утриманнями слід використовувати звіт «Універсальний звіт (за регістрами, документами, довідниками)», у якому передусім потрібно вибрати регістр накопичення «Взаєморозрахунки за утриманнями», а в налаштуваннях звіту до групування рядків додати певні колонки (наприклад, вид розрахунку та період взаєморозрахунків) (Рис. 17).

    
    Рисунок 17 – універсальний звіт за регістром накопичення «Взаєморозрахунки за утриманнями»

    Розділ I регламентованого звіту за формою №1ДФ формується за даними регістру накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО»:

    • у графі «Сума нарахованого доходу (3а)» відображається сума нарахованого за період заробітку (значення ресурсу «Дохід» записів регістру виду «надходження» - «+»);
    • у графі «Сума утриманого податку: нараховано (4а)» відображається сума ПДФО, утриманого з працівника за період (значення ресурсу «Податок» записів регістру виду «надходження» - «+»);
    • у графі «Сума виплаченого доходу (3)» відображається сума доходу працівника, зафіксованого протягом періоду в документах «Зарплата до виплати організацій», за умови що проведено платіжні доручення з видом операції «Перерахування податку» та посиланням на відомості (значення ресурсу «Дохід» записів регістру виду витрата – «-»);
    • у графі «Сума утриманого податку: перерахованого (4)» відображається сума ПДФО, зафіксованого протягом періоду в документах «Зарплата до виплати організацій», за умови що проведено платіжні доручення з видом операції «Перерахування податку» та посиланням на відомості (значення ресурсу «Податок» записів регістру виду «-»).

    Оскільки звіт за формою №1ДФ подається щоквартально, на продовження прикладу, описаного вище, передбачається, що здійснено нарахування заробітної плати (утримання податків/зборів та їх перерахування) за 3 місяці. Під час побудови універсального звіту за регістром накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО» потрібно вибрати відповідний період, встановити відбір, наприклад, лише за кодом 101. Звіт за формою №1ДФ відповідатиме даним із регістру (Рис. 18).

    
    Рисунок 18 – звіт за формою № 1ДФ та універсальний звіт регістру накопичення «Взаєморозрахунки за ПДФО»

    Під час заповнення звіту за формою № 1ДФ є можливість установити прапорець «Виплата заробітної плати відбувається нерегулярно»:

    • Якщо прапорець установлено – враховуватимуться виплати доходу, здійснені лише в календарному кварталі.
    • Якщо прапорець НЕ встановлено – враховуватимуться виплати доходу за останній місяць кварталу, здійснені наступного місяця.

    Граничні дати виплат такої зарплати вказуються у відповідних реквізитах. Тобто, якщо виплата нерегулярна й, наприклад, за вересень відбувається 11 жовтня – прапорець не встановлюється і в реквізиті «Виплата ЗП за Вересень» відбулася до «включно» вказується дата «11.10».

    Звернути увагу! У шапці універсального звіту в рядку «Період з…по» можна вказати період вибірки даних. При цьому слід звернути увагу, що потрібно задавати не той період, за який здається звіт, а період фактичного нарахування/сплати (дата самого документа щодо виплати). Тобто якщо виплата за липень відбулася 6 серпня, то період потрібно встановити 01.07.-06.08.

    Загальна сума нарахованого та перерахованого військового збору відображається в Розділі II регламентованого звіту за формою №1ДФ. Розділ заповнюється за даними регістру накопичення «Взаєморозрахунки за утриманнями» (Рис. 19). При цьому відомості про фізичну особу - платника податку, якій нараховано доходи, з яких утримується військовий збір, не зазначаються.

    
    Рисунок 19 – звіт за формою № 1ДФ та універсальний звіт регістру накопичення «Взаєморозрахунки за утриманнями»

    Важливо! У налаштуваннях звіту «Універсальний звіт (за регістрами, документами, довідниками)» за всіма зарплатними регістрами є можливість додати рядок «Реєстратор». Реєстратор – документ, що є власником записів регістру (відповідно до глосарію розробника). Цей документ можна відкрити (подвійним клацанням миші), проаналізувати й, за потреби, відкоригувати.