Види обліку, реалізовані в УТП

Види обліку прийнято оцінювати за різними критеріями відображення господарських операцій, як у часових вимірах, так і за смисловими угрупованнями.

Прийнято розглядати два види обліку: регламентований і управлінський.

Регламентований облік контролюється Законами України, а у сфері «1С: УТП» ведеться всередині організацій.

Управлінський облік передбачається для підприємства в загальному значенні. Він включає як стандартні, так і індивідуально розроблені правила. Можливості управлінського обліку базуються на відображенні бухгалтерського (регламентованого) обліку. До того ж їх існує велика кількість, вони ідеально підходять для контролю над підприємствами оптово-роздрібної торгівлі.

Зверніть увагу! Управлінський облік не застосовує план рахунків, не має принципу подвійного запису, який існує в бухгалтерії. Виходячи з цього, можна, наприклад, реалізувати товар, не уточнюючи → звідки він, і списати товар, не уточнюючи → куди.

Ці два види обліку можна вести незалежно → відображаючи одні операції виключно в управлінському або бухгалтерському обліку. Також можливо вести паралельний облік, тобто відображати в обох видах обліку однакові операції, але двома різними документами, водночас можна вести операції в управлінському та регламентованому видах обліку (використовуючи лише один документ).

Щоб переглянути інформацію за будь-яким видом обліку, потрібно в документах увімкнути/вимкнути відповідні прапорці. Наприклад, документ «Нарахування зарплати працівникам організацій» може бути зроблений (зареєстрований) за двома видами обліку.

Завдяки використанню обох видів обліку модель підприємства може бути представлена таким чином:

Що стосується організаційної структури, підприємство визначається як компанія, управлінський облік якої ведеться за компанією. Підприємство може включати як фізичних осіб, організації (юридичних осіб) та їхні підрозділи, так і підрозділи, що мають відношення до всього підприємства. Організація веде регламентований облік від свого імені. Виходячи з того, що «підрозділ організації» → це накопичувач витрат організації, то, наприклад, усі маніпуляції калькуляції собівартості випусків товару, реалізації товарів ведуться всередині підрозділів організації. Також управлінський облік накопичує інформацію за підрозділами (як для планування, так і для розрахунку собівартості у своїй сфері). У конфігурації «УТП» є два поняття (і два довідники): «Підрозділи» та «Підрозділи організації».

Підрозділи 2, К, L → це складові виключно управлінського обліку. У регламентованому обліку беруть участь лише підрозділи організацій 1, N. Але до сфери управлінського обліку можна «залучити» й підрозділи, що мають відношення до певних організацій, встановивши певні ознаки відповідності. Якщо операції в підрозділі N організації N будуть відображені у сфері управлінського обліку, то створюємо фрагмент довідника організації (підрозділ N). Якщо первинні документи відображаємо виключно в управлінському обліку, то організацію під час заповнення не називаємо, а ведемо облік усередині управлінських підрозділів.

Отже, компанія має один список підрозділів, для кожної організації окремий. Але потрібно врахувати, що склади компанії одні й ті самі, як для управлінського, так і для бухгалтерського обліку.

Зверніть увагу! Перш ніж розпочати роботу в конфігурації, потрібно спочатку створити або «прикріпити» до ідеології конфігурації створену раніше структуру підрозділів власної компанії.

Існує поділ видів обліку в конфігурації: операційний (оперативний) і неоперативний облік.

Усередині операційного обліку первинні дані вносяться в момент їх появи (в on-line режимі). Єдина інформаційна база завжди перебуває в процесі вдосконалення, розвитку. Товари поповнюють склади, реалізуються, на рахунки зараховуються грошові кошти, підприємство оплачує рахунки тощо. Швидко проведений аналіз стану всіх об'єктів обліку в будь-яку мить часу дасть можливість оперативно приймати управлінські рішення, якщо оформляти первинні документи в момент здійснення операцій. Також деякі операції не зможуть виконуватися «заднім числом», тому необхідно все робити оперативно. Наприклад, формування потреби в товарах не має сенсу проводити в грудні, якщо надворі березень. Неоперативна частина обліку: оформлення, наприклад, бухгалтерами надходжень відповідно до прибуткових ордерів, оформлених комірниками, → це документи довгострокового планування, обробки з відтворення послідовності документів у часі.

Отже, що ми маємо в результаті? У зв'язку з тим, що існує два типи ведення обліку в конфігурації, можливо:

• обробляти один і той самий первинний документ не лише одним користувачем;
• одну господарську операцію можна виконувати різними документами, але кожен наступний документ оформляти на підставі попереднього (при цьому використовуючи вже наявні дані та доповнюючи їх новими), іншими користувачами та іншими підрозділами.

Наприклад, комірник заповнює документ про надходження продукції → прибутковий ордер. Він вводить склад, номер, кількість товару, найменування (в управлінському обліку будуть зміни в залишках на складі, при цьому відобразиться надходження). Потім управлінець переглядає документи надходження товару на склад, після цього формує документи «Надходження товарів і послуг» (в управлінському обліку). Додає дані про постачальника товару, ціну (сформована звітність уже має зміну розрахунків з контрагентом → відвантаження здійснилося, і якщо товар оплачено, то заборгованості немає, і можна оформляти замовлення на нову партію). Якщо вирішено відобразити надходження в бухгалтерському обліку, бухгалтер оглядає документ надходження, активізує прапорець відображення в бухгалтерському обліку. Тоді в частині з таблицями з'являються графи для заповнення бухгалтерського та податкового обліку → щойно дані введено, у системі можна досліджувати також і рухи за бухгалтерськими рахунками.