Загальносистемні механізми та принципи

Підприємство: організації, структура організацій, відповідальні особи

Організації

Структура організацій

Особи, що несуть відповідальність в організаціях

Загалом поведінка системи зумовлюється принципами реалізації конкретних її підсистем. Але при цьому є низка загальносистемних механізмів, які мають відношення до всіх підсистем.

Підприємство: організації, структура організацій, відповідальні особи

Пропонуємо вам переглянути модель зберігання інформації про Підприємство, від імені якого ведеться облік. Передбачено, що в межах ІБ можливо вести облік будь-якої кількості юридичних і фізичних осіб, які входять до складу підприємства. Далі ми будемо називати їх Організаціями. Наслідком цього є те, що під час відображення будь-якої господарської операції потрібно вказувати організацію. Це є обов'язковим реквізитом будь-якого документа, багатьох довідників і регістрів відомостей.

Організації

Виходячи з цього, ми можемо сказати, що в прикладному рішенні підтримується ведення лише регламентованих видів обліку. Це означає, що конфігурація не орієнтована на ведення управлінського обліку або інших видів обліку.

Рис.1. Організації

Для того, щоб зберігати інформацію про організації та безперервні відомості про них, призначений довідник "Організації" (див. рис. 1). Для кожної організації потрібно вказати:

• Назва - зрозуміла або встановлена на підприємстві;

• Тип організації – фізична або юридична особа;

• Префікс – кілька символів (один, два), які будуть додаватися перед номерами документів будь-якого виду, виписаних від імені цієї організації. Такий механізм дає змогу коректно розділити нумерацію документів у розрізі організацій у межах єдиного інформаційного поля підприємства;

• Повне найменування - та назва, яку можна використовувати в офіційних документах, виписаних від імені цієї організації;

• Головна організація - реквізит заповнюють лише для філій, або представництв та інших підрозділів, які не є самостійними юридичними особами, і містить посилання на головну організацію. Це використовується під час формування консолідованої декларації про прибуток;

• Основний банківський рахунок - посилання на елемент довідника "Банківські рахунки". Цей банківський рахунок буде підставлятися в первинні документи за замовчуванням. Але потрібно розуміти, що кількість розрахункових рахунків для кожної організації навмисно нічим не обмежена, і завжди є можливість внесення та використання довільної їх кількості;

• на вкладці "Коди організації" необхідно внести всі коди, які має описувана юридична особа. Далі інформація з цієї вкладки застосовуватиметься під час автоматичного заповнення регламентованої звітності;

• на вкладці "Номери реєстрації" також вказується інформація, яка описує організацію як суб'єкта підприємницької діяльності. Назва податкової інспекції, де була зареєстрована організація, заповнюється вибором з однойменного довідника. Довідник заповнюється завантаженням із файлу "stг_stі. хмl", який входить до складу дистрибутива, за кнопкою "Завантажити" в командній панелі довідника;

• на вкладці "Контактна інформація" описують усі контактні параметри організації (див. рис. 2).

Рис.2. Контактна інформація організації

Одна з організацій може бути визначена як основна. Ця організація буде за замовчуванням підставлятися в усі нові об'єкти, які будуть створюватися в процесі роботи з інформаційною системою для поточного користувача. Зміна основної організації здійснюється за допомогою кнопки "Встановити основну" на командній панелі списку довідника (див. Рис. 2.1). Рекомендується заповнити насамперед список організацій, коли ви почали працювати із системою, а основну організацію заповнити повністю.

Структура організацій

Інформація про організаційну структуру підприємства міститься в довіднику "Підрозділи організацій" (див. рис. 3). Він підпорядкований довіднику "Організації", тому під час його заповнення потрібно для кожної організації заповнити його індивідуально.

Рис.3. Підрозділи

Довідник ієрархічний, але при цьому підтримується ієрархія елементів. Іншими словами, якщо в майбутньому будь-який підрозділ трансформується у складнішу структуру (наприклад, у бухгалтерії виділяться сектори), відобразити це в довіднику буде не складно - шляхом створення нових елементів, групою-батьком для яких буде реструктуризований підрозділ.

У конфігурації списку довідника передбачено фільтраційне поле "Організація", де для нормальної роботи з довідником необхідно вказувати конкретну організацію. У первинних документах реквізит "Підрозділ" буде автоматично пов'язуватися зі значенням реквізиту "Організація". Зберігання організаційної структури підприємства загалом (без урахування складу та структури організацій) у прикладному рішенні не передбачено.

Довідник "Відокремлені підрозділи організацій" існує для зберігання інформації про відокремлені підрозділи організацій. Він так само підпорядковується довіднику "Організації", унаслідок чого за його допомогою можна описувати ті структурні одиниці кожної організації, які фізично розташовані поза центральним офісом (представництва, каси, експедиції).

Особи, що несуть відповідальність в організаціях

Інформація про осіб, які несуть відповідальність в організаціях, зберігається в періодичному регістрі відомостей "Відповідальні особи організацій". У цьому регістрі з точністю до секунди визначається фізична особа (довідник "Фізичні особи") і обіймана посада для кожної структурної одиниці кожної організації.

Список обійманих посад підприємства зберігається в довіднику "Посади організацій". Це незалежний довідник, тому немає жодної необхідності визначати одну й ту саму посаду для кожної організації - вистачить і одного запису (на відміну від довідника "Підрозділи організацій"). Набір відповідальних осіб організацій (див. рис. 4) у прикладному рішенні визначений наперед, і користувач коригувати його не може. Така інформація дає можливість розрізняти виконувані відповідальними особами організацій ролі та використовується під час формування:

• регламентованої звітності;

• друкованих форм у документах.

Доступ до всіх вищеописаних структур прикладного рішення здійснюється через меню "Підприємство" (перші чотири пункти).

Рис.4. Особи, що несуть відповідальність в організаціях