Загальні принципи та механізми документообігу

Головним способом ведення обліку в прикладному рішенні є реєстрація фактів господарської діяльності, яка виконується за допомогою документів. Документи відображаються у списках документів різних видів (журналах). Доступ до журналів документів здійснюється безпосередньо з головного меню. Якщо розглядати загальний випадок, то реєстрація фактів господарської діяльності здійснюється в такому порядку: користувач відкриває журнал документів і викликає команду створити новий документ. На екрані відображається форма нового документа, у якій користувач:

• установлює вид операції;

• заповнює реквізити й табличні частини документів;

• записує та проводить документ.

На додаток до цього документообіг прикладного рішення (усі документи) має низку спільних рис:

• форми документів максимально уніфіковані (склад, розташування та призначення реквізитів, табличних частин і керуючих елементів усіх документів за можливості збігаються). Унаслідок цього користувачеві не потрібно витрачати час на освоєння принципів керування конкретним документом, і він може зосередитися на принципах його впливу в обліку;

• користувач має можливість заповнити форму документа шляхом копіювання раніше введеного документа цього ж виду, а потім змінити лише частину даних;

• низку документів дозволяється вводити на основі раніше введених документів іншого виду;

• у багатьох документах передбачені регламентовані та/або оперативні друковані форми;

• заповнення табличних частин і груп реквізитів у більшості документів автоматизовано. При цьому дотримується принцип універсальності. Наприклад, механізм заповнення товарних специфікацій (механізм підбору) єдиний і застосовується всюди, де в ньому є потреба;

• документи можна вводити групами в результаті дії автоматизованих обробок;

• підтримується можливість перевизначення складу та послідовності колонок табличних частин документів;

• усі документи проводяться, що означає завершення роботи з ними користувача. Значна частина документів автоматично створює записи бухгалтерського та податкового обліку — проводки в регістрах бухгалтерії та рухи в регістрах накопичення. При цьому документи можуть бути проведені, але проводок не формувати.

для всіх документів є можливість застосування операції розпроведення (скасування проведення), за якої коректно анулюється весь вплив документа на облікові структури типової конфігурації.