Збереження друкованої форми документа у файл

Приклад

Попередні дії

Вибір типу файлу

1. Табличний документ

2. Аркуш Excel

3. Документ HTML

Наведені у статті приклади моделювалися в конфігурації «Управління торговим підприємством для України» (редакція 1.2). Методика, описана у статті, актуальна для конфігурацій «Бухгалтерія для України» (редакція 1.2) і «Управління виробничим підприємством для України» (редакція 1.3).

У цьому розділі описується методика збереження друкованої форми документа або звіту у зовнішній файл. Це може знадобитися, наприклад, для надсилання рахунків на оплату або накладних електронною поштою.

Приклад

ТОВ «Добро» надає послугу покупцю ТОВ «Візіо». За домовленістю сторін організація надсилає покупцеві рахунок на оплату електронною поштою.

Попередні дії

Перш за все, потрібно сформувати друковану форму документа. У прикладі — «Рахунки на оплату покупцеві» (Рис. 1).

Рисунок 1 – друкована форма документа «Рахунки на оплату покупцеві»

Після того, як сформована форма з'явилася на екрані, її можна зберегти у зовнішній файл або відразу надіслати електронною поштою.

Для надсилання документа електронною поштою можна скористатися кнопкою «Надіслати по e-mail». У вікні налаштування надсилання друкованої форми, що з'явилося, потрібно вказати формати файлів-вкладень і тексту повідомлення (Рис. 2).

Попередньо необхідно організувати доступ до Інтернету для надсилання повідомлень, у довіднику «Облікові записи електронної пошти» мають бути зареєстровані необхідні облікові записи.

Докладніше з налаштуваннями електронної пошти можна ознайомитися у статті «Отримання та надсилання листів за допомогою вбудованої електронної пошти».

Рисунок 2 - налаштування надсилання друкованої форми електронною поштою

Використання вбудованого поштового клієнта встановлюється за допомогою константи «Використання вбудованого поштового клієнта».

Для збереження друкованої форми документа у файл необхідно натиснути кнопку «» («Зберегти») або вибрати пункт «Зберегти як...» у меню «Файл» (Рис. 3).

Рисунок 3 – збереження копії друкованої форми у файл

У разі натискання кнопки або вибору пункту меню «Зберегти копію...» буде відкрито стандартну форму збереження файлу, що використовується у Windows, у якій потрібно вказати каталог, ім'я та тип файлу, що зберігається (Рис. 4).

Рисунок 4 – зазначення каталогу, імені та типу файлу, що зберігається

Рисунок 5 – призначення користувачеві права «Редагування таблиць»

Вибір типу файлу

Друковану форму можна зберегти у файли різних типів. Для вибору типу файлу у формі призначено поле «Тип файлу (Save as type)». Від типу файлу залежить, яким чином будуть враховані особливості оформлення табличного документа, а також які програми можуть бути використані для його перегляду та коригування.

Нижче описано три типи файлів, що найбільше підходять для збереження табличних документів.

1. Табличний документ

За замовчуванням програма пропонує зберегти файл як табличний документ «1С:Підприємства» у форматі «*.mxl». Збережена копія документа буде повністю ідентичною тій, що формується програмою. При цьому файл можна будь-коли відкоригувати, відкривши за допомогою «1С:Підприємства» або безкоштовної програми «1С:Підприємство - Робота з файлами» (Рис. 6).

Особливості:

• збереження оформлення табличного документа;
• можливість коригування;
• для перегляду потрібне «1С:Підприємство 8» або безкоштовна програма «1С:Підприємство - Робота з файлами».

Рисунок 6 – збережений документ у форматі «табличний документ (*.mxl)»

2. Аркуш Excel

Аркуш Microsoft Excel (*.xls) - один із поширених типів табличних файлів. Їх можна відкрити та відкоригувати за допомогою програми Microsoft Excel (Рис. 7). Крім того, для перегляду файлів цього типу можна використовувати програму Excel Viewer 2003.

Слід мати на увазі, що підхід до оформлення табличних документів у «1С:Підприємстві 8» і Microsoft Excel має суттєві відмінності. Деякі особливості оформлення табличних документів «1С:Підприємства 8», наприклад, різна ширина колонок у різних рядках, не підтримуються в Microsoft Excel. У разі збереження табличного документа з таким оформленням як аркуша Excel налаштування ширини колонок буде втрачено.

Особливості:

• не підтримуються деякі особливості оформлення табличних документів «1С:Підприємства 8»;
• для перегляду та коригування потрібна наявність Microsoft Excel або Excel Viewer 2003.

Рисунок 7 – збережений документ у форматі «Аркуш Excel (*.xls)»

3. Документ HTML

У вигляді документів HTML «*.htm» зазвичай оформлюються сторінки сайтів в Інтернеті. Будь-який документ HTML можна переглянути за допомогою оглядача Інтернету, наприклад Internet Explorer (Рис. 8). Багато програм, наприклад Microsoft Word, дають змогу редагувати документи HTML.

Особливості:

• збереження оформлення табличного документа;
• для перегляду не потрібне встановлення додаткових програм;
• можливість коригування за допомогою Microsoft Word;
• документ HTML може відображатися некоректно під час використання старих версій оглядачів Інтернету.

Рисунок 8 – документ у форматі «*.htm» в Інтернет-оглядачі Internet Explorer

Під час вибору найбільш відповідного типу файлу необхідно враховувати переваги та недоліки кожного з типів. У прикладі організація «Добро» відмовилася від збереження документа у вигляді аркуша Excel, оскільки цей тип файлу не підтримує налаштування різної ширини колонок у різних частинах рахунку. Вибір між табличним документом «1С:Підприємства» та документом HTML було зроблено на користь останнього, оскільки для його перегляду не потрібно встановлювати додаткові програми.

Див. також:

• Безкоштовна програма «1С:Підприємство - Робота з файлами» (для перегляду потрібне підключення до Інтернету).