Інформаційні технології бухгалтерського обліку

На сьогодні автоматизація бухгалтерського обліку не є вкрай складним завданням для користувача бухгалтерських програм. Тому зараз розробляються програми для комп'ютеризації бухгалтерського обліку та досягнення будь-яких цілей: від комп'ютеризації певних ділянок облікової роботи до створення величезних взаємопов'язаних баз даних. Виявляється, для ефективної роботи важливо мати єдину базу даних для абсолютно всіх ділянок бухгалтерського обліку. Одночасно вирішується проблема різних операцій та оформлення первинних документів. Об'єднані версії бухгалтерського обліку вирішують проблему залежності роботи ділянок від моменту запиту до єдиної бази.

У процесі автоматизації роботи бухгалтерії виникають два головні завдання: обробка первинної облікової документації та формування зведеної звітності.

Програми, створені для автоматизації обліку, будуються за однією схемою: є велика частина даних бази даних, де відображається будь-яка інформація, яка надається бухгалтеру, що працює на певному АРМ. Потім отримана інформація редагується, і всі математичні операції обчислюються та роздруковуються в потрібному вигляді.

Часто в роботі з бухгалтерською програмою також необхідно використовувати й інші програми — текстові редактори, табличні процесори та інші. Тому поняття "автоматизація робочого місця бухгалтера" слід розглядати ширше, ніж просте використання бухгалтерської програми.

Програми, які потрібні для бухгалтерського обліку, поділяються на три групи: міні-бухгалтерія; мережева бухгалтерія, інтегрована бухгалтерія.

У групі «Міні-бухгалтерія» представлено більшість програм на ринку комп'ютерного забезпечення. Робота цих програм полягає у складанні бухгалтерських записів господарських операцій, оборотного балансу, сальдового балансу та даних Головної книги. Правила формування балансу є універсальними для більшості видів і типів підприємств. За функціоналом їх поділяють на чотири підгрупи:

• програми з реалізації функції синтетичного обліку.
• програми, які доповнюють функції першої підгрупи та дозволяють вести одно- або іноді дворівневий бухгалтерський облік. Вони призначені для малих підприємств, де спрощена система ведення обліку;
• програми для ведення зведеного обліку великих підприємств. Основна функція — розгорнутий багаторівневий аналітичний облік
• головні модулі функціональних комплексів. Головною особливістю та завданням є отримання бухгалтерських записів від програм, які спеціалізуються на введенні різних розділів обліку з метою здійснення зведеного обліку. Програми працюють в автономному режимі, але з відповідно доповненими комплексами.

Головною особливістю мережевих програм бухгалтерського обліку є обмін даними всередині кожного АРМ та з іншими АРМ. Бухгалтерське програмне забезпечення орієнтоване на ресурси персональних комп'ютерів. Для складніших завдань, які не в змозі виконати стандартний ПК, використовуються робочі станції, міні- та максі-ЕОМ.

Вибір класу системи визначається діяльністю та місцем підприємства на ринку, кваліфікацією співробітників, досвідом бухгалтерського й управлінського обліку. Це особливо актуально для невеликих підприємств, де часто спостерігається суміщення обов'язків співробітниками.

За функціональністю виділяються ті, що орієнтовані: на традиційний сумовий бухгалтерський облік; на оперативно-господарський облік; на управлінський облік і фінансово-економічний аналіз.

Загальні принципи побудови та можливості програм автоматизації бухгалтерського обліку

На сьогодні існує велика різноманітність програм, що поліпшують і роблять роботу бухгалтера ефективнішою та зручнішою. Практично всі програми мають стандартний набір інструментів для автоматизації таких ділянок бухгалтерського обліку: модуль каса, основні засоби та нематеріальні активи; облік товарно-матеріальних цінностей; валютний облік; розрахунки з підзвітними особами; розрахунки із заробітної плати; розрахунки з бюджетом і позабюджетними фондами.

Фірми-розробники ПЗ знаходять нові підходи для вирішення комплексного підходу. Ці підходи реалізовані в програмах, які входитимуть до комплексів «1С: Підприємство» або «Галактика». Ці програми забезпечують не лише автоматизацію бухгалтерського обліку, а й планують економічну діяльність і торгівлю в інших сферах діяльності.

Для обліку програми побудовані на основі реєстрації вихідних даних — бухгалтерських проводок, породжуваних господарськими операціями. Для повного запису діяльності підприємства мають бути відображені всі проводки підприємства:

• Вручну.
• За допомогою типових операцій, де кожна операція відповідає групі проводок, і тому суми деяких проводок розраховуються автоматично.
• При використанні первинних документів.

У роботі з первинними документами в усіх програмах встановлено великий набір стандартних первинних документів бухгалтерського обліку (накладних, рахунків на оплату, прибуткових і видаткових касових ордерів тощо). Передбачено можливість створення та оптимізації первинних документів для всіх інших видів.

Програми можуть використовувати майже будь-яку кількість довідників для організації аналітичного обліку. Також у програмах є можливість ведення валютного обліку: тут використовуються довідники видів валют та їхніх курсів.

Важливо розуміти, що необхідно не лише купити комп'ютер і бухгалтерську програму. Буває, необхідно перебудувати стандартне бухгалтерське забезпечення на свій лад, що включає певні особливості свого підприємства.