Использование персонального компьютера в складском учете

В наше время все торговые предприятия имеют дело с большим количеством продукции, а также с ее разнообразным ассортиментом. Держа все товары на складе, тяжело даже представить, как каждая единица продукции будет регистрироваться, и контролироваться. Используя классические «бумажные» методы ведения учета (оформляя документацию на каждый продукт, записывая все поступления и передачи и т.д.), получим процесс с рядом недостатков:

• низкая скорость проведения учета;
• сложность в работе с расширенной номенклатурой товаров;
• опасность потери составных документов;
• постоянное проведение промежуточных инвентаризаций;
• низкое качество товарного анализа;
• недостаточный контроль движения запасов.

Рисунок 1. Типичное складское помещение.

Люди, которые занимаются такой сложной рутинной работой, как правило, не могут гарантировать максимально эффективного проведения учетных процедур из-за динамического изменения номенклатуры продукции. Проведение учета на складах предусматривает постоянный четкий детальный контроль запасов, а, следовательно, человеческий фактор значительно влияет на качество системного анализа. Таким образом, чтобы минимизировать участие персонала в работе со складскими ресурсами, а, следовательно, улучшить работу предприятия в целом, необходимо автоматизировать этот процесс, используя персональные компьютеры.

Первые электронные вычислительные машины были созданы еще в середине ХХ века, и направлены на работу в крупных компаниях. Эти машины занимали целые комнаты, а их обслуживанием занимались только люди, обученные в области программирования. Но уже тогда часть процессов на предприятии была автоматизирована.

Сейчас компьютеры стали в разы меньше, мобильней, а спектр возможностей, которые они могут предоставлять, значительно вырос. Таким образом, каждая компания, будь то крупная международная корпорация, или малое туристическое агентство, способна использовать преимущества персональных компьютеров в удовлетворении своих промышленных и бухгалтерских нужд.

Для того чтобы компьютеры на предприятии использовались в полную силу на них должны быть установлены программы для удобного и интуитивно-простого проведения различных операций. Эти программы должны устанавливаться техническими специалистами. А работа с программными приложениями должна выполняться в соответствии с инструкциями и правилами использования. Среди программ, которые применяются бухгалтерами для ведения складского учета, выделяются следующие:

1. «1С: Бухгалтерия» - это основной программный продукт, который применяется предприятиями для ведения бухгалтерского учета. Он обеспечивает максимально эффективное ведение записей по операциям, осуществляемых на предприятии и, таким образом, гарантирует детальный мониторинг собственных производственных возможностей. Благодаря поддержке «1С: Бухгалтерии» складской учет приобрел более систематизированный вид, получил удобную визуализированную структуру, а также значительно упростил работу по анализу товарной номенклатуры. Несмотря на вышеуказанные преимущества данного программного пакета, он является достаточно специфическим в управлении. Для того чтобы осуществлять корректную работу и, тем самым, по максимуму использовать возможности программы, бухгалтерам необходимо пройти специализированные курсы, по окончании которых работник будет признан 1С - Специалистом.
2. «Microsoft Office» - офисный пакет программ, которые дают возможность работать со многими типами файлов. Из всех программ, входящих в данный пакет, в складском учете используются:

• «Microsoft Office Word» - это текстовый процессор, который позволяет просматривать, создавать, и редактировать документы, используя большой выбор инструментов. Бухгалтеры используют Word для формирования профессиональной документации. Данная программа не является сложной в освоении, а, следовательно, уверенные пользователи ПК с легкостью овладеют ее механизмом работы, и смогут умело оперировать документацией.
• «Microsoft Office Excel» - это табличный процессор, используемый для ведения подсчетов и создания таблиц, диаграмм и других графических объектов. Excel позволяет удобно систематизировать информацию, используя ячейки, внутри которых могут размещаться данные различного характера. В бухгалтерии широко применяют инструменты данной программы для проведения расчетов (математических, статистических, логических и т.д.). Имея определенный ряд данных со склада, специалист способен создать их графическую модель, таким образом, визуально продемонстрировать нынешнее состояние производственных запасов, что бывает очень эффективно в планировании будущих периодов.
• «Microsoft Office Access» - это система управления базами данных. Эта программа позволяет создавать базы данных на основе систематизированной информации. Главными элементами таких баз данных являются:

• построитель таблиц (для создания информационной структуры);
• построитель форм (предоставление информации в виде, удобном для обработки);
• построитель запросов (поиск нужной информации);
• построитель отчетов (вывод информации, которая может использоваться для документации).

В складском учете такие базы данных являются основой для формирования перечня товаров, с их характеристиками, номенклатурой и другими деталями. Наличие такой четкой и доступной для обработки информации является ключом к успешному управлению складскими запасами.

3. Антивирусы - программы, которые гарантируют защищенность информации предприятия от вредоносных программ. Так как в наше время каждая компания подключена к сети Интернет, поэтому возможность попадания опасных программ во внутреннюю информационную систему предприятия является очень большой. Для предотвращения повреждения или потери важных данных на рабочие компьютеры сотрудников должны быть установлены антивирусные программы, среди которых эффективны: «Kaspersky Internet Security», «ESET NOD32», «Avast» и др.

В нашу эру компьютерных технологий ведения бухгалтерского учета значительно упростилось. Большой программный потенциал и возможность выхода в сеть Интернет направили работу экономиста-бухгалтера не в осуществление длинных подсчетов или рутинной регистрации данных, а на аналитическое мышление и планирование, обеспечивая предприятию устойчивость и стабильность на рынке.

Недашкивский Юрий