Контроль работы кассира в программе 1С: пошаговое руководство

Настройка рабочего места кассира

Открытие и закрытие кассовой смены

Проверка кассовых операций

Ведение кассовой книги

Формирование отчетности

Проверка фискальных документов

Анализ ошибок и неисправностей

Обучение и повышение квалификации кассиров

Внутренний аудит и ревизии

Заключение

 

Эффективный контроль работы кассира в программе 1С является ключевым аспектом обеспечения финансовой дисциплины и точности учета в организации. В данной статье рассмотрим основные методы и инструменты, позволяющие руководителям и бухгалтерам осуществлять проверку кассовых операций, вести отчетность и соблюдать кассовую дисциплину.

Настройка рабочего места кассира

Перед началом работы необходимо убедиться, что рабочее место кассира (РМК) в программе 1С правильно настроено. В версиях, таких как «1С:Розница» или «1С:Управление торговлей», для этого предусмотрен помощник настройки кассового места. Он доступен в разделе «Администрирование» — «Продажи» — «Помощник настройки кассового места». Правильная настройка РМК обеспечивает корректное проведение кассовых операций и минимизирует риск ошибок.

Открытие и закрытие кассовой смены

Каждый рабочий день кассир должен открывать и закрывать кассовую смену. В программе 1С это осуществляется через раздел «Банк и касса» — «Касса» — «Управление фискальным устройством». Открытие смены подтверждается печатью соответствующего чека, который необходимо сохранять для отчетности. Закрытие смены также сопровождается печатью итогового чека и формированием отчета о розничных продажах.

Проверка кассовых операций

Для контроля за работой кассира рекомендуется регулярно проверять кассовые операции. В программе 1С это можно сделать с помощью журнала «Кассовые документы», где отображаются все проведенные операции. Особое внимание следует уделять корректности оформления приходных и расходных кассовых ордеров, а также соответствию сумм в документах фактическим поступлениям и выдачам денежных средств.

Ведение кассовой книги

Согласно законодательству Украины, организации обязаны вести кассовую книгу, в которой отражаются все кассовые операции за день. В программе 1С кассовая книга формируется автоматически на основании проведенных операций. Для ее формирования необходимо перейти в журнал «Кассовые документы» и выбрать функцию «Кассовая книга». Важно регулярно проверять правильность заполнения кассовой книги и своевременно ее распечатывать.

Формирование отчетности

В конце смены кассир должен формировать отчет о розничных продажах и, при необходимости, справку-отчет кассира по форме КМ-6. Хотя с 2017 года заполнение формы КМ-6 не является обязательным, многие организации продолжают использовать ее для внутреннего контроля. В программе 1С этот отчет формируется автоматически и доступен для печати из документа «Отчет о розничных продажах».

Проверка фискальных документов

Фискальные документы, такие как чеки и отчеты, являются важными элементами контроля кассовых операций. Руководителю следует регулярно проверять их наличие и соответствие требованиям законодательства. В программе 1С предусмотрена возможность просмотра и печати фискальных документов, что облегчает процесс контроля.

Анализ ошибок и неисправностей

В процессе работы могут возникать различные ошибки и неисправности, связанные с кассовым оборудованием или программным обеспечением. Для их выявления и устранения рекомендуется регулярно анализировать сообщения об ошибках, проверять состояние фискального регистратора и обновлять программное обеспечение. В случае возникновения проблем следует обращаться к специалистам технической поддержки.

Обучение и повышение квалификации кассиров

Для минимизации ошибок и повышения эффективности работы кассиров важно регулярно проводить обучение и повышение их квалификации. В Украине доступны специализированные курсы, такие как «Бухгалтер-касир», которые охватывают основы бухгалтерского учета, работу с кассовыми и банковскими документами, ведение кассовой книги и другие аспекты работы кассира.

Внутренний аудит и ревизии

Периодическое проведение внутреннего аудита и ревизий позволяет выявлять и предотвращать возможные нарушения кассовой дисциплины. В ходе аудита проверяются кассовые документы, соответствие фактических остатков денежных средств учетным данным, а также соблюдение установленных процедур и регламентов.

Заключение

Контроль работы кассира в программе 1С требует комплексного подхода, включающего правильную настройку рабочего места, регулярную проверку кассовых операций, ведение отчетности, обучение персонала и проведение внутренних аудитов. Соблюдение этих мер способствует обеспечению финансовой дисциплины, точности учета и минимизации рисков, связанных с кассовыми операциями.