Використання персонального комп'ютера у складському обліку

У наш час усі торгівельні підприємств мають справу із великою кількістю продукції, а також з її різноманітним асортиментом. Тримаючи усі товари на складі, тяжко навіть уявити, яким чином кожна одиниця продукції буде реєструватися та контролюватися. Використовуючи класичні «паперові» методи ведення обліку (оформлюючи документацію на кожен продукт, записуючи усі надходження та передачі тощо), маємо низку недоліків:

• низька швидкість проведення обліку;
• складність у роботі з розширеною номенклатурою товарів;
• небезпека втрати складових документів;
• постійне проведення проміжних інвентаризацій;
• невисока якість товарного аналізу;
• недостатній контроль за рухом запасів.

Люди, які займаються такою складною рутинною працею, як правило, не можуть гарантувати максимально ефективного проведення облікових процедур через динамічну зміну номенклатури продукції. Проведення обліку на складах передбачає постійний чіткий детальний контроль запасів, а отже людський фактор значно впливає на якість системного аналізу. Таким чином, щоб мінімізувати участь персоналу у роботі зі складськими ресурсами, а отже покращити роботу підприємства в загальному, необхідно автоматизувати цей процес, використовуючи персональні комп'ютери.

Перші електронні обчислювальні машини були створені ще в середині ХХ століття і були направлені саме на роботу у великих компаніях. Вони займали цілі кімнати і їх обслуговуванням займалися тільки люди, освічені у сфері програмування. Але вже тоді, певна частка процесів, що здійснювалась на підприємстві, була автоматизована. Це було першою сходинкою до переходу від людської праці до машинної у невиробничій сфері.

Нині комп'ютери стали в рази меншими, а спектр можливостей, які вони можуть надавати, значно розширився. Від однопроцесних обчислювальних машин вони перетворилися в мобільні багатопроцесні апарати, які не потребують особливо глибоких знань з інформатики для обслуговування. Таким чином кожна компанія, чи то велика міжнародна корпорація, чи мале туристичне агентство здатна використати переваги персональних комп'ютерів у задоволенні власних промислових та бухгалтерських потреб.

Для того, щоб комп'ютери на підприємстві використовувалися повністю, на них мають бути встановлені певні програми, які містять цільну візуальну структуру форм і команд для зручного та інтуїтивно простого проведення різноманітних операцій. Ці програми мають встановлюватися технічними спеціалістами і використовуватися згідно з інструкціями та правилами використання. Серед програм, які застосовуються бухгалтерами для ведення складського обліку, виділяються наступні:

«1С:Бухгалтерія» – це основний програмний продукт, який застосовується підприємствами для ведення бухгалтерського обліку. Він забезпечує максимально ефективне ведення записів по операціях, які здійснюються на підприємстві і, таким чином, гарантує детальний моніторинг власних виробничих можливостей. Завдяки підтримці «1С:Бухгалтерії» складський облік набув більш систематизований вигляд, отримав зручну візуалізовану структуру, а також значно спростив роботу по аналізу товарної номенклатури. Незважаючи на вищезазначені переваги даного програмного пакету, він є досить специфічним в управлінні, і тому для того, щоб здійснювати коректну роботу і, тим самим, по максимуму використати можливості цієї програми, бухгалтерам необхідно пройти спеціалізовані курси, по закінченню яких, робітник буде визнаний 1С-фахівцем або 1С-спеціалістом.

Microsoft Office – офісний пакет програм, які мають широкий діапазон застосування та пропонують роботу з багатьма типами файлів. Серед усіх програм, що входять до даного пакету, в складському обліку використовуються такі:

Microsoft Office Word – це текстовий процесор, який дозволяє переглядати, створювати та редагувати документи, використовуючи великий вибір інструментів. Бухгалтери використовують Word для формування професійної документації. Дана програма не є складною в освоєнні, а отже впевнені користувачі ПК з легкістю оволодіють її механізмом роботи та вміло оперуватимуть документацією.

Microsoft Office Excel – це табличний процесор, який використовується для ведення підрахунків та створення таблиць, діаграм та інших графічних об'єктів. Excel дозволяє зручно систематизувати інформацію, використовуючи комірки, всередині яких можуть розміщуватися дані різного характеру. В бухгалтерії широко застосовують інструменти даної програми для проведення підрахунків (математичних, статистичних, логічних тощо). Маючи певний ряд даних зі складу, спеціаліст здатен створити їх графічну модель, таким чином візуально продемонструвати нинішній стан виробничих запасів, що буває дуже ефективним у плануванні майбутніх періодів.

Microsoft Office Access – це система управління базами даних. Ця програма дозволяє створювати бази даних, які міститимуть систематизовану інформацію. Головними елементами таких баз даних є:

• таблиці (інформаційна структура);
• форми (інформація у вигляді, зручному для обробки);
• запити (сортовані інформація за метою пошуку);
• звіти (частина інформації, яка може використовуватися для документації).

В складському обліку, такі бази даних є основою для формування переліку товарів, зазначаючи їх характеристику, номенклатурні номери та інші деталі. Наявність такої чіткої та доступної для обробки інформації є ключем до успішного керування складськими запасами.

Антивіруси – програми, які гарантують захищеність інформації підприємства від шкідливих файлів. Так як в наш час кожна компанія підключена до мережі Інтернет, тому можливість попадання небезпечних файлів у внутрішню інформаційну систему підприємства є великою. Для запобігання пошкодженню чи втраті важливих даних на робочі комп'ютери співробітників мають бути встановлені антивірусні програми, серед яких ефективними є Kaspersky Internet Security, ESET NOD32, Avast! та інші.

В нашу еру комп'ютерних технологій ведення бухгалтерського обліку значно спростилося. Великий програмний потенціал та можливість виходу в мережу Інтернет направили роботу економіста-бухгалтера не на здійснення довгих підрахунків чи рутинної реєстрації даних, а на аналітичне мислення та планування, що забезпечить підприємству стійкість та стабільність на ринку.

Недашківський Юрій

Нас находят: використання офісних програм в роботі спеціаліста, використання персональні компютери