Архитектура и проектные решения в конфигурации "Управление небольшой фирмой для Украины"

"1С: Управление небольшой фирмой 8 для Украины" – это новое решение фирмы "1С". В первую очередь предназначено для автоматизации основных процессов управления на предприятиях малого бизнеса. Система позволяет вести учет хозяйственных операций , осуществлять контроль, анализ и планирование.

Конфигурация разработана и работает на новейшей версии платформы "1С:Предприятие 8.2", в полной мере использует ее новые возможности.

В конфигурации присутствует удобный управляемый интерфейс, есть возможность работы с конфигурацией через Интернет с использованием веб-клиента и тонкого клиента, в том числе и по низкоскоростным каналам связи.

"1С:Управление небольшой фирмой 8 для Украины" – это управленческая конфигурация. В ней не реализовано ведение бухгалтерского учета. Это решение продиктовано различными требованиями и назначением управленческого и бухгалтерского учета. Наличие в конфигурации более одного вида учета чрезмерно ее усложнит, а параллельное ведение двух видов учета становится крайне сложной задачей. Такая конфигурация не будет простой, для работы с ней потребуется персонал со знанием бухгалтерского учета, а на ее освоение будет уходить гораздо больше времени. Кроме того, значительная часть небольших фирм вообще самостоятельно не ведут бухгалтерский учет , а отдают это на аутсорсинг отдельным специалистам или специализирующимся на этом компаниям.

Для ведения бухгалтерского учета рекомендуется использовать конфигурацию "1С:Бухгалтерия 8 для Украины", а для облегчения жизни бухгалтерам между конфигурациями реализован обмен данными.

Стандартная и расширенная функциональность

Перед началом эксплуатации системы рекомендуется проверить и настроить параметры учета в соответствии с потребностями компании – включить тот функционал, который предполагается использовать. Следует помнить, что, включив расширенный функционал и использовав его хотя бы раз, в дальнейшем не получится его выключить до тех пор, пока в системе будут присутствовать объекты, относящиеся к этому функционалу. Например, включив возможность учета имущества и введя хотя бы одну операцию с ним, выключить эту подсистему уже не получится, пока введенная операция и объекты, связанные с ней, присутствуют в информационной базе.

На приведенном ниже рисунке схематично показана стандартная функциональность конфигурации и возможности ее расширения путем включения соответствующих настроек.

Управление составом расширенной функциональности производится в форме " Настройка параметров учета ". Перейти на форму можно из раздела "Настройка и администрирование " – панель действий – группа "Настройка параметров" – команда " Настройка параметров учета ".

Структура конфигурации

Основная задача любой информационной системы - обработка данных, повышение эффективности работы и упрощение канцелярского труда. Под обработкой данных подразумевается потребление информационной системой различных данных и преобразование ее в информацию для внутреннего и внешнего использования.

На приведенной ниже схеме показана общая функциональная модель конфигурации " Управление небольшой фирмой для Украины ".

Данные, поступающие из внешней среды (обращения клиентов, информация о ценах конкурентов, различные взаимодействия и т. п.), преобразуются при помощи функций конфигурации в информацию для потребления во внутренней среде (управленческий баланс, прибыли и убытки и т. п.). Также конфигурацией формируется информация, предназначенная и для внешней среды (прайс-листы для покупателей, заказы поставщикам , печатные формы документов и т. п.).

Из внешней среды в конфигурацию поступают:

Обращения клиентов ( заказы покупателей );
Информация о ценах контрагентов;
Запасы ;
Денежные средства ;
Взаимодействия (информация о звонках, встречах и т. п.);
Данные о выработке имущества (пробег автомобиля, время работы станка и т. п.);
Информация о налогах (т. к. налоги системой автоматически не рассчитываются);
Внешние документы (различные печатные формы документов).

Данные, поступающие из внешней среды, преобразуются системой в информацию, предназначенную для внутренней среды (внутреннего потребления). Агрегированный список такой информации выглядит следующим образом:

Ценообразование (информация о продажных ценах);
Продажи (оптовые и розничные);
Закупки;
Запасы и затраты;
Производство, работы и услуги;
Дебиторы и кредиторы;
Ключевые и человеческие ресурсы;
Имущество;
Платежный календарь ;
Доходы и расходы;
Денежные средства;
Прибыли и убытки;
Управленческий баланс.

Также системой формируется информация, предназначенная для внешней среды (покупателям, поставщикам и др. контрагентам):

Информация для покупателей (прайс-листы и т. п.);
Запросы поставщикам (заказы поставщикам и т. п.);
Внешние документы (различные печатные формы документов);
Взаимодействия (информация о звонках, встречах и т. п.);
Денежные средства;
Товары, работы и услуги.

В составе конфигурации за обработку информации, относящейся к различным разделам учета, отвечают различные подсистемы:

Маркетинг и продажи;
Розничные продажи;
Снабжение и закупки;
Склад и производство;
Денежные средства;
Зарплата и персонал;
Имущество;
Финансы;
Розничные продажи.

Информация, сформированная в одной подсистеме, может использоваться в другой, и наоборот.

Библиотека стандартных подсистем

Помимо учетных подсистем в состав конфигурации " Управление небольшой фирмой для Украины " входит "1С:Библиотека стандартных подсистем".

"1С:Библиотека стандартных подсистем" (БСП) – это инструментарий разработчика. Она содержит набор универсальных функциональных механизмов.
Подсистемы БСП охватывают такие области, как администрирование информационной базы, администрирование пользователей системы, ведение различной нормативно-справочной информации (адресный классификатор, курсы валют и др.).

БСП предоставляет пользовательские и программные интерфейсы для работы с прикрепляемыми файлами, контактной информацией, почтовыми сообщениями и др.

Функционал, используемый в конфигурации "1С:Управление небольшой фирмой 8 для Украины" из "1С:Библиотека стандартных подсистем":

Базовая функциональность:
- Основной функционал библиотеки.
- Функция по установке расширения работы с файлами "по требованию".
Механизм проверки легальности получения обновления:
- Пользовательский интерфейс для подтверждения легальности получения обновления конфигурации .
Механизм работы с файлами:
- Обработка для автоматического извлечения текста на клиенте.
- Возможность запрета на загрузку файлов в зависимости от их расширения.
- Редактор настроек сканирования файлов.
- Функции криптографии.
- Функции электронной цифровой подписи.
Свойства:
- Дополнительные реквизиты и сведения.
Механизм обменов данными:
- Выполнение обмена данными между различными конфигурациями по правилам обмена.
- Выполнение обмена по требованию пользователя и в автоматическом режиме по расписанию.
- Возможность обмена данными через различные каналы связи: локальный или сетевой каталог, электронная почта или FTP-ресурс.
Механизм дополнительных отчетов и обработок:
- Подключение к информационной базе дополнительных (внешних) отчетов и обработок в режиме 1С:Предприятие как для использования с конкретными типами объектов, так и для информационной базы в целом.
- Регламентное выполнение обработок по расписанию.
Механизм обновления конфигурации:
- Автоматическое обновление конфигурации в режиме 1С:Предприятие через Интернет, диск ИТС или из указанного файла в локальном или сетевом каталоге.
- Планирование "отложенных" обновлений на определенное время в будущем (для клиент-серверного режима).
Запрет редактирования реквизитов объектов:
- Возможность запрета редактирования табличных частей объектов.
- Поддержка блокирования более одного элемента формы, связанного с "ключевым" реквизитом.

Подсистема "Маркетинг и продажи"

Удовлетворение потребностей клиентов – основное в деятельности любой коммерческой организации. Подсистема "Маркетинг и продажи" призвана сделать удобным и максимально простым этот процесс. Работа с покупателями и заказчиками, управление продажами и ценообразование – основное назначение подсистемы. В подсистеме поддерживаются различные варианты продаж – по предоплате, без предоплаты, с частичной оплатой, по обычной или комиссионной схеме.

Из подсистемы "Денежные средства" в подсистему "Маркетинг и продажи" поступает информация об оплатах и авансах от покупателей. Авансы покупателей зачитываются в документах отгрузки. Обратно в подсистему "Денежные средства" передается информация о задолженности покупателей за отгруженные товары, работы и услуги, которая, в свою очередь, указывается при регистрации оплаты.

В подсистему "Розничные продажи" из подсистемы "Маркетинг и продажи" передается информация о розничных ценах. Розничные цены используется при продаже товаров, работ и услуг в рознице.

При поступлении заказов от покупателей возникает потребность в запасах. Эта потребность передается в подсистему "Снабжение и закупки", которая этой подсистемой и обеспечивается.

Информация о запасах поступает из подсистемы "Склад и производство".

В подсистему "Зарплата и персонал" передаются данные о продажах, используемые при расчете заработной платы .

Информация о продажах, доходах и задолженности покупателей передается в подсистему "Финансы".

Функциональная схема подсистемы "Маркетинг и продажи"

Общая функциональную схема подсистемы "Маркетинг и продажи" выглядит следующим образом:

Слева отображены данные, поступающие из внешней среды (от покупателей). Затем отображены данные, поступающие из внутренней среды (других подсистем). Правее от подсистемы показана информация, предназначенная для внутренней среды (других подсистем, управленческому персоналу). Самые правые стрелки отображают информацию, предназначенную для внешней среды (для покупателей).

Подсистема позволяет:

Регистрировать взаимодействия с покупателями;
Регистрировать и отслеживать заказы покупателей и заказы-наряды;
Планировать отгрузку (выполнение работ) по заказам;
Резервировать свободный остаток;
Формировать прайс-лист;
Контролировать структуру дебиторской задолженности;
Оформлять первичные документы по отгрузке продукции;
Регистрировать планы продаж с любым горизонтом планирования;
Осуществлять план-фактный анализ продаж.

Информация из внешней среды

Из внешней среды в подсистему "Маркетинг и продажи" поступают:

Взаимодействия,
Заказы клиентов.

Взаимодействия

В конфигурации есть возможность регистрации различных взаимодействий с покупателями и поставщиками, как входящих, так и исходящих. Это могут быть как уже состоявшиеся контакты (звонки, встречи, переговоры, переписка), так и планируемые события.

Регистрация взаимодействий осуществляется документами "Событие".

Заказы клиентов

Подтвержденное намерение покупателя приобрести продукцию, товар или услугу регистрируется документом "Заказ покупателя" и закрывается документами реализации продукции, товаров работ и услуг – " Акт выполненных работ ", " Расходная накладная ", "Отчет о переработке", " Приходная накладная " (при возвратах).

В конфигурации присутствует и короткая схема с использованием документа "Заказ-наряд". Документ фактически выполняет функции таких документов, как "Заказ покупателя", "Расходная накладная", "Акт выполненных работ".

Поступившие заказы клиентов хранятся в регистре накопления "Заказы покупателей" в разрезе организаций, заказов покупателей , номенклатуры и характеристик.

Данные из регистра накопления используются в менеджере контактов , при расчете потребностей, для анализа выполнения заказов покупателей и для контроля состояний и динамики работы с заказами покупателей .

Информация из внутренней среды

Из других подсистем в подсистему "Маркетинг и продажи" поступает:

Информация о запасах;
Информация о расчетах с покупателями.

Информация о запасах

Источником информации о запасах является подсистема "Склад и производство". Подробнее…

Информация о расчетах с покупателями

Поступающая из подсистемы "Денежные средства" информация о принятых авансах от покупателей указывается при реализации товаров , работ и услуг в подсистеме "Маркетинг и продажи". Таким образом, поступившие от покупателей авансы зачитываются. Подробнее…

Информация для внутренней среды

Информация, получаемая из подсистемы "Продажи и маркетинг" и предназначенная для использования внутренней средой:

Информация о расчетах с покупателями;
Информация о продажах;
Планы продаж;
Информация о потребности в запасах;
Ценообразование;
Информация о доходах и расходах;
Информация о доходах и расходах кассовым методом;
Платежный календарь;
График движения запасов.

Информация о расчетах с покупателями

Поступившие оплаты и авансы покупателей регистрируются документами движения денежных средств – "Поступление в кассу ", "Поступление на счет", "Расход из кассы" (при возвратах) и "Расход со счета" (при возвратах).

Информация о задолженности покупателей регистрируется документами реализации товаров, работ и услуг – "Акт выполненных работ", "Отчет комиссионера", "Отчет о переработке", "Продажа имущества", "Приходная накладная" (при возвратах) и "Расходная накладная".

В случае поступления оплаты за проданные товары, работы и услуги в документах учета движения денежных средств указываются документы отгрузки. А в документах отгрузки указываются зачитываемые авансы.

Для корректировки расчетов с покупателями используется документ " Корректировка долга ".

Курсовые разницы по расчетам с покупателями рассчитываются в момент совершения операций, однако в конце периода также возникает необходимость это сделать. Эту операцию выполняет документ " Закрытие месяца ".

Расчеты с покупателями хранятся в соответствующем регистре накопления "Расчеты с покупателями" в разрезе организаций, типов расчетов (аванс или оплата), контрагентов, договоров, заказов и всегда ведутся по документам расчетов.

В случае использования расширенной функциональности "Вести учет валютных операций " валюта учета и валюта договора с покупателем могут различаться. В регистре предусмотрено хранение сумм в двух валютах.

Данные регистра накопления используются для анализа оплаты по заказам покупателей, анализа состояния взаиморасчетов с покупателями и анализа структуры дебиторской задолженности по срокам ее возникновения.

Информация о продажах

Данные об оптовых продажах и продажах в количественно-суммовой рознице регистрируются документами реализации продукции, работ и услуг – "Отчет о переработке", "Расходная накладная", "Отчет комиссионера", "Акт выполненных работ", " Отчет комитенту ", "Чек ККМ", " Отчет о розничных продажах ", "Авансовый отчет", "Заказ-наряд", "Приходная накладная" (при возвратах).

Информация о продажах хранится в регистре накопления "Продажи" в натуральном и стоимостном выражении.

Данные регистра накопления используются для план-фактного анализа продаж и получения сведений о продажах в различных аналитических разрезах – по номенклатурным позициям, по клиентам, по заказам покупателей и т. д.

Планы продаж

Для регистрации предполагаемого объема продаж суммовых и количественных показателей в конфигурации предназначен документ "Планы продаж".

Информация о количестве и сумме планируемых продаж хранится в регистре накопления "Планы продаж" в разрезе организаций, подразделений, периодов планирования, номенклатуры, характеристик, заказов покупателей и документов планирования.

Данные регистра накопления используются для анализа соотношения планируемых и фактических продаж.

Информация о потребности в запасах

Информация о потребностях в запасах предназначена для подсистемы "Снабжение и закупки". Подробнее…

Ценообразование

В конфигурации предусмотрен удобный механизм образования собственных продажных цен. Регистрация цен в системе осуществляется при помощи специальных обработок.

Плюсом такого подхода является более удобное манипулирование ценами. Цены можно вручную редактировать из карточки номенклатуры. А при большом количестве номенклатурных позиций можно одновременно изменить цены более чем на 99 тыс. позиций. При помощи документа такая манипуляция является проблематичной из-за ограничений платформы на количество строк табличной части документа.

Цены номенклатуры хранятся в регистре сведений " Цены номенклатуры " в разрезе видов цен, номенклатуры и характеристик. Режим записи регистра – независимый.

Информация о ценах используется при выписке документов, при формировании ведомости по товарам на складах в ценах номенклатуры и в отчете ТОРГ-29.

Информация о доходах и расходах

Информация о доходах и расходах методом начисления поступает в подсистему "Финансы". Подробнее…

Информация о доходах и расходах кассовым методом

Параллельно методу начисления в конфигурации предусмотрена возможность учета доходов и расходов кассовым методом. Информация о доходах и расходах кассовым методом поступает в подсистему "Финансы". Подробнее…

Платежный календарь

Информация о планируемых поступлениях денежных средств регистрируется документами "Заказ покупателя", "Счет на оплату" и поступает в подсистему "Денежные средства". Подробнее…

Информация для внешней среды

Информация, получаемая из подсистемы "Маркетинг и продажи" и предназначенная для внешней среды:

Взаимодействия;
Информация о проданных товарах, работах и услугах;
Внешние документы;
Информация для покупателей.

Взаимодействия

Любые взаимодействия с контрагентами (например, звонок от клиента, встреча и т.п.), как входящие, так и исходящие в конфигурации могут быть зафиксированы и хранятся в документах "Событие". Подробнее…

Информация о проданных товарах, работах и услугах

Информация о проданных товарах, работах и услугах регистрируется документами "Акт выполненных работ", "Заказ-наряд", "Отчет комиссионера", "Отчет комитенту", "Отчет о переработке", "Приходная накладная" (при возвратах), "Расходная накладная".

Внешние документы

Внешние печатные документы, предназначенные для покупателей, оформляются документами "Счет на оплату", "Акт выполненных работ", "Заказ-наряд", "Отчет комиссионера", "Отчет комитенту", "Отчет о переработке", "Приходная накладная" (при возвратах), "Расходная накладная" и " Счет-фактура ".

Информация для покупателей

Информация для покупателей о текущих продажных ценах хранится в регистре сведений "Цены номенклатуры" и может быть получена из обработки "Прайс-лист". Подробнее…

Подсистема "Розничные продажи"

Конфигурация не предназначена для автоматизации розничных магазинов массового обслуживания. С помощью средств подсистемы "Розничные продажи" можно отражать лишь отдельные розничные операции в количественно-суммовой и суммовой рознице.

В подсистему "Розничные продажи" из подсистемы "Маркетинг и продажи" передаются данные о розничных ценах. Розничные цены используется при продаже товаров, работ и услуг в рознице.

Из подсистемы "Денежные средства" в подсистему "Розничные продажи" поступает информация денежных средствах предназначенных на сдачу. Обратно в подсистему "Денежные средства" передаются данные о розничной выручке.

Информация о запасах поступает из подсистемы "Склад и производство".

В подсистему "Зарплата и персонал" передаются данные о продажах, которые используются при расчете заработной платы сотрудникам.

Информация о продажах и доходах (выручка) передается в подсистему "Финансы".

Функциональная схема подсистемы "Розничные продажи"

Ниже отражена общая функциональная схема подсистемы розничные продажи. Как и в подсистеме "Маркетинг и продажи" присутствуют данные поступающие из внешней среды, данные поступающие из внутренней среды (других подсистем). Подсистема является источником информации для внутренней и для внешней среды.

Подсистема "Розничные продажи" представляет собой расширенный функционал конфигурации. Для работы с ней необходимо включить опцию "Использовать учет розничных продаж" в настройках параметров учета .

Подсистема позволяет:

Подключить кассовый аппарат в режиме фискального регистратора или работать в режиме автономной кассы;
Вести учет товаров и продаж в розничных точках;
Оформлять оплаты с помощью платежных карт;
Учитывать отчеты о розничных продажах за смену;
Проводить анализ розничных продаж.