Архітектура та проєктні рішення в конфігурації "Управління невеликою фірмою для України"

Трохи про конфігурацію

Стандартна та розширена функціональність

Структура конфігурації

Бібліотека стандартних підсистем

Підсистема "Маркетинг і продажі"

Функціональна схема підсистеми "Маркетинг і продажі"

Підсистема "Роздрібні продажі"

Функціональна схема підсистеми "Роздрібні продажі"

Підсистема "Постачання та закупівлі"

Функціональна схема підсистеми "Постачання та закупівлі"

Підсистема "Склад і виробництво"

Функціональна схема підсистеми "Склад і виробництво"

Підсистема "Зарплата та персонал"

Функціональна схема підсистеми "Зарплата та персонал"

Підсистема "Майно"

Функціональна схема підсистеми "Майно"

Підсистема "Грошові кошти"

Функціональна схема підсистеми "Грошові кошти"

Підсистема "Фінанси"

Функціональна схема підсистеми "Фінанси"

 

Трохи про конфігурацію

"1С:Управління невеликою фірмою 8 для України" – це нове рішення фірми "1С". Насамперед призначене для автоматизації основних процесів управління на підприємствах малого бізнесу. Система дозволяє вести облік господарських операцій, здійснювати контроль, аналіз і планування.

Конфігурація розроблена та працює на найновішій версії платформи "1С:Підприємство 8.2", повною мірою використовує її нові можливості.

У конфігурації наявний зручний керований інтерфейс, є можливість роботи з конфігурацією через Інтернет із використанням вебклієнта та тонкого клієнта, зокрема й низькошвидкісними каналами зв'язку.

"1С:Управління невеликою фірмою 8 для України" – це управлінська конфігурація. У ній не реалізовано ведення бухгалтерського обліку. Це рішення продиктовано різними вимогами та призначенням управлінського й бухгалтерського обліку. Наявність у конфігурації більш ніж одного виду обліку надмірно її ускладнить, а паралельне ведення двох видів обліку стає вкрай складним завданням. Така конфігурація не буде простою, для роботи з нею буде потрібен персонал зі знанням бухгалтерського обліку, а на її освоєння витрачатиметься набагато більше часу. Крім того, значна частина невеликих фірм узагалі самостійно не веде бухгалтерського обліку, а передає це на аутсорсинг окремим фахівцям або компаніям, що спеціалізуються на цьому.

Для ведення бухгалтерського обліку рекомендується використовувати конфігурацію "1С:Бухгалтерія 8 для України", а для полегшення життя бухгалтерам між конфігураціями реалізовано обмін даними.

Стандартна та розширена функціональність

Перед початком експлуатації системи рекомендується перевірити та налаштувати параметри обліку відповідно до потреб компанії – увімкнути той функціонал, який передбачається використовувати. Слід пам'ятати, що, увімкнувши розширений функціонал і використавши його хоча б раз, надалі не вдасться його вимкнути доти, доки в системі будуть наявні об'єкти, що належать до цього функціоналу. Наприклад, увімкнувши можливість обліку майна та ввівши хоча б одну операцію з ним, вимкнути цю підсистему вже не вдасться, доки введена операція та об'єкти, пов'язані з нею, наявні в інформаційній базі.

На наведеному нижче рисунку схематично показано стандартну функціональність конфігурації та можливості її розширення шляхом увімкнення відповідних налаштувань.

Управління складом розширеної функціональності здійснюється у формі "Налаштування параметрів обліку". Перейти до форми можна з розділу "Налаштування та адміністрування" – панель дій – група "Налаштування параметрів" – команда "Налаштування параметрів обліку".

Структура конфігурації

Основне завдання будь-якої інформаційної системи — обробка даних, підвищення ефективності роботи та спрощення канцелярської праці. Під обробкою даних мається на увазі споживання інформаційною системою різних даних і перетворення їх на інформацію для внутрішнього та зовнішнього використання.

На наведеній нижче схемі показано загальну функціональну модель конфігурації "Управління невеликою фірмою для України".

Дані, що надходять із зовнішнього середовища (звернення клієнтів, інформація про ціни конкурентів, різні взаємодії тощо), перетворюються за допомогою функцій конфігурації на інформацію для споживання у внутрішньому середовищі (управлінський баланс, прибутки та збитки тощо). Також конфігурацією формується інформація, призначена й для зовнішнього середовища (прайс-листи для покупців, замовлення постачальникам, друковані форми документів тощо).

Із зовнішнього середовища до конфігурації надходять:

• Звернення клієнтів (замовлення покупців);
• Інформація про ціни контрагентів;
• Запаси;
• Грошові кошти;
• Взаємодії (інформація про дзвінки, зустрічі тощо);
• Дані про виробіток майна (пробіг автомобіля, час роботи верстата тощо);
• Інформація про податки (оскільки податки системою автоматично не розраховуються);
• Зовнішні документи (різні друковані форми документів).

Дані, що надходять із зовнішнього середовища, перетворюються системою на інформацію, призначену для внутрішнього середовища (внутрішнього споживання). Агрегований перелік такої інформації має такий вигляд:

• Ціноутворення (інформація про продажні ціни);
• Продажі (оптові та роздрібні);
• Закупівлі;
• Запаси та витрати;
• Виробництво, роботи та послуги;
• Дебітори та кредитори;
• Ключові та людські ресурси;
• Майно;
• Платіжний календар;
• Доходи та витрати;
• Грошові кошти;
• Прибутки та збитки;
• Управлінський баланс.

Також системою формується інформація, призначена для зовнішнього середовища (покупцям, постачальникам та іншим контрагентам):

• Інформація для покупців (прайс-листи тощо);
• Запити постачальникам (замовлення постачальникам тощо);
• Зовнішні документи (різні друковані форми документів);
• Взаємодії (інформація про дзвінки, зустрічі тощо);
• Грошові кошти;
• Товари, роботи та послуги.

У складі конфігурації за обробку інформації, що належить до різних розділів обліку, відповідають різні підсистеми:

• Маркетинг і продажі;
• Роздрібні продажі;
• Постачання та закупівлі;
• Склад і виробництво;
• Грошові кошти;
• Зарплата та персонал;
• Майно;
• Фінанси;
• Роздрібні продажі.

Інформація, сформована в одній підсистемі, може використовуватися в іншій, і навпаки.

Бібліотека стандартних підсистем

Окрім облікових підсистем до складу конфігурації "Управління невеликою фірмою для України" входить "1С:Бібліотека стандартних підсистем".

"1С:Бібліотека стандартних підсистем" (БСП) – це інструментарій розробника. Вона містить набір універсальних функціональних механізмів.
Підсистеми БСП охоплюють такі сфери, як адміністрування інформаційної бази, адміністрування користувачів системи, ведення різної нормативно-довідкової інформації (адресний класифікатор, курси валют та ін.).

БСП надає користувацькі та програмні інтерфейси для роботи з прикріпленими файлами, контактною інформацією, поштовими повідомленнями та ін.

Функціонал, що використовується в конфігурації "1С:Управління невеликою фірмою 8 для України" з "1С:Бібліотека стандартних підсистем":

• Базова функціональність:
  • Основний функціонал бібліотеки.
  • Функція встановлення розширення роботи з файлами "на вимогу".
• Механізм перевірки легальності отримання оновлення:
  • Користувацький інтерфейс для підтвердження легальності отримання оновлення конфігурації.
• Механізм роботи з файлами:
  • Обробка для автоматичного вилучення тексту на клієнті.
  • Можливість заборони на завантаження файлів залежно від їхнього розширення.
  • Редактор налаштувань сканування файлів.
  • Функції криптографії.
  • Функції електронного цифрового підпису.
• Властивості:
  • Додаткові реквізити та відомості.
• Механізм обмінів даними:
  • Виконання обміну даними між різними конфігураціями за правилами обміну.
  • Виконання обміну на вимогу користувача й в автоматичному режимі за розкладом.
  • Можливість обміну даними через різні канали зв'язку: локальний або мережевий каталог, електронна пошта або FTP-ресурс.
• Механізм додаткових звітів та обробок:
  • Підключення до інформаційної бази додаткових (зовнішніх) звітів та обробок у режимі 1С:Підприємство як для використання з конкретними типами об'єктів, так і для інформаційної бази загалом.
  • Регламентне виконання обробок за розкладом.
• Механізм оновлення конфігурації:
  • Автоматичне оновлення конфігурації в режимі 1С:Підприємство через Інтернет, диск ІТС або із зазначеного файлу в локальному чи мережевому каталозі.
  • Планування "відкладених" оновлень на визначений час у майбутньому (для клієнт-серверного режиму).
• Заборона редагування реквізитів об'єктів:
  • Можливість заборони редагування табличних частин об'єктів.
  • Підтримка блокування більш ніж одного елемента форми, пов'язаного з "ключовим" реквізитом.

Підсистема "Маркетинг і продажі"

Задоволення потреб клієнтів – головне в діяльності будь-якої комерційної організації. Підсистема "Маркетинг і продажі" покликана зробити цей процес зручним і максимально простим. Робота з покупцями та замовниками, управління продажами й ціноутворення – основне призначення підсистеми. У підсистемі підтримуються різні варіанти продажів – за передоплатою, без передоплати, з частковою оплатою, за звичайною або комісійною схемою.

Із підсистеми "Грошові кошти" до підсистеми "Маркетинг і продажі" надходить інформація про оплати й аванси від покупців. Аванси покупців зараховуються в документах відвантаження. У зворотному напрямку до підсистеми "Грошові кошти" передається інформація про заборгованість покупців за відвантажені товари, роботи та послуги, яка, своєю чергою, зазначається під час реєстрації оплати.

До підсистеми "Роздрібні продажі" з підсистеми "Маркетинг і продажі" передається інформація про роздрібні ціни. Роздрібні ціни використовуються під час продажу товарів, робіт і послуг у роздріб.

У разі надходження замовлень від покупців виникає потреба в запасах. Ця потреба передається до підсистеми "Постачання та закупівлі", якою й забезпечується.

Інформація про запаси надходить із підсистеми "Склад і виробництво".

До підсистеми "Зарплата та персонал" передаються дані про продажі, що використовуються під час розрахунку заробітної плати.

Інформація про продажі, доходи та заборгованість покупців передається до підсистеми "Фінанси".

Функціональна схема підсистеми "Маркетинг і продажі"

Загальна функціональна схема підсистеми "Маркетинг і продажі" має такий вигляд:

Ліворуч відображено дані, що надходять із зовнішнього середовища (від покупців). Потім відображено дані, що надходять із внутрішнього середовища (інших підсистем). Праворуч від підсистеми показано інформацію, призначену для внутрішнього середовища (інших підсистем, управлінського персоналу). Найправіші стрілки відображають інформацію, призначену для зовнішнього середовища (для покупців).

Підсистема дозволяє:

• Реєструвати взаємодії з покупцями;
• Реєструвати та відстежувати замовлення покупців і замовлення-наряди;
• Планувати відвантаження (виконання робіт) за замовленнями;
• Резервувати вільний залишок;
• Формувати прайс-лист;
• Контролювати структуру дебіторської заборгованості;
• Оформлювати первинні документи щодо відвантаження продукції;
• Реєструвати плани продажів з будь-яким горизонтом планування;
• Здійснювати план-фактний аналіз продажів.

Інформація із зовнішнього середовища

Із зовнішнього середовища до підсистеми "Маркетинг і продажі" надходять:

• Взаємодії,
• Замовлення клієнтів.

Взаємодії

У конфігурації є можливість реєстрації різних взаємодій із покупцями та постачальниками, як вхідних, так і вихідних. Це можуть бути як уже здійснені контакти (дзвінки, зустрічі, переговори, листування), так і заплановані події.

Реєстрація взаємодій здійснюється документами "Подія".

Замовлення клієнтів

Підтверджений намір покупця придбати продукцію, товар або послугу реєструється документом "Замовлення покупця" і закривається документами реалізації продукції, товарів, робіт і послуг – "Акт виконаних робіт", "Видаткова накладна", "Звіт про переробку", "Прибуткова накладна" (у разі повернень).

У конфігурації наявна також коротка схема з використанням документа "Замовлення-наряд". Документ фактично виконує функції таких документів, як "Замовлення покупця", "Видаткова накладна", "Акт виконаних робіт".

Замовлення клієнтів, що надійшли, зберігаються в регістрі накопичення "Замовлення покупців" у розрізі організацій, замовлень покупців, номенклатури та характеристик.

Дані з регістру накопичення використовуються в менеджері контактів, під час розрахунку потреб, для аналізу виконання замовлень покупців і контролю станів та динаміки роботи із замовленнями покупців.

Інформація із внутрішнього середовища

З інших підсистем до підсистеми "Маркетинг і продажі" надходить:

• Інформація про запаси;
• Інформація про розрахунки з покупцями.

Інформація про запаси

Джерелом інформації про запаси є підсистема "Склад і виробництво". Докладніше…

Інформація про розрахунки з покупцями

Інформація про отримані аванси від покупців, що надходить із підсистеми "Грошові кошти", зазначається під час реалізації товарів, робіт і послуг у підсистемі "Маркетинг і продажі". Таким чином, аванси, що надійшли від покупців, зараховуються. Докладніше…

Інформація для внутрішнього середовища

Інформація, що отримується з підсистеми "Продажі та маркетинг" і призначена для використання внутрішнім середовищем:

• Інформація про розрахунки з покупцями;
• Інформація про продажі;
• Плани продажів;
• Інформація про потребу в запасах;
• Ціноутворення;
• Інформація про доходи та витрати;
• Інформація про доходи та витрати касовим методом;
• Платіжний календар;
• Графік руху запасів.

Інформація про розрахунки з покупцями

Оплати та аванси покупців, що надійшли, реєструються документами руху грошових коштів – "Надходження до каси", "Надходження на рахунок", "Видаток із каси" (у разі повернень) і "Видаток із рахунку" (у разі повернень).

Інформація про заборгованість покупців реєструється документами реалізації товарів, робіт і послуг – "Акт виконаних робіт", "Звіт комісіонера", "Звіт про переробку", "Продаж майна", "Прибуткова накладна" (у разі повернень) і "Видаткова накладна".

У разі надходження оплати за продані товари, роботи та послуги в документах обліку руху грошових коштів зазначаються документи відвантаження. А в документах відвантаження зазначаються аванси, що зараховуються.

Для коригування розрахунків із покупцями використовується документ "Коригування боргу".

Курсові різниці за розрахунками з покупцями розраховуються в момент здійснення операцій, проте наприкінці періоду також виникає потреба це зробити. Цю операцію виконує документ "Закриття місяця".

Розрахунки з покупцями зберігаються у відповідному регістрі накопичення "Розрахунки з покупцями" у розрізі організацій, типів розрахунків (аванс або оплата), контрагентів, договорів, замовлень і завжди ведуться за документами розрахунків.

У разі використання розширеної функціональності "Вести облік валютних операцій" валюта обліку та валюта договору з покупцем можуть відрізнятися. У регістрі передбачено зберігання сум у двох валютах.

Дані регістру накопичення використовуються для аналізу оплати за замовленнями покупців, аналізу стану взаєморозрахунків із покупцями та аналізу структури дебіторської заборгованості за строками її виникнення.

Інформація про продажі

Дані про оптові продажі та продажі в кількісно-сумовому роздробі реєструються документами реалізації продукції, робіт і послуг – "Звіт про переробку", "Видаткова накладна", "Звіт комісіонера", "Акт виконаних робіт", "Звіт комітенту", "Чек ККМ", "Звіт про роздрібні продажі", "Авансовий звіт", "Замовлення-наряд", "Прибуткова накладна" (у разі повернень).

Інформація про продажі зберігається в регістрі накопичення "Продажі" у натуральному та вартісному вираженні.

Дані регістру накопичення використовуються для план-фактного аналізу продажів і отримання відомостей про продажі в різних аналітичних розрізах – за номенклатурними позиціями, клієнтами, замовленнями покупців тощо.

Плани продажів

Для реєстрації передбачуваного обсягу продажів сумових і кількісних показників у конфігурації призначено документ "Плани продажів".

Інформація про кількість і суму запланованих продажів зберігається в регістрі накопичення "Плани продажів" у розрізі організацій, підрозділів, періодів планування, номенклатури, характеристик, замовлень покупців і документів планування.

Дані регістру накопичення використовуються для аналізу співвідношення запланованих і фактичних продажів.

Інформація про потребу в запасах

Інформація про потреби в запасах призначена для підсистеми "Постачання та закупівлі". Докладніше…

Ціноутворення

У конфігурації передбачено зручний механізм утворення власних продажних цін. Реєстрація цін у системі здійснюється за допомогою спеціальних обробок.

Перевагою такого підходу є зручніше маніпулювання цінами. Ціни можна вручну редагувати з картки номенклатури. А за великої кількості номенклатурних позицій можна одночасно змінити ціни більш ніж на 99 тис. позицій. За допомогою документа така маніпуляція є проблематичною через обмеження платформи на кількість рядків табличної частини документа.

Ціни номенклатури зберігаються в регістрі відомостей "Ціни номенклатури" у розрізі видів цін, номенклатури та характеристик. Режим запису регістру – незалежний.

Інформація про ціни використовується під час виписування документів, формування відомості за товарами на складах у цінах номенклатури та у звіті ТОРГ-29.

Інформація про доходи та витрати

Інформація про доходи та витрати методом нарахування надходить до підсистеми "Фінанси". Докладніше…

Інформація про доходи та витрати касовим методом

Паралельно методу нарахування у конфігурації передбачено можливість обліку доходів і витрат касовим методом. Інформація про доходи та витрати касовим методом надходить до підсистеми "Фінанси". Докладніше…

Платіжний календар

Інформація про заплановані надходження грошових коштів реєструється документами "Замовлення покупця", "Рахунок на оплату" і надходить до підсистеми "Грошові кошти". Докладніше…

Інформація для зовнішнього середовища

Інформація, що отримується з підсистеми "Маркетинг і продажі" та призначена для зовнішнього середовища:

• Взаємодії;
• Інформація про продані товари, роботи та послуги;
• Зовнішні документи;
• Інформація для покупців.

Взаємодії

Будь-які взаємодії з контрагентами (наприклад, дзвінок від клієнта, зустріч тощо), як вхідні, так і вихідні, у конфігурації можуть бути зафіксовані та зберігаються в документах "Подія". Докладніше…

Інформація про продані товари, роботи та послуги

Інформація про продані товари, роботи та послуги реєструється документами "Акт виконаних робіт", "Замовлення-наряд", "Звіт комісіонера", "Звіт комітенту", "Звіт про переробку", "Прибуткова накладна" (у разі повернень), "Видаткова накладна".

Зовнішні документи

Зовнішні друковані документи, призначені для покупців, оформлюються документами "Рахунок на оплату", "Акт виконаних робіт", "Замовлення-наряд", "Звіт комісіонера", "Звіт комітенту", "Звіт про переробку", "Прибуткова накладна" (у разі повернень), "Видаткова накладна" і "Рахунок-фактура".

Інформація для покупців

Інформація для покупців про поточні продажні ціни зберігається в регістрі відомостей "Ціни номенклатури" і може бути отримана з обробки "Прайс-лист". Докладніше…

Підсистема "Роздрібні продажі"

Конфігурація не призначена для автоматизації роздрібних магазинів масового обслуговування. За допомогою засобів підсистеми "Роздрібні продажі" можна відображати лише окремі роздрібні операції в кількісно-сумовому та сумовому роздробі.

До підсистеми "Роздрібні продажі" з підсистеми "Маркетинг і продажі" передаються дані про роздрібні ціни. Роздрібні ціни використовуються під час продажу товарів, робіт і послуг у роздріб.

Із підсистеми "Грошові кошти" до підсистеми "Роздрібні продажі" надходить інформація про грошові кошти, призначені на решту. У зворотному напрямку до підсистеми "Грошові кошти" передаються дані про роздрібну виручку.

Інформація про запаси надходить із підсистеми "Склад і виробництво".

До підсистеми "Зарплата та персонал" передаються дані про продажі, які використовуються під час розрахунку заробітної плати працівникам.

Інформація про продажі та доходи (виручка) передається до підсистеми "Фінанси".

Функціональна схема підсистеми "Роздрібні продажі"

Нижче відображено загальну функціональну схему підсистеми роздрібних продажів. Як і в підсистемі "Маркетинг і продажі", наявні дані, що надходять із зовнішнього середовища, дані, що надходять із внутрішнього середовища (інших підсистем). Підсистема є джерелом інформації для внутрішнього та зовнішнього середовища.

Підсистема "Роздрібні продажі" являє собою розширений функціонал конфігурації. Для роботи з нею необхідно ввімкнути опцію "Використовувати облік роздрібних продажів" у налаштуваннях параметрів обліку.

Підсистема дозволяє:

• Підключити касовий апарат у режимі фіскального реєстратора або працювати в режимі автономної каси;
• Вести облік товарів і продажів у роздрібних точках;
• Оформлювати оплати за допомогою платіжних карток;
• Ураховувати звіти про роздрібні продажі за зміну;
• Проводити аналіз роздрібних продажів.

Інформація із зовнішнього середовища

Запити клієнтів

Із зовнішнього середовища до підсистеми "Роздрібні продажі" надходять запити роздрібних покупців.

Інформація із внутрішнього середовища

З інших підсистем до підсистеми "Роздрібні продажі" надходить:

• Інформація про запаси;
• Ціноутворення.

Інформація про запаси

Джерелом інформації про запаси є підсистема "Склад і виробництво". Докладніше…

Ціноутворення

Джерелом інформації про ціни є підсистема "Маркетинг і продажі". Докладніше…

Інформація для внутрішнього середовища

Інформація, що отримується з підсистеми "Роздрібні продажі" та призначена для використання внутрішнім середовищем:

• Грошові кошти в касах ККМ;
• Інформація про продажі;
• Інформація про доходи та витрати;
• Інформація про доходи та витрати касовим методом;
• Сумовий облік у роздробі.

Грошові кошти в касах ККМ

Дані про рух грошових коштів у касах ККМ реєструються документами "Звіт про роздрібні продажі", "Надходження до каси", "Видаток із каси", "Чек ККМ", "Чек ККМ (повернення)".

Курсові різниці за грошовими коштами в касах ККМ розраховуються в момент здійснення операцій, проте наприкінці періоду також виникає потреба це зробити. Цю операцію виконує документ "Закриття місяця".

Інформація про грошові кошти в касах ККМ зберігається в регістрі накопичення "Грошові кошти в касах ККМ" у розрізі організацій і кас ККМ.

У разі використання розширеної функціональності "Вести облік валютних операцій" сума грошових коштів зберігається у валюті обліку та каси ККМ.

Інформація про продажі

Дані про роздрібні продажі надходять до підсистеми "Фінанси". Докладніше…

Інформація про доходи та витрати

Інформація про доходи та витрати методом нарахування надходить до підсистеми "Фінанси". Докладніше…

Інформація про доходи та витрати касовим методом

Паралельно методу нарахування у конфігурації передбачено можливість обліку доходів і витрат касовим методом. Інформація про доходи та витрати касовим методом надходить до підсистеми "Фінанси". Докладніше…

Сумовий облік у роздробі

У конфігурації передбачено облік продажів у роздрібних точках, у яких використовується тільки сумовий облік запасів.

Суть методу полягає в тому, що товари під час переміщення до такої роздрібної точки враховуються в системі тільки за сумою без натурального показника. Реалізація в такій роздрібній точці оформлюється в момент отримання роздрібної виручки.
Дані про сумовий облік у роздробі реєструються документами "Переміщення запасів", "Переоцінка в роздробі (сумовий облік)", "Надходження до каси" та "Прибуткова накладна".

Курсові різниці сумового обліку в роздробі розраховуються в момент здійснення операцій, проте наприкінці періоду також виникає потреба це зробити. Цю операцію виконує документ "Закриття місяця". Також документом "Закриття місяця" здійснюється остаточний розрахунок собівартості в роздробі із сумовим обліком.

Інформація про суму та собівартість товарів у роздрібній точці із сумовим обліком зберігається в регістрі накопичення "Сумовий облік у роздробі" у розрізі організацій, роздрібних точок і валют.

У разі використання розширеної функціональності "Вести облік валютних операцій" валюта обліку та валюта, що використовується в роздрібній точці, можуть відрізнятися. У регістрі передбачено зберігання сум у двох валютах.

Інформація для зовнішнього середовища

Інформація, що отримується з підсистеми "Роздрібні продажі" та призначена для зовнішнього середовища:

• Інформація про продані товари, роботи та послуги;
• Зовнішні документи.

Інформація про продані товари, роботи та послуги

Інформація про продані товари, роботи та послуги реєструється документами "Звіт про роздрібні продажі", "Чек ККМ", "Чек ККМ (повернення)".

Зовнішні документи

Зовнішні друковані документи, призначені для покупців, формуються документами "Чек ККМ" і "Чек ККМ (повернення)".

Підсистема "Постачання та закупівлі"

Для планування, обліку, аналізу та контролю роботи з постачальниками призначена підсистема "Постачання та закупівлі".

Дані про запаси та потреба в матеріалах для виробництва надходять із підсистеми "Склад і виробництво". У зворотному напрямку передаються замовлення на виробництво й здійснюється забезпечення потреби в матеріалах. Замовлення на виробництво закриваються випуском продукції.

Із підсистеми "Грошові кошти" до підсистеми "Постачання та закупівлі" надходить інформація про грошові кошти, передані підзвітним особам, та про аванси й оплати постачальникам. Аванси постачальникам, аналогічно авансам від покупців, зараховуються в документах надходження запасів. У зворотному напрямку до підсистеми "Грошові кошти" передається інформація про заборгованість постачальникам та інформація про перевитрати підзвітних осіб.

Із підсистеми "Маркетинг і продажі" до підсистеми "Постачання та закупівлі" передається інформація про потребу в запасах. Потреба в запасах забезпечується закупівлями або виробництвом.

Дані про витрати, видатки та розрахунки з підзвітними особами передаються до підсистеми "Фінанси".

Функціональна схема підсистеми "Постачання та закупівлі"

На функціональній схемі підсистеми "Постачання та закупівлі" наявні дані, що надходять із зовнішнього середовища, дані, що надходять із внутрішнього середовища (інших підсистем). Підсистема є джерелом інформації для внутрішнього та зовнішнього середовища.

Підсистема дозволяє:

• Реєструвати взаємодії з постачальниками;
• Реєструвати документи, отримані від постачальників;
• Ураховувати надходження запасів від постачальників, зокрема додаткові витрати;
• Проводити аналіз потреб підприємства в необхідних запасах;
• Розраховувати дефіцит складських запасів;
• Формувати замовлення постачальникам;
• Розміщувати замовлення покупців у замовленнях на виробництво або замовленнях постачальникам;
• Резервувати запаси на складі під замовлення покупців і потреби виробництва;
• Контролювати оплату постачальникам, розмір і структуру заборгованості;
• Контролювати графік руху запасів і виконання замовлень постачальникам.

Інформація із зовнішнього середовища

Із зовнішнього середовища до підсистеми "Постачання та закупівлі" надходить:

• Взаємодії;
• Інформація про ціни контрагентів;
• Зовнішні документи;
• Інформація про запаси, що надійшли.

Взаємодії

Будь-які взаємодії з контрагентами (наприклад, дзвінок постачальнику, зустріч тощо), як вхідні, так і вихідні, можуть бути зафіксовані в конфігурації та зберігаються в документах "Подія". Докладніше…

Інформація про ціни контрагентів

Ціни номенклатури конкурентів реєструються документом "Прибуткова накладна" або за допомогою обробки "Прайс-листи контрагентів".

Ціни номенклатури контрагентів зберігаються в регістрі накопичення "Ціни номенклатури контрагентів" у розрізі видів цін, номенклатури та характеристик. Режим запису регістру – незалежний.

Інформація про ціни контрагентів використовується під час формування власних цін і розрахунку потреб.

Зовнішні документи

Реєстрація документів, що надійшли від постачальників, здійснюється документами "Прибуткова накладна" та "Рахунок-фактура (отриманий)".

Інформація про запаси, що надійшли

Інформація про запаси, що надійшли, фіксується документом "Прибуткова накладна".

Інформація із внутрішнього середовища

З інших підсистем до підсистеми "Роздрібні продажі" надходить:

• Інформація про потребу в запасах;
• Інформація про розрахунки з постачальниками;
• Інформація про розрахунки з підзвітними особами.

Інформація про потребу в запасах

Потреба в запасах утворюється та закривається документами «Замовлення на виробництво», «Замовлення покупця», «Замовлення постачальнику», «Прибуткова накладна», «Розподіл витрат», «Видаткова накладна», «Виробництво».

Дані зберігаються в регістрі накопичення «Потреба в запасах» у розрізі організацій, типів руху, замовлень покупців, номенклатури та характеристик.

Інформація з регістру накопичення використовується для виявлення потреби в сировині й матеріалах, необхідних для виробництва продукції як із власної, так і з давальницької сировини) та для передання в переробку.

Інформація про розрахунки з постачальниками

Джерелом інформації про розрахунки з постачальниками є підсистема "Грошові кошти". Докладніше…

Інформація про розрахунки з підзвітними особами

Джерелом інформації про розрахунки з підзвітними особами є підсистема "Грошові кошти". Докладніше…

Інформація для внутрішнього середовища

Інформація, що отримується з підсистеми "Постачання та закупівлі" та використовується внутрішнім середовищем:

• Інформація про закупівлі;
• Інформація про запаси;
• Інформація про витрати;
• Інформація про доходи та витрати;
• Інформація про доходи та витрати касовим методом;
• Платіжний календар;
• Інформація про розрахунки з постачальниками;
• Інформація про розрахунки з підзвітними особами;
• Замовлення на виробництво;
• Графік руху запасів;
• Розміщення запасів.

Інформація про закупівлі

Інформація про закупівлі фіксується документами надходження товарів від постачальників — "Прибуткова накладна", "Додаткові витрати" та "Видаткова накладна" (у разі повернень).

Дані про кількість і суму закупівель зберігаються в регістрі накопичення "Закупівлі" у розрізі організацій, замовлень постачальнику, номенклатури, характеристик, партій, документів і ставок ПДВ.

Інформація з регістру накопичення використовується для аналізу закупівель номенклатури, здійснених підприємством протягом заданого періоду часу.

Інформація про запаси

Інформація про запаси надходить до підсистеми "Фінанси". Докладніше…

Інформація про витрати

Інформація про витрати надходить до підсистеми "Фінанси". Докладніше…

Інформація про доходи та витрати

Інформація про доходи та витрати методом нарахування надходить до підсистеми "Фінанси". Докладніше…

Інформація про доходи та витрати касовим методом

Паралельно методу нарахування у конфігурації передбачено можливість обліку доходів і витрат касовим методом. Інформація про доходи та витрати касовим методом надходить до підсистеми "Фінанси". Докладніше…

Платіжний календар

Інформація про заплановані оплати фіксується документами "Рахунок на оплату постачальника" та "Замовлення постачальнику" й надходить до підсистеми "Грошові кошти". Докладніше…

Інформація про розрахунки з постачальниками

Оплати й аванси постачальникам реєструються документами руху грошових коштів – "Видаток із каси", "Видаток із рахунку", "Надходження до каси" (у разі повернень), "Надходження на рахунок" (у разі повернень). Інформація про заборгованість перед постачальниками реєструється документами надходження товарів, робіт і послуг — "Авансовий звіт", "Додаткові витрати", "Звіт комітенту", "Звіт переробника", "Прибуткова накладна", "Видаткова накладна" (у разі повернень).

Для коригування розрахунків із постачальниками використовується документ "Коригування боргу".
Курсові різниці за розрахунками з постачальниками розраховуються в момент здійснення операцій, проте наприкінці періоду також виникає потреба це зробити. Цю операцію виконує документ "Закриття місяця"

Аналогічно розрахункам із покупцями аванси зараховуються в документах надходження запасів, а документи надходження зазначаються під час оплат у документах руху грошових коштів.

Сума розрахунків із постачальниками зберігається в регістрі накопичення "Розрахунки з постачальниками" у розрізі організацій, типів розрахунків (аванс або оплата), контрагентів, договорів, документів і замовлень.

У разі використання розширеної функціональності "Вести облік валютних операцій" валюта обліку та валюта договору з постачальником можуть відрізнятися. У регістрі передбачено зберігання сум у двох валютах.

Дані регістру використовуються для аналізу оплати за замовленнями постачальникам, аналізу розрахунків із постачальниками, взаєморозрахунків із контрагентами та контролю кредиторської заборгованості.

Інформація про розрахунки з підзвітними особами

Інформація про розрахунки з підзвітними особами надходить до підсистем "Грошові кошти" та "Фінанси". Докладніше…

Замовлення на виробництво

Замовлення на виробництво передаються до підсистеми "Склад і виробництво". Докладніше…

Графік руху запасів

Планові надходження та відвантаження номенклатури за замовленнями в кількісному вираженні реєструються документами "Замовлення покупця", "Замовлення-наряд", "Замовлення постачальнику", "Замовлення на виробництво".

Дані зберігаються в регістрі накопичення "Графік руху запасів" у розрізі організацій, типів рухів, замовлень, номенклатури та характеристик.

Інформація з регістру використовується для складання графіків виробництва та робіт і під час розрахунку потреб.

Розміщення замовлень

Замовлення покупців можна забезпечити за рахунок надходжень за замовленнями постачальникам, на комплектацію, виробництво.
Дані про розміщення замовлень реєструються документами "Замовлення на виробництво", "Замовлення покупця", "Замовлення постачальнику", "Звіт переробника", "Прибуткова накладна", "Резервування запасів", "Виробництво".

Інформація про розміщення замовлень зберігається в конфігурації в регістрі накопичення "Розміщення замовлень" у розрізі організацій, замовлень покупців, номенклатури, характеристик і джерел забезпечення.

Інформація для зовнішнього середовища

Інформація, що отримується з підсистеми "Постачання та закупівлі" та використовується зовнішнім середовищем:

• Взаємодії;
• Запити постачальникам;
• Зовнішні документи.

Взаємодії

Будь-які взаємодії з контрагентами (наприклад, дзвінок постачальнику, зустріч тощо), як вхідні, так і вихідні, можуть бути зафіксовані в конфігурації та зберігаються в документах "Подія". Докладніше…

Запити постачальникам

Замовлення постачальникам реєструються документом "Замовлення постачальнику" та закриваються документами надходження запасів. Замовлення постачальнику може бути створено в системі автоматично під час розрахунку потреб у запасах.

Інформація про кількість замовлених номенклатурних позицій зберігається в регістрі накопичення "Замовлення постачальникам" у розрізі організацій, замовлень постачальникам, номенклатури та характеристик.

Дані з регістру накопичення використовуються під час складання робочого календаря, розрахунку потреб і для аналізу замовлень постачальникам.

Підсистема "Склад і виробництво"

Підсистема "Склад і виробництво" призначена для ведення обліку запасів підприємства на множині складів, а також обліку операцій із планування та виробництва продукції.

Потреба в матеріалах надходить до підсистеми "Склад і виробництво". У зворотному напрямку передаються замовлення на виробництво й здійснюється забезпечення потреби в матеріалах.

Дані про запаси надходять до підсистем "Маркетинг і продажі", "Роздрібні продажі" та "Постачання та закупівлі".

Інформація про випущену продукцію передається до підсистеми "Зарплата та персонал" для розрахунку заробітної плати та до підсистеми "Фінанси".
Інформація про запаси та витрати надходить до підсистеми "Фінанси".

Функціональна схема підсистеми "Склад і виробництво"

До підсистеми надходять дані із зовнішнього та внутрішнього середовища. Підсистема є джерелом інформації для внутрішнього середовища.

Підсистема дозволяє:

• Оформлювати фактичний випуск продукції;
• Ураховувати витрати на випуск;
• Контролювати собівартість випущеної продукції, робіт і незавершене виробництво;
• Ураховувати рух складських запасів;
• Вести облік складських запасів за звичайною або ордерною схемою.

Інформація із зовнішнього середовища

Інформація про запаси

Інформація про запаси, що надійшли, фіксується документами "Прибуткова накладна", "Прибутковий ордер" і "Оприбуткування запасів".

Інформація із внутрішнього середовища

З інших підсистем до підсистеми "Склад і виробництво" надходить:

• Інформація про потребу в запасах;
• Замовлення на виробництво.

Інформація про потребу в запасах

Із внутрішнього середовища до підсистеми надходить інформація про потребу в запасах. Джерелом інформації про потребу в запасах є підсистема "Маркетинг і продажі". Докладніше…

Замовлення на виробництво

Якщо необхідної продукції за замовленням покупця немає на складі, то відсутню кількість потрібно замовити у виробництво. Замовлення на виробництво формуються документом "Замовлення на виробництво" та закриваються документом "Виробництво". Окрім випуску продукції у виробництві, документом "Виробництво" можна виконати комплектацію на складі.

Замовлення на виробництво можна формувати як за серійного, так і за позамовного виробництва.
Дані про замовлення зберігаються у відповідному регістрі накопичення та використовуються для аналізу замовлень, що надійшли виробничим підрозділам підприємства, і під час розрахунку потреб.

Інформація для внутрішнього середовища

Інформація, що отримується з підсистеми "Постачання та закупівлі" та використовується внутрішнім середовищем:

• Інформація про запаси;
• Інформація про витрати;
• Інформація про випущену продукцію;
• Інформація про потребу в запасах;

Інформація про запаси

Інформація про запаси фіксується документами надходження, видатку, переміщення, виробництва та зберігається в кількох регістрах накопичення:

• "Запаси на складах";
• "Запаси та витрати";
• "Запаси до надходження на склади";
• "Запаси до видатку зі складів";
• "Передані запаси";
• "Прийняті запаси".

Дані про кількість запасів, що надійшли, переміщені та вибули на складах, зберігаються в регістрі накопичення "Запаси на складах" у розрізі організацій, номенклатури, характеристик, партій, складів, комірок і реєструються документами — "Авансовий звіт", "Замовлення-наряд", "Оприбуткування запасів", "Звіт про переробку", "Звіт про роздрібні продажі", "Звіт переробника", "Переміщення запасів", "Переміщення по комірках", "Прийняття до обліку майна", "Прибуткова накладна", "Прибутковий ордер", "Розподіл витрат", "Видаткова накладна", "Видатковий ордер", "Виробництво", "Списання запасів", "Чек ККМ" і "Чек ККМ(повернення)".

Якщо увімкнено розширений функціонал "Використовувати ордерний склад", у конфігурації з'являється можливість ведення ордерного складу. Ордерна схема передбачає таке: надходження на склад (відпуск зі складу) оформлюється прибутковим (видатковим) складським ордером, а прибуткова (видаткова) накладна є фінансовим документом, що відображає зміну стану запасів і взаєморозрахунків із постачальником (покупцем).

Дані про запаси за ордерною схемою зберігаються у двох регістрах накопичення "Запаси до надходження на склади" і "Запаси до видатку зі складів" у розрізі організацій, номенклатури, характеристик, партій і структурних одиниць. Інформація реєструється документами "Авансовий звіт", "Оприбуткування запасів", "Звіт переробника", "Переміщення запасів", "Прибуткова накладна", "Прибутковий ордер", "Виробництво", "Замовлення-наряд", "Звіт про переробку", "Прийняття до обліку майна", "Видаткова накладна", "Видатковий ордер", "Списання запасів".

Використовуючи дані регістрів накопичення "Запаси на складах", "Запаси до надходження на склади" і "Запаси до видатку зі складів", можна отримати повну інформацію про надходження, відвантаження та поточну кількість товарів на складі, а також інформацію про кількість запасів, що підлягають списанню видатковими ордерами, і кількість запасів, що підлягають оприбуткуванню прибутковими накладними.

Інформація про запаси, передані на комісію, у переробку, на відповідальне зберігання, фіксується документами "Звіт комісіонера", "Звіт переробника", "Прибуткова накладна", "Видаткова накладна" та зберігається в регістрі накопичення "Передані запаси" у розрізі організацій, номенклатури, характеристик, партій, контрагентів, договорів, замовлень і типів приймання-передачі. Облік таких запасів у конфігурації можливий після ввімкнення відповідного розширеного функціоналу.

Інформація про запаси, прийняті на комісію, у переробку, на відповідальне зберігання, фіксується документами "Звіт комітенту", "Звіт про переробку", "Звіт про роздрібні продажі", "Переміщення запасів", "Прибуткова накладна", "Розподіл витрат", "Видаткова накладна", "Виробництво" та зберігається в регістрі накопичення "Прийняті запаси" у розрізі організацій, номенклатури, характеристик, партій, контрагентів, договорів, замовлень і типів приймання-передачі. Облік таких запасів у конфігурації можливий після ввімкнення відповідного розширеного функціоналу.

Інформація про витрати

Інформація про кількість запасів і суму витрат реєструється документами "Авансовий звіт", "Акт виконаних робіт", "Амортизація майна", "Додаткові витрати", "Замовлення на виробництво", "Замовлення-наряд", "Замовлення постачальнику", "Закриття місяця", "Нарахування зарплати", "Нарахування податків", "Оприбуткування запасів", "Звіт комісіонера", "Звіт про переробку", "Звіт про роздрібні продажі", "Звіт переробника", "Продаж майна", "Переміщення запасів", "Прийняття до обліку майна", "Прибуткова накладна", "Інші витрати", "Розподіл витрат", "Видаткова накладна", "Резервування запасів", "Виробництво", "Відрядний наряд", "Списання майна", "Списання запасів".

Дані зберігаються в регістрі накопичення "Запаси та витрати" у розрізі організацій, підрозділів і складів, статей витрат (рахунків обліку), номенклатури, характеристик, партій і замовлень покупців.

У регістрі фіксується напрям руху, що дає змогу скласти та розв'язати систему лінійних рівнянь для отримання фактичної собівартості під час закриття місяця в підсистемі "Фінанси". Алгоритм розрахунку системи лінійних рівнянь аналогічний використовуваному в конфігураціях "Управління виробничим підприємством для України".

Із регістру накопичення можна отримати повну інформацію про надходження, відвантаження та поточну кількість запасів у вільному залишку й у резерві за замовленнями покупців, інформацію про прямі та непрямі виробничі витрати підприємства. Також можна виконати аналіз оборотності запасів і отримати інформацію про собівартість випущеної продукції, робіт і послуг із розшифруванням понесених при цьому витрат.

Інформація про випущену продукцію

Інформація про фактичний випуск продукції та виконання робіт реєструється документами "Акт виконаних робіт", "Замовлення-наряд", "Звіт переробника", "Виробництво".

Кількість випущеної продукції зберігається в регістрі накопичення "Випуск продукції" у розрізі організацій, підрозділів, номенклатури, характеристик, партій, замовлень покупців і специфікацій.

Дані про випуск використовуються під час розрахунку собівартості в підсистемі "Фінанси".

Інформація про потребу в запасах

Інформація про потребу в запасах зберігається в регістрі накопичення "Потреба в запасах". Докладніше…

Підсистема "Зарплата та персонал"

Підсистема "Зарплата та персонал" призначена для кадрового обліку, розрахунку зарплати, обліку робочого часу й управління персоналом.

Під час розрахунку заробітної плати використовуються дані про випущену продукцію з підсистеми "Склад і виробництво" та інформація про продажі з підсистем "Маркетинг і продажі" та "Роздрібні продажі". Також під час розрахунку заробітної плати може бути використана будь-яка інформація, що міститься в обліковій системі.

До підсистеми "Грошові кошти" передаються дані про заборгованість перед працівниками (нараховану заробітну плату). У зворотному напрямку надходить інформація про оплати й аванси працівникам.

До підсистеми "Фінанси" передається інформація про витрати та розрахунки з працівниками.

Функціональна схема підсистеми "Зарплата та персонал"

До підсистеми "Зарплата та персонал" надходять дані із зовнішнього та внутрішнього середовища. Підсистема є джерелом інформації для внутрішнього середовища.

Підсистема дозволяє:

• Планувати роботу працівників;
• Формувати та відстежувати завдання на роботу;
• Ураховувати робочий час працівників і вести табель;
• Розраховувати заробітну плату за відрядною або погодинною схемою, з використанням будь-яких даних інформаційної системи;
• Вести кадровий облік.

Інформація із зовнішнього середовища

Фізичні особи

Інформація про фізичних осіб, що влаштувалися на роботу, фіксується документом "Прийняття на роботу".

Інформація із внутрішнього середовища

З інших підсистем до підсистеми "Зарплата та персонал" надходить:

• Інформація про продажі;
• Інформація про випущену продукцію;
• Інформація про розрахунки з працівниками;
• Будь-яка інша інформація.

Інформація про продажі

Інформація про оптові та роздрібні продажі надходить із підсистем "Маркетинг і продажі" та "Роздрібні продажі". Докладніше…

Інформація про випущену продукцію

Із внутрішнього середовища до підсистеми надходить інформація про продажі та інформація про випущену продукцію. Ця інформація може бути використана під час розрахунку заробітної плати працівникам. Джерелом інформації про випущену продукцію є підсистема "Склад і виробництво". Докладніше…

Інформація про розрахунки з працівниками

Інформація про розрахунки з працівниками надходить із підсистеми "Грошові кошти". Докладніше…

Будь-яка інша інформація

Під час розрахунку заробітної плати може використовуватися будь-яка інформація, що міститься в інформаційній базі.

Інформація для внутрішнього середовища

Інформація, що отримується з підсистеми "Зарплата та персонал" та використовується внутрішнім середовищем:

• Інформація про працівників;
• Інформація про розрахунки з працівниками;
• Інформація про завантаження ключових ресурсів;
• Відпрацьований час;
• Інформація про витрати;
• Інформація про нарахування та утримання;
• Відрядні наряди.

Інформація про працівників

Інформація про працівників реєструється кадровими документами "Кадрове переміщення", "Прийняття на роботу", "Звільнення".

Дані зберігаються в регістрі відомостей "Працівники".

Із регістру відомостей можна отримати інформацію про графік роботи, займані ставки, посаду, підрозділ працівника в організації.

Інформація про розрахунки з працівниками

Інформація про борги перед працівниками (нарахування заробітної плати) фіксується документами "Замовлення-наряд", "Нарахування зарплати" та "Відрядний наряд".

Оплата боргів перед працівниками (виплата заробітної плати) фіксується документами "Видаток із каси" та "Видаток із рахунку".
Курсові різниці за розрахунками з персоналом розраховуються в момент здійснення операцій, проте наприкінці періоду також виникає потреба це зробити. Цю операцію виконує документ "Закриття місяця".

Суми розрахунків із працівниками зберігаються в регістрі накопичення "Розрахунки з персоналом" у розрізі організацій, структурних одиниць, працівників, валют і періодів реєстрацій.

У разі використання розширеної функціональності "Вести облік валютних операцій" валюта обліку та валюта розрахунків із працівником можуть відрізнятися. У регістрі передбачено зберігання сум у двох валютах.

Із регістру накопичення можна отримати стан заборгованості із заробітної плати працівникам, розрахункові відомості та розрахункові листки.

Інформація про завантаження ключових ресурсів

Реєстрація факту видачі працівникові зовнішніх або внутрішніх завдань, різних доручень і контроль їх виконання здійснюється документами "Завдання на роботу" та "Облік часу".

Зовнішні завдання пов'язані з виконанням платних робіт для замовника. Внутрішні завдання – це доручення працівникам в інтересах поточної діяльності фірми.

Дані зберігаються в регістрі накопичення "Завдання на роботу".

Інформація з регістру накопичення відображається в робочому календарі працівників-виконавців у режимі завантаження ресурсів, тим самим нагадує працівникові про завдання та строки його виконання. Також на підставі даних регістру можна провести план-фактний аналіз за видами робіт.

Відпрацьований час

Для реєстрації інформації про відпрацьований час працівників призначено документ "Табель". Дані в табелі можуть реєструватися зведено за період або за днями.

Дані зберігаються в регістрі накопичення "Табель" у розрізі організацій, структурних одиниць, посад, працівників і видів часу.

Інформація з регістру накопичення може бути використана для аналізу відпрацьованого часу загалом або за видами використання часу, за підрозділами та працівниками.

Інформація про витрати

Інформація про витрати зберігається в регістрі накопичення "Запаси та витрати". Докладніше…

Інформація про нарахування та утримання

У конфігурації передбачено нарахування заробітної плати як за погодинної, так і за відрядної системи оплати праці. Нарахування відрядної зарплати в програмі виконується документами "Відрядний наряд" і "Замовлення-наряд". Погодинна заробітна плата нараховується документом "Нарахування зарплати".

Дані в розрізі видів нарахувань і утримань працівників зберігаються в регістрі накопичення "Нарахування та утримання".

Інформація з регістру накопичення використовується для аналізу нарахованої зарплати за працівниками, підрозділами, видами нарахувань (утримань).

Відрядні наряди

Планування та зазначення факту виконання операцій бригадою або працівником для нарахування зарплати оформлюється документом "Відрядний наряд".

Дані зберігаються в регістрі накопичення "Відрядні наряди" у розрізі виконавців, операцій, номенклатури, характеристик і замовлень покупців.

Інформація з регістру накопичення використовується для план-фактного аналізу технологічних операцій, що виконуються працівниками в межах відрядних нарядів.

Підсистема "Майно"

Підсистема майно призначена для обліку основних засобів і нематеріальних активів компанії.

Із підсистеми "Грошові кошти" до підсистеми "Майно" надходять дані про оплати й аванси від покупців. Аванси покупців зараховуються в документах відвантаження. У зворотному напрямку до підсистеми "Грошові кошти" передається інформація про заборгованість покупців за продане майно.

Суми витрат, вартість майна, амортизація та заборгованість покупців передаються до підсистеми "Фінанси".

Функціональна схема підсистеми "Майно"

До підсистеми надходять дані із зовнішнього та внутрішнього середовища. Підсистема є джерелом інформації для внутрішнього середовища.

Підсистема являє собою розширений функціонал конфігурації. Для роботи з нею необхідно ввімкнути опцію "Використовувати облік майна" в налаштуваннях параметрів обліку.

Підсистема дозволяє:

• Вести облік усіх основних операцій – надходження, прийняття до обліку, списання, продаж;
• Розрахунок амортизації може бути здійснений прямолінійним способом або пропорційно обсягу продукції;
• Витрати на амортизацію можуть бути віднесені на собівартість продукції або включені до інших витрат.

Інформація із зовнішнього середовища

Із зовнішнього середовища до підсистеми надходить:

• Інформація про майно;
• Інформація про виробіток майна.

Інформація про майно

Інформація про майно, прийняте до обліку, фіксується документом "Прийняття до обліку майна".

Інформація про виробіток майна

Дані про виробіток майна (наприклад, пробіг автомобіля, години роботи верстата) реєструються документом "Виробіток майна".

Інформація зберігається в регістрі накопичення "Виробіток майна" у розрізі організацій і необоротних активів.

Дані регістру накопичення використовуються під час розрахунку амортизації майна методом "Пропорційно обсягу продукції".

Інформація для внутрішнього середовища

Інформація, що отримується з підсистеми "Майно" та використовується внутрішнім середовищем:

• Інформація про стан майна;
• Інформація про амортизацію майна;
• Інформація про витрати;
• Інформація про розрахунки з покупцями;
• Інформація про доходи та витрати;
• Інформація про доходи та витрати касовим методом.

Інформація про стан майна

Інформація про стани майна (прийнято до обліку, знято з обліку), необхідність нарахування амортизації, необхідність нарахування амортизації в перший місяць під час прийняття реєструються документами з обліку майна "Продаж майна", "Прийняття до обліку майна", "Списання майна".

Дані зберігаються в регістрі відомостей "Стани майна" у розрізі організацій і необоротних активів.

Інформація з регістру накопичення використовується під час розрахунку амортизації.

Інформація про амортизацію майна

Розрахунок амортизації основних засобів і нематеріальних активів здійснюється документом "Амортизація майна". Під час продажу та списання майна документами "Продаж майна" і "Списання майна" відбувається донарахування амортизації за місяць, у якому відбувається списання.

Дані зберігаються в регістрі накопичення "Майно" у розрізі організацій і необоротних активів.

Із регістру накопичення можна отримати зведені відомості про амортизацію майна.

Інформація про витрати

Інформація про витрати зберігається в регістрі накопичення "Запаси та витрати". Докладніше…

Інформація про розрахунки з покупцями

Інформація про взаєморозрахунки з покупцями зберігається в регістрі накопичення "Розрахунки з покупцями". Докладніше…

Інформація про доходи та витрати

Інформація про доходи та витрати методом нарахування надходить до підсистеми "Фінанси". Докладніше…

Інформація про доходи та витрати касовим методом

Паралельно методу нарахування у конфігурації передбачено можливість обліку доходів і витрат касовим методом. Інформація про доходи та витрати касовим методом надходить до підсистеми "Фінанси". Докладніше…

Підсистема "Грошові кошти"

Підсистема "Грошові кошти" призначена для обліку руху грошових коштів, оперативного планування, а також взаєморозрахунків із покупцями, постачальниками, підзвітними особами та працівниками.

До підсистеми "Маркетинг і продажі" надходить інформація про оплати й аванси від покупців, у зворотному напрямку передається інформація про заборгованість покупців за відвантажені товари, роботи та послуги.

До підсистеми "Роздрібні продажі" надходить інформація про грошові кошти, призначені на решту. У зворотному напрямку передається інформація про роздрібну виручку.

До підсистеми "Постачання та закупівлі" надходить інформація про грошові кошти, видані підзвітним особам, та про аванси й оплати постачальникам. У зворотному напрямку передається інформація про заборгованість постачальникам та інформація про перевитрати підзвітних осіб.

До підсистеми "Зарплата та персонал" надходять дані про оплати й аванси працівникам. У зворотному напрямку передається інформація про заборгованість перед працівниками (нараховану заробітну плату).

До підсистеми "Майно" надходить інформація про оплати й аванси від покупців. У зворотному напрямку передається інформація про заборгованість покупців за продане майно.

Інформація про доходи та витрати, стан грошових коштів, розрахунки з покупцями, працівниками, підзвітними особами, постачальниками передаються до підсистеми фінанси.

Функціональна схема підсистеми "Грошові кошти"

До підсистеми "Грошові кошти" надходять дані із зовнішнього та внутрішнього середовища. Підсистема формує інформацію для зовнішнього та внутрішнього середовища.

Підсистема дозволяє:

• Проводити безготівкові та готівкові платежі;
• Формувати платіжний календар і контролювати його виконання;
• Аналізувати залишки й обороти за рухом грошових коштів.

Інформація із зовнішнього середовища

Грошові кошти

Інформація про грошові кошти надходить із зовнішнього середовища та фіксується документами обліку грошових коштів — "Надходження на розрахунковий рахунок", "Видаток із розрахункового рахунку", "Надходження до каси" та "Видаток із каси".

Інформація із внутрішнього середовища

Із внутрішнього середовища до підсистеми надходить:

• Інформація про розрахунки з постачальниками;
• Інформація про розрахунки з покупцями;
• Інформація про розрахунки з працівниками;
• Інформація про розрахунки з підзвітними особами.

Інформація про розрахунки з постачальниками

Інформація про розрахунки з постачальниками зберігається в регістрі накопичення "Розрахунки з постачальниками" і передається з підсистеми "Постачання та закупівлі". Докладніше…

Інформація про розрахунки з покупцями

Інформація про розрахунки з покупцями зберігається в регістрі накопичення "Розрахунки з покупцями" та надходить із підсистем "Маркетинг і продажі" й "Майно". Докладніше…

Інформація про розрахунки з працівниками

Інформація про розрахунки з працівниками зберігається в регістрі накопичення "Розрахунки з персоналом" і передається з підсистеми "Зарплата та персонал". Докладніше…

Інформація про розрахунки з підзвітними особами

Інформація про розрахунки з підзвітними особами зберігається в регістрі накопичення "Розрахунки з підзвітними особами" та надходить із підсистеми "Постачання та закупівлі". Докладніше…

Інформація для внутрішнього середовища

Інформація, що отримується з підсистеми "Грошові кошти" та використовується внутрішнім середовищем:

• Інформація про розрахунки з постачальниками;
• Інформація про розрахунки з покупцями;
• Інформація про розрахунки з працівниками;
• Інформація про розрахунки з підзвітними особами;
• Платіжний календар;
• Інформація про грошові кошти;
• Інформація про доходи та витрати;
• Інформація про доходи та витрати касовим методом.

Інформація про розрахунки з постачальниками

Інформація про розрахунки з постачальниками перетворюється підсистемою, фіксується документами оплати "Видаток із каси", "Видаток із рахунку", "Надходження до каси", "Надходження на рахунок" і зберігається в регістрі накопичення "Розрахунки з постачальниками". Докладніше…

Інформація про розрахунки з покупцями

Інформація про розрахунки з покупцями перетворюється підсистемою, фіксується документами оплати "Видаток із каси", "Видаток із рахунку", "Надходження до каси", "Надходження на рахунок" і зберігається в регістрі накопичення "Розрахунки з покупцями". Докладніше…

Інформація про розрахунки з працівниками

Інформація про розрахунки з працівниками перетворюється підсистемою, фіксується документами оплати "Видаток із каси", "Видаток із рахунку" і зберігається в регістрі накопичення "Розрахунки з персоналом". Докладніше…

Інформація про розрахунки з підзвітними особами

Видача грошових коштів підзвітній особі реєструється в конфігурації документами "Видаток із каси" та "Видаток із рахунку". Підзвітна особа звітує за допомогою документа "Авансовий звіт" і повертає грошові кошти документами "Надходження до каси" та "Надходження на рахунок".

Дані про розрахунки з підзвітними особами зберігаються в регістрі накопичення "Розрахунки з підзвітними особами" у розрізі організацій, працівників, валют і документів розрахунків.

У разі використання розширеної функціональності "Вести облік валютних операцій" валюта обліку та валюта видачі грошових коштів можуть відрізнятися. У регістрі передбачено зберігання сум у двох валютах.

Інформація з регістру накопичення використовується для аналізу розрахунків із підзвітними особами.

Платіжний календар

Дані про заплановані платежі можна зареєструвати безпосередньо в замовленнях ("Замовлення покупця", "Замовлення-наряд", "Замовлення постачальнику"), рахунках на оплату ("Рахунок на оплату", "Рахунок на оплату постачальника") і спеціальними документами планування руху грошових коштів ("Переміщення грошей (план)", "Надходження грошей (план)", "Видаток грошей (план)"). Інформація про фактичні платежі реєструється документами обліку грошових коштів ("Надходження до каси", "Надходження на рахунок", "Видаток із каси", "Видаток із рахунку").

Для оперативного управління грошовими коштами в конфігурації призначено регістр накопичення "Платіжний календар". Дані зберігаються в розрізі організацій, валют, статей, типів грошових коштів, банківських рахунків і кас, рахунків на оплату, статусів затвердження платежу.

Платіжний календар є розширеним функціоналом. Для його використання необхідно ввімкнути відповідне налаштування параметрів обліку.

У разі невикористання розширеного функціоналу інформація з регістру накопичення все одно може бути використана для аналізу рахунків на оплату.

Інформація про грошові кошти

Інформація про готівкові та безготівкові грошові кошти реєструється документами обліку грошових коштів — "Переміщення грошей", "Надходження до каси", "Надходження на рахунок", "Видаток із каси", "Видаток із рахунку".

Курсові різниці за грошовими коштами розраховуються в момент здійснення операцій, проте наприкінці періоду також виникає потреба це зробити. Цю операцію виконує документ "Закриття місяця".

Дані зберігаються в регістрі накопичення "Грошові кошти" у розрізі організацій, типів грошових коштів, банківських рахунків і кас, валют.

У разі використання розширеної функціональності "Вести облік валютних операцій" валюта обліку та зберігання грошових коштів у касі можуть відрізнятися. У регістрі передбачено зберігання сум у двох валютах.

Готівкові грошові кошти можуть зберігатися в одній касі в кількох валютах.

Інформація з регістру накопичення використовується для отримання зведеної інформації про залишки та рухи грошових коштів компанії.

Інформація про доходи та витрати

Інформація про доходи та витрати методом нарахування надходить до підсистеми "Фінанси". Докладніше…

Інформація про доходи та витрати касовим методом

Паралельно методу нарахування у конфігурації передбачено можливість обліку доходів і витрат касовим методом. Інформація про доходи та витрати касовим методом надходить до підсистеми "Фінанси". Докладніше…

Підсистема "Фінанси"

Підсистема "Фінанси" призначена для підбиття підсумків фінансово-господарської діяльності підприємства.

Підсистема "Фінанси" тісно пов'язана з усіма іншими підсистемами.

Інформація про запаси та витрати, доходи та витрати, розрахунки, грошові кошти, випущену продукцію передається з усіх інших підсистем.

Функціональна схема підсистеми "Фінанси"

До підсистеми "Фінанси" надходять дані із зовнішнього та внутрішнього середовища. Підсистема формує інформацію для внутрішнього середовища.

Підсистема дозволяє:

• Розподіляти витрати;
• Розраховувати фактичну собівартість;
• Розраховувати фінансовий результат за кожним напрямом діяльності;
• Формувати фінансову звітність;
• Проводити план-фактний аналіз виконання основних бюджетів;
• Аналізувати структуру доходів і витрат;
• Вести облік нарахованих і сплачених податків.

Інформація із зовнішнього середовища

Інформація про податки

У конфігурації не міститься засобів для автоматичного розрахунку податків. Суми податків розраховуються поза системою та фіксуються документами "Нарахування зарплати", "Нарахування податків". Оплата податків здійснюється документами "Видаток із каси", "Видаток із рахунку".

Дані зберігаються в регістрі накопичення "Розрахунки за податками" у розрізі організацій і видів податків.

Інформація із внутрішнього середовища

Із внутрішнього середовища до підсистеми надходить:

• Інформація про розрахунки з постачальниками;
• Інформація про розрахунки з покупцями;
• Інформація про розрахунки з працівниками;
• Інформація про розрахунки з підзвітними особами;
• Інформація про доходи та витрати;
• Інформація про доходи та витрати касовим методом;
• Плани продажів;
• Інформація про витрати.
• Інформація про запаси;
• Інформація про випущену продукцію;
• Інформація про амортизацію майна;
• Інформація про грошові кошти.

Інформація про розрахунки з постачальниками

Інформація про розрахунки з постачальниками зберігається в регістрі накопичення "Розрахунки з постачальниками" та надходить із підсистем "Постачання та закупівлі" й "Грошові кошти". Докладніше…

Інформація про розрахунки з покупцями

Інформація про розрахунки з покупцями зберігається в регістрі накопичення "Розрахунки з покупцями" та надходить із підсистем "Маркетинг і продажі", "Майно" й "Грошові кошти". Докладніше…

Інформація про розрахунки з працівниками

Інформація про розрахунки з покупцями зберігається в регістрі накопичення "Розрахунки з персоналом" і надходить із підсистем "Зарплата та персонал" і "Грошові кошти". Докладніше…

Інформація про розрахунки з підзвітними особами

Інформація про розрахунки з підзвітними особами зберігається в регістрі накопичення "Розрахунки з підзвітними особами" та надходить із підсистем "Постачання та закупівлі" й "Грошові кошти". Докладніше…

Інформація про доходи та витрати

Виручка, собівартість продажів, курсові різниці за розрахунками з контрагентами, підзвітними особами, персоналом та інші доходи й витрати реєструються документами "Авансовий звіт", "Акт виконаних робіт", "Амортизація майна", "Коригування боргу", "Додаткові витрати", "Замовлення-наряд", "Закриття місяця", "Нарахування зарплати", "Нарахування податків", "Оприбуткування запасів", "Звіт комісіонера", "Звіт комітенту", "Звіт про переробку", "Звіт про роздрібні продажі", "Звіт переробника", "Продаж майна", "Переміщення грошових коштів", "Переміщення запасів", "Переоцінка в роздробі (сумовий облік)", "Надходження до каси", "Надходження на рахунок", "Прибуткова накладна", "Інші витрати", "Видаток із каси", "Видаткова накладна", "Видаток із рахунку", "Списання майна", "Списання запасів", "Чек ККМ", "Чек ККМ (повернення)".

Сума доходів і сума витрат зберігається в регістрі накопичення "Доходи та витрати" у розрізі організацій, структурних одиниць, напрямів діяльності, замовлень покупців і рахунків обліку.

У разі, коли необхідно відносити витрати не на конкретний вид діяльності, а на підприємство загалом, напрям діяльності не зазначається.
Записи регістру накопичення використовуються для отримання даних про доходи та витрати організації за видами діяльності, розрахованих традиційним методом — нарахування (за відвантаженням).

Інформація про доходи та витрати касовим методом

Паралельно з традиційним обліком доходів і витрат методом нарахування (за відвантаженням) у конфігурації можна вести облік доходів і витрат касовим методом (за оплатою). Цей метод нерідко використовується в невеликих фірмах. Під час використання цього методу дохід або витрата враховується не в момент її нарахування, а в момент її оплати. Наприклад, виручка за замовленням покупця вважається доходом не в момент відвантаження за замовленням, а в момент оплати покупцем.

Можливість обліку доходів і витрат касовим методом являє собою розширений функціонал конфігурації. Для роботи з нею необхідно ввімкнути опцію "Касовий метод обліку доходів і витрат" у налаштуваннях параметрів обліку.

Інформація про заборгованості за надходженнями перед постачальниками та за відвантаженнями покупців реєструється документами "Авансовий звіт", "Акт виконаних робіт", "Коригування боргу", "Додаткові витрати", "Замовлення-наряд", "Звіт комісіонера", "Звіт комітенту", "Звіт про переробку", "Звіт переробника", "Продаж майна", "Прибуткова накладна", "Видаткова накладна".

Інформація зберігається в регістрі накопичення "Доходи та витрати відкладені" у розрізі організацій, документів і напрямів діяльності.

Ці доходи та витрати приймаються до обліку касовим методом лише тоді, коли вони оплачені документами "Надходження до каси", "Надходження на рахунок", "Видаток із каси", "Видаток із рахунку" та зберігаються в регістрі накопичення "Доходи та витрати касовий метод" у розрізі організацій, напрямів діяльності та статей.

Аванси покупців і постачальникам є доходами та витратами за касового методу. Доки за ними не сформовано відвантаження або надходження — невідомий напрям діяльності, до якого належать ці доходи або витрати. Такі доходи та витрати зберігаються в регістрі накопичення "Доходи та витрати нерозподілені" доти, доки аванси не будуть зараховані та не стане відомий напрям діяльності. Інформація зберігається в регістрі в розрізі організацій, документів і статей.

Плани продажів

Інформація про плани продажів зберігається в регістрі накопичення "Плани продажів" і надходить із підсистеми "Маркетинг і продажі". Докладніше…

Інформація про запаси

Інформація про запаси зберігається в кількох регістрах накопичення та надходить із підсистем "Постачання та закупівлі" й "Склад і виробництво". Докладніше…

Інформація про витрати

Інформація про витрати зберігається в регістрі накопичення "Запаси та витрати" й надходить із підсистем "Постачання та закупівлі", "Склад і виробництво", "Зарплата та персонал", "Майно". Докладніше…

Інформація про випущену продукцію

Інформація про випущену продукцію зберігається в регістрі накопичення "Випуск продукції" та надходить із підсистеми "Склад і виробництво". Докладніше…

Інформація про амортизацію майна

Інформація про амортизацію майна зберігається в регістрі накопичення "Майно" та надходить із підсистеми "Майно". Докладніше…

Інформація про грошові кошти

Інформація про готівкові та безготівкові грошові кошти компанії зберігається в регістрі накопичення "Грошові кошти" та надходить із підсистеми "Грошові кошти". Докладніше…

Інформація для внутрішнього середовища

Інформація, що отримується з підсистеми "Фінанси" та використовується внутрішнім середовищем:

• Управлінський баланс;
• Інформація про фактичну собівартість;
• Інформація про прибутки та збитки;
• Фінансовий результат;
• Бюджети.

Управлінський баланс

Окрім регістрів накопичення в конфігурації наявний регістр бухгалтерії "Управлінський". Рухи за регістром бухгалтерії здійснюються документами разом із рухами за регістрами накопичення.

Також регістр бухгалтерії використовується для обліку інших видів операцій, для яких не передбачено окремого регістру накопичення, наприклад інші розрахунки з контрагентами, розрахунки за еквайрингом тощо.

Регістр бухгалтерії з підтримкою кореспонденції. Не використовуються субконто.

Інформація з регістру бухгалтерії "Управлінський" використовується для формування управлінського балансу, звіту про прибутки та збитки, оборотно-сальдової відомості.

Інформація про фактичну собівартість

Інформація про фактичну собівартість формується шляхом розрахунку системи лінійних рівнянь, складених на підставі даних регістру накопичення "Запаси та витрати".

Попередньо здійснюється розподіл прямих і непрямих витрат за базою "Обсяг випуску", отриманою з регістру накопичення "Випуск продукції", і за базою "Прямі витрати", отриманою з регістру накопичення "Запаси та витрати". Спосіб розподілу задається в рахунках обліку плану рахунків, на яких ведуться відповідні витрати.

Фактична собівартість фіксується в регістрах накопичення "Запаси та витрати". Собівартість продажів відображається в регістрах накопичення "Продажі" та "Доходи та витрати".

Фінансовий результат

Інформація про фінансовий результат розраховується документом "Закриття місяця". Дані про доходи та витрати з регістру накопичення "Доходи та витрати" розподіляються на фінансовий результат за базою розподілу "Обсяг продажів", "Виручка від продажів", "Собівартість продажів" і валовий прибуток, що отримується з регістру накопичення "Продажі".

Фінансовий результат зберігається в регістрі накопичення "Фінансовий результат" у розрізі організацій, підрозділів, напрямів діяльності, замовлень покупців і рахунків обліку.

Із регістру накопичення можна отримати відомості про фінансовий результат роботи компанії.

Бюджети

Фінансовий план компанії в конфігурації "Управління невеликою фірмою для України" реєструється документом "Бюджет" і зберігається в кількох регістрах накопичення та регістрі бухгалтерії.

Можливість фінансового планування є розширеним функціоналом конфігурації. Для роботи з ним необхідно ввімкнути опцію "Використовувати бюджетування" у налаштуваннях параметрів обліку.

Із даних регістрів формується бюджет компанії, що включає:

• Бюджет руху грошових коштів — із регістру накопичення "Грошові кошти (прогноз)";
• Прогнозний баланс — із регістру накопичення "Грошові кошти (прогноз)";
• Бюджет доходів і витрат.

Бюджет доходів і витрат, своєю чергою, включає:

• Звіт за прогнозованими доходами та витратами — із регістру накопичення "Доходи та витрати (прогноз)";
• Фінансовий результат (прогноз) — із регістру накопичення "Фінансовий результат (прогноз)";
• Бюджет прибутків і збитків – із регістру бухгалтерії "Управлінський".

Кожен зі звітів може бути сформований у двох варіантах – в основному варіанті з бюджетними даними та у варіанті план-фактний аналіз.