Электронный учет расчетов с подотчетными лицами и поставщиками в BAS: Бухгалтерия

Общие положения учета подотчетных лиц в BAS: Бухгалтерия

Оформление и заполнение электронных документов

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Таблица корреспонденций счетов по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

ключевые слова: электронная бухгалтерия, BAS: Бухгалтерия, подотчетные лица, поставщики, учет, расчеты, документы, командировка, корпоративная карта, кассовые ордера, авансовый отчет, НДС, первичная документация, контроль расходов, отчетность, дебет, кредит, хозяйственные операции, оплата, возврат товаров, финансовый анализ, счет 372, счет 631

Описание: В статье рассмотрены порядок оформления и особенности электронного учета операций с подотчетными лицами и поставщиками с помощью программы BAS: Бухгалтерия, приведены примеры документов, пояснения по работе с формами, принципы расчетов, особенности отчетности и аналитики.

Общие положения учета подотчетных лиц в BAS: Бухгалтерия

Для контроля операций с подотчетными лицами в программе BAS: Бухгалтерия используется субсчет 372 «Расчеты с подотчетными лицами», который делится на:

• 3721 — расчеты в национальной валюте,
• 3722 — расчеты в иностранной валюте.

Руководитель предприятия определяет продолжительность командировки: для Украины — не более 30 календарных дней, для зарубежных поездок — не более 60 дней.

Работник отчитывается о расходах, заполняя все поля Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, за исключением реквизитов, которые подписывает руководитель или бухгалтерия. После завершения командировки в бухгалтерию сдаются подтверждающие документы вместе с отчетом для окончательных расчетов.

Сроки отчетности по наличным средствам

Сроки подачи отчетов о расходовании средств зависят от характера операций:

Сроки отчетности по израсходованным наличным средствам, выданным под отчет

Вид потребности	Предельный срок отчетности
Закупка сельскохозяйственной продукции, заготовка вторичного сырья	До 10 рабочих дней
Закупка лома черных или цветных металлов	До 30 рабочих дней со дня выдачи средств под отчет
Другие производственные потребности	Не более двух рабочих дней, включая день получения подотчетных средств

В соответствии с Положением № 148, если средства выданы на командировку и одновременно для хозяйственных нужд, срок отчетности может быть продлен до завершения самой командировки.

Сроки подачи Отчета об использовании средств

	Форма выдачи подотчетных сумм
		безналичная
Цель выдачи подотчетных сумм	наличная	расчеты наличными, снятыми с карты	расчеты в безналичной форме картой
Покрытие расходов на командировку/решение производственных вопросов в командировке	до окончания 5-го банковского дня после окончания командировки	до окончания 3-го банковского дня после окончания командировки	до окончания 10-го банковского дня после командировки (для безналичных операций)

Оформление и заполнение электронных документов

Расходный кассовый ордер

Выдача наличных средств подотчетному лицу на командировку оформляется расходным кассовым ордером. Обязательно указать вид операции — «Выдача подотчетному лицу».

Безналичные операции с подотчетными лицами

Если используется безналичная форма, средства могут перечисляться на личную или корпоративную карту сотрудника. Для этого составляется документ «Списание с банковского счета» с выбранным видом операции «Перечисление подотчетному лицу».

Если перечисление осуществляется на корпоративную карту, вид операции — «Перевод на другой счет организации», а в поле получателя указывается именно корпоративная карта.

Авансовый отчет в BAS: Бухгалтерия

Документ «Авансовый отчет» создается через «Банк и касса» → «Касса» → «Авансовые отчеты». Реквизиты: номер, дата, организация, подотчетное лицо, склад (если были приобретены ТМЦ).

Вкладки документа:

• «Авансы» — для внесения информации о полученных авансах,
• «Товары» — приобретенные товары,
• «Возвратная тара» — полученная тара,
• «Оплата» — отражение погашенной задолженности или корректировки взаиморасчетов,
• «Прочее» — расходы на командировку, проезд, проживание и т. п.

После проведения документа товары приходуются на склад, также можно сразу создать «Регистрацию входящего налогового документа» для отражения НДС.

Возврат неиспользованных средств

Возврат оформляется приходным кассовым ордером, где выбирается операция «Возврат от подотчетного лица».

Аналитический учет по счету 372

Для анализа данных по подотчетным лицам используются специальные отчеты.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счету 372:



• Карточка счета 372:



• Анализ счета 372:

Таблица корреспонденций счетов по расчетам с подотчетными лицами

Корреспонденции счетов по учету расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Содержание операции	Электронный документ	Бумажный документ	Дебет	Кредит
1	Выдача аванса на командировку наличными	Расходный кассовый ордер	Расходный кассовый ордер	372	301
2	Возврат неизрасходованного аванса в кассу	Приходный кассовый ордер	Приходный кассовый ордер	301	372
3	Списаны расходы по утвержденному Отчету об использовании средств (командировка/под отчет)	Авансовый отчет	Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет	92	372
	Административные расходы: проезд, суточные, проживание
4	Компенсация перерасхода при командировке	Расходный кассовый ордер	Расходный кассовый ордер	372	301
5	Выдача аванса на зарубежную командировку	Расходный кассовый ордер	Расходный кассовый ордер	372	302
6	Возврат неиспользованного зарубежного аванса в кассу	Приходный кассовый ордер	Приходный кассовый ордер	302	372

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Организация электронного учета

Для учета расчетов с поставщиками в системе BAS следует настроить соответствующие параметры путем выбора меню «Покупка» ? «Документы поставщиков»:

Счет на оплату поставщика

Счет на оплату создается для удобства документооборота. Его обязательно заводить, если учет расчетов ведется «по документам расчетов» в соответствии с условиями договора.

Факт выставления счета не резервирует товар на складе и не отслеживает текущее состояние расчетов, это лишь вспомогательный документ. На его основании можно создать «Списание с банковского счета» для оплаты поставщику:

Обязательно в виде операции выбрать «Оплата поставщику» и детализировать договор, статью движения денежных средств.

На основании списания можно сразу оформить «Регистрацию входящего налогового документа»:

Регистрация входящих налоговых документов

В этом документе фиксируется каждый налоговый документ поставщика, с обязательным указанием контрагента, договора, даты получения, налоговых сумм и реквизитов. При регистрации через FREDO Звіт часть полей заполняется автоматически.

Для приобретения товаров оформляется документ «Поступление товаров и услуг»:

В табличной части указываются: номенклатура, количество, цена и сумма с/без НДС, сумма НДС, бухгалтерские счета, на которые будут оприходованы ценности.

Отражение дополнительных расходов

Если возникают дополнительные расходы при приобретении ТМЦ, их можно отражать в документе «Поступление дополнительных расходов». Там указывается, на какие ТМЦ относятся расходы и какую сумму составляют:

Возврат товаров поставщику

Возврат оформляется через одноименный документ, который составляется на основании приходной накладной или отдельно через меню:

В документе указываются реквизиты и перечень возвращаемого товара, цены, суммы с/без НДС, бухгалтерские счета, назначение НДС. Дополнительно на вкладке «Счета расчетов» отражаются счета доходов и расходов:

Проведение такого документа формирует корреспонденции счетов, отражая возврат товара и сторнирование НДС:

Далее необходимо создать документ «Регистрация входящего налогового документа» с видом операции «Расчет корректировки (возврат)»:

Возврат средств от поставщика

Возврат средств оформляется документом «Поступление на банковский счет», обязательно в поле «Вид операции» выбирается «Возврат от поставщика»:

Возможно также оформление через приходный кассовый ордер или, в случае повторной отгрузки товаров — через документ «Поступление товаров и услуг».

Аналитическая отчетность по поставщикам (счет 631)

• Оборотно-сальдовая ведомость по счету 631



• Карточка счета 631



• Анализ счета 631

Таблица корреспонденций счетов по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками

№ п/п	Содержание операции	Электронный документ	Бумажный документ	Корреспонденции счетов
				Дебет	Кредит
1	Оплата поставщику с текущего счета	Платежное поручение, Списание с банковского счета	Платежное поручение	631	311
2	Получение товара	Поступление товаров и услуг	Приходная накладная	281	631
3	Возврат средств за возвращенный товар	Поступление на банковский счет	-	311	631
4	Налоговый кредит по НДС	Регистрация входящего налогового документа	-	641	644
5	Зачет взаимной задолженности	Корректировка долга	Акт взаимозачета	631	361
6	Оплата поставщику за счет краткосрочного кредита	Списание с банковского счета	-	631	601