Исправляем ошибки в первичных документах и учетных регистрах
Во время ведения бухгалтерского учета бухгалтер оформляет большое количество первичных документов, подтверждающих факт осуществления хозяйственных операций. Также он должен обобщить, систематизировать и отразить в учетных регистрах полученную из первичных документов информацию.Подводя итоги проведенных в течение года хозяйственных операций перед составлением годового отчета, бухгалтер обнаружил ошибку. Как правильно отразить в бухгалтерском учете исправление допущенной ошибки и избежать замечаний контролирующих органов?
Подводя итоги проведенных в течение года хозяйственных операций перед составлением годового отчета, бухгалтер обнаружил ошибку. Как правильно отразить в бухгалтерском учете исправление допущенной ошибки и избежать замечаний контролирующих органов?
Во время ведения бухгалтерского учета бухгалтер оформляет большое количество первичных документов, подтверждающих факт осуществления хозяйственных операций. Также он должен обобщить, систематизировать и отразить в учетных регистрах полученную из первичных документов информацию.
Поэтому ошибки, допущенные бухгалтером при заполнении первичных документов, учетных регистров, отчетов (далее — документов), — обычное дело. Как следствие, изменяется содержание хозяйственной операции или направление осуществления определенных расходов.
Наиболее распространенной ошибкой в учете является неправильная запись, а именно:
- неправильная корреспонденция между счетами;
- неправильные единицы измерения материальных ценностей, учетная цена единицы запасов, что приводит к изменению итога по конкретной операции;
- нарушение правил двойной записи и взаимосвязей между синтетическими счетами, субсчетами и аналитическими счетами;
- неправильное выведение оборотов и сальдо по счетам.
Для выявления ошибок проверку проводят:
- сплошным методом (по всем участкам учетной работы);
- выборочно (по отдельным участкам учетной работы или хозяйственным операциям).
Стоит напомнить, что отчетные данные должны быть достоверными, объективными, реальными. А отчетные данные на конец 2014 года должны соответствовать аналогичным отчетным данным на начало 2015 года.
Исправлять допущенные ошибки можно различными способами в зависимости от их характера. Однако избавиться от ошибок путем подчистки не удастся, ведь законодательством это делать запрещено.
Поэтому исправляют ошибки, выявленные в документах до момента представления бухгалтерского баланса, так:
- если ошибка за текущий отчетный период не требует внесения изменений в мемориальные ордера — неправильный текст или цифры зачеркивают, а над ними надписывают правильные данные. При этом делают запись «исправлено» (ее заверяют лица, ранее подписавшие этот документ) и указывают дату исправления;
- если ошибочная запись возникла из-за ошибки в мемориальном ордере — ее исправляют способом сторно.
Отметим также, что способ сторно предусматривает составление бухгалтерской справки, в которую ошибку (сумму, корреспонденцию счетов) вносят красными чернилами, пастой шариковых ручек и т. п. или в скобках, а правильную запись (сумму, корреспонденцию счетов) вносят чернилами, пастой шариковых ручек и т. п. темного цвета. Этого требует Инструкция о формах мемориальных ордеров бюджетных учреждений и порядке их составления, утвержденная приказом Государственного казначейства Украины от 27.07.2000 № 68. Внесением таких данных, например в учетный регистр, в месяце, в котором выявлена ошибка, устраняется неправильная запись и отражаются правильная сумма и корреспонденция счетов бухгалтерского учета.
Кроме того, ошибки в учетных регистрах за текущий период исправляют способом дополнительной проводки. Такой способ применяют, если в дебете и кредите счетов записана меньшая сумма, чем нужно, или вовсе не отражена какая-либо операция. На корреспондирующих счетах записывают разницу между правильной и отраженной суммами. При исправлении ошибки с помощью дополнительной проводки записи делаются обычными чернилами. Сумма дополнительной записи при подсчете оборотов прибавляется к общей сумме оборотов.
Исправление ошибок в документах прошлого бюджетного периода также оформляется бухгалтерской справкой. Однако при выявлении ошибок внесение изменений может быть отражено только на отчетную дату.
После того как бухгалтер оформил соответствующую бухгалтерскую справку, он должен отразить исправление ошибки в бухгалтерском учете и финансовой отчетности.
В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления не допускаются (п. 4.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 № 88).
Если суммы, ошибочно отнесенные на фактические расходы, в текущем году отражены бухгалтерской проводкой по дебету соответствующих субсчетов счета 80 «Расходы из общего фонда» или 81 «Расходы специального фонда» и кредиту субсчета 364 «Расчеты с другими дебиторами» или 675 «Расчеты с другими кредиторами» и ошибка выявлена в течение года, бухгалтер должен выполнить обратную запись по дебету субсчета 364 или 675 и кредиту соответствующих субсчетов счета 80 или 81.
Если же ошибка допущена в прошлом году, выявленные суммы (ошибочно отнесенные на фактические расходы) восстанавливаются в учете, при этом корректируется субсчет 364 или 675 с субсчетом 431 «Результат исполнения сметы по общему фонду» или 432 «Результат исполнения сметы по специальному фонду».
