Кадровый учет

Сотрудники

Места работы работников

Физические лица

Графики работы

Способы отражения зарплаты в регламентированном учете

Специализированная подсистема кадрового учета, входящая в состав «BAS АГРО. Бухгалтерия», решает следующие задачи:

• хранение личных данных о работниках как физических лицах;
• хранение служебных данных о работниках — различной контактной информации, а также «карьеры» работника на предприятии (или в организации) от приема на работу до увольнения;
• получение настроенных пользователем отчетов по имеющейся информации о работниках.

Особенностью учета персонала является то, что один и тот же человек, то есть физическое лицо, может рассматриваться как несколько объектов учета. Например, определенное физическое лицо может поработать в организации и уволиться, а через некоторое время снова быть принято на работу. В этом случае два сотрудника, принятые в разное время и, в общем случае, на разные рабочие места, соответствуют одному физическому лицу.

С другой стороны, одно и то же физическое лицо может быть принято на работу в организацию несколько раз: на основное место работы и одновременно по внутреннему совместительству. В этом случае одному физическому лицу также соответствуют два сотрудника, хотя оплату за работу получает один человек.

Следовательно, в рамках учета персонала существуют два класса тесно связанных объектов учета — сотрудники и физические лица, поэтому в конфигурацию включены справочники «Сотрудники» и «Физические лица».

Сотрудники

Если в списке регистрируется совершенно новый сотрудник, можно сразу ввести его данные в оба справочника — «Сотрудники» и «Физические лица»; в последний попадут персональные данные сотрудника.

Основными характеристиками сотрудника являются организация, в которой он работает, и вид занятости в организации: основное место работы, внешнее или внутреннее совместительство. Для внутренних совместителей необходимо указать основное назначение сотрудника — его основное место работы.

Если физическое лицо работает по договору подряда (договору гражданско-правового характера), в карточке сотрудника нужно установить флажок «Договор подряда». Тогда по гиперссылке «Кадровые документы» будет отображаться список договоров на выполнение работ с физическим лицом. С помощью кнопки «Создать» можно ввести новый договор подряда.

В карточке договора необходимо указать условия договора (сроки, условия оплаты, сумму за работы) и способ отражения в бухгалтерском учете.

Места работы работников

В рамках этой конфигурации в регламентированном учете поддерживается учет работников, имеющих в организации основное место работы, а также тех, кто работает по внешнему и внутреннему совместительству. Вид занятости (основное место работы, внешнее или внутреннее совместительство) указывается в карточке сотрудника организации.

В конфигурации приняты следующие правила:

• работник не может одновременно иметь в организации основное место работы и работать в ней же по внешнему совместительству; такие коллизии выявляются при проведении документа «Прием на работу в организацию»;
• работник не может одновременно иметь основное место работы более чем в одной организации;
• работник может работать в организации на основном месте работы и по внутреннему совместительству; такие работники в дальнейшем «различаются» приказами о приеме на работу (в приказах указывается соответствующий вид занятости).

В регламентированном учете под термином «работник» понимается работник на конкретном месте работы, который при заполнении кадровых и расчетных документов требует значения — элемента справочника «Сотрудники организаций».

Физические лица

Для удобства ввода большого объема информации о физических лицах для каждого из них достаточно указать только фамилию, имя и отчество; всю остальную информацию можно ввести позже, воспользовавшись формой редактирования данных физического лица.

Имя и ФИО физического лица. В конфигурации предусмотрена возможность изменять наименование элемента справочника, описывающего конкретное физическое лицо (это наименование отображается во всех документах), чтобы, например, можно было легко различать лиц с одинаковыми фамилиями. То есть фамилия, имя и отчество этих людей будут одинаковыми, а к наименованию можно добавить любой отличительный признак, удобный менеджеру кадровой службы, — фактически присвоить человеку «псевдоним».

С другой стороны, в отчетах рядом с наименованием — псевдонимом физического лица или вместо него можно вывести «настоящие» фамилию, имя и отчество.

Обратите внимание, что в конфигурации ведется история изменений фамилии, имени и отчества: с помощью кнопки «История ФИО» можно получить список всех фамилий, имен и отчеств, которыми пользовался работник.

Кроме того, в справочник вводятся персональные данные: код по ДРФО, дата и место рождения, удостоверение личности и т. п.

На вкладке «Адреса, телефоны» вводятся адреса, телефоны и другая контактная информация о физическом лице.

На вкладке «Состав семьи» вводятся данные о количестве и возрасте детей, имеющихся у физического лица.

Дети физического лица также должны быть внесены в справочник «Физические лица», а при необходимости для них следует также ввести информацию об инвалидности.

На вкладке «Персональные данные» можно указать сведения о воинском учете, а также об образовании физического лица.

По гиперссылке «Специальные статусы физических лиц» можно ввести данные об инвалидности, данные о пенсионерах или данные о дополнительных гарантиях.

Графики работы

Справочник «Графики работы» имеет важное значение для работников, которым заработная плата начисляется по табелю. До начала заполнения графика работ необходимо заполнить регистр сведений «Регламентированный производственный календарь».

Справочник «График работы» содержит перечень всех графиков работы предприятия и предназначен для целей учета труда и посменного планирования производства.

График хранит информацию об объемах рабочего времени по дням и/или сменам. Для целей посменного планирования производства график хранит информацию о сменах, размещенных в тот или иной порядковый день цикла графика.

Графики настраиваются и заполняются в форме элемента справочника. Вид формы зависит от вида графика.

График может быть одного из следующих типов: пятидневный, шестидневный и сменный. Для любого типа графика после его настройки следует заполнить календарь.

Для пятидневных и шестидневных графиков указывается объем рабочего времени в тот или иной день.

Для этого указывается общий объем рабочего времени за неделю, в свойствах графика отмечаются рабочие дни недели и периоды работы в течение дня. После этого в форме графика заполняется календарь.

Для сменного графика важно указать рабочие смены на каждый день цикла и дату отсчета.

Нерабочие дни цикла также следует вносить в табличную часть «Расписание работы», но не заполнять в эти дни смены. Календарь по введенным данным также заполняется в форме графика.

Способы отражения зарплаты в регламентированном учете

В справочнике «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете» задаются хозяйственные операции, которые можно поставить в соответствие расчетным величинам. Элементы справочника состоят из проводки по бухгалтерскому регистру (или пары транзитных проводок) и статей затрат.

Для правильного формирования проводок и корректной работы программы необходимо выполнить следующие начальные настройки:

• заполнить справочник «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете». Должны быть созданы проводки для всех видов начислений; способы отражения для ЕСВ уже имеются в справочнике как предопределенные элементы;
• заполнить справочник «Статьи затрат» — необходимо помнить, что когда бухгалтер создает Статью затрат с «Видом затрат» = «Оплата труда», необходимо создать также еще одну статью затрат с «Видом затрат» = «Отчисления на социальные нужды»;
• заполнить регистр сведений «Отражение Взносов на ФОТ в регламентированном учете». Здесь каждому «Налогу» (Взнос в фонд) ставится в соответствие «Статья затрат» (с «Видом затрат» = «Отчисления на социальные нужды»).

Эти операции выполняются при начальной настройке программы.

• С помощью документов «Прием на работу в организацию» и «Кадровое перемещение организаций» необходимо назначить способ отражения начислений в регламентированном учете.