Кадровий облік

Співробітники

Місця роботи працівників

Фізичні особи

Графіки роботи

Способи відображення зарплати в регламентованому обліку

Спеціалізована підсистема кадрового обліку, що входить до складу «BAS АГРО. Бухгалтерія», вирішує такі завдання:

• зберігання особистих даних про працівників як фізичних осіб;
• зберігання службових даних про працівників — різної контактної інформації, а також «кар'єри» працівника на підприємстві (або в організації) від прийняття на роботу до звільнення;
• отримання налаштованих користувачем звітів за наявною інформацією про працівників.

Особливістю обліку персоналу є те, що одна й та сама людина, тобто фізична особа, може розглядатися як кілька об'єктів обліку. Наприклад, певна фізична особа може попрацювати в організації та звільнитися, а через деякий час знову бути прийнятою на роботу. У цьому випадку два співробітники, прийняті в різний час і, у загальному випадку, на різні робочі місця, відповідають одній фізичній особі.

З іншого боку, одна й та сама фізична особа може бути прийнята на роботу в організацію кілька разів: на основне місце роботи й одночасно за внутрішнім сумісництвом. У цьому випадку одній фізичній особі також відповідають два співробітники, хоча оплату за роботу отримує одна людина.

Отже, у межах обліку персоналу існує два класи тісно пов'язаних об'єктів обліку — співробітники та фізичні особи, тому до конфігурації включено довідники «Співробітники» і «Фізичні особи».

Співробітники

Якщо у списку реєструється зовсім новий співробітник, можна одразу ввести його дані в обидва довідники — «Співробітники» і «Фізичні особи»; до останнього потраплять персональні дані співробітника.

Основними характеристиками співробітника є організація, у якій він працює, і вид зайнятості в організації: основне місце роботи, зовнішнє або внутрішнє сумісництво. Для внутрішніх сумісників необхідно вказати основне призначення співробітника — його основне місце роботи.

Якщо фізична особа працює за договором підряду (договором цивільно-правового характеру), у картці співробітника потрібно встановити прапорець «Договір підряду». Тоді за гіперпосиланням «Кадрові документи» відображатиметься список договорів на виконання робіт із фізичною особою. За допомогою кнопки «Створити» можна ввести новий договір підряду.

У картці договору необхідно вказати умови договору (строки, умови оплати, суму за роботи) та спосіб відображення в бухгалтерському обліку.

Місця роботи працівників

У межах цієї конфігурації в регламентованому обліку підтримується облік працівників, які мають в організації основне місце роботи, а також тих, хто працює за зовнішнім та внутрішнім сумісництвом. Вид зайнятості (основне місце роботи, зовнішнє або внутрішнє сумісництво) зазначається в картці співробітника організації.

У конфігурації прийнято такі правила:

• працівник не може одночасно мати в організації основне місце роботи та працювати в ній же за зовнішнім сумісництвом; такі колізії виявляються під час проведення документа «Прийом на роботу в організацію»;
• працівник не може одночасно мати основне місце роботи більш ніж в одній організації;
• працівник може працювати в організації на основному місці роботи та за внутрішнім сумісництвом; такі працівники надалі «розрізняються» наказами про прийняття на роботу (у наказах зазначається відповідний вид зайнятості).

У регламентованому обліку під терміном «працівник» мається на увазі працівник на конкретному місці роботи, що під час заповнення кадрових і розрахункових документів потребує значення — елемента довідника «Співробітники організацій».

Фізичні особи

Для зручності введення великого обсягу інформації про фізичних осіб для кожної з них достатньо вказати лише прізвище, ім’я та по батькові; усю іншу інформацію можна ввести пізніше, скориставшись формою редагування даних фізичної особи.

Ім'я та ПІБ фізичної особи. У конфігурації передбачено можливість змінювати найменування елемента довідника, що описує конкретну фізичну особу (це найменування відображається в усіх документах), щоб, наприклад, можна було легко розрізняти осіб з однаковими прізвищами. Тобто прізвище, ім'я та по батькові цих людей будуть однаковими, а до найменування можна додати будь-яку відмінну ознаку, зручну менеджеру кадрової служби, — фактично присвоїти людині «псевдонім».

З іншого боку, у звітах поряд із найменуванням — псевдонімом фізичної особи або замість нього можна вивести «справжні» прізвище, ім'я та по батькові.

Зверніть увагу, що в конфігурації ведеться історія змін прізвища, імені та по батькові: за допомогою кнопки «Історія ПІБ» можна отримати список усіх прізвищ, імен та по батькові, якими користувався працівник.

Крім того, у довіднику вводяться персональні дані: код за ДРФО, дата і місце народження, посвідчення особи тощо.

На закладці «Адреси, телефони» вводяться адреси, телефони та інша контактна інформація про фізичну особу.

На закладці «Склад родини» вводяться дані про кількість і вік дітей, які є у фізичної особи.

Діти фізичної особи також мають бути внесені до довідника «Фізичні особи», а за потреби для них слід також ввести інформацію про інвалідність.

На закладці «Персональні дані» можна вказати відомості про військовий облік, а також про освіту фізичної особи.

За гіперпосиланням «Спеціальні статуси фізичних осіб» можна ввести дані про інвалідність, дані про пенсіонерів або дані про додаткові гарантії.

Графіки роботи

Довідник «Графіки роботи» має важливе значення для працівників, яким заробітна плата нараховується за табелем. До початку заповнення графіка робіт потрібно заповнити регістр відомостей «Регламентований виробничий календар».

Довідник «Графік роботи» містить перелік усіх графіків роботи підприємства та призначений для цілей обліку праці й позмінного планування виробництва.

Графік зберігає інформацію про обсяги робочого часу за днями і/або змінами. Для цілей позмінного планування виробництва графік зберігає інформацію про зміни, розміщені в той чи інший порядковий день циклу графіка.

Графіки налаштовуються та заповнюються у формі елемента довідника. Вигляд форми залежить від виду графіка.

Графік може бути одного з таких типів: п'ятиденний, шестиденний і змінний. Для будь-якого типу графіка після його налаштування слід заповнити календар.

Для п'ятиденних і шестиденних графіків зазначається обсяг робочого часу в той чи інший день.

Для цього зазначається загальний обсяг робочого часу за тиждень, у властивостях графіка позначаються робочі дні тижня та періоди роботи протягом дня. Після цього у формі графіка заповнюється календар.

Для змінного графіка важливо зазначити робочі зміни на кожен день циклу та дату відліку.

Неробочі дні циклу також слід вносити до табличної частини «Розклад роботи», але не заповнювати в ці дні зміни. Календар за введеними даними також заповнюється у формі графіка.

Способи відображення зарплати в регламентованому обліку

У довіднику «Способи відображення зарплати в регламентованому обліку» задаються господарські операції, які можна поставити у відповідність розрахунковим величинам. Елементи довідника складаються з проводки за бухгалтерським регістром (або пари транзитних проводок) і статей витрат.

Для правильного формування проводок і коректної роботи програми необхідно виконати такі початкові налаштування:

• заповнити довідник «Способи відображення зарплати в регламентованому обліку». Мають бути створені проводки для всіх видів нарахувань; способи відображення для ЄСВ уже наявні в довіднику як напередвизначені елементи;
• заповнити довідник «Статті витрат» — необхідно пам'ятати, що коли бухгалтер створює Статтю витрат з «Видом витрат» = «Оплата праці», необхідно створити також ще одну статтю витрат з «Видом витрат» = «Відрахування на соціальні потреби»;
• заповнити регістр відомостей «Відображення Внесків на ФОП в регламентованому обліку». Тут кожному «Податку» (Внесок до фонду) ставиться у відповідність «Стаття витрат» (з «Видом витрат» = «Відрахування на соціальні потреби»).

Ці операції виконуються під час початкового налаштування програми.

• За допомогою документів «Прийом на роботу в організацію» і «Кадрове переміщення організацій» необхідно призначити спосіб відображення нарахувань у регламентованому обліку.