Определяем документы, подтверждающие расходы на проживание во время командировки
В соответствии с Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 № 59, учреждение <b>при наличии подтверждающих документов (в оригинале)</b> возмещает в пределах предельных сумм расходов на наем жилого помещения, утвержденных постановлением Кабинета Министров Украины от 02.02.2011 № 98, расходы командированным работникам на наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле), другом жилом помещении за каждые сутки такого проживания с учетом включенных в счета на оплату стоимости проживания расходов на пользование телефоном (кроме расходов на служебные телефонные разговоры), холодильником, телевизором и других расходов.Работник учреждения, находясь в командировке, проживал в гостинице. К авансовому отчету он не приложил счет из гостиницы, а только квитанцию об оплате проживания, которая не идентифицирует юридическое лицо — поставщика услуги. В возмещении расходов на проживание ему было отказано. Какие документы должен предоставить работник в бухгалтерию для подтверждения расходов на проживание?
Работник учреждения, находясь в командировке, проживал в гостинице. К авансовому отчету он не приложил счет из гостиницы, а только квитанцию об оплате проживания, которая не идентифицирует юридическое лицо — поставщика услуги. В возмещении расходов на проживание ему было отказано. Какие документы должен предоставить работник в бухгалтерию для подтверждения расходов на проживание?
В соответствии с Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 № 59, учреждение при наличии подтверждающих документов (в оригинале) возмещает в пределах предельных сумм расходов на наем жилого помещения, утвержденных постановлением Кабинета Министров Украины от 02.02.2011 № 98, расходы командированным работникам на наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле), другом жилом помещении за каждые сутки такого проживания с учетом включенных в счета на оплату стоимости проживания расходов на пользование телефоном (кроме расходов на служебные телефонные разговоры), холодильником, телевизором и других расходов.
Для подтверждения своих расходов во время пребывания в командировке работник вместе с отчетом об использовании средств, предоставленных на командировку, должен подать в бухгалтерию учреждения, которое его командировало, оригиналы расчетных документов.
В статье 2 Закона Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995 № 265/95-ВР определено, что расчетными документами являются документы установленной формы и содержания, а именно: кассовые и товарные чеки, расчетные квитанции, проездные документы и т. п., которые подтверждают факт продажи товаров и предоставления услуг, напечатанные и зарегистрированные в установленном порядке регистратором расчетных операций (РРО) или заполненные вручную.
Обращаем внимание, что подтверждающие документы должны иметь обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 № 88.
Итак, расходы на проживание во время командировки возмещаются на основании чека РРО, подтверждающего оплату проживания, к которому прилагается счет из гостиницы (мотеля) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию, с указанием количества суток проживания, перечня услуг, фамилии, имени и отчества командированного работника.
Наличие подтверждающих документов, оформленных надлежащим образом, влияет на процедуру регистрации бюджетных обязательств.
Пунктом 2 Методических рекомендаций относительно перечня подтверждающих документов для регистрации бюджетных обязательств, бюджетных финансовых обязательств и проведения платежей, утвержденных приказом Государственной казначейской службы Украины от 29.04.2013 № 68 (далее — Методические рекомендации), определено, что в органы Казначейства на стадиях регистрации бюджетных обязательств, бюджетных финансовых обязательств и проведения платежей предоставляются подтверждающие документы, предусмотренные законодательством, в зависимости от сущности платежа.
В соответствии с Инструкцией по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 12.03.2012 № 333, расходы на оплату проезда, суточных, стоимости проживания во время служебных командировок осуществляются по КЭКР 2250 «Расходы на командировки» (далее — КЭКР 2250).
В Перечне подтверждающих документов для регистрации бюджетных обязательств и проведения платежей, являющемся приложением к Методическим рекомендациям, по КЭКР 2250 определены, в частности, договор, счет, накладная, квитанция, копия приказа о командировке или выписка из него, авансовый отчет, другие документы, предусмотренные нормативно-правовыми актами.
Следовательно, для решения приведенной в вопросе ситуации предлагаем письменно обратиться к администрации гостиницы с просьбой предоставить полный пакет документов, подтверждающих факт предоставления услуг проживания командированному работнику. А для предотвращения в будущем подобных ситуаций предлагаем администрации бюджетного учреждения перед направлением работников в командировку ознакомить их с перечнем подтверждающих документов, прилагаемых к отчету об использовании выданных на командировку средств.
