Работник не отчитался об использовании аванса на командировку: как быть бухгалтеру
<b>Нет</b>, и вот почему.После возвращения из командировки работник не сдал авансовый отчет за полученный наличными аванс. Через неделю он поехал в новую командировку, и на этот раз бухгалтер аванс ему не предоставил. Будет ли считаться такая ситуация нарушением учреждением кассовой дисциплины?
После возвращения из командировки работник не сдал авансовый отчет за полученный наличными аванс. Через неделю он поехал в новую командировку, и на этот раз бухгалтер аванс ему не предоставил. Будет ли считаться такая ситуация нарушением учреждением кассовой дисциплины?
Нет, и вот почему.
Пунктом 7 раздела I Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 № 59, предусмотрено, что прежде чем направить работника в командировку для выполнения служебного поручения, учреждение обязано ознакомить его со сметой расходов (или со справкой-расчетом на выданный аванс, составленной в произвольной форме), а также с требованиями нормативно-правовых актов относительно отчетности об использовании средств, выданных на командировку.
Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), работник составляет по форме, утвержденной приказом Министерства доходов и сборов Украины «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления» от 24.12.2013 № 845 (далее — Приказ № 845). В соответствии с подпунктом 170.9.2 Налогового кодекса Украины (НК) Отчет предоставляется до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик, в частности, завершает такую командировку.
Пунктом 2.11 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 № 637, определено, что выдача работнику наличных денежных средств под отчет осуществляется при условии его отчетности в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы.
В то же время в этой ситуации не стоит забывать еще об одном нюансе.
Как установлено пунктом 3 Порядка составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденного Приказом № 845, если работник не возвращает сумму излишне израсходованных средств в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок (до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку по поручению и за счет учреждения, предоставившего средства под отчет), то такая сумма подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 167.1 раздела IV НК за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) за соответствующий месяц.
Итак, если работник в указанный срок не сдал Отчет вместе с документами, подтверждающими понесенные им расходы в командировке, вся сумма выданного учреждением аванса является суммой излишне израсходованных средств и подлежит налогообложению.
