Э-больничный от открытия до финансирования: алгоритм бухгалтера

Один э-больничный — шесть контрольных точек

Шаг 1. Найдите листок и проверьте статус

Шаг 2. Сформируйте выписку из ЕРЛН

Шаг 3. Не смешивайте два показателя страхового стажа

Отдельный сценарий: заболел новый работник

Шаг 4. Рассчитайте среднюю зарплату и источники оплаты

Шаг 5. От решения до денег на счете

Как отразить процесс в BAS без потери доказательств

Папка подтверждений: что оставить после выплаты

Типичные ошибки, которые задерживают финансирование

Финальный чек-лист бухгалтера

Работник сообщил, что заболел, но самого сообщения бухгалтеру недостаточно. Нужно найти э-больничный в кабинете страхователя, убедиться, что он касается именно вашего работника, дождаться статуса, при котором можно назначать выплату, определить два разных показателя страхового стажа, рассчитать сумму и пройти финансирование. Ошибка на любом шаге либо задерживает деньги, либо заставляет исправлять заявление-расчет.

Ниже рассматриваем обычную временную нетрудоспособность вследствие заболевания или непроизводственной травмы. Для ухода за больным ребенком, беременности и родов, несчастного случая на производстве и льготных категорий действуют отдельные правила относительно источника оплаты, продолжительности и процента. Перед начислением всегда сверяйте причину нетрудоспособности, а не только даты.

Один э-больничный — шесть контрольных точек

1. Найти листок в кабинете страхователя и проверить реквизиты.
2. Дождаться статуса «Готов к оплате» или выяснить причину другого статуса.
3. При необходимости сформировать и загрузить выписку из ЕРЛН.
4. Определить общий страховой стаж и стаж за последние 12 месяцев.
5. Рассчитать среднедневную выплату, распределить дни между работодателем и ПФУ.
6. Оформить решение, подать заявление-расчет, проконтролировать финансирование и сообщить о выплате.

Эту последовательность стоит закрепить внутренним регламентом. Тогда кадровик отвечает за лицо, период и основание, уполномоченное работодателем лицо — за решение о назначении, а бухгалтер — за стаж, среднюю зарплату, сумму, заявление-расчет и выплату.

Шаг 1. Найдите листок и проверьте статус

Войдите в кабинет на веб-портале ПФУ с помощью КЭП, Дія.Підпису или средств интегрированной электронной идентификации. В кабинете страхователя откройте раздел «Листки нетрудоспособности»; застрахованное лицо видит свои документы в разделе «Мои листки нетрудоспособности». Поиск удобнее вести по РНОКПП работника, номеру листка, номеру случая или периоду.

До расчета проверьте:

• фамилию, имя и РНОКПП работника;
• наименование страхователя и наличие трудовых отношений на дату страхового случая;
• номер листка и номер случая нетрудоспособности;
• дату открытия, дату закрытия и продолжение одного случая;
• причину нетрудоспособности;
• текущий статус документа.

Статус «Закрыт» еще не означает, что документ уже можно оплачивать. Для обычного э-больничного он меняется на «Готов к оплате» через семь дней после даты закрытия: этот промежуток оставлен для возможных исправлений. Именно «Готов к оплате» является рабочим сигналом для назначения и начисления пособия. «Ошибочно сформированный» не оплачивайте; если реквизиты или период неправильные, работник должен обратиться к врачу, а бухгалтер — дождаться корректного документа.

Какие снимки экрана сохранить

Снимок экрана не заменяет электронный документ, но помогает восстановить хронологию. Сохраните отдельно карточку листка с номером, периодом и статусом; результат поиска; квитанцию заявления-расчета и его последующий статус. В рабочей папке называйте файлы одинаково, например: номер листка, РНОКПП, дата действия и вид подтверждения. Если материалы передаются вне защищенного контура, закройте медицинские и персональные данные, которые не нужны получателю.

Шаг 2. Сформируйте выписку из ЕРЛН

Выписка нужна, когда следует документально подтвердить период нетрудоспособности, сохранить стабильную копию данных или отработать ситуацию, в которой карточка листка не подтягивается в привычный процесс. Сформировать выписку могут и страхователь, и застрахованное лицо.

Маршрут на портале: «Коммуникации с ПФУ» → «Запрос на получение электронных документов» → тип обращения «Выписка из ЕРЛН». В запросе нужно указать хотя бы один критерий: номер листка, номер случая или период формирования, предоставить согласие на обработку персональных данных и отправить обращение. Состояние обработки проверяйте в разделе «Мои обращения», а готовую выписку загружайте в формате PDF.

Фактический маршрут и вид каждого экрана показывает пошаговая инструкция ПФУ по получению выписки из ЕРЛН. Она опубликована 30 апреля 2026 года и подтверждает доступные способы входа, выбор типа обращения, контроль в «Моих обращениях» и загрузку PDF.

Шаг 3. Не смешивайте два показателя страхового стажа

Для одного расчета бухгалтер проверяет два разных показателя.

1. Общий страховой стаж определяет процент средней зарплаты.
2. Страховой стаж за 12 месяцев перед страховым случаем определяет, применяется ли специальное ограничение для лица, имеющего менее шести месяцев стажа в этом периоде.

По общему правилу пособие составляет:

Отдельные льготные категории имеют право на 100% независимо от продолжительности стажа, но такое право нужно подтвердить документально. Не устанавливайте процент только со слов работника или по дате приема на текущее предприятие.

Основной практический документ для больничных — справка ОК-7: она содержит сведения о начисленном доходе и страховом стаже за периоды с 2011 года. В 2026 году ПФУ прямо указывает, что ОК-7 чаще всего используют именно для определения стажа при расчете больничных. Для полной истории также проверяйте другие данные Реестра застрахованных лиц и документы о периодах до электронного учета. Неполный месяц засчитывается пропорционально, если ЕСВ уплачен меньше минимального взноса.

Порог шесть месяцев за последние 12 месяцев

Если за 12 месяцев перед наступлением страхового случая работник имеет менее шести месяцев страхового стажа, обычное пособие исчисляют из фактической зарплаты, но дневная выплата не может превышать сумму, рассчитанную из минимальной зарплаты на дату страхового случая. В 2026 году минимальная зарплата составляет 8 647 грн, поэтому дневной максимум равен 8 647 ÷ 30,44 = 284,07 грн.

Это именно верхний предел, а не гарантированный минимум. Если фактическая дневная выплата после применения процента стажа составляет 250 грн, повышать ее до 284,07 грн не нужно.

Пример 1: порог выполнен

Работник имеет 6 лет 4 месяца общего страхового стажа и 10 месяцев стажа в последнем 12-месячном периоде. Среднедневная зарплата — 720 грн, продолжительность болезни — 10 календарных дней. Процент по общему стажу — 70%, поэтому дневная выплата равна 504 грн, а общая начисленная сумма — 5 040 грн. При стандартном заболевании работодатель оплачивает первые пять дней — 2 520 грн, ПФУ финансирует следующие пять — 2 520 грн.

Пример 2: общий стаж большой, но шестимесячный порог не выполнен

Работник имеет 9 лет общего стажа, но лишь 5 месяцев стажа за последние 12 месяцев. Среднедневная зарплата — 600 грн, продолжительность болезни — 10 дней. Общий стаж дает 100%, однако срабатывает специальное ограничение: дневная выплата не может превышать 284,07 грн. Следовательно, начисленная сумма составляет 2 840,70 грн, из которых 1 420,35 грн приходится на первые пять дней за счет работодателя и 1 420,35 грн — на дни с шестого по десятый за счет ПФУ. Все примеры приведены до удержания налогов.

Отдельный сценарий: заболел новый работник

Наиболее распространенная ошибка — приравнять короткую работу в компании к короткому страховому стажу. Новичок мог до приема работать у другого работодателя, быть застрахованным лицом по другому основанию и иметь как большой общий стаж, так и шесть месяцев в контрольном 12-месячном периоде. Поэтому сначала получите актуальную ОК-7 или другие сведения Реестра, а уже потом применяйте процент и ограничение.

Расчетный период определяйте по последнему месту работы:

• если трудовые отношения продолжаются 12 месяцев или более — берите 12 календарных месяцев с первого по первое число перед месяцем страхового случая;
• если работник отработал менее 12 месяцев — берите фактически полные календарные месяцы с первого по первое число;
• если до страхового случая нет полного календарного месяца — рассчитывайте за фактические календарные дни трудовых отношений перед его наступлением;
• если страховой случай наступил в первый день работы или заработка нет по уважительным причинам — среднедневную величину определяйте из тарифной ставки или должностного оклада, деленного на 30,44.

Пример нового работника. Человека приняли 20 августа, а страховой случай наступил 11 сентября. В расчет попадают фактические календарные дни трудовых отношений до 11 сентября, поскольку полного календарного месяца еще нет. Предположим, за 22 календарных дня начислено 16 500 грн выплат, на которые начислен ЕСВ: среднедневная зарплата — 750 грн. ОК-7 подтверждает 4 года 2 месяца общего стажа и 11 месяцев стажа за последние 12 месяцев. Дневное пособие составляет 750 × 60% = 450 грн; ограничение 284,07 грн не применяется, поскольку шестимесячный порог выполнен.

Если же ОК-7 подтверждает лишь три месяца в последних 12, дневную выплату нужно дополнительно ограничить 284,07 грн. Когда самые свежие месяцы еще не отражены из-за сроков отчетности, зафиксируйте, какие данные получены от работника и из Реестра, и не подменяйте проверку предположением.

Шаг 4. Рассчитайте среднюю зарплату и источники оплаты

Для работника со стандартным расчетным периодом среднедневная зарплата — это выплаты, на которые начислен ЕСВ, разделенные на календарные дни занятости. Из знаменателя исключают календарные дни, не отработанные по уважительным причинам: временную нетрудоспособность, отпуск в связи с беременностью и родами, отпуск по уходу за ребенком, отпуск без сохранения зарплаты, приостановление трудового договора вследствие военной агрессии, а при установленных условиях — периоды военной службы без сохранения среднего заработка. С 1 мая 2026 года действует обновленная редакция Порядка №1266; для наемных работников базовая формула сохранилась, а круг урегулированных лиц и перечень отдельных уважительных причин расширены.

Рабочая формула выглядит так:

Среднедневная зарплата × процент по общему стажу × календарные дни нетрудоспособности.

После этого примените ограничения: максимальную базу ЕСВ в расчете на день, а при стаже менее шести месяцев в предыдущих 12 — предел из минимальной зарплаты. Округление делайте последовательно по правилам учетной программы и сохраните расшифровку, чтобы итог в BAS, решении и заявлении-расчете совпадал до копейки.

При обычном заболевании или непроизводственной травме первые пять календарных дней оплачивает работодатель, а с шестого дня пособие финансирует ПФУ. Это распределение источников, а не две разные методики: одинаковые среднедневная величина и процент применяются ко всему непрерывному случаю. Если листок является продолжением того же случая, не начинайте новые «первые пять дней» без проверки номера случая.

Шаг 5. От решения до денег на счете

После приобретения листком статуса «Готов к оплате» работодатель рассматривает документы и принимает решение о назначении пособия. Для временной нетрудоспособности это нужно сделать не позднее 10 рабочих дней; для беременности и родов действует более короткий срок — три рабочих дня. В решении зафиксируйте номер и период листка, страховой стаж, процент, количество оплачиваемых дней, отказы или ограничения и ответственное лицо.

Не позднее пяти рабочих дней с даты решения страхователь подает заявление-расчет. В 2026 году на портале работает обновленная форма, утвержденная постановлением правления ПФУ от 19 августа 2025 года №28-1. Для обычного больничного и пособия в связи с беременностью и родами предусмотрены разные части формы, поэтому сначала выберите правильный вид выплаты, а затем сверяйте дни и суммы.

После отправки контролируйте не факт нажатия кнопки, а статус и квитанцию:

• «Принято» — заявление прошло контроль и может финансироваться;
• «Оставлено без движения» — ПФУ выявил недостатки; прочитайте квитанцию, исправьте именно указанные поля или добавьте документы и подайте исправленное заявление;
• «Оплачено» — средства направлены на отдельный счет страхователя.

ПФУ финансирует принятое заявление-расчет в течение трех рабочих дней. После поступления средств выплатите пособие работнику в ближайший установленный срок для выплаты зарплаты. Не позднее 30 календарных дней с даты зачисления страховых средств на отдельный счет и приобретения заявлением статуса «Оплачено» подайте через портал сообщение о выплате средств застрахованному лицу.

Как отразить процесс в BAS без потери доказательств

Названия документов и поля зависят от конфигурации и ее релиза, поэтому не переносите маршрут из другой базы механически. В карточке начисления должны совпадать работник, номер и период листка, причина нетрудоспособности, страховой стаж, процент, расчетный период, исключенные дни, среднедневная величина, дни за счет работодателя и дни за счет ПФУ. Перед проведением документа сравните печатную расшифровку с решением о назначении.

Если нужно отработать не только этот случай, а всю цепочку кадровых документов, больничных, удержаний, выплат и отчетности в учетной базе, полезным продолжением будет практический курс «Расчет заработной платы + BAS». Его программа построена от кадрового события до итогового расчета в BAS, поэтому навык можно закрепить на сквозном примере, а не на отдельной кнопке.

Папка подтверждений: что оставить после выплаты

• PDF-выписку из ЕРЛН или электронные данные листка, на основании которых принято решение;
• снимки карточки листка со статусом и хронологией изменений;
• ОК-7 и документы, подтверждающие общий стаж или право на 100%;
• расчет средней зарплаты с перечнем включенных выплат и исключенных дней;
• решение о назначении пособия;
• заявление-расчет, квитанции контроля и подтверждение статуса «Принято»;
• банковскую выписку отдельного счета, платежные документы и расчетный лист работника;
• сообщение о выплате со статусом принятия.

Храните файлы вместе по одному номеру случая, а доступ ограничивайте работниками, которым эти данные нужны для работы. Медицинская причина и РНОКПП — не детали для общей сетевой папки.

Типичные ошибки, которые задерживают финансирование

• Начислить пособие при статусе «Закрыт», не дождавшись «Готов к оплате».
• Определить стаж только по текущему работодателю и не проверить ОК-7.
• Применить процент общего стажа, но забыть об отдельном пороге шесть месяцев за последние 12.
• Принять 284,07 грн за минимальную выплату, хотя это дневной максимум для специального ограничения.
• Повторно отнести первые пять дней на работодателя, когда следующий листок является продолжением того же случая.
• Включить в знаменатель дни, которые должны быть исключены из расчетного периода.
• Подать заявление со старой логикой полей или неправильным видом выплаты.
• Не прочитать квитанцию к заявлению со статусом «Оставлено без движения».
• Получить финансирование, но не подать сообщение о выплате в 30-дневный срок.

Финальный чек-лист бухгалтера

1. Листок найден, лицо, работодатель, период, причина и номер случая сверены.
2. Статус — «Готов к оплате»; ошибочных или дублированных листков нет.
3. Выписка из ЕРЛН и контрольные снимки сохранены.
4. Общий стаж и стаж за последние 12 месяцев подтверждены отдельно.
5. Расчетный период, заработок и уважительные причины проверены.
6. Процент, ограничения и источники оплаты применены правильно.
7. Решение принято в срок, суммы в нем, BAS и заявлении совпадают.
8. Заявление-расчет подано не позднее пяти рабочих дней, квитанция получена.
9. Финансирование на отдельном счете сверено, выплата работнику проведена.
10. Сообщение о выплате подано не позднее 30 календарных дней.

Надежная работа с э-больничным — это не запоминание одной формулы, а контроль переходов между реестром, доказательствами стажа, расчетом, решением и финансированием. Когда каждый переход подтвержден файлом или квитанцией, бухгалтер может объяснить сумму работнику, пройти проверку и быстро исправить техническую ошибку, не воспроизводя весь случай заново.