Е-лікарняний від відкриття до фінансування: алгоритм бухгалтера

Один е-лікарняний — шість контрольних точок

Крок 1. Знайдіть листок і перевірте статус

Крок 2. Сформуйте витяг з ЕРЛН

Крок 3. Не змішуйте два показники страхового стажу

Окремий сценарій: захворів новий працівник

Крок 4. Розрахуйте середню зарплату й джерела оплати

Крок 5. Від рішення до грошей на рахунку

Як відобразити процес у BAS без втрати доказів

Папка підтверджень: що залишити після виплати

Типові помилки, які затримують фінансування

Фінальний чек-лист бухгалтера

Працівник повідомив, що захворів, але самого повідомлення бухгалтеру недостатньо. Потрібно знайти е-лікарняний у кабінеті страхувальника, переконатися, що він стосується саме вашого працівника, дочекатися статусу, з яким можна призначати виплату, визначити два різні показники страхового стажу, розрахувати суму й пройти фінансування. Помилка на будь-якому кроці або затримує гроші, або змушує виправляти заяву-розрахунок.

Нижче розглядаємо звичайну тимчасову непрацездатність через захворювання або невиробничу травму. Для догляду за хворою дитиною, вагітності та пологів, нещасного випадку на виробництві й пільгових категорій діють окремі правила щодо джерела оплати, тривалості та відсотка. Перед нарахуванням завжди звіряйте причину непрацездатності, а не лише дати.

Один е-лікарняний — шість контрольних точок

1. Знайти листок у кабінеті страхувальника та перевірити реквізити.
2. Дочекатися статусу «Готовий до сплати» або з’ясувати причину іншого статусу.
3. За потреби сформувати й завантажити витяг з ЕРЛН.
4. Визначити загальний страховий стаж і стаж за останні 12 місяців.
5. Розрахувати середньоденну виплату, розподілити дні між роботодавцем і ПФУ.
6. Оформити рішення, подати заяву-розрахунок, проконтролювати фінансування та повідомити про виплату.

Цю послідовність варто закріпити внутрішнім регламентом. Тоді кадровик відповідає за особу, період і підставу, уповноважена роботодавцем особа — за рішення про призначення, а бухгалтер — за стаж, середню зарплату, суму, заяву-розрахунок і виплату.

Крок 1. Знайдіть листок і перевірте статус

Увійдіть до кабінету на вебпорталі ПФУ за допомогою КЕП, Дія.Підпису або засобів інтегрованої електронної ідентифікації. У кабінеті страхувальника відкрийте розділ «Листки непрацездатності»; застрахована особа бачить свої документи в розділі «Мої листки непрацездатності». Пошук зручніше вести за РНОКПП працівника, номером листка, номером випадку або періодом.

До розрахунку перевірте:

• прізвище, ім’я та РНОКПП працівника;
• назву страхувальника та наявність трудових відносин на дату страхового випадку;
• номер листка і номер випадку непрацездатності;
• дату відкриття, дату закриття та продовження одного випадку;
• причину непрацездатності;
• поточний статус документа.

Статус «Закритий» ще не означає, що документ уже можна оплачувати. Для звичайного е-лікарняного він змінюється на «Готовий до сплати» через сім днів після дати закриття: цей проміжок залишено для можливих виправлень. Саме «Готовий до сплати» є робочим сигналом для призначення і нарахування допомоги. «Помилково сформований» не оплачуйте; якщо реквізити або період неправильні, працівник має звернутися до лікаря, а бухгалтер — дочекатися коректного документа.

Які знімки екрана зберегти

Знімок екрана не замінює електронний документ, але допомагає відновити хронологію. Збережіть окремо картку листка з номером, періодом і статусом; результат пошуку; квитанцію заяви-розрахунку та її подальший статус. У робочій папці називайте файли однаково, наприклад: номер листка, РНОКПП, дата дії та вид підтвердження. Якщо матеріали передаються поза захищеним контуром, закрийте медичні й персональні дані, які не потрібні одержувачу.

Крок 2. Сформуйте витяг з ЕРЛН

Витяг потрібний, коли слід документально підтвердити період непрацездатності, зберегти стабільну копію даних або відпрацювати ситуацію, у якій картка листка не підтягується до звичного процесу. Сформувати витяг можуть і страхувальник, і застрахована особа.

Маршрут на порталі: «Комунікації з ПФУ» → «Запит на отримання електронних документів» → тип звернення «Витяг з ЕРЛН». У запиті потрібно зазначити хоча б один критерій: номер листка, номер випадку або період формування, надати згоду на обробку персональних даних і надіслати звернення. Стан опрацювання перевіряйте в розділі «Мої звернення», а готовий витяг завантажуйте у форматі PDF.

Фактичний маршрут і вигляд кожного екрана показує покрокова інструкція ПФУ з отримання витягу з ЕРЛН. Вона опублікована 30 квітня 2026 року й підтверджує доступні способи входу, вибір типу звернення, контроль у «Моїх зверненнях» та завантаження PDF.

Крок 3. Не змішуйте два показники страхового стажу

Для одного розрахунку бухгалтер перевіряє два різні показники.

1. Загальний страховий стаж визначає відсоток середньої зарплати.
2. Страховий стаж за 12 місяців перед страховим випадком визначає, чи застосовується спеціальне обмеження для особи, яка має менше шести місяців стажу в цьому періоді.

За загальним правилом допомога становить:

Окремі пільгові категорії мають право на 100% незалежно від тривалості стажу, але таке право потрібно підтвердити документально. Не встановлюйте відсоток лише зі слів працівника або за датою прийняття на поточне підприємство.

Основний практичний документ для лікарняних — довідка ОК-7: вона містить відомості про нарахований дохід і страховий стаж за періоди з 2011 року. У 2026 році ПФУ прямо вказує, що ОК-7 найчастіше використовують саме для визначення стажу при розрахунку лікарняних. Для повної історії також перевіряйте інші дані Реєстру застрахованих осіб і документи про періоди до електронного обліку. Неповний місяць зараховується пропорційно, якщо ЄСВ сплачено менше мінімального внеску.

Поріг шість місяців за останні 12 місяців

Якщо за 12 місяців перед настанням страхового випадку працівник має менше шести місяців страхового стажу, звичайну допомогу обчислюють із фактичної зарплати, але денна виплата не може перевищувати суму, розраховану з мінімальної зарплати на дату страхового випадку. У 2026 році мінімальна зарплата становить 8 647 грн, тому денний максимум дорівнює 8 647 ÷ 30,44 = 284,07 грн.

Це саме верхня межа, а не гарантований мінімум. Якщо фактична денна виплата після застосування відсотка стажу становить 250 грн, підвищувати її до 284,07 грн не потрібно.

Приклад 1: поріг виконано

Працівник має 6 років 4 місяці загального страхового стажу та 10 місяців стажу в останньому 12-місячному періоді. Середньоденна зарплата — 720 грн, тривалість хвороби — 10 календарних днів. Відсоток за загальним стажем — 70%, тому денна виплата дорівнює 504 грн, а загальна нарахована сума — 5 040 грн. За стандартного захворювання роботодавець оплачує перші п’ять днів — 2 520 грн, ПФУ фінансує наступні п’ять — 2 520 грн.

Приклад 2: загальний стаж великий, але шестимісячний поріг не виконано

Працівник має 9 років загального стажу, але лише 5 місяців стажу за останні 12 місяців. Середньоденна зарплата — 600 грн, тривалість хвороби — 10 днів. Загальний стаж дає 100%, однак спрацьовує спеціальне обмеження: денна виплата не може перевищити 284,07 грн. Отже, нарахована сума становить 2 840,70 грн, з яких 1 420,35 грн припадає на перші п’ять днів за рахунок роботодавця і 1 420,35 грн — на дні з шостого по десятий за рахунок ПФУ. Усі приклади наведено до утримання податків.

Окремий сценарій: захворів новий працівник

Найпоширеніша помилка — прирівняти коротку роботу в компанії до короткого страхового стажу. Новачок міг до прийняття працювати в іншого роботодавця, бути застрахованою особою з іншої підстави та мати і великий загальний стаж, і шість місяців у контрольному 12-місячному періоді. Тому спочатку отримайте актуальну ОК-7 або інші відомості Реєстру, а вже потім застосовуйте відсоток і обмеження.

Розрахунковий період визначайте за останнім місцем роботи:

• якщо трудові відносини тривають 12 місяців або більше — беріть 12 календарних місяців з першого до першого числа перед місяцем страхового випадку;
• якщо працівник відпрацював менше 12 місяців — беріть фактично повні календарні місяці з першого до першого числа;
• якщо до страхового випадку немає повного календарного місяця — розраховуйте за фактичні календарні дні трудових відносин перед його настанням;
• якщо страховий випадок настав у перший день роботи або заробітку немає з поважних причин — середньоденну величину визначайте з тарифної ставки чи посадового окладу, поділеного на 30,44.

Приклад нового працівника. Людину прийнято 20 серпня, а страховий випадок настав 11 вересня. До розрахунку потрапляють фактичні календарні дні трудових відносин до 11 вересня, бо повного календарного місяця ще немає. Припустімо, за 22 календарні дні нараховано 16 500 грн виплат, на які нараховано ЄСВ: середньоденна зарплата — 750 грн. ОК-7 підтверджує 4 роки 2 місяці загального стажу і 11 місяців стажу за останні 12 місяців. Денна допомога становить 750 × 60% = 450 грн; обмеження 284,07 грн не застосовується, бо шестимісячний поріг виконано.

Якщо ж ОК-7 підтверджує лише три місяці в останніх 12, денну виплату потрібно додатково обмежити 284,07 грн. Коли найсвіжіші місяці ще не відображені через строки звітності, зафіксуйте, які дані отримано від працівника та з Реєстру, і не підміняйте перевірку припущенням.

Крок 4. Розрахуйте середню зарплату й джерела оплати

Для працівника зі стандартним розрахунковим періодом середньоденна зарплата — це виплати, на які нараховано ЄСВ, поділені на календарні дні зайнятості. Із знаменника вилучають календарні дні, не відпрацьовані з поважних причин: тимчасову непрацездатність, відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустку для догляду за дитиною, відпустку без збереження зарплати, призупинення трудового договору через військову агресію, а за встановлених умов — періоди військової служби без збереження середнього заробітку. З 1 травня 2026 року діє оновлена редакція Порядку №1266; для найманих працівників базова формула збереглася, а коло врегульованих осіб і перелік окремих поважних причин розширено.

Робоча формула виглядає так:

Середньоденна зарплата × відсоток за загальним стажем × календарні дні непрацездатності.

Після цього застосуйте обмеження: максимальну базу ЄСВ у розрахунку на день, а за стажу менше шести місяців у попередніх 12 — межу з мінімальної зарплати. Округлення робіть послідовно за правилами облікової програми й збережіть розшифрування, щоб підсумок у BAS, рішенні та заяві-розрахунку збігався до копійки.

За звичайного захворювання або невиробничої травми перші п’ять календарних днів оплачує роботодавець, а з шостого дня допомогу фінансує ПФУ. Це розподіл джерел, а не дві різні методики: однакові середньоденна величина та відсоток застосовуються до всього безперервного випадку. Якщо листок є продовженням того самого випадку, не починайте нові «перші п’ять днів» без перевірки номера випадку.

Крок 5. Від рішення до грошей на рахунку

Після набуття листком статусу «Готовий до сплати» роботодавець розглядає документи та приймає рішення про призначення допомоги. Для тимчасової непрацездатності це потрібно зробити не пізніше 10 робочих днів; для вагітності та пологів діє коротший строк — три робочі дні. У рішенні зафіксуйте номер і період листка, страховий стаж, відсоток, кількість оплачуваних днів, відмови або обмеження та відповідальну особу.

Не пізніше п’яти робочих днів від дати рішення страхувальник подає заяву-розрахунок. У 2026 році на порталі працює оновлена форма, затверджена постановою правління ПФУ від 19 серпня 2025 року №28-1. Для звичайного лікарняного та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами передбачені різні частини форми, тому спочатку оберіть правильний вид виплати, а потім звіряйте дні й суми.

Після відправлення контролюйте не факт натискання кнопки, а статус і квитанцію:

• «Прийнято» — заява пройшла контроль і може фінансуватися;
• «Залишено без руху» — ПФУ виявив недоліки; прочитайте квитанцію, виправте саме зазначені поля або додайте документи та подайте виправлену заяву;
• «Оплачено» — кошти спрямовано на окремий рахунок страхувальника.

ПФУ фінансує прийняту заяву-розрахунок протягом трьох робочих днів. Після надходження коштів виплатіть допомогу працівникові у найближчий установлений строк для виплати зарплати. Не пізніше 30 календарних днів із дати зарахування страхових коштів на окремий рахунок і набуття заявою статусу «Оплачено» подайте через портал повідомлення про виплату коштів застрахованій особі.

Як відобразити процес у BAS без втрати доказів

Назви документів і поля залежать від конфігурації та її релізу, тому не переносіть маршрут з іншої бази механічно. У картці нарахування мають збігатися працівник, номер і період листка, причина непрацездатності, страховий стаж, відсоток, розрахунковий період, виключені дні, середньоденна величина, дні за рахунок роботодавця та дні за рахунок ПФУ. Перед проведенням документа порівняйте друковану розшифровку з рішенням про призначення.

Якщо потрібно відпрацювати не лише цей випадок, а весь ланцюжок кадрових документів, лікарняних, утримань, виплат і звітності в обліковій базі, корисним продовженням буде практичний курс «Розрахунок заробітної плати + BAS». Його програма побудована від кадрової події до підсумкового розрахунку в BAS, тому навичку можна закріпити на наскрізному прикладі, а не на окремій кнопці.

Папка підтверджень: що залишити після виплати

• PDF-витяг з ЕРЛН або електронні дані листка, на підставі яких прийнято рішення;
• знімки картки листка зі статусом і хронологією змін;
• ОК-7 та документи, що підтверджують загальний стаж або право на 100%;
• розрахунок середньої зарплати з переліком включених виплат і виключених днів;
• рішення про призначення допомоги;
• заяву-розрахунок, квитанції контролю та підтвердження статусу «Прийнято»;
• банківську виписку окремого рахунку, платіжні документи та розрахунковий лист працівника;
• повідомлення про виплату зі статусом прийняття.

Зберігайте файли разом за одним номером випадку, а доступ обмежуйте працівниками, яким ці дані потрібні для роботи. Медична причина й РНОКПП — не деталі для загальної мережевої папки.

Типові помилки, які затримують фінансування

• Нарахувати допомогу за статусом «Закритий», не дочекавшись «Готовий до сплати».
• Визначити стаж лише за поточним роботодавцем і не перевірити ОК-7.
• Застосувати відсоток загального стажу, але забути про окремий поріг шість місяців за останні 12.
• Прийняти 284,07 грн за мінімальну виплату, хоча це денний максимум для спеціального обмеження.
• Повторно покласти перші п’ять днів на роботодавця, коли наступний листок є продовженням того самого випадку.
• Включити до знаменника дні, що мають бути виключені з розрахункового періоду.
• Подати заяву зі старою логікою полів або неправильним видом виплати.
• Не прочитати квитанцію до заяви зі статусом «Залишено без руху».
• Отримати фінансування, але не подати повідомлення про виплату в 30-денний строк.

Фінальний чек-лист бухгалтера

1. Листок знайдено, особу, роботодавця, період, причину й номер випадку звірено.
2. Статус — «Готовий до сплати»; помилкових або дубльованих листків немає.
3. Витяг з ЕРЛН і контрольні знімки збережено.
4. Загальний стаж і стаж за останні 12 місяців підтверджено окремо.
5. Розрахунковий період, заробіток і поважні причини перевірено.
6. Відсоток, обмеження та джерела оплати застосовано правильно.
7. Рішення прийнято в строк, суми в ньому, BAS і заяві збігаються.
8. Заяву-розрахунок подано не пізніше п’яти робочих днів, квитанцію отримано.
9. Фінансування на окремому рахунку звірено, виплату працівникові проведено.
10. Повідомлення про виплату подано не пізніше 30 календарних днів.

Надійна робота з е-лікарняним — це не запам’ятовування однієї формули, а контроль переходів між реєстром, доказами стажу, розрахунком, рішенням і фінансуванням. Коли кожен перехід підтверджений файлом або квитанцією, бухгалтер може пояснити суму працівникові, пройти перевірку й швидко виправити технічну помилку, не відтворюючи весь випадок заново.