Новый взнос за невыполнение норматива: квартальный расчет без ошибок

Сначала отделите новый взнос от старых санкций

Шаг 1. Определите, является ли работодатель плательщиком

Шаг 2. Рассчитайте норматив рабочих мест

Шаг 3. Проверьте, кого можно зачесть в выполнение норматива

Шаг 4. Вычислите специальную среднемесячную зарплату

Шаг 5. Рассчитайте взнос и примените уменьшение на 50%

Отчетность, срок и реквизиты платежа

Типичные ошибки, которые стоит выявить до закрытия квартала

Квартальный чек-лист бухгалтера

В 2026 году привычка откладывать проверку норматива до завершения года уже опасна. Новый взнос на поддержку трудоустройства лиц с инвалидностью рассчитывают по показателям каждого календарного квартала. Обязанность может возникнуть не только у крупного предприятия: под правило подпадает юридическое лицо или ФЛП, если среднеучетное количество штатных работников за квартал составляет восемь и более человек, а норматив не выполнен.

По состоянию на 5 сентября 2026 года военное положение действует, поэтому рассчитанный по общей формуле взнос уплачивают в размере 50%. Это именно половина базовой суммы взноса, а не замена показателя 40% в формуле на 50%. Базовые правила и реквизиты можно сверить с официальным разъяснением ГНС об изменениях в трудоустройстве лиц с инвалидностью.

Сначала отделите новый взнос от старых санкций

С 1 января 2026 года действует квартальный взнос по статье 18² Закона Украины № 875-XII. Это не переименованная административно-хозяйственная санкция, которую ранее определяли по итогам года. Для нового механизма другие расчетный период, формула, сроки и бюджетный счет.

• Показатели 2026 года анализируют отдельно за I, II, III и IV кварталы.
• Среднегодовую численность и старый годовой срок уплаты к новому взносу не применяют.
• Санкции за периоды до введения нового закона завершают в порядке, действовавшем для таких периодов.
• Платеж по новому взносу направляют по коду классификации доходов бюджета 50070100, а не на счет старых ежегодных санкций.

Практически это означает, что бухгалтеру стоит создать отдельный квартальный регистр. В нем должны быть ежедневные и месячные данные о штате, сведения о работниках с инвалидностью, проверка зарплаты, специальная база средней зарплаты и окончательная сумма к уплате.

Шаг 1. Определите, является ли работодатель плательщиком

Плательщиком становится работодатель, у которого одновременно выполнены два условия:

1. среднеучетное количество штатных работников учетного состава за календарный квартал составляет не менее восьми;
2. в этом квартале не выполнен норматив рабочих мест для трудоустройства лиц с инвалидностью.

Форма собственности значения не имеет: правило охватывает частных, государственных и коммунальных работодателей, а также ФЛП, использующих наемный труд. Не являются плательщиками работодатели с квартальным показателем менее восьми, работодатели, выполнившие норматив, и дипломатические представительства и консульские учреждения иностранных государств.

Как получить квартальное среднеучетное количество

Не берите численность на последний день квартала. Сначала за каждый месяц суммируйте учетное количество штатных работников за все календарные дни, включая выходные и праздничные дни, и разделите на количество календарных дней месяца. Для выходного берут численность предыдущего рабочего дня. Затем сложите три месячных показателя и разделите на три.

В этот показатель не включают внешних совместителей и исполнителей по гражданско-правовым договорам. Также действуют установленные методикой исключения для отдельных временно отсутствующих работников. При определении базы норматива дополнительно не учитывают штатные единицы по работам и профессиям с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда, если они относятся к утвержденному перечню. Такое исключение должно опираться на должность, условия труда и первичные документы, а не только на внутреннее название участка.

Пример: переход от семи работников к восьми

Если все три месяца квартала среднеучетное количество равно семи, квартальный показатель также составляет семь: работодатель не является плательщиком. Если все три месяца показатель равен восьми, квартальное количество составляет восемь, возникает норматив в одно рабочее место.

При изменении штата внутри квартала решающим является средний показатель. Например, месячные значения 7, 7 и 8 дают 7,33, то есть после отображения показателя в целых единицах — 7. Значения 7, 8 и 8 дают 7,67, то есть 8. Следовательно, сам факт появления восьмого работника не создает обязанность автоматически: значение имеют дата приема и ее влияние на ежедневный, месячный и квартальный расчет. В рабочей таблице до завершающего этапа лучше сохранять дробные значения, чтобы не накопить погрешность от преждевременных округлений.

Шаг 2. Рассчитайте норматив рабочих мест

Для большинства работодателей норматив зависит от квартального среднеучетного количества:

• от 8 до 25 работников включительно — одно рабочее место;
• свыше 25 работников — 4% среднеучетного количества;
• для определенных законом учреждений здравоохранения, реабилитационных учреждений, поставщиков социальных услуг и организаций, основным видом деятельности которых является реабилитация, обучение или уход за лицами с инвалидностью, — 2%.

Результат норматива округляют до целого значения по математическим правилам. Именно норматив округляется после умножения на 4% или 2%; не следует сначала округлять процент или изменять базовую численность.

Пример: переход от 25 работников к 26

При квартальном показателе 25 действует фиксированный норматив — одно место. При показателе 26 работодатель переходит на формулу 4%: 26 × 4% = 1,04, после округления — также одно место. Следовательно, изменение формулы на границе 25/26 не означает автоматического увеличения норматива до двух лиц. Например, 37 × 4% = 1,48 и норматив еще равен одному месту, а 38 × 4% = 1,52 — уже двум.

Шаг 3. Проверьте, кого можно зачесть в выполнение норматива

Недостаточно лишь иметь в штате работника, которому установлена инвалидность. Для зачета нужны надлежащим образом оформленные трудовые отношения или предусмотренная законом оплачиваемая стажировка, подтверждающие документы об инвалидности и соблюдение условия по зарплате. Работа по гражданско-правовому договору норматив не закрывает.

Закон требует, чтобы оплата труда каждого лица, засчитываемого в норматив, превышала минимальную зарплату в расчете за полностью отработанный календарный месяц. В 2026 году месячная минимальная зарплата составляет 8 647 грн. Следовательно, ровно 8 647 грн недостаточно: сумма должна быть больше.

Для нормальной продолжительности рабочего времени проверяйте фактически начисленную оплату за полный месяц. Сокращенная или неполная продолжительность может учитываться, если она является мерой разумного приспособления и за это время начислена зарплата свыше минимальной. Не подменяйте это требование обычной доплатой ЕСВ до минимального страхового взноса: норматив проверяет именно оплату труда работника.

Пример: работник принят посреди квартала

Допустим, работник с инвалидностью принят 16 июля, он работает до конца III квартала, а его месячная оплата в расчете за полностью отработанный месяц составляет 12 000 грн. Условие по зарплате выполнено. Если в июле он состоял в штате 16 из 31 календарного дня, его месячный показатель равен 16 ÷ 31 = 0,52. За август и сентябрь — по 1. Квартальное среднеучетное количество составляет (0,52 + 1 + 1) ÷ 3 = 0,84, что в показателе целых единиц дает одного человека. Для работодателя с нормативом в одно место такой результат закрывает норматив.

Другой результат будет, если работник появился только 1 сентября: (0 + 0 + 1) ÷ 3 = 0,33, то есть ноль в целых единицах. Норматив в одно место за этот квартал останется невыполненным. Поэтому кадровая дата влияет не только на зарплату, но и на квартальное среднеучетное количество.

В неполном первом месяце не сравнивайте механически зарплату за отработанные дни с 8 647 грн. Проверьте оплату в пересчете на полностью отработанный календарный месяц по установленному режиму. Расчет должны подтверждать приказ о приеме, штатное расписание или условия трудового договора, табель и расчетная ведомость.

Для отдельных работников закон допускает двойной зачет: одно трудоустроенное лицо может закрывать два места норматива. Это касается лица с инвалидностью I группы независимо от причины установления, а также определенных случаев инвалидности II группы с нарушением зрения или психическими расстройствами. Двойной зачет применяют только при условиях постановления КМУ № 490 и при наличии соответствующих документов; автоматически удваивать всех работников определенной группы нельзя.

Шаг 4. Вычислите специальную среднемесячную зарплату

Самая распространенная ошибка — взять показатель средней зарплаты из статистического отчета или просто разделить весь фонд оплаты труда на штат. Для взноса действует специальный Порядок, утвержденный постановлением КМУ от 25 февраля 2026 года № 268:

ЗП_ср = ЗП_кварт ÷ К_ср ÷ П, где:

• ЗП_кварт — начисленная за квартал зарплата, доход или денежное обеспечение, входящие в специальный расчет;
• К_ср — среднее количество работников, которым начисляли такие выплаты;
• П — количество месяцев квартала, за которые осуществлялись начисления.

В числитель включают основную и дополнительную зарплату, поощрительные и компенсационные выплаты работникам по трудовым договорам, договорам стажировки и на других предусмотренных законом условиях, а также соответствующее денежное обеспечение. Не включают вознаграждения по гражданско-правовым договорам, пособие в связи с беременностью и родами, больничные за первые пять дней и за счет Пенсионного фонда, оплату работников на определенных тяжелых, вредных или опасных работах, сохраненную зарплату и ежемесячную материальную помощь мобилизованным, а также вознаграждение государственных исполнителей.

Знаменатель для этой формулы шире, чем показатель для порога «восемь работников». К_ср состоит из среднеучетного количества штатных работников и внешних совместителей в эквиваленте полной занятости. Внешних совместителей переводят в полную занятость пропорционально оплаченному времени; сверхурочные часы не учитывают. Исполнителей по гражданско-правовым договорам нет ни в числителе, ни в знаменателе.

Числовой пример средней зарплаты

За квартал в специальный числитель после всех исключений вошло 1 800 000 грн. Среднеучетное количество штатных работников равно 29,5, а внешние совместители в эквиваленте полной занятости — 0,5. Следовательно, К_ср = 30. Начисления были во всех трех месяцах:

1 800 000 ÷ 30 ÷ 3 = 20 000 грн.

Именно 20 000 грн, а не средняя зарплата только штатных работников и не общая база ЕСВ, переходит в формулу взноса.

Шаг 5. Рассчитайте взнос и примените уменьшение на 50%

Базовая формула за квартал имеет такой вид:

Взнос_{базовый} = 40% × ЗП_ср × М_кв × (Норматив − Количество зачтенных лиц с инвалидностью).

Здесь М_кв — количество месяцев в календарном квартале, то есть три. Не путайте его с показателем П в формуле специальной средней зарплаты: там П означает количество месяцев квартала, за которые фактически осуществлялись начисления.

Если разница равна нулю, взноса нет. Если норматив не выполнен, в период военного положения и до последнего дня последнего месяца квартала, в котором оно будет прекращено или отменено, к базовой сумме применяют 50%:

Взнос_{к уплате} = Взнос_{базовый} × 50%.

Полный пример для работодателя с 26 работниками

Квартальное среднеучетное количество — 26 человек. Норматив: 26 × 4% = 1,04, после математического округления — одно место. Работников с инвалидностью, соответствующих условиям зачета, нет. Специальная среднемесячная зарплата — 20 000 грн, квартал полный.

• Незакрытый норматив: 1 − 0 = 1.
• Базовая сумма: 20 000 × 40% × 3 × 1 = 24 000 грн.
• Сумма к уплате во время действия 50-процентного правила: 24 000 × 50% = 12 000 грн.

Если в этом же примере квартальное количество зачтенных работников с инвалидностью составляет одного человека, разница равна нулю и взнос не начисляют.

Отчетность, срок и реквизиты платежа

При администрировании взноса налоговыми органами отчет за квартал подают в ГНС в течение 40 календарных дней после последнего календарного дня квартала. Уплатить взнос нужно в течение 10 календарных дней после последнего дня предельного срока подачи отчета. Если последний день подачи приходится на выходной или праздничный день, срок подачи переносят по правилам налоговой отчетности; дату платежа каждый раз сверяйте с актуальным календарем.

В 2026 году для нового взноса используют код классификации доходов бюджета 50070100 «Средства, поступающие от уплаты работодателями взноса, штрафов и пени за неуплату или за нарушение порядка уплаты такого взноса».

В платежной инструкции проверьте:

• получателя — соответствующий орган Казначейства, территорию и код бюджетной классификации;
• код получателя — ЕГРПОУ соответствующего органа Казначейства;
• счет получателя — территориальный IBAN специального фонда государственного бюджета именно для ККДБ 50070100;
• код вида уплаты для текущего платежа — 101;
• дополнительную информацию — например, «Уплата взноса на поддержку трудоустройства лиц с инвалидностью за III квартал 2026 года».

Единого IBAN для всех работодателей нет: счет зависит от территории. Перед каждым платежом открывайте актуальный перечень счетов на официальном веб-портале ГНС в разделе «Счета для уплаты платежей» или на сайте Казначейства. Не копируйте номер из прошлогоднего платежного документа, чужого примера или шаблона для административно-хозяйственных санкций.

Типичные ошибки, которые стоит выявить до закрытия квартала

• Определять обязанность по численности на последний день квартала вместо среднеучетного показателя.
• Включать внешних совместителей в восемь штатных работников или в базу норматива.
• Забыть внешних совместителей в эквиваленте полной занятости при специальном расчете средней зарплаты.
• Зачесть работника с зарплатой ровно 8 647 грн, хотя закон требует сумму свыше минимальной.
• Считать, что трудоустройство в любой день квартала автоматически закрывает одно место, без расчета среднеучетного количества.
• Включить в ЗП_кварт больничные, декретные, вознаграждения по ГПД или другие выплаты, которые Порядок № 268 прямо исключает.
• Умножить среднюю зарплату только на 40% и забыть количество месяцев квартала.
• Уменьшить ставку 40% «на 50 пунктов» вместо умножения готовой базовой суммы на 0,5.
• Перечислить средства на счет старых ежегодных санкций вместо территориального счета по ККДБ 50070100.

Квартальный чек-лист бухгалтера

1. Выгрузить ежедневное учетное количество штатных работников и сверить его с приказами и табелем.
2. Рассчитать месячные и квартальное среднеучетное количество по статистической методике.
3. Убрать из базы норматива документально подтвержденные штатные единицы из специального перечня вредных и опасных работ.
4. Определить норматив: одно место, 4% или 2%, а затем округлить результат.
5. Отдельно рассчитать среднеучетное количество работников с инвалидностью и проверить каждого по документам и условию по зарплате.
6. Сформировать ЗП_кварт и К_ср по Порядку № 268, не смешивая их с показателями для норматива.
7. Вычислить базовый взнос, а затем применить действующее 50-процентное правило.
8. Подготовить отчетность и платеж, еще раз сверить территориальный IBAN, ККДБ 50070100 и код вида уплаты 101.
9. Сохранить расчетную таблицу, первичные документы и подтверждение платежа вместе с квартальным пакетом.

Надежный расчет начинается не с формулы в день уплаты, а с правильной численности и документов в течение всего квартала. Если кадровый учет, табель и начисления зарплаты сведены в одну контрольную таблицу, границы 7/8 и 25/26, прием работника посреди квартала и военное уменьшение перестают быть источниками случайных ошибок.