Новий внесок за невиконання нормативу: квартальний розрахунок без помилок

Спочатку відокремте новий внесок від старих санкцій

Крок 1. Визначте, чи є роботодавець платником

Крок 2. Розрахуйте норматив робочих місць

Крок 3. Перевірте, кого можна зарахувати у виконання нормативу

Крок 4. Обчисліть спеціальну середньомісячну зарплату

Крок 5. Розрахуйте внесок і застосуйте зменшення на 50%

Звітність, строк і реквізити платежу

Типові помилки, які варто відловити до закриття кварталу

Квартальний чек-лист бухгалтера

У 2026 році звичка відкладати перевірку нормативу до завершення року вже небезпечна. Новий внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю розраховують за показниками кожного календарного кварталу. Обов’язок може виникнути не лише у великого підприємства: під правило потрапляє юридична особа або ФОП, якщо середньооблікова кількість штатних працівників за квартал становить вісім і більше осіб, а норматив не виконано.

Станом на 5 вересня 2026 року воєнний стан діє, тому розрахований за загальною формулою внесок сплачують у розмірі 50%. Це саме половина базової суми внеску, а не заміна показника 40% у формулі на 50%. Базові правила та реквізити можна звірити з офіційним роз’ясненням ДПС про зміни у працевлаштуванні осіб з інвалідністю.

Спочатку відокремте новий внесок від старих санкцій

Із 1 січня 2026 року діє квартальний внесок за статтею 18² Закону України № 875-XII. Це не перейменована адміністративно-господарська санкція, яку раніше визначали за підсумками року. Для нового механізму інші розрахунковий період, формула, строки та бюджетний рахунок.

• Показники 2026 року аналізують окремо за I, II, III та IV квартали.
• Середньорічну чисельність і старий річний строк сплати до нового внеску не застосовують.
• Санкції за періоди до введення нового закону завершують за порядком, що діяв для таких періодів.
• Платіж за новим внеском спрямовують за кодом класифікації доходів бюджету 50070100, а не на рахунок старих щорічних санкцій.

Практично це означає, що бухгалтеру варто створити окремий квартальний регістр. У ньому мають бути щоденні та місячні дані про штат, відомості про працівників з інвалідністю, зарплатна перевірка, спеціальна база середньої зарплати й остаточна сума до сплати.

Крок 1. Визначте, чи є роботодавець платником

Платником стає роботодавець, у якого одночасно виконано дві умови:

1. середньооблікова кількість штатних працівників облікового складу за календарний квартал становить не менше восьми;
2. у цьому кварталі не виконано норматив робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю.

Форма власності значення не має: правило охоплює приватних, державних і комунальних роботодавців, а також ФОП, які використовують найману працю. Не є платниками роботодавці з квартальним показником менше восьми, роботодавці, які виконали норматив, і дипломатичні представництва та консульські установи іноземних держав.

Як отримати квартальну середньооблікову кількість

Не беріть чисельність на останній день кварталу. Спочатку за кожен місяць підсумуйте облікову кількість штатних працівників за всі календарні дні, включаючи вихідні та святкові дні, і поділіть на кількість календарних днів місяця. Для вихідного беруть чисельність попереднього робочого дня. Потім складіть три місячні показники та поділіть на три.

До цього показника не включають зовнішніх сумісників і виконавців за цивільно-правовими договорами. Також діють установлені методикою виключення для окремих тимчасово відсутніх працівників. Під час визначення бази нормативу додатково не враховують штатні одиниці за роботами та професіями з важкими, шкідливими чи небезпечними умовами праці, якщо вони належать до затвердженого переліку. Таке виключення має спиратися на посаду, умови праці та первинні документи, а не лише на внутрішню назву дільниці.

Приклад: перехід від семи працівників до восьми

Якщо всі три місяці кварталу середньооблікова кількість дорівнює семи, квартальний показник також становить сім: роботодавець не є платником. Якщо всі три місяці показник дорівнює восьми, квартальна кількість становить вісім, виникає норматив в одне робоче місце.

При зміні штату всередині кварталу вирішальним є середній показник. Наприклад, місячні значення 7, 7 і 8 дають 7,33, тобто після відображення показника в цілих одиницях — 7. Значення 7, 8 і 8 дають 7,67, тобто 8. Отже, сам факт появи восьмого працівника не створює обов’язок автоматично: значення має дата прийняття та її вплив на щоденний, місячний і квартальний розрахунок. У робочій таблиці до завершального етапу краще зберігати дробові значення, щоб не накопичити похибку від передчасних округлень.

Крок 2. Розрахуйте норматив робочих місць

Для більшості роботодавців норматив залежить від квартальної середньооблікової кількості:

• від 8 до 25 працівників включно — одне робоче місце;
• понад 25 працівників — 4% середньооблікової кількості;
• для визначених законом закладів охорони здоров’я, реабілітаційних закладів, надавачів соціальних послуг та організацій, основним видом діяльності яких є реабілітація, навчання або догляд за особами з інвалідністю, — 2%.

Результат нормативу округлюють до цілого значення за математичними правилами. Саме норматив округлюється після множення на 4% або 2%; не слід спочатку округлювати відсоток чи змінювати базову чисельність.

Приклад: перехід від 25 працівників до 26

За квартального показника 25 діє фіксований норматив — одне місце. За показника 26 роботодавець переходить на формулу 4%: 26 × 4% = 1,04, після округлення — також одне місце. Отже, зміна формули на межі 25/26 не означає автоматичного збільшення нормативу до двох осіб. Для прикладу, 37 × 4% = 1,48 і норматив ще дорівнює одному місцю, а 38 × 4% = 1,52 — уже двом.

Крок 3. Перевірте, кого можна зарахувати у виконання нормативу

Недостатньо лише мати в штаті працівника, якому встановлено інвалідність. Для зарахування потрібні належно оформлені трудові відносини або передбачене законом оплачуване стажування, підтвердні документи про інвалідність і дотримання зарплатної умови. Робота за цивільно-правовим договором норматив не закриває.

Закон вимагає, щоб оплата праці кожної особи, яку зараховують у норматив, перевищувала мінімальну зарплату в розрахунку за повністю відпрацьований календарний місяць. У 2026 році місячна мінімальна зарплата становить 8 647 грн. Отже, рівно 8 647 грн недостатньо: сума має бути більшою.

Для нормальної тривалості робочого часу перевіряйте фактично нараховану оплату за повний місяць. Скорочена або неповна тривалість може враховуватися, якщо вона є заходом розумного пристосування і за цей час нараховано зарплату понад мінімальну. Не підмінюйте цю вимогу звичайною доплатою ЄСВ до мінімального страхового внеску: норматив перевіряє саме оплату праці працівника.

Приклад: працівника прийнято посеред кварталу

Припустімо, працівника з інвалідністю прийнято 16 липня, він працює до кінця III кварталу, а його місячна оплата в розрахунку за повністю відпрацьований місяць становить 12 000 грн. Зарплатну умову виконано. Якщо в липні він перебував у штаті 16 із 31 календарного дня, його місячний показник дорівнює 16 ÷ 31 = 0,52. За серпень і вересень — по 1. Квартальна середньооблікова кількість становить (0,52 + 1 + 1) ÷ 3 = 0,84, що у показнику цілих одиниць дає одну особу. Для роботодавця з нормативом в одне місце такий результат закриває норматив.

Інший результат буде, якщо працівник з’явився лише 1 вересня: (0 + 0 + 1) ÷ 3 = 0,33, тобто нуль у цілих одиницях. Норматив в одне місце за цей квартал залишиться невиконаним. Тому кадрова дата впливає не тільки на зарплату, а й на квартальну середньооблікову кількість.

У неповному першому місяці не порівнюйте механічно зарплату за відпрацьовані дні з 8 647 грн. Перевірте оплату в перерахунку на повністю відпрацьований календарний місяць за встановленим режимом. Розрахунок повинні підтверджувати наказ про прийняття, штатний розпис або умови трудового договору, табель і розрахункова відомість.

Для окремих працівників закон дозволяє подвійне зарахування: одна працевлаштована особа може закривати два місця нормативу. Це стосується особи з інвалідністю I групи незалежно від причини встановлення, а також визначених випадків інвалідності II групи з порушенням зору або психічними розладами. Подвійний залік застосовують лише за умовами постанови КМУ № 490 і за наявності відповідних документів; автоматично подвоювати всіх працівників певної групи не можна.

Крок 4. Обчисліть спеціальну середньомісячну зарплату

Найпоширеніша помилка — взяти показник середньої зарплати зі статистичного звіту або просто поділити весь фонд оплати праці на штат. Для внеску діє спеціальний Порядок, затверджений постановою КМУ від 25 лютого 2026 року № 268:

ЗП_сер = ЗП_кварт ÷ К_сер ÷ П, де:

• ЗП_кварт — нарахована за квартал зарплата, дохід або грошове забезпечення, що входять до спеціального розрахунку;
• К_сер — середня кількість працівників, яким нараховували такі виплати;
• П — кількість місяців кварталу, за які здійснювалися нарахування.

До чисельника включають основну й додаткову зарплату, заохочувальні та компенсаційні виплати працівникам за трудовими договорами, договорами стажування та на інших передбачених законом умовах, а також відповідне грошове забезпечення. Не включають винагороди за цивільно-правовими договорами, допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами, лікарняні за перші п’ять днів і за рахунок Пенсійного фонду, оплату працівників на визначених важких, шкідливих чи небезпечних роботах, збережену зарплату та щомісячну матеріальну допомогу мобілізованим, а також винагороду державних виконавців.

Знаменник для цієї формули ширший, ніж показник для порога «вісім працівників». К_сер складається із середньооблікової кількості штатних працівників та зовнішніх сумісників в еквіваленті повної зайнятості. Зовнішніх сумісників переводять у повну зайнятість пропорційно оплаченому часу; надурочні години не враховують. Виконавців за цивільно-правовими договорами немає ні в чисельнику, ні в знаменнику.

Числовий приклад середньої зарплати

За квартал до спеціального чисельника після всіх виключень потрапило 1 800 000 грн. Середньооблікова кількість штатних працівників дорівнює 29,5, а зовнішні сумісники в еквіваленті повної зайнятості — 0,5. Отже, К_сер = 30. Нарахування були в усіх трьох місяцях:

1 800 000 ÷ 30 ÷ 3 = 20 000 грн.

Саме 20 000 грн, а не середня зарплата лише штатних працівників і не загальна база ЄСВ, переходить у формулу внеску.

Крок 5. Розрахуйте внесок і застосуйте зменшення на 50%

Базова формула за квартал має такий вигляд:

Внесок_{базовий} = 40% × ЗП_сер × М_кв × (Норматив − Кількість зарахованих осіб з інвалідністю).

Тут М_кв — кількість місяців у календарному кварталі, тобто три. Не плутайте її з показником П у формулі спеціальної середньої зарплати: там П означає кількість місяців кварталу, за які фактично здійснювалися нарахування.

Якщо різниця дорівнює нулю, внеску немає. Якщо норматив не виконано, у період воєнного стану та до останнього дня останнього місяця кварталу, в якому його буде припинено або скасовано, до базової суми застосовують 50%:

Внесок_{до сплати} = Внесок_{базовий} × 50%.

Повний приклад для роботодавця з 26 працівниками

Квартальна середньооблікова кількість — 26 осіб. Норматив: 26 × 4% = 1,04, після математичного округлення — одне місце. Працівників з інвалідністю, які відповідають умовам зарахування, немає. Спеціальна середньомісячна зарплата — 20 000 грн, квартал повний.

• Незакритий норматив: 1 − 0 = 1.
• Базова сума: 20 000 × 40% × 3 × 1 = 24 000 грн.
• Сума до сплати під час дії 50-відсоткового правила: 24 000 × 50% = 12 000 грн.

Якщо в цьому самому прикладі квартальна кількість зарахованих працівників з інвалідністю становить одну особу, різниця дорівнює нулю і внесок не нараховують.

Звітність, строк і реквізити платежу

Під час адміністрування внеску податковими органами звіт за квартал подають до ДПС протягом 40 календарних днів після останнього календарного дня кварталу. Сплатити внесок потрібно протягом 10 календарних днів після останнього дня граничного строку подання звіту. Якщо останній день подання припадає на вихідний або святковий день, строк подання переносять за правилами податкової звітності; платіжну дату щоразу звіряйте з актуальним календарем.

У 2026 році для нового внеску використовують код класифікації доходів бюджету 50070100 «Кошти, що надходять від сплати роботодавцями внеску, штрафів та пені за несплату чи за порушення порядку сплати такого внеску».

У платіжній інструкції перевірте:

• отримувача — відповідний орган Казначейства, територію та код бюджетної класифікації;
• код отримувача — ЄДРПОУ відповідного органу Казначейства;
• рахунок отримувача — територіальний IBAN спеціального фонду державного бюджету саме для ККДБ 50070100;
• код виду сплати для поточного платежу — 101;
• додаткову інформацію — наприклад, «Сплата внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю за III квартал 2026 року».

Єдиного IBAN для всіх роботодавців немає: рахунок залежить від території. Перед кожним платежем відкривайте актуальний перелік рахунків на офіційному вебпорталі ДПС у розділі «Рахунки для сплати платежів» або на сайті Казначейства. Не копіюйте номер із торішньої платіжки, чужого прикладу чи шаблону для адміністративно-господарських санкцій.

Типові помилки, які варто відловити до закриття кварталу

• Визначати обов’язок за чисельністю на останній день кварталу замість середньооблікового показника.
• Включати зовнішніх сумісників до восьми штатних працівників або до бази нормативу.
• Забути зовнішніх сумісників в еквіваленті повної зайнятості під час спеціального розрахунку середньої зарплати.
• Зарахувати працівника з зарплатою рівно 8 647 грн, хоча закон вимагає суму понад мінімальну.
• Вважати, що працевлаштування будь-якого дня кварталу автоматично закриває одне місце, без розрахунку середньооблікової кількості.
• Включити до ЗП_кварт лікарняні, декретні, винагороди за ЦПД або інші виплати, які Порядок № 268 прямо виключає.
• Помножити середню зарплату лише на 40% і забути кількість місяців кварталу.
• Зменшити ставку 40% «на 50 пунктів» замість множення готової базової суми на 0,5.
• Перерахувати кошти на рахунок старих щорічних санкцій замість територіального рахунку за ККДБ 50070100.

Квартальний чек-лист бухгалтера

1. Вивантажити щоденну облікову кількість штатних працівників і звірити її з наказами та табелем.
2. Розрахувати місячні та квартальну середньооблікову кількість за статистичною методикою.
3. Прибрати з бази нормативу документально підтверджені штатні одиниці зі спеціального переліку шкідливих і небезпечних робіт.
4. Визначити норматив: одне місце, 4% або 2%, а потім округлити результат.
5. Окремо розрахувати середньооблікову кількість працівників з інвалідністю та перевірити кожного за документами й зарплатною умовою.
6. Сформувати ЗП_кварт і К_сер за Порядком № 268, не змішуючи їх із показниками для нормативу.
7. Обчислити базовий внесок, а потім застосувати чинне 50-відсоткове правило.
8. Підготувати звітність і платіж, ще раз звірити територіальний IBAN, ККДБ 50070100 та код виду сплати 101.
9. Зберегти розрахункову таблицю, первинні документи й підтвердження платежу разом із квартальним пакетом.

Надійний розрахунок починається не з формули в день сплати, а з правильної чисельності та документів протягом усього кварталу. Якщо кадровий облік, табель і зарплатні нарахування зведені в одну контрольну таблицю, межі 7/8 і 25/26, прийняття працівника посеред кварталу та воєнне зменшення перестають бути джерелами випадкових помилок.