Расчет заработной платы в Украине в 2026 году: от начисления до суммы на руки

Практический итог

Ошибки, которые чаще всего искажают результат

Алгоритм проверки начисления в BAS или 1С

Сводная таблица по примерам

Вознаграждение по гражданско-правовому договору

Месяц с больничным: зарплата, страховая выплата и два источника финансирования

Отпускные: средний заработок вместо оклада

Неполностью отработанный месяц: 15 дней из 22

Внешнее совместительство: тот же доход, другая база ЕСВ

Неполное рабочее время: половина нормы по основному месту

Полный месяц: от оклада до суммы на руки

Сквозной пример: исходные данные

Главное различие: удержания работника и взнос работодателя

Показатели, с которых начинается расчет

В расчетном листке одна сумма легко маскирует несколько разных операций. Работнику важно знать, сколько он получит на карту, руководителю — во сколько обойдется труд, а бухгалтеру — почему разница между этими суммами не равна одному налогу. Чтобы не потеряться в правилах, разберем все этапы на примере одного сотрудника и отдельно рассмотрим полный месяц, неполное время, совместительство, отпуск, больничный и договор гражданско-правового характера.

Все суммы в примерах округляются до копеек. Расчеты сделаны для обычного работника без налоговой социальной льготы, специальных ставок ЕСВ и других индивидуальных льгот. Перед фактическим начислением всегда нужно проверить статус работника, документы и нормы, действующие на дату выплаты.

Показатели, с которых начинается расчет

С 1 января 2026 года минимальная заработная плата в Украине составляет 8 647 грн в месяц, а минимальная почасовая зарплата — 52 грн. Для обычной зарплаты применяются:

• ПДФО — 18% налогооблагаемого дохода;
• военный сбор — 5% налогооблагаемого дохода;
• ЕСВ — 22% базы начисления в общем случае.

Месячный и почасовой показатели — не два способа пересчитать одну и ту же сумму. Месячную гарантию применяют при месячной системе оплаты труда, почасовую — при установленной почасовой оплате. Поэтому делить 8 647 грн на произвольно выбранное количество часов и сравнивать результат с 52 грн некорректно.

Главное различие: удержания работника и взнос работодателя

ПДФО и военный сбор удерживаются из начисленного дохода работника. Именно они уменьшают сумму к выплате. В простом случае формула выглядит так:

Сумма на руки = начисленный доход ? ПДФО ? военный сбор.

ЕСВ не удерживается из зарплаты. Работодатель начисляет его сверх дохода за свой счет. Поэтому при зарплате 8 647 грн нельзя вычесть еще 22% и назвать остаток суммой на руки. Для оценки затрат работодателя используется другая формула:

Затраты работодателя = начисленный доход + ЕСВ, если не учитывать прочие расходы предприятия.

В BAS или 1С эти операции также должны быть разделены: начисление дохода, удержание ПДФО, удержание военного сбора и начисление ЕСВ формируют разные показатели учета и отчетности.

Сквозной пример: исходные данные

Сотрудница Анна работает по основному месту работы. Ее должностной оклад — 8 000 грн. Для выбранного месяца установлена норма 22 рабочих дня. У Анны нет права на налоговую социальную льготу, а стандартная ставка ЕСВ для работодателя составляет 22%.

Оклад меньше минимальной зарплаты, но это само по себе не означает нарушения. Если Анна полностью выполнит норму труда, работодатель обязан начислить доплату до минимального размера. При неполном времени или не полностью отработанном месяце минимальная гарантия определяется пропорционально выполненной норме.

Полный месяц: от оклада до суммы на руки

Анна отработала все 22 рабочих дня. Начисление состоит из оклада 8 000 грн и доплаты до минимальной зарплаты:

1. Минимальная гарантия за полный месяц: 8 647,00 грн.
2. Доплата: 8 647,00 ? 8 000,00 = 647,00 грн.
3. Начисленная зарплата: 8 000,00 + 647,00 = 8 647,00 грн.
4. ПДФО: 8 647,00 ? 18% = 1 556,46 грн.
5. Военный сбор: 8 647,00 ? 5% = 432,35 грн.
6. К выплате: 8 647,00 ? 1 556,46 ? 432,35 = 6 658,19 грн.
7. ЕСВ за счет работодателя: 8 647,00 ? 22% = 1 902,34 грн.

Итак, Анна получает 6 658,19 грн, но общая сумма зарплаты и ЕСВ для работодателя равна 10 549,34 грн. Разница между этими величинами возникает потому, что ПДФО и военный сбор уменьшают доход сотрудника, а ЕСВ добавляется к расходам предприятия.

Какие выплаты участвуют в доплате до минимальной зарплаты

Перед расчетом доплаты бухгалтер собирает выплаты за фактически отработанное время, которые учитываются при обеспечении минимальной гарантии, и сравнивает их с соответствующей частью минимальной зарплаты. При таком сравнении не учитывают, в частности, доплаты за неблагоприятные условия и повышенный риск для здоровья, работу ночью и сверхурочно, разъездной характер работы, а также премии к праздничным и юбилейным датам. Они начисляются сверх минимальной гарантии.

Отпускные и больничные тоже не являются оплатой выполненной нормы труда. Их не используют, чтобы искусственно закрыть недостающую зарплатную гарантию за отработанные дни.

Неполное рабочее время: половина нормы по основному месту

Теперь предположим, что Анне заранее установили режим 0,5 ставки и она полностью выполнила свою половину месячной нормы. Это не «недоработка» до 8 647 грн: минимальная гарантия уменьшается пропорционально занятости.

1. Оклад за 0,5 ставки: 8 000,00 ? 0,5 = 4 000,00 грн.
2. Минимальная гарантия: 8 647,00 ? 0,5 = 4 323,50 грн.
3. Доплата: 4 323,50 ? 4 000,00 = 323,50 грн.
4. ПДФО: 4 323,50 ? 18% = 778,23 грн.
5. Военный сбор: 4 323,50 ? 5% = 216,18 грн.
6. К выплате: 4 323,50 ? 778,23 ? 216,18 = 3 329,09 грн.

С ЕСВ действует отдельное правило. Если это основное место работы, трудовые отношения продолжались полный календарный месяц, работник не относится к льготной категории и фактическая база меньше 8 647 грн, работодатель в общем случае определяет ЕСВ исходя из минимальной базы. На фактические 4 323,50 грн приходится 951,17 грн ЕСВ, еще 951,17 грн начисляется на дополнительную базу до минимальной. Общий ЕСВ — 1 902,34 грн.

Таким образом, минимальная зарплатная гарантия при 0,5 ставки составляет 4 323,50 грн, а минимальный ЕСВ по основному месту работы — 1 902,34 грн. Это разные правила, и смешивать их нельзя.

Внешнее совместительство: тот же доход, другая база ЕСВ

Если Анна работает у другого работодателя внешним совместителем на 0,5 ставки, расчет дохода при тех же условиях будет таким же: 4 323,50 грн начислено, 778,23 грн ПДФО, 216,18 грн военного сбора и 3 329,09 грн к выплате.

Но для дохода не по основному месту работы требование начислять ЕСВ с полной минимальной базы обычно не применяется. Работодатель-совместитель начислит ЕСВ на фактический доход:

4 323,50 ? 22% = 951,17 грн ЕСВ.

Отсюда практический вывод: режим неполного времени определяет пропорциональную зарплатную гарантию, а признак основного места работы влияет на проверку минимальной базы ЕСВ. В кадровых и зарплатных данных BAS или 1С эти признаки должны быть заполнены до проведения начисления.

Неполностью отработанный месяц: 15 дней из 22

Неполное рабочее время по графику и неполностью отработанный месяц — не одно и то же. Предположим, что Анна остается сотрудником на полной ставке, но из 22 рабочих дней отработала 15, а остальные дни находилась в отпуске без сохранения зарплаты.

1. Оплата по окладу: 8 000,00 ? 22 ? 15 = 5 454,55 грн.
2. Минимальная гарантия за отработанное время: 8 647,00 ? 22 ? 15 = 5 895,68 грн.
3. Доплата: 5 895,68 ? 5 454,55 = 441,13 грн.
4. Начисленная зарплата: 5 895,68 грн.
5. ПДФО: 5 895,68 ? 18% = 1 061,22 грн.
6. Военный сбор: 5 895,68 ? 5% = 294,78 грн.
7. К выплате: 5 895,68 ? 1 061,22 ? 294,78 = 4 539,68 грн.

Если это основное место работы и трудовые отношения сохранялись весь календарный месяц, в нашем обычном случае ЕСВ составит не 22% от 5 895,68 грн, а минимальные 1 902,34 грн. Если работник принят или уволен не с первого или не по последнее число месяца, работает не по основному месту либо относится к категории со специальной ставкой, базу ЕСВ нужно проверять по отдельным правилам.

Отпускные: средний заработок вместо оклада

Для ежегодного отпуска среднюю зарплату в общем случае рассчитывают по выплатам за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Сумму учитываемого заработка делят на число календарных дней расчетного периода после предусмотренных законодательством исключений, затем умножают на количество календарных дней отпуска.

Допустим, в расчетном периоде у Анны:

• учитываемый заработок — 120 000,00 грн;
• количество календарных дней после исключения предусмотренных периодов — 360;
• продолжительность отпуска — 14 календарных дней.

1. Среднедневная зарплата: 120 000,00 ? 360 = 333,33 грн.
2. Отпускные: 333,33 ? 14 = 4 666,62 грн.
3. ПДФО: 4 666,62 ? 18% = 839,99 грн.
4. Военный сбор: 4 666,62 ? 5% = 233,33 грн.
5. Отпускные к выплате: 4 666,62 ? 839,99 ? 233,33 = 3 593,30 грн.
6. ЕСВ на отпускные: 4 666,62 ? 22% = 1 026,66 грн.

В реальном месяце отпускные суммируются с зарплатой за отработанные дни для налогообложения и определения общей базы ЕСВ. При этом доплату до минимальной зарплаты проверяют по оплате фактически выполненной нормы, не подменяя ее отпускными. По основному работнику также проверяют, достигла ли совокупная база ЕСВ за месяц минимального уровня.

Месяц с больничным: зарплата, страховая выплата и два источника финансирования

Для обычного больничного среднедневной доход определяют по выплатам, на которые начислялся ЕСВ, за 12 календарных месяцев перед страховым случаем. Заработок делят на календарные дни занятости, исключая дни, не отработанные по уважительным причинам в соответствии с действующими правилами.

Размер дневной выплаты зависит от страхового стажа: 50% средней зарплаты при стаже до трех лет, 60% — от трех до пяти лет, 70% — от пяти до восьми лет и 100% — свыше восьми лет. Для отдельных льготных категорий действуют специальные нормы.

Предположим, что страховой стаж Анны превышает восемь лет. За предыдущие 12 месяцев ей начислено 120 000,00 грн, на которые начислялся ЕСВ; расчетный период после исключений — 365 календарных дней. Анна болела семь календарных дней со среды по вторник, из-за чего пропустила пять рабочих дней. Первые пять календарных дней обычной болезни оплачивает работодатель, дни начиная с шестого финансирует Пенсионный фонд Украины.

1. Среднедневная зарплата: 120 000,00 ? 365 = 328,77 грн.
2. Больничные за 7 дней: 328,77 ? 100% ? 7 = 2 301,39 грн.
3. За счет работодателя, первые 5 дней: 328,77 ? 5 = 1 643,85 грн.
4. За счет ПФУ, дни 6–7: 328,77 ? 2 = 657,54 грн.
5. Минимальная зарплатная гарантия за 17 отработанных дней: 8 647,00 ? 22 ? 17 = 6 681,77 грн.
6. Оплата по окладу: 8 000,00 ? 22 ? 17 = 6 181,82 грн.
7. Доплата до минимальной за отработанное время: 6 681,77 ? 6 181,82 = 499,95 грн.
8. Общий начисленный доход: 6 681,77 + 2 301,39 = 8 983,16 грн.
9. ПДФО: 8 983,16 ? 18% = 1 616,97 грн.
10. Военный сбор: 8 983,16 ? 5% = 449,16 грн.
11. К выплате: 8 983,16 ? 1 616,97 ? 449,16 = 6 917,03 грн.
12. ЕСВ: 8 983,16 ? 22% = 1 976,30 грн.

То, что 657,54 грн финансирует ПФУ, не превращает эту часть больничных в необлагаемую выплату. Работодатель начисляет пособие сотруднику, удерживает ПДФО и военный сбор и отражает ЕСВ по установленным правилам, одновременно ведя учет источника финансирования.

Вознаграждение по гражданско-правовому договору

Теперь сравним зарплату с договором гражданско-правового характера. Пусть физическое лицо, не зарегистрированное предпринимателем, выполнило для предприятия разовую работу по договору и после подписания акта получило вознаграждение 10 000,00 грн.

1. Начисленное вознаграждение: 10 000,00 грн.
2. ПДФО: 10 000,00 ? 18% = 1 800,00 грн.
3. Военный сбор: 10 000,00 ? 5% = 500,00 грн.
4. К выплате исполнителю: 10 000,00 ? 1 800,00 ? 500,00 = 7 700,00 грн.
5. ЕСВ за счет заказчика: 10 000,00 ? 22% = 2 200,00 грн.
6. Общие затраты заказчика: 10 000,00 + 2 200,00 = 12 200,00 грн.

Доплата до минимальной зарплаты здесь не возникает, потому что это не оплата месячной или часовой нормы по трудовому договору. ЕСВ в обычной ситуации начисляется на фактическое вознаграждение. Если срок выполнения работ превышает календарный месяц, вознаграждение для целей ЕСВ распределяют по месяцам, за которые оно начислено. Отдельно следует проверить, не маскирует ли договор фактические трудовые отношения: регулярный процесс работы по графику и под контролем работодателя нельзя без риска заменить актом на услуги.

Сводная таблица по примерам

Строка с отпускными показывает налогообложение самой выплаты, а не итог всего месяца: в зарплатной ведомости ее нужно объединить с оплатой отработанных дней. В строках с основным местом работы минимальный ЕСВ применен при условии полного календарного месяца трудовых отношений и стандартной ставки.

Алгоритм проверки начисления в BAS или 1С

1. Проверьте кадровые признаки. Основное место или совместительство, полная или неполная занятость, даты приема и увольнения, специальная ставка ЕСВ.
2. Определите норму и фактическое время. Не смешивайте 0,5 ставки по графику, отсутствие без оплаты, отпуск и болезнь.
3. Начислите выплаты по их правилам. Оклад — за рабочие дни или часы, отпускные — по средней за отпускной расчетный период, больничные — по средней для страховых выплат.
4. Сделайте отдельную проверку минимальной зарплаты. Сравнивайте учитываемые выплаты за отработанное время с минимальной гарантией за ту же долю нормы.
5. Сформируйте налогооблагаемый доход. Рассчитайте ПДФО и военный сбор с учетом индивидуальных льгот и особенностей выплаты.
6. Проверьте базу ЕСВ. Отделите фактическую базу от дополнительной базы до минимальной и примените правило основного места работы.
7. Сверьте три контрольные суммы. Начислено, удержано, выплачено сотруднику; отдельно — ЕСВ и затраты работодателя.

Ошибки, которые чаще всего искажают результат

• вычитать ЕСВ из начисленной зарплаты работника;
• дотягивать оплату сотрудника на 0,5 ставки до полных 8 647 грн;
• начислять минимальный ЕСВ внешнему совместителю без оснований;
• считать отпускные или больничные частью зарплаты за выполненную норму при проверке доплаты;
• применять месячную минимальную зарплату как почасовую расчетную величину;
• забывать разделить больничные по источникам: первые пять дней за счет работодателя, далее — за счет ПФУ;
• использовать для отпускных и больничных один и тот же расчетный период и одинаковый набор исключаемых дней;
• оформлять регулярную трудовую функцию гражданско-правовым договором только ради другого названия выплаты.

Практический итог

Правильный расчет начинается не со ставки налога, а с квалификации выплаты и проверки нормы труда. Сначала бухгалтер определяет, сколько начислено за отработанное время и нужна ли доплата до минимальной зарплаты. Затем отдельно рассчитывает отпускные или больничные. После этого из дохода удерживаются ПДФО и военный сбор, а поверх установленной базы за счет работодателя начисляется ЕСВ.

Если в расчетном листке можно одним взглядом увидеть начисление, зарплатную доплату, ПДФО, военный сбор, сумму на руки, фактическую и дополнительную базу ЕСВ, большинство ошибок обнаруживается еще до выплаты и подачи отчетности.