Розрахунок заробітної плати в Україні у 2026 році: від нарахування до суми на руки

Практичний підсумок

Помилки, які найчастіше спотворюють результат

Алгоритм перевірки нарахування в BAS або 1С

Зведена таблиця за прикладами

Винагорода за цивільно-правовим договором

Місяць із лікарняним: зарплата, страхова виплата та два джерела фінансування

Відпускні: середній заробіток замість окладу

Неповністю відпрацьований місяць: 15 днів із 22

Зовнішнє сумісництво: той самий дохід, інша база ЄСВ

Неповний робочий час: половина норми за основним місцем

Повний місяць: від окладу до суми на руки

Наскрізний приклад: вихідні дані

Головна відмінність: утримання працівника та внесок роботодавця

Показники, з яких починається розрахунок

У розрахунковому листку одна сума легко маскує кілька різних операцій. Працівникові важливо знати, скільки він отримає на картку, керівникові — у скільки обійдеться праця, а бухгалтерові — чому різниця між цими сумами не дорівнює одному податку. Щоб не загубитися в правилах, розберемо всі етапи на прикладі одного працівника й окремо розглянемо повний місяць, неповний час, сумісництво, відпустку, лікарняний і договір цивільно-правового характеру.

Усі суми в прикладах округлюються до копійок. Розрахунки зроблено для звичайного працівника без податкової соціальної пільги, спеціальних ставок ЄСВ та інших індивідуальних пільг. Перед фактичним нарахуванням завжди потрібно перевірити статус працівника, документи та норми, що діють на дату виплати.

Показники, з яких починається розрахунок

З 1 січня 2026 року мінімальна заробітна плата в Україні становить 8 647 грн на місяць, а мінімальна погодинна зарплата — 52 грн. Для звичайної зарплати застосовуються:

• ПДФО — 18% оподатковуваного доходу;
• військовий збір — 5% оподатковуваного доходу;
• ЄСВ — 22% бази нарахування в загальному випадку.

Місячний і погодинний показники — не два способи перерахувати одну й ту саму суму. Місячну гарантію застосовують за місячної системи оплати праці, погодинну — за встановленої погодинної оплати. Тому ділити 8 647 грн на довільно вибрану кількість годин і порівнювати результат із 52 грн некоректно.

Головна відмінність: утримання працівника та внесок роботодавця

ПДФО і військовий збір утримуються з нарахованого доходу працівника. Саме вони зменшують суму до виплати. У простому випадку формула має такий вигляд:

Сума на руки = нарахований дохід ? ПДФО ? військовий збір.

ЄСВ не утримується із зарплати. Роботодавець нараховує його понад дохід за власний рахунок. Тому за зарплати 8 647 грн не можна відняти ще 22% і назвати залишок сумою на руки. Для оцінки витрат роботодавця використовується інша формула:

Витрати роботодавця = нарахований дохід + ЄСВ, якщо не враховувати інші витрати підприємства.

У BAS або 1С ці операції також мають бути розділені: нарахування доходу, утримання ПДФО, утримання військового збору та нарахування ЄСВ формують різні показники обліку й звітності.

Наскрізний приклад: вихідні дані

Працівниця Анна працює за основним місцем роботи. Її посадовий оклад — 8 000 грн. Для вибраного місяця встановлено норму 22 робочі дні. Анна не має права на податкову соціальну пільгу, а стандартна ставка ЄСВ для роботодавця становить 22%.

Оклад менший за мінімальну зарплату, але це саме собою не означає порушення. Якщо Анна повністю виконає норму праці, роботодавець зобов’язаний нарахувати доплату до мінімального розміру. За неповного часу або неповністю відпрацьованого місяця мінімальна гарантія визначається пропорційно виконаній нормі.

Повний місяць: від окладу до суми на руки

Анна відпрацювала всі 22 робочі дні. Нарахування складається з окладу 8 000 грн і доплати до мінімальної зарплати:

1. Мінімальна гарантія за повний місяць: 8 647,00 грн.
2. Доплата: 8 647,00 ? 8 000,00 = 647,00 грн.
3. Нарахована зарплата: 8 000,00 + 647,00 = 8 647,00 грн.
4. ПДФО: 8 647,00 ? 18% = 1 556,46 грн.
5. Військовий збір: 8 647,00 ? 5% = 432,35 грн.
6. До виплати: 8 647,00 ? 1 556,46 ? 432,35 = 6 658,19 грн.
7. ЄСВ за рахунок роботодавця: 8 647,00 ? 22% = 1 902,34 грн.

Отже, Анна отримує 6 658,19 грн, але загальна сума зарплати та ЄСВ для роботодавця дорівнює 10 549,34 грн. Різниця між цими величинами виникає тому, що ПДФО і військовий збір зменшують дохід працівниці, а ЄСВ додається до витрат підприємства.

Які виплати беруть участь у доплаті до мінімальної зарплати

Перед розрахунком доплати бухгалтер збирає виплати за фактично відпрацьований час, які враховуються під час забезпечення мінімальної гарантії, і порівнює їх із відповідною частиною мінімальної зарплати. За такого порівняння не враховують, зокрема, доплати за несприятливі умови та підвищений ризик для здоров’я, роботу вночі та надурочно, роз’їзний характер роботи, а також премії до святкових і ювілейних дат. Вони нараховуються понад мінімальну гарантію.

Відпускні та лікарняні також не є оплатою виконаної норми праці. Їх не використовують, щоб штучно закрити недостатню зарплатну гарантію за відпрацьовані дні.

Неповний робочий час: половина норми за основним місцем

Тепер припустімо, що Анні заздалегідь установили режим 0,5 ставки й вона повністю виконала свою половину місячної норми. Це не «недопрацювання» до 8 647 грн: мінімальна гарантія зменшується пропорційно зайнятості.

1. Оклад за 0,5 ставки: 8 000,00 ? 0,5 = 4 000,00 грн.
2. Мінімальна гарантія: 8 647,00 ? 0,5 = 4 323,50 грн.
3. Доплата: 4 323,50 ? 4 000,00 = 323,50 грн.
4. ПДФО: 4 323,50 ? 18% = 778,23 грн.
5. Військовий збір: 4 323,50 ? 5% = 216,18 грн.
6. До виплати: 4 323,50 ? 778,23 ? 216,18 = 3 329,09 грн.

З ЄСВ діє окреме правило. Якщо це основне місце роботи, трудові відносини тривали повний календарний місяць, працівник не належить до пільгової категорії та фактична база менша за 8 647 грн, роботодавець у загальному випадку визначає ЄСВ виходячи з мінімальної бази. На фактичні 4 323,50 грн припадає 951,17 грн ЄСВ, ще 951,17 грн нараховується на додаткову базу до мінімальної. Загальний ЄСВ — 1 902,34 грн.

Таким чином, мінімальна зарплатна гарантія за 0,5 ставки становить 4 323,50 грн, а мінімальний ЄСВ за основним місцем роботи — 1 902,34 грн. Це різні правила, і змішувати їх не можна.

Зовнішнє сумісництво: той самий дохід, інша база ЄСВ

Якщо Анна працює в іншого роботодавця зовнішнім сумісником на 0,5 ставки, розрахунок доходу за тих самих умов буде таким самим: 4 323,50 грн нараховано, 778,23 грн ПДФО, 216,18 грн військового збору та 3 329,09 грн до виплати.

Але для доходу не за основним місцем роботи вимога нараховувати ЄСВ із повної мінімальної бази зазвичай не застосовується. Роботодавець-сумісник нарахує ЄСВ на фактичний дохід:

4 323,50 ? 22% = 951,17 грн ЄСВ.

Звідси практичний висновок: режим неповного часу визначає пропорційну зарплатну гарантію, а ознака основного місця роботи впливає на перевірку мінімальної бази ЄСВ. У кадрових і зарплатних даних BAS або 1С ці ознаки мають бути заповнені до проведення нарахування.

Неповністю відпрацьований місяць: 15 днів із 22

Неповний робочий час за графіком і неповністю відпрацьований місяць — не одне й те саме. Припустімо, що Анна залишається працівницею на повній ставці, але з 22 робочих днів відпрацювала 15, а решту днів перебувала у відпустці без збереження зарплати.

1. Оплата за окладом: 8 000,00 ? 22 ? 15 = 5 454,55 грн.
2. Мінімальна гарантія за відпрацьований час: 8 647,00 ? 22 ? 15 = 5 895,68 грн.
3. Доплата: 5 895,68 ? 5 454,55 = 441,13 грн.
4. Нарахована зарплата: 5 895,68 грн.
5. ПДФО: 5 895,68 ? 18% = 1 061,22 грн.
6. Військовий збір: 5 895,68 ? 5% = 294,78 грн.
7. До виплати: 5 895,68 ? 1 061,22 ? 294,78 = 4 539,68 грн.

Якщо це основне місце роботи й трудові відносини зберігалися весь календарний місяць, у нашому звичайному випадку ЄСВ становитиме не 22% від 5 895,68 грн, а мінімальні 1 902,34 грн. Якщо працівника прийнято або звільнено не з першого чи не в останній день місяця, він працює не за основним місцем або належить до категорії зі спеціальною ставкою, базу ЄСВ потрібно перевіряти за окремими правилами.

Відпускні: середній заробіток замість окладу

Для щорічної відпустки середню зарплату в загальному випадку розраховують за виплатами за 12 календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки. Суму враховуваного заробітку ділять на кількість календарних днів розрахункового періоду після передбачених законодавством виключень, потім множать на кількість календарних днів відпустки.

Припустімо, у розрахунковому періоді в Анни:

• враховуваний заробіток — 120 000,00 грн;
• кількість календарних днів після виключення передбачених періодів — 360;
• тривалість відпустки — 14 календарних днів.

1. Середньоденна зарплата: 120 000,00 ? 360 = 333,33 грн.
2. Відпускні: 333,33 ? 14 = 4 666,62 грн.
3. ПДФО: 4 666,62 ? 18% = 839,99 грн.
4. Військовий збір: 4 666,62 ? 5% = 233,33 грн.
5. Відпускні до виплати: 4 666,62 ? 839,99 ? 233,33 = 3 593,30 грн.
6. ЄСВ на відпускні: 4 666,62 ? 22% = 1 026,66 грн.

У реальному місяці відпускні підсумовуються із зарплатою за відпрацьовані дні для оподаткування та визначення загальної бази ЄСВ. Водночас доплату до мінімальної зарплати перевіряють за оплатою фактично виконаної норми, не підміняючи її відпускними. За основним працівником також перевіряють, чи досягла сукупна база ЄСВ за місяць мінімального рівня.

Місяць із лікарняним: зарплата, страхова виплата та два джерела фінансування

Для звичайного лікарняного середньоденний дохід визначають за виплатами, на які нараховувався ЄСВ, за 12 календарних місяців перед страховим випадком. Заробіток ділять на календарні дні зайнятості, виключаючи дні, не відпрацьовані з поважних причин відповідно до чинних правил.

Розмір денної виплати залежить від страхового стажу: 50% середньої зарплати за стажу до трьох років, 60% — від трьох до п’яти років, 70% — від п’яти до восьми років і 100% — понад вісім років. Для окремих пільгових категорій діють спеціальні норми.

Припустімо, що страховий стаж Анни перевищує вісім років. За попередні 12 місяців їй нараховано 120 000,00 грн, на які нараховувався ЄСВ; розрахунковий період після виключень — 365 календарних днів. Анна хворіла сім календарних днів із середи до вівторка, через що пропустила п’ять робочих днів. Перші п’ять календарних днів звичайної хвороби оплачує роботодавець, дні починаючи з шостого фінансує Пенсійний фонд України.

1. Середньоденна зарплата: 120 000,00 ? 365 = 328,77 грн.
2. Лікарняні за 7 днів: 328,77 ? 100% ? 7 = 2 301,39 грн.
3. За рахунок роботодавця, перші 5 днів: 328,77 ? 5 = 1 643,85 грн.
4. За рахунок ПФУ, дні 6–7: 328,77 ? 2 = 657,54 грн.
5. Мінімальна зарплатна гарантія за 17 відпрацьованих днів: 8 647,00 ? 22 ? 17 = 6 681,77 грн.
6. Оплата за окладом: 8 000,00 ? 22 ? 17 = 6 181,82 грн.
7. Доплата до мінімальної за відпрацьований час: 6 681,77 ? 6 181,82 = 499,95 грн.
8. Загальний нарахований дохід: 6 681,77 + 2 301,39 = 8 983,16 грн.
9. ПДФО: 8 983,16 ? 18% = 1 616,97 грн.
10. Військовий збір: 8 983,16 ? 5% = 449,16 грн.
11. До виплати: 8 983,16 ? 1 616,97 ? 449,16 = 6 917,03 грн.
12. ЄСВ: 8 983,16 ? 22% = 1 976,30 грн.

Те, що 657,54 грн фінансує ПФУ, не перетворює цю частину лікарняних на неоподатковувану виплату. Роботодавець нараховує допомогу працівниці, утримує ПДФО і військовий збір та відображає ЄСВ за встановленими правилами, одночасно ведучи облік джерела фінансування.

Винагорода за цивільно-правовим договором

Тепер порівняймо зарплату з договором цивільно-правового характеру. Нехай фізична особа, не зареєстрована підприємцем, виконала для підприємства разову роботу за договором і після підписання акта отримала винагороду 10 000,00 грн.

1. Нарахована винагорода: 10 000,00 грн.
2. ПДФО: 10 000,00 ? 18% = 1 800,00 грн.
3. Військовий збір: 10 000,00 ? 5% = 500,00 грн.
4. До виплати виконавцеві: 10 000,00 ? 1 800,00 ? 500,00 = 7 700,00 грн.
5. ЄСВ за рахунок замовника: 10 000,00 ? 22% = 2 200,00 грн.
6. Загальні витрати замовника: 10 000,00 + 2 200,00 = 12 200,00 грн.

Доплата до мінімальної зарплати тут не виникає, тому що це не оплата місячної або годинної норми за трудовим договором. ЄСВ у звичайній ситуації нараховується на фактичну винагороду. Якщо строк виконання робіт перевищує календарний місяць, винагороду для цілей ЄСВ розподіляють за місяцями, за які її нараховано. Окремо слід перевірити, чи не маскує договір фактичні трудові відносини: регулярний процес роботи за графіком і під контролем роботодавця не можна без ризику замінити актом на послуги.

Зведена таблиця за прикладами

Рядок із відпускними показує оподаткування самої виплати, а не підсумок усього місяця: у зарплатній відомості її потрібно об’єднати з оплатою відпрацьованих днів. У рядках з основним місцем роботи мінімальний ЄСВ застосовано за умови повного календарного місяця трудових відносин і стандартної ставки.

Алгоритм перевірки нарахування в BAS або 1С

1. Перевірте кадрові ознаки. Основне місце або сумісництво, повна або неповна зайнятість, дати прийняття та звільнення, спеціальна ставка ЄСВ.
2. Визначте норму та фактичний час. Не змішуйте 0,5 ставки за графіком, відсутність без оплати, відпустку та хворобу.
3. Нарахуйте виплати за їхніми правилами. Оклад — за робочі дні або години, відпускні — за середньою за відпускний розрахунковий період, лікарняні — за середньою для страхових виплат.
4. Зробіть окрему перевірку мінімальної зарплати. Порівнюйте враховувані виплати за відпрацьований час із мінімальною гарантією за ту саму частку норми.
5. Сформуйте оподатковуваний дохід. Розрахуйте ПДФО і військовий збір з урахуванням індивідуальних пільг та особливостей виплати.
6. Перевірте базу ЄСВ. Відокремте фактичну базу від додаткової бази до мінімальної та застосуйте правило основного місця роботи.
7. Звірте три контрольні суми. Нараховано, утримано, виплачено працівникові; окремо — ЄСВ і витрати роботодавця.

Помилки, які найчастіше спотворюють результат

• віднімати ЄСВ із нарахованої зарплати працівника;
• доводити оплату працівника на 0,5 ставки до повних 8 647 грн;
• нараховувати мінімальний ЄСВ зовнішньому сумісникові без підстав;
• вважати відпускні або лікарняні частиною зарплати за виконану норму під час перевірки доплати;
• застосовувати місячну мінімальну зарплату як погодинну розрахункову величину;
• забувати розділити лікарняні за джерелами: перші п’ять днів за рахунок роботодавця, далі — за рахунок ПФУ;
• використовувати для відпускних і лікарняних один і той самий розрахунковий період та однаковий набір виключених днів;
• оформлювати регулярну трудову функцію цивільно-правовим договором лише заради іншої назви виплати.

Практичний підсумок

Правильний розрахунок починається не зі ставки податку, а з кваліфікації виплати та перевірки норми праці. Спочатку бухгалтер визначає, скільки нараховано за відпрацьований час і чи потрібна доплата до мінімальної зарплати. Потім окремо розраховує відпускні або лікарняні. Після цього з доходу утримуються ПДФО і військовий збір, а понад установлену базу за рахунок роботодавця нараховується ЄСВ.

Якщо в розрахунковому листку можна одним поглядом побачити нарахування, зарплатну доплату, ПДФО, військовий збір, суму на руки, фактичну й додаткову базу ЄСВ, більшість помилок виявляється ще до виплати та подання звітності.