Імпорт примірника звіту з файлу

Формування та експорт бланка звіту

Особливості заповнення зовнішнього файлу

Додавання рядків до групи розкриття під час використання продукту Microsoft Excel

Додавання рядків до групи розкриття під час використання платформи "1С: Підприємство" (формат .mxl)

Імпорт примірника звіту

Конфігурація передбачає імпорт показників звітів із зовнішніх файлів. Імпорт звітності здійснюється для тих організацій, які надають її до керуючої компанії у вигляді файлів формату MS Excel або mxl.

Формування та експорт бланка звіту

Для імпорту показників звіту може бути розроблений спеціальний бланк, що не збігається з бланком відображення звіту. Такий бланк, наприклад, може містити лише показники звіту, що заповнюються; інший формат або порядок введення показників; додаткові інструкції щодо заповнення значень показників.

Якщо потреби в окремому бланку імпорту немає, для імпорту може використовуватися бланк відображення звіту.

Експорт бланка виконується з його форми натисканням кнопки "Формування макета - Експорт". Пропонуються два варіанти експорту:

• у табличний документ: буде сформовано файл формату .mxl;
• у таблицю Excel: буде сформовано файл формату .xls.

Особливості заповнення зовнішнього файлу

Табличний документ або таблиця Excel, сформовані під час експорту бланка звіту, складаються зі статичної та динамічної частин. Статична частина (тіло звіту) призначена для введення значень показників, що не розкриваються (як тих, що заповнюються, так і обчислюваних), а також підсумкових значень показників, що розкриваються.

Динамічна частина призначена для заповнення груп розкриття. Для кожної з груп розкриття динамічна частина містить три іменовані області: шапку, область даних і підвал. Область даних групи розкриття спочатку містить один рядок. У процесі заповнення файлу до області даних має бути додано потрібну кількість рядків. Під час додавання рядків необхідно присвоїти області даних, що включає всі рядки групи розкриття, ім'я, яке спочатку було присвоєно єдиному рядку цієї області.

Додавання, групування та присвоєння імен здійснюються засобами продукту, у якому заповнюється файл.

Додавання рядків до групи розкриття під час використання продукту Microsoft Excel

Рекомендується така послідовність дій:

1. Додати потрібну кількість рядків. Для цього потрібно розмістити курсор на рядку — підвалі групи розкриття та потрібну кількість разів виконати команду контекстного меню "Додати комірки".
2. Визначити ім'я області даних групи розкриття. Для цього потрібно розмістити курсор на першому рядку області даних (розташованому відразу під шапкою групи розкриття); ім'я рядка видно в лівій частині рядка формул. Рекомендується "запам'ятати" ім'я області, натиснувши сполучення клавіш Ctrl-C:

3. Присвоїти це ім'я всій області даних. Для цього потрібно виділити всі рядки області даних і виконати команду головного меню "Вставка - Ім'я - Присвоїти"; у вікні "Присвоєння імені", що з'явиться, потрібно вказати ім'я вручну або натиснувши сполучення клавіш Ctrl-V:

4. Проконтролювати правильність присвоєння імені: нове ім'я виділеної області має бути видно в лівій частині рядка формул.

Додавання рядків до групи розкриття під час використання платформи "1С: Підприємство" (формат .mxl)

Рекомендується така послідовність дій:

1. Відкрити будь-яку ІБ у режимі підприємства або конфігуратора. Відкрити зовнішній файл за допомогою команди головного меню "Файл - Відкрити".
2. Додати потрібну кількість рядків. Для цього потрібно розмістити курсор на рядку області даних групи розкриття та потрібну кількість разів виконати команду контекстного меню "Розсунути".
3. Відобразити імена рядків. Для цього виконати команду головного меню "Таблиця - Імена - Відображення іменованих рядків/колонок".
4. Визначити ім'я області даних групи розкриття: це ім'я останнього рядка області даних. Якщо ім'я повністю не вміщується на екрані, його можна розкрити подвійним клацанням миші. Після цього ім'я можна "запам'ятати" (команда контекстного меню "Копіювати"):

5. Присвоїти це ім'я всій області даних. Для цього потрібно виділити всі рядки області даних і виконати команду головного меню "Таблиця - Імена - Призначити ім'я"; у вікні, що з'явиться, потрібно вказати ім'я вручну або за допомогою команди контекстного меню "Вставити", потім підтвердити видалення старого імені.
6. Проконтролювати правильність присвоєння імені: ім'я має бути вказане не для останнього рядка, а для всієї області групи розкриття:

Імпорт примірника звіту

Імпорт примірників звітів із файлів зовнішніх форматів виконується вручну або автоматично в межах процесів.

У разі якщо імпорт виконується вручну, в інформаційній базі "Консолідація" попередньо має бути сформований примірник звіту. Для нього обов'язково мають бути вказані бланк імпорту та правило обробки (для розрахунку значень обчислюваних показників). Обов'язкові для заповнення реквізити примірника звіту (організація, валюта, сценарій, період) можуть на цьому етапі бути не заповнені, якщо вони вказані в імпортованому файлі.

Імпорт значень показників виконується натисканням кнопки "Заповнити - Імпорт із файлу - На диску". Вибирається файл зовнішнього формату, виконується контроль його відповідності макету імпорту примірника звіту. Контроль виконується послідовно за двома основними напрямами:

1. Перевірка ідентичності зовнішнього файлу та бланка звіту.
2. Порівняння розрахункових і введених вручну підсумкових значень показників.

Під час перевірки ідентичності зовнішнього файлу та макета звіту порівнюються тексти в комірках макета, що не містять значень реквізитів звіту, показників і аналітичних ознак, з текстами в аналогічних комірках зовнішніх файлів. Невідповідність текстів може свідчити, наприклад, про такі помилки, допущені під час заповнення зовнішнього файлу:

• видалення, додавання або зміну назв рядків чи колонок звіту;
• введення значень показників до не призначених для цього комірок;
• неправильне визначення області, що відповідає групі розкриття: наприклад, додавання до звіту рядків без присвоєння їм імені вихідного рядка.

Під час порівняння розрахункових і введених вручну значень виявляються такі помилки:

• підсумкове значення показника, що розкривається, введене вручну, не збігається зі значенням того самого показника, розрахованим як підсумок за групою розкриття;
• значення обчислюваного показника, введене вручну, не збігається зі значенням того самого показника, розрахованим за правилом обробки.

У разі виявлення невідповідностей будь-якого виду на екрані з'являється вікно зіставлення бланка імпорту звіту (розташований у вікні ліворуч) і зовнішнього файлу (розташований у вікні праворуч). За призначенням та інтерфейсом вікно аналогічне вікну порівняння конфігурацій, що з'являється під час оновлення конфігурації. Вікно є системним, тому немає можливості під час його виведення на екран вказати причину розбіжностей. Причину розбіжностей можна виявити непрямим шляхом.

Якщо в нижній частині екрана є вікно "Імпорт даних", це означає, що перевірка виявила неідентичність бланка звіту та зовнішнього файлу. Усі відмінності між бланком і файлом видно у вікні зіставлення. Будь-які відмінності можуть свідчити про невідповідність версій звіту: або бланк звіту змінювався вже після того, як був експортований у зовнішній файл і переданий дочірній організації; або під час заповнення файлу співробітники дочірньої організації змінювали його текстові поля та структуру. Особливу увагу потрібно звернути на виділені помаранчевим кольором (за стандартної колірної схеми) рядки та колонки в лівій частині вікна: ці рядки та колонки звіту відсутні у зовнішньому файлі, отже, можна припустити, що відсутня й низка показників. Рішення про можливість продовження імпорту або про повернення файлу на доопрацювання до дочірньої організації приймається в кожному конкретному випадку, при цьому виконується докладний аналіз завантажуваного файлу. Водночас під час аналізу може бути корисна інформація про ознаки деяких типових помилок:

• якщо одна й та сама комірка в лівій частині вікна не заповнена, а в правій заповнена, зазвичай числовим значенням (така комірка виділена блакитним кольором в обох частинах вікна), це може свідчити про те, що у зовнішньому файлі значення показника введено до комірки, не призначеної для введення;
• якщо в правій частині вікна в області, що відповідає групам розкриття, додано один або кілька рядків (такі рядки виділені зеленим кольором, і наступні за ними рядки, що містять однакову інформацію, праворуч і ліворуч мають різні номери), це може свідчити про те, що до зовнішнього файлу додано рядки до груп розкриття, і їм не присвоєно ім'я вихідного рядка.

Залежно від обсягу та причин розбіжностей приймається одне з рішень:

• редагувати вихідний (зовнішній) файл, потім перевірити ідентичність повторно. Слід пам'ятати, що редагується не сам зовнішній файл, а табличний документ, отриманий у базі консолідації в результаті його первинної обробки. Тому зміни, внесені в процесі імпорту, не будуть збережені у вихідному файлі;
• скасувати імпорт і повернути файл до дочірньої організації;
• ігнорувати відмінності та продовжити імпорт.

Якщо ж вікно "Імпорт даних" відсутнє і табло повідомлень містить повідомлення "Значення обчислюваних комірок до і після експорту не збігаються", це означає, що перевірка виявила невідповідність розрахункових і введених вручну значень обчислюваних показників і показників, що розкриваються. Значення показників, що не збігаються, виділені блакитним кольором в обох частинах вікна. У правій частині вікна наведено значення показників, вручну вказані у зовнішньому файлі. У лівій частині вікна наведено значення тих самих показників, розраховані відповідно до правила обробки (для обчислюваних показників) або як підсумки за групами розкриття (для показників, що розкриваються).

Невідповідність значення підсумкового показника, введеного вручну до зовнішнього файлу, і значення того самого показника, розрахованого виходячи з інших значень, також введених вручну, може свідчити про помилки введення. Тому рішення про продовження імпорту також приймається в кожному конкретному випадку. Імпорт може бути перерваний, при цьому файл повертається на доопрацювання дочірній організації. У разі прийняття рішення про завершення імпорту значення обчислюваних показників і показників, що розкриваються, розраховуються (збігаються зі значеннями в лівій частині вікна зіставлення бланка імпорту та зовнішнього файлу).

Після завершення імпорту значення показників примірника звіту можуть бути змінені вручну.