Контроль виконання замовлень покупців менеджерами торговельного підприємства

Оперативний контроль виконання замовлень покупців менеджерами

Складання звіту про невиконані замовлення покупців

У конфігураціях "Управління торгівлею для України", "Управління виробничим підприємством для України" реалізовано можливість контролю стану замовлень покупців менеджерами торговельного підприємства. При цьому можливий як оперативний контроль виконання замовлень, так і складання звіту про невиконані замовлення покупців за кожним менеджером компанії.

Розглянемо методику контролю виконання замовлень покупців менеджерами компанії. Наведені в методиці приклади моделювалися в конфігурації "Управління торгівлею для України", реліз 2.3.2.6.

Оперативний контроль виконання замовлень покупців менеджерами

Оперативний контроль замовлень покупців здійснюється за допомогою обробки Календар користувача , яка викликається з пункту меню Документи- Управління відносинами з клієнтами - Менеджер контактів (Календар користувача) або за допомогою відповідної піктограми на панелі інструментів.

Календар користувача будується для користувача, який формує цю обробку. В обробці відображаються ті документи, у яких цей користувач установлений як відповідальний за оформлення документа.

Таким чином, для оперативного контролю менеджером стану замовлень покупців менеджер має бути встановлений як відповідальний у документі Замовлення покупця.

Для того щоб в обробці показувалися поточні замовлення покупців і заплановані події з клієнтами, необхідно в налаштуваннях календаря користувача встановити відповідні налаштування. Приклад таких налаштувань наведено на рисунку.

Оскільки цей звіт призначений для оперативного контролю виконання замовлень покупців, то в ньому відображаються лише незавершені замовлення покупців і незавершені контакти з покупцем. Для того щоб менеджеру було зручніше контролювати замовлення покупців, можна обмежити інтервал відображення даних. Це можна зробити за допомогою пункту меню Дії- Налаштування інтервалу.

За замовленнями в календарі користувача покупців відображаються дві події: Відвантаження за замовленням і Оплата за замовленням. Якщо замовлення повністю оплачене, то за ним відображатиметься лише одна подія Відвантаження за замовленням.

Ті події, дата яких більша за поточну дату, відображаються сірим кольором (вони ще не настали), поточні події (дата яких дорівнює поточній даті) відображаються чорним кольором, а ті події, які прострочені (дата яких менша за поточну дату), відображаються червоним кольором.

За допомогою цієї обробки менеджер може швидко проаналізувати поточний стан справ за замовленнями покупців і прийняти необхідні рішення.

Замовлення, за якими прострочено оплату. Ці замовлення відображаються з видом операції Оплата за замовленням червоним кольором. Для відбору таких замовлень можна встановити курсор на рядок із зазначенням такого замовлення та вибрати пункт меню Дії- Відбір за поточним значенням.

1. За такими замовленнями можна ввести документ Подія з типом Телефонний дзвінок вихідний. У документі буде вказано телефон клієнта або контактної особи, за яким можна зателефонувати клієнту та нагадати йому про оплату рахунку. Введення на підставі" здійснюється шляхом вибору відповідного пункту меню, що відкривається за кнопкою Дії. Можна також, установивши курсор на відповідному рядку в списку, натиснути праву клавішу миші, вибрати пункт меню Ввести на підставі, вибрати документ Подія.

Замовлення, за якими зареєстровано оплату, але дата відвантаження менша за поточну дату. Товар за цими замовленнями необхідно зарезервувати. Для цього необхідно на підставі документа Замовлення покупця ввести документ Резервування товарів. Це можна зробити безпосередньо з календаря користувача за допомогою кнопки Дія — Ввести на підставі.

Для автоматичного резервування товарів на складі відповідно до поточних залишків товарів у документі треба натиснути кнопку Заповнити та провести.

У діалозі, що з'явився, треба встановити прапорець Автоматичне резервування і натиснути кнопку Заповнити та провести.
При цьому заповниться поле Нове розміщення і товар буде зарезервований на складі під конкретне замовлення покупця.

Замовлення, за якими зареєстровано оплату і дата відвантаження дорівнює поточній даті. Тобто попереднього резервування не потрібно і можна оформити відвантаження товару за документом Замовлення покупця. Для цього безпосередньо з календаря користувача за оплаченим замовленням покупця треба ввести на підставі замовлення документ Реалізація товарів і послуг.

Якщо відвантаження товару оформляє інший менеджер (або комірник), то користувач може безпосередньо з календаря користувача надіслати повідомлення комірнику, що товар можна відвантажувати за замовленням покупця.

Для цього необхідно виконати такі дії:

Відкрити замовлення покупця

Натиснути кнопку із зображенням будильника та сформувати завдання комірнику, як це показано на рисунку.

Це завдання з'являється у менеджера у вигляді нагадування та відображається у списку його активних завдань (Сервіс-Завдання).

Якщо менеджер не може в цей момент опрацювати подію, то він може відкласти опрацювання цього повідомлення, указавши час, на який він хоче відкласти опрацювання цієї події, і натиснути кнопку Відкласти.

Для виконання поставленого завдання менеджер установлює курсор на потрібній події та натискає кнопку Відкрити. Відкривається завдання з повідомленням.

У полі Підстава зазначено те замовлення, за яким було повідомлення. Для того щоб відкрити документ Замовлення покупця треба натиснути кнопку, позначену на рисунку.

За цим замовленням менеджер оформлює відвантаження товарів і після відвантаження ставить позначку про те, що завдання виконано.

Складання звіту про невиконані замовлення покупців

Крім оперативного контролю замовлень, менеджер також повинен мати список тих замовлень, за якими вже прострочено строк оплати, або тих замовлень, за якими сьогодні необхідно здійснити відвантаження товарів. Для такого аналізу існує звіт Аналіз замовлень покупців.

У звіті "Аналіз замовлень" є можливість установлення відбору для різних станів замовлень: не оплачено, оплачено повністю, оплачено частково, не відвантажено, відвантажено повністю, відвантажено частково. Причому для аналізу можна використовувати одночасно і стан відвантаження, і оплати за замовленням покупця. Тобто можна переглянути список усіх рахунків, за якими здійснено відвантаження в кредит (відвантажено повністю) і які ще не оплатили (не оплачено).

Розглянемо наступний приклад. Необхідно вивести список рахунків (замовлень покупців), які мають бути оплачені на поточну дату. Строк оплати в рахунку (у документі Замовлення покупця) фіксується в полі Дата оплати.

Для отримання такого звіту необхідно встановити відповідні налаштування. Насамперед необхідно відібрати ті замовлення, які ще не оплачені, для цього в налаштуваннях швидкого відбору треба встановити Стан оплати за замовленням - Не оплачено.

Додаткові налаштування звіту встановлюються в окремому діалоговому вікні, яке відкривається натисканням кнопки Налаштування. У групі налаштувань Групування рядків установлюємо групування звіту: Контрагент- Договір - Замовлення покупця. Додатково можна встановити групування за станом оплати за замовленням і за датою оплати (Замовлення покупця.Дата оплати). Як показники вказуємо ті показники, які стосуються оплати замовлення.

У групі Відбір установлюємо параметри таким чином, щоб у звіті відобразилися лише ті замовлення покупців, які ще не оплачені на поточну дату. Додатково можна здійснити відбір за менеджером, відповідальним за виконання замовлення. Для відбору за менеджером треба встановити відбір за параметром Замовлення покупця.Відповідальний.

Під час формування звіту отримуємо список усіх замовлень покупців, контрольованих зазначеним менеджером, які мають бути оплачені покупцями, але ще не оплачені на поточну дату.