Методика виправлення розрахункових документів минулого періоду
У статті описано методику коригування неправильно проведених документів минулих періодів у конфігурації «Управління торговельним підприємством для України», редакція 1.2.
У статті описано процедуру коригування неправильно проведених документів минулих періодів у конфігурації «Комплексний облік для бюджетних установ України», редакція 1.0. Інформація, наведена в цій статті, також актуальна і для конфігурації «Зарплата та кадри для бюджетних установ України», редакція 1.0. Помилковий документ досить просто «виправити», тобто нарахувати правильні суми, при цьому додаткове сторнування помилкових розрахунків окремим документом не потрібне.
У документах минулих періодів присутня кнопка «Виправити» (розташована в нижньому лівому куті документів), при натисканні на яку буде створено та заповнено новий документ-виправлення, при цьому користувачеві необхідно змінити неправильні вихідні дані. У документах, що містять розрахунки кількох співробітників, наприклад, у документах «Премії працівників організацій» (Рис. 1), користувачеві надано можливість виправити розрахунки поточного співробітника, увесь документ одразу або додатково відібрати перелік співробітників, розрахунки яких слід виправити. Таким чином, один і той самий документ «Премії працівників організацій» може бути виправлено кілька разів у міру виявлення розрахункових помилок.
Рисунок 1 – створення документа-виправлення
У «виправлених» документах надається можливість перейти до документа-виправлення або переглянути список таких документів, а також присутня команда «Скасувати виправлення» (Рис. 2).
Рисунок 2 – виправлений документ «Премії працівників організацій»
| Важливо!!! У виправлених документах заборонено змінювати виправлені розрахунки. Аналогічно, одного разу відсторновані документи надаються користувачеві в режимі «лише перегляд», без можливості зміни документа. |
Для полегшення пошуку документів, що потребують перерахунку та створення виправних документів (документів перерахунку), слід скористатися обробкою «Перерахунок зарплати організацій» (Рис. 3).
Рисунок 3 – обробка «Перерахунок зарплати організацій»
У формі обробки необхідно вибрати організацію, місяць нарахування, у якому проводяться коригування (поточний місяць реєстрації документів), позначити прапорцями документи, які потрібно перерахувати, і натиснути необхідну кнопку для виконання перерахунку документів. Перерахунок може виконуватися у двох режимах:
- Перерахунок існуючого документа з актуалізацією його даних. При цьому існуючий документ, результати розрахунку якого могли втратити актуальність, автоматично перераховується та зберігається в новому стані (при натисканні на кнопку «Перерахунок документів поточного періоду»).
- Перерахунок документа минулого періоду шляхом створення нового коригуючого документа в поточному періоді. При цьому документ минулого періоду не змінюється, звіти за минулі періоди не втрачають своєї актуальності, а з’являється новий документ, який у поточному періоді сторнує попередні результати розрахунку та вводить нові уточнені результати розрахунку (при натисканні на кнопку «Перерахунок документів минулих періодів»).
Перший варіант має сенс використовувати, якщо період ще не закрито, податки не нараховано, зарплату не виплачено тощо. Якщо період уже закрито – необхідно вибирати другий варіант і створювати виправлення в поточному періоді.
Приклад використання другого варіанта розглянуто у статті «Порядок перерахунку зарплати за минулі періоди».
