Методика оформлення заміни працівника організації

Загальні положення

Порядок оформлення замін

Повна заміна

Приклад

Часткова заміна

Приклад

У цій статті розглядаються методики оформлення оплат за виконання обов'язків тимчасово відсутніх працівників. Наведені в методиках рекомендації моделювалися в конфігурації «Зарплата і Управління Персоналом для України», редакція 2.1. Методика також застосовна для конфігурації «Управління виробничим підприємством для України», редакція 1.3.

Загальні положення

Виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника (у зв'язку з хворобою, відпусткою, відрядженням тощо) може здійснюватися як без звільнення від своїх основних обов'язків, так і зі звільненням від своїх основних обов'язків.

1. Виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника зі звільненням від своїх основних обов'язків (тимчасове заступництво), є різновидом переведення на іншу роботу. Докладніше про випадки переведення працівників описано в підрозділі «Переведення працівників» довідника «Праця і заробітна плата». Порядок оформлення та оплати тимчасового заступництва регламентується роз'ясненням Держкомпраці та Секретаріату ВЦРПС від 29.12.1965 р. № 30/39 «Про порядок оплати тимчасового заступництва» (зі змінами, внесеними постановою Держкомпраці СРСР № 521/30-18 від 11.12.1986 р.). Зазначені нормативні акти законодавства СРСР діють на території України відповідно до постанови від 12.09.1991 р. № 1545-XII. Згідно з цим роз'ясненням, якщо оплата за роботою, яку заміщують, нижча за середній заробіток за основною роботою, то проводиться доплата до середнього заробітку.
2. Виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своїх основних трудових обов'язків (тимчасове суміщення), регулюється ст. 105 КЗпП. Згідно з цією статтею, працівникам, які виконують на тому самому підприємстві поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, обов'язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, проводиться доплата. Розмір доплати встановлюється на умовах, передбачених у колективному договорі. Докладніше про суміщення описано в підрозділі «Сумісництво та суміщення» довідника «Праця і заробітна плата».

Порядок оформлення замін

У типових конфігураціях «Управління виробничим підприємством для України» та «Зарплата і Управління Персоналом для України» передбачена можливість відображення кількох варіантів замін:

1. Повна заміна, коли працівник замінює свого колегу і не виконує свої службові обов'язки.
2. Часткова заміна, коли працівник, поряд з основною роботою, виконує обов'язки тимчасово відсутнього працівника.

Для відображення фактів заміщення тимчасово відсутніх працівників і реєстрації необхідності провести доплату за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника в конфігураціях призначений документ «Заміни організацій». Вид розрахунку, що визначає правила розрахунку сум оплати за заміщення, визначається в полі «Вид заміни» (Рис. 1). Можливі такі варіанти заповнення цього поля:

• «Заміщення». Під час розрахунку зарплати буде проведено нарахування лише за цим видом розрахунку, сума розрахується виходячи з розміру оплати праці працівника, якого заміщують. Основне нарахування працівника, який заміщує, буде витіснене видом розрахунку «Заміщення».
• «Суміщення». Під час розрахунку зарплати буде проведено нарахування за основним видом розрахунку працівника, який заміщує, і за цим видом розрахунку. Сума за видом розрахунку «Суміщення» розрахується виходячи з розміру оплати праці працівника, якого заміщують, і відсотка оплати за суміщення.

Рисунок 1 – документ «Заміни організацій»

Після зазначення працівника, чия посада заміщується, поля «Підрозділ», «Посада» та «За графіком» заповняться автоматично за даними кадрового обліку.

Величина оплати визначається графіком роботи:

1. Якщо заміна виконується повністю, то потрібно залишити графік працівника, якого замінюють.
2. Якщо ж заміна виконується лише на частину ставки, то необхідно створити спеціальний графік «скороченого робочого часу». У ньому необхідно відобразити реальний час роботи на заміщуваній посаді та як реквізит «Графік повного робочого часу» зазначити повний графік роботи на цій посаді.

Остаточний розрахунок заробітної плати проводиться документом «Нарахування зарплати працівникам організацій». Якщо в організації видається наказ про заміщення на кілька періодів (наприклад, при перехідній відпустці), то достатньо ввести один документ «Заміни організацій», зазначивши в ньому весь період відсутності (наприклад, з 20.11.ХХ по 20.12.ХХ). Після цього під час розрахунку заробітної плати за кожен місяць (січень і лютий) буде проводитися розрахунок доплати.

Нижче розглянуто методики оформлення замін у типових конфігураціях.

Повна заміна

Приклад

У зв'язку з виробничою необхідністю на підприємстві співробітник Антоненко Д. Д. повністю заміщує тимчасово відсутнього співробітника Горлач А. Н. на період з 23 по 26 листопада 2015 р. Кількість робочих годин у листопаді становила 168 годин. При цьому згідно зі штатним розписом:

Приклад 1. Посадовий оклад у Антоненка Д. Д. 3000 грн., у Горлач А. Н. – 3500 грн. Тобто оклад працівника, якого заміщують, більший, ніж оклад працівника, який його заміщує.

Для відображення цієї операції слід:

1.1. Оформити заміщення роботи відсутнього співробітника за допомогою документа «Заміни організацій», зазначивши вид заміни «Заміщення» (Рис. 2). У полі «Графік робіт» слід залишити графік працівника, якого заміщують.

Рисунок 2 – документ «Заміни організацій» з видом заміни «Заміщення»

1.2. Оформити відсутність працівника Горлач А. Н. документом «Невиходи в організаціях» (Рис. 3).

Рисунок 3 – документ «Невиходи в організаціях»

Слід пам'ятати, що відсутність у кадровому обліку оформляється документом «Відсутність на роботі організацій».

1.3. Нарахувати заробітну плату документом «Нарахування зарплати працівникам організацій». Для співробітника Антоненка Д. Д. автоматично буде додано вид розрахунку «Заміщення» (виходячи з даних документа «Заміни організацій»), що витісняє основне нарахування, та основне нарахування за працівником, якого замінюють (Рис. 4). Антоненку Д. Д. належить доплата за заміщення в розмірі 1000 грн. = (3500 грн. / 168 год.) * 48 год., де:

• 3500 грн. – оклад Горлач А. Н.;
• 168 год. – кількість робочих годин у листопаді;
• 48 год. (6 роб.дн. * 8 год.) – кількість годин заміни.

Рисунок 4 – документ «Нарахування зарплати працівникам організацій»

Приклад 2. Посадовий оклад у Антоненка Д. Д. 5000 грн., у Горлач А. Н. – 3500 грн. Тобто оклад працівника, якого заміщують, менший, ніж оклад працівника, який його заміщує.

Для відображення цієї операції слід:

2.1. Оформити заміщення роботи відсутнього співробітника за допомогою документа «Заміни організацій», зазначивши вид заміни «Заміщення» (Рис. 2).

2.2. Оформити відсутність працівника Горлач А. Н. документом «Невиходи в організаціях» (Рис. 3).

2.3. Нарахувати доплату за середнім заробітком працівнику, який заміщує, за допомогою документа «Оплата за середнім заробітком» з видом оплати «Доплата до середнього» (Рис. 5). Докладніше про заповнення документа «Оплата за середнім заробітком» описано в підрозділі «Інші гарантії та компенсації при відрядженнях» довідника «Праця і заробітна плата».

Рисунок 5 – документ «Оплата за середнім заробітком» з видом оплати «Доплата до середнього»

2.4. Нарахувати заробітну плату документом «Нарахування зарплати працівникам організацій». Для співробітника Антоненка Д. Д. автоматично буде додано вид розрахунку «Заміщення» (виходячи з даних документа «Заміни організацій»), що витісняє основне нарахування, та основне нарахування за працівником, якого замінюють, а також доплата до середнього (Рис. 6).

Порядок розрахунку суми доплати за заміщення описано в п.1.3.

Сума доплати до середнього становить 399,20 грн. = (29,15 грн. * 48 год.) – 1000 грн., де:

• 29,15 грн. – сума середньої, розрахована в п. 2.3;
• 48 год. (6 роб.дн. * 8 год.) – кількість годин заміни;
• 1000 грн. – доплата за заміщення.

Рисунок 6 – документ «Нарахування зарплати працівникам організацій»

Часткова заміна

Приклад

На час відпустки Петрова В. П. з 07.11.2015 р. по 30.11.2015 р. водій підприємства Соснов К. А. суміщав свою роботу з роботою Петрова В. П. Працівнику Соснову К. А. належить доплата в розмірі 50% від окладу Петрова В. П. Посадовий оклад Петрова В. П., згідно зі штатним розписом, становить 4200 грн., Соснова К. А. – 4000 грн. Кількість робочих годин у листопаді - 168 годин.

Для відображення цієї операції слід:

1. Нарахувати відпускні Петрову В. П. за допомогою документа «Нарахування відпустки працівникам організацій» (Рис. 7). Докладніше про розрахунок відпускних описано в підрозділі «Розрахунок відпускних» довідника «Праця і заробітна плата».

Рисунок 7 – документ «Нарахування відпустки працівникам організацій»

Слід пам'ятати, що перебування у відпустці в кадровому обліку оформляється документом «Відпустки організацій». Докладніше описано у статті «Методика відображення надання відпустки в підсистемі відпусток».

2. Оформити заміщення роботи відсутнього співробітника за допомогою документа «Заміни організацій», зазначивши вид заміни «Суміщення». У разі, якщо працівнику, який заміщує, проводиться часткова оплата (згідно з прикладом 50% від окладу працівника, якого заміщують), то необхідно в полі «Графік роботи» зазначити спеціальний графік, що відображає реально відпрацьований час. За прикладом працівник працював неповний робочий день у розмірі 4 годин, тобто 50% від часу за суміщуваною посадою, тому необхідно створити та зазначити в документі графік неповного робочого дня (Рис. 8).

Рисунок 8 – елемент довідника «Графіки робіт»

3. Нарахувати заробітну плату документом «Нарахування зарплати працівникам організацій». Для співробітника Соснова К. А. буде автоматично додано вид розрахунку основного нарахування за працівником, якого замінюють. Оплата за основним нарахуванням працівника відобразиться в повному обсязі, а за заміщуваною посадою – відповідно до скороченого графіка (Рис. 9).

Отже, Соснову К. А, належить його оклад у розмірі 4000 грн., а також доплата за суміщення в розмірі 1600 грн. = (4200 грн. / 168 год.) * 64 год.), де:

• 4200 грн. – оклад Петрова В. П.;
• 168 год. – кількість робочих годин у листопаді;
• 64 год. (16 роб.дн. * 4 год.) – кількість годин заміни.

Рисунок 9 – документ «Нарахування зарплати працівникам організацій»