Місця зберігання грошових коштів і переміщення грошових коштів між ними.
Банківські рахунки та каси. Каси контрольно-касових машин. Виписка банку. Переміщення грошових коштів між банківськими рахунками. Переміщення готівкових грошових коштів. Отримання готівкових грошових коштів із банку. Здавання готівкових грошових коштів до банку. Здавання роздрібної виручки. Видача грошових коштів до каси ККМ. Аналіз руху грошових коштів.
Переміщення грошових коштів між банківськими рахунками
Переміщення готівкових грошових коштів
Отримання готівкових грошових коштів із банку
Здавання готівкових грошових коштів до банку
Видача грошових коштів до каси ККМ
Наведені в розділі приклади моделювалися на конфігурації «Управління торгівлею для України», редакція 2.3, реліз 2.3.1.
Місцями зберігання грошових коштів у конфігурації «Управління торгівлею для України» є:
Банківські рахунки та каси
Перелік банківських рахунків підприємства зберігається в довіднику «Банківські рахунки». Цей довідник підпорядкований довіднику організацій, тобто банківські рахунки, відкриті від імені різних організацій підприємства, зберігаються окремо.
Перелік кас зберігається в довіднику «Каси». Цей довідник також підпорядкований довіднику організацій, тобто грошові кошти різних організацій зберігаються в окремих касах.
Як для банківського рахунку, так і для каси може бути вказана лише одна валюта. Мультивалютні банківські рахунки та каси не підтримуються конфігурацією. Для того щоб вести в системі облік, наприклад, за мультивалютним банківським рахунком, потрібно в довіднику «Банківські рахунки» завести кілька елементів, для всіх вказати один номер рахунку, але різні валюти.
Рух безготівкових і готівкових грошових коштів відображається в системі різними документами. Для безготівкових грошових коштів це насамперед документи «Платіжне доручення вихідне» і «Платіжне доручення вхідне»; для готівкових грошових коштів – насамперед документи «Видатковий касовий ордер» і «Прибутковий касовий ордер». Але рухи безготівкових і готівкових грошових коштів (за винятком грошових коштів, що перебувають у касах контрольно-касових машин) відображаються за одними й тими самими регістрами накопичення, насамперед за регістрами «Грошові кошти» та «Рухи грошових коштів»; інформація про такі рухи може бути отримана з одних і тих самих звітів, наприклад, «Відомість за грошовими рахунками», «Аналіз руху грошових коштів», «Залишки грошових коштів (діаграма)».
Каси контрольно-касових машин
Облік грошових коштів, що перебувають у касах контрольно-касових машин (касах ККМ), різниться для автоматизованих і неавтоматизованих торгових точок.
Для автоматизованих торгових точок облік таких грошових коштів ведеться в розрізі кас ККМ. Перелік кас ККМ зберігається в довіднику «Каси ККМ», причому «Каси» та «Каси ККМ» - це різні довідники.
Для неавтоматизованих торгових точок облік грошових коштів, що перебувають у касах контрольно-касових машин, ведеться в розрізі неавтоматизованих торгових точок (НТТ), тобто менш докладно. Це пояснюється тим, що звіт про продажі з НТТ надходить уже після інкасації ККМ, і немає сенсу вести облік у розрізі різних ККМ у межах однієї торгової точки.
Як для кас ККМ, так і для НТТ не визначається валюта, у якій ведеться облік грошових коштів, тому що облік грошових коштів у роздрібній торгівлі ведеться лише в одній валюті, яка визначена в налаштуваннях як валюта регламентованого обліку.
Для обліку грошових коштів, що перебувають у касах ККМ, призначений окремий регістр накопичення «Роздрібна виручка». Це означає, що інформацію про залишки та рухи коштів за касою ККМ не можна отримати зі звіту «Відомість за грошовими коштами», для цього потрібно формувати звіт «Відомість за грошовими коштами в роздрібних точках».
Виписка банку
Обробка «Виписка банку» - сервісний механізм, призначений для роботи з документами руху безготівкових грошових коштів.
Обробка дає змогу:
- переглянути всі документи, що стосуються одного паперового документа «Банківська виписка» (за один день за одним банківським рахунком);
- звірити залишок на початок і на кінець дня за банківським рахунком за даними системи та за паперовим документом «Банківська виписка»;
- не заходячи в кожен платіжний документ, проставити прапорці «Опл.» («Оплачено») для попередньо внесених неоплачених документів;
- внести рядки банківської виписки, ще не відображені в системі.
Переміщення грошових коштів між банківськими рахунками
Переміщення безготівкових грошових коштів між банківськими рахунками може оформлятися двома способами:
- введення документа «Платіжне доручення вихідне» з операцією «Переказ на інший рахунок»;
- введення документів «Платіжне доручення вихідне» та «Платіжний ордер (надходження грошових коштів)» з операцією «Інші розрахунки з контрагентами».
Вводити переміщення безготівкових грошових коштів одним документом доцільно, якщо виконуються умови:
- переказ грошових коштів здійснюється для розрахункових рахунків однієї організації в одній валюті;
- облік безготівкових грошових коштів на всіх розрахункових рахунках підприємства веде один працівник;
- списання коштів з рахунку-відправника та зарахування їх на рахунок-одержувач здійснено в один і той самий день;
Таке переміщення вводиться документом «Платіжне доручення вихідне» з установленим видом операції «Переказ на інший рахунок». У документі зверху вниз вказуються «Банківський рахунок» - відправник і «Банківський рахунок» - одержувач. Переміщення грошових коштів відбувається, якщо в документі встановлено прапорець «Оплачено».
В інших випадках послідовно вносяться два документи:
- у момент списання грошових коштів – документ «Платіжне доручення вихідне» за «Банківським рахунком» - одержувачем.
- у момент зарахування грошових коштів – «Платіжне доручення вхідне» за «Банківським рахунком» - відправником.
При цьому в документах має бути встановлений вид операції «Інше надходження (списання) безготівкових грошових коштів».
Під час оформлення списання грошових коштів як одержувача необхідно вибрати власного контрагента тієї організації, на банківський рахунок якої будуть перераховані грошові кошти.
У момент зарахування грошових коштів оформляється документ «Платіжне доручення вхідне». Як організація вказується та організація, на розрахунковий рахунок якої мають надійти грошові кошти, а як відправник - власний контрагент тієї організації, з розрахункового рахунку якої переміщуються грошові кошти.
Переміщення готівкових грошових коштів
Переміщення готівкових грошових коштів може відображатися в конфігурації одним із 2 способів:
- введення документа «Внутрішнє переміщення готівкових грошових коштів»;
- введення документів «Видатковий касовий ордер» і «Прибутковий касовий ордер».
Документ «Внутрішнє переміщення готівкових грошових коштів» дає змогу перемістити грошові кошти з каси-відправника до каси-одержувача лише в тому разі, якщо необхідно перемістити грошові кошти в одній валюті між касами однієї організації. Переміщення відбувається, якщо в документі заповнений прапорець «Оплачено», причому списання коштів із каси-відправника та їх надходження до каси-одержувача відбувається одночасно. Ця операція відображається лише в управлінському обліку.
Таким чином, якщо переміщення грошових коштів не відображається в регламентованому обліку й управлінські каси, між якими відбувається переміщення, не розділені територіально, можна сформувати один документ «Внутрішнє переміщення готівкових грошових коштів».
Якщо переміщення грошових коштів необхідно здійснити між касами різних організацій і відобразити цю операцію в регламентованому обліку, то слід формувати «Видатковий касовий ордер» з установленим видом операції «Інша витрата грошових коштів» і «Прибутковий касовий ордер» з установленим видом операції «Інше надходження грошових коштів». Документом «Видатковий касовий ордер» оформляється видача грошових коштів з однієї каси, а документом «Прибутковий касовий ордер» - надходження грошових коштів до іншої каси.
Якщо переміщення відбувається між управлінськими касами, розділеними територіально, це означає, що моменти видачі грошових коштів із каси-відправника та їх надходження до каси-одержувача не збігаються. У такому разі скористатися одним документом "Внутрішнє переміщення готівкових грошових коштів" не можна. Для того щоб розділити в часі моменти видачі та надходження грошових коштів, але в будь-який момент знати місце їх перебування, може бути запропонований такий варіант:
Формується віртуальна каса «Гроші в дорозі». У момент видачі грошових коштів формується документ "Внутрішнє переміщення готівкових грошових коштів", у ньому як каса-одержувач вказується каса "Гроші в дорозі"; у момент здавання грошових коштів формується ще один документ "Внутрішнє переміщення готівкових грошових коштів", у ньому каса "Гроші в дорозі" вказується як каса-відправник. Гроші, що перебувають у дорозі, видно у звіті "Аналіз доступності грошових коштів", у якому встановлено відбір за касою "Гроші в дорозі".
Можна завести окрему віртуальну касу для кожного працівника торговельного підприємства (стороннього перевізника), який доставляє гроші, і потім проаналізувати залишок грошових коштів за кожним працівником.
Отримання готівкових грошових коштів із банку
Існує кілька способів відображення такої операції в програмі.
Якщо на підприємстві облік касових і банківських операцій здійснює один і той самий працівник, можна відобразити операцію одним документом «Прибутковий касовий ордер» з операцією «Отримання готівкових грошових коштів у банку». У документі потрібно вказати «Касу» та «Банківський рахунок», між якими відбувається переміщення коштів, але не потрібно заповнювати поле «Грошовий чек».
Документ одночасно відображає списання коштів з банківського рахунку та їх надходження до каси.
Списання коштів з банківського рахунку буде відображено у виписці, яка надійде з банку наступного дня. Слід пам'ятати про це й не відобразити в системі списання безготівкових коштів двічі.
Якщо облік касових і банківських операцій здійснює один працівник, але необхідно заздалегідь планувати такі операції та формувати платіжний календар, то в момент планування такої операції потрібно сформувати документ «Грошовий чек». У документі потрібно вказати «Касу» та «Банківський рахунок», між якими відбувається переміщення коштів, але не потрібно заповнювати прапорець «Оплачено».
У момент отримання готівкових коштів із банку потрібно заповнити в документі прапорець «Оплачено», а також ввести на його підставі «Прибутковий касовий ордер». Документ «Грошовий чек» відобразить списання коштів з банківського рахунку, документ «Прибутковий касовий ордер» відобразить надходження грошей до каси. Обов'язкове використання «Прибуткового касового ордера» у цій схемі пояснюється вимогами чинного законодавства.
Якщо облік касових і банківських операцій здійснюють різні працівники, то в момент отримання готівкових грошових коштів слід сформувати «Прибутковий касовий ордер» з операцією «Інше надходження грошових коштів». Якщо в цей самий момент необхідно запланувати надходження безготівкових грошових коштів на банківський рахунок, можна ввести неоплачений документ «Платіжне доручення вихідне» з операцією «Інше списання безготівкових грошових коштів», позначку про оплату в ньому проставити в момент отримання виписки з банку. Якщо в плануванні немає потреби, у момент отримання виписки з банку слід внести оплачене «Платіжне доручення вихідне» або «Платіжний ордер: списання грошових коштів».
Здавання готівкових грошових коштів до банку
Існує кілька способів відображення такої операції в системі.
Якщо на підприємстві облік касових і банківських операцій здійснює один і той самий працівник, можна відобразити операцію одним документом «Видатковий касовий ордер» з операцією «Внесок готівкою до банку». У документі потрібно вказати «Касу» та «Банківський рахунок», між якими відбувається переміщення коштів, але не потрібно заповнювати поле «Оголошення на внесок готівкою».
Документ одночасно відображає списання коштів із каси та їх надходження на банківський рахунок.
Зарахування коштів на банківський рахунок буде відображено у виписці, яка надійде з банку наступного дня. Слід пам'ятати про це й не відобразити в системі надходження безготівкових коштів двічі.
Якщо облік касових і банківських операцій здійснює один працівник, але необхідно заздалегідь планувати такі операції та формувати платіжний календар, то в момент планування такої операції потрібно сформувати документ «Оголошення на внесок готівкою до банку». У документі потрібно вказати «Касу» та «Банківський рахунок», між якими відбувається переміщення коштів, але не потрібно заповнювати прапорець «Оплачено».
У момент здавання готівкових коштів до банку потрібно заповнити в документі прапорець «Оплачено», а також ввести на його підставі «Видатковий касовий ордер». Документ «Внесок готівкою до банку» відобразить надходження коштів на банківський рахунок, документ «Видатковий касовий ордер» відобразить списання грошей із каси. Обов'язкове використання «Видаткового касового ордера» у цій схемі пояснюється вимогами чинного законодавства.
Якщо облік касових і банківських операцій здійснюють різні працівники, то в момент здавання коштів до банку слід сформувати «Видатковий касовий ордер» з операцією «Інша витрата грошових коштів». Якщо в цей самий момент необхідно запланувати надходження коштів на банківський рахунок, можна ввести неоплачений документ «Платіжне доручення вхідне» з операцією «Інше надходження безготівкових грошових коштів», позначку про оплату в ньому проставити в момент отримання виписки з банку. Якщо в плануванні немає потреби, у момент отримання виписки з банку слід внести оплачене «Платіжне доручення вхідне» або «Платіжний ордер: надходження грошових коштів».
Здавання роздрібної виручки
Здавання роздрібної виручки з каси ККМ або з неавтоматизованої торгової точки відображається в системі документом «Прибутковий касовий ордер» з операцією «Приймання роздрібної виручки». У документі вибирається вид надходження грошових коштів «із каси» або «із НТТ», а також каса ККМ або неавтоматизована торгова точка, з якої здійснюється здавання виручки.
Документ «Прибутковий касовий ордер» з операцією «Приймання роздрібної виручки» одночасно відображає і списання готівкових грошових коштів із каси ККМ, і надходження грошових коштів до каси підприємства.
Видача грошових коштів до каси ККМ
Видача грошових коштів до каси ККМ або до неавтоматизованої торгової точки відображається в системі документом «Видатковий касовий ордер» з установленим видом операції «Видача грошових коштів до каси ККМ». У документі вибирається вид видачі грошових коштів «касі ККМ» або «НТТ», а також каса ККМ або неавтоматизована торгова точка, до якої здійснюється видача.
Документ «Видатковий касовий ордер» з операцією «Видача грошових коштів до каси ККМ» одночасно відображає і надходження готівкових грошових коштів до каси ККМ, і їх списання з каси підприємства.
Аналіз руху грошових коштів
Аналіз руху грошових коштів, як правило, проводиться за допомогою звітів «Відомість за грошовими коштами» та «Рухи грошових коштів».
Звіт «Відомість за грошовими коштами» призначений насамперед для отримання інформації про рух грошових коштів у розрізі місць їх зберігання (банківських рахунків і кас підприємства). Із цього звіту також може бути отримана інформація про залишки грошових коштів у розрізі місць зберігання.
Звіт «Рухи грошових коштів» призначений насамперед для отримання інформації про обороти грошових коштів у розрізі статей руху грошових коштів.
У конфігурації «Управління торгівлею для України» також можливо побудувати звіт «Аналіз руху грошових коштів». Від звіту «Рухи грошових коштів» він відрізняється тим, що, окрім оборотів, виводить чистий грошовий потік – різницю між сумою надходження та списання. Таким чином, у звіті придушуються внутрішні обороти грошових коштів (їх переміщення між банківськими рахунками, касами).
